Udbudsbetingelser. EU-udbud af rammeaftale vedrørende levering af bærbare pc er og tilbehør til Lemvig Kommune

Transkript

1 Udbudsbetingelser EU-udbud af rammeaftale vedrørende levering af bærbare pc er og tilbehør til Lemvig Kommune Side 1 af 18

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Ordregiver Udbudsmaterialet Udbuddets omfang Vareprøve Rammeaftalen Efterfølgende køb på rammeaftalen Proces Vejledende tidsplan Spørgsmål til udbuddet Verificering af oplysninger i ESPD Verifikation af ESPD ets Del III - Udelukkelsesgrunde Verifikation af oplysninger i ESPD ets Del IV - Udvælgelseskriterier Underretning og standstill Rammeaftaleindgåelse Tilbudsevaluering Vurdering af konditionsmæssighed Vurdering af under- og delkriterier Udvælgelseskriterier og dokumentation Konsortier og underleverandører Konsortier Underleverandører Tildelingskriterium Tildeling af rammeaftale Beskrivelse af den anvendte evalueringsmetode Underkriterium Pris Underkriterium Kvalitet Tilbuds- og formkrav Tilbuddet Sprog Side 2 af 18

3 8.3 Ejendomsret Åbning af indkomne tilbud Vedståelsesfrist Alternative tilbud Sideordnede tilbud Forbehold Ordregivers forbehold Tilbudsgivers forbehold Aktindsigt Side 3 af 18

4 1 Indledning Nærværende udbud vedrører anskaffelse af bærbare pc er og tilbehør til Lemvig Kommune (herefter benævnt Ordregiver). Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til proceduren i LOV nr af 15/12/2015 (udbudsloven). Der er tale om udbud af en rammeaftale med én leverandør, jf. udbudslovens 97. Udbuddet er bekendtgjort i Supplement til EU Tidende (TED) ved udbudsbekendtgørelse nr. [opdateres med udbudsbekendtgørelsesnummeret], der kan findes på 2 Ordregiver Den ordregivende myndighed er: Lemvig Kommune Rådhusgade Lemvig Telefon: Mail: lemvig@lemvig.dk Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal rettes til: Lemvig Kommune Digitalisering & IT Kontaktperson: Chef for Digitalisering & IT Thomas Hyldgaard Mail: thomas.hyldgaard@lemvig.dk 3 Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af: Nærværende udbudsbetingelser Bilag 1 Rammeaftale o Rammeaftalebilag A Kravspecifikation o Rammeaftalebilag B Tilbudsliste Bilag 2 Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) Bilag 3 Aktindsigt Bilag 4 Underleverandørerklæring Side 4 af 18

5 Bilag 5 Konsortieerklæring Bilag 6 Oversigt over leveringsadresser Bilag 7 Brugsanvisning til mærkning Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. Såfremt der findes at være mangler eller uklarheder, henvises til proceduren beskrevet i afsnit Udbuddets omfang Nærværende udbudsbetingelser med tilhørende bilag beskriver de nærmere detaljer for rammeaftalen. Ordregiver ønsker at anskaffe 4 typer bærbare PC er med forskellige skærmstørrelser og konfigurationer samt 2 typer dockingstationer, jf. Rammeaftalebilag B Tilbudsliste. PC erne skal leveres til forskellige adresser, jf. Bilag 6 Oversigt over leveringsadresser. Alle tilbudte produkter skal være fra samme varemærkefabrikant og processorerne/cpu erne skal være af samme CPU fabrikant. Nedenfor er angivet det estimerede antal PC er samt dockingstationer, som Ordregiver forventer at købe i rammeaftaleperioden: Mulighed 1 Type Initial ordre Efterfølgende ordrer PC stk. 100 stk. PC stk. PC 3-75 stk. PC stk. Dockingstation stk. Dockingstation stk. Af ovenstående antal forpligter Ordregiver sig alene til at købe angivne initial ordre (+/- 5 %). Efterfølgende ordrer vil forekomme successivt i rammeaftalens løbetid, og Ordregiver garanterer ikke omsætning udover den omtalte initialordre. Forbruget er opgjort på baggrund af historisk data samt forventninger til fremtidigt forbrug. Side 5 af 18

6 I forhold til udbudslovens 49, stk. 2 har Ordregiver valgt ikke at udbyde særskilte delkontrakter. Ordregiver har, med baggrund i stordriftsfordele for Ordregiver samt økonomiske- og markedsmæssige hensyn, vurderet, at det ikke er hensigtsmæssigt at foretage en sådan opdeling, da dette ikke skønnes at give yderligere virksomheder og SMV mulighed for at afgive tilbud. For yderligere detaljer vedrørende krav til anskaffelsen henvises til Rammeaftalebilag A - Kravspecifikation. 4.1 Vareprøve Sammen med tilbuddet skal tilbudsgiver uden beregning aflevere en vareprøve i form af en bærbar PC af typen PC 1 og en bærbar PC af typen PC 2. De to PC er skal leveres således, at disse kan anvendes til evalueringen af underkriteriet Kvalitet, jf. afsnit 7.1. Dette betyder, at PC erne skal være identiske med det tilbudte i Rammeaftalebilag B Tilbudsliste. Bemærk! Såfremt vareprøven ikke er identisk med det tilbudte i Rammeaftalebilag B Tilbudsliste, hvad angår typerne PC 1 og PC 2, kan Ordregiver ikke evaluere disse, og tilbuddet vil blive afvist som ikke konditionsmæssigt. De to PC er er for Ordregiver til låns og tilbageleveres til tilbudsgiver efter endt evaluering, jf. dog pkt. 2.7 i Rammeaftalebilag A Kravspecifikation, hvad angår den vindende tilbudsgiver. Tilbudsgiver skal sørge for returlabel til tilbageleveringsforsendelse til Tilbudsgiver. 4.2 Rammeaftalen Ordregiver indgår rammeaftale med én leverandør om levering af ovennævnte leverance(r). Rammeaftalen har en løbetid på 3 år fra rammeaftaleunderskrift med mulighed for forlængelse i 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede rammeaftalevilkår. Ordregiver forpligter sig i den angivne periode til at købe det af udbuddet omfattede hos den valgte tilbudsgivere på de i nærværende udbudsmateriale nævnte vilkår. 4.3 Efterfølgende køb på rammeaftalen Køb på rammeaftalen vil ske ved direkte tildeling til den leverandør, som Ordregiver vurderer, har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. afsnit 7. 5 Proces 5.1 Vejledende tidsplan Udbuddet gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan: Side 6 af 18

7 Aktivitet Tidspunkt Udbudsbekendtgørelse fremsendes til TED Den Tidsfrist for at indsende spørgsmål til udbuddet Den , kl Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål Den Tilbudsfrist Den , kl Vindende tilbudsgivers berigtigelse af indholdet i Bilag 2 - Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) Forventet udsendelse af underretning og standstillperiode Uge 36 - Uge 38 Uge 39 Forventet rammeaftaleindgåelse Uge 41 Rammeaftalen træder i kraft (første leveringsdag) Senest 6 uger efter rammeaftaleindgåelse Spørgsmål til udbuddet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal stilles skriftligt og skal rettes til den i afsnit 2 angivne kontaktperson fra Lemvig Kommune pr. , med emnet: "Spørgsmål - EU udbud af rammeaftale vedrørende levering af bærbare pc er og tilbehør til Lemvig Kommune senest den kl Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på Ordregivers hjemmeside på adressen Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden. Side 7 af 18

8 5.1.2 Verificering af oplysninger i ESPD Tilbudsgiver skal på Lemvig Kommunes opfordring og før underretning om tildeling af rammeaftalen fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens 152 for de oplysninger som er afgivet i Bilag 2 Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) Verifikation af ESPD ets Del III - Udelukkelsesgrunde Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD ets Del III Udelukkelsesgrunde, jf. i afsnit 6.A i nærværende udbudsbetingelser, sker ved at Tilbudsgiver fremlægger en serviceattest med tilhørende samtykkeerklæring til indhentelse af straffeattest hos Kriminalregistret. For oplysninger om hvordan serviceattesten bestilles, henvises der til følgende hjemmeside: Verifikation af oplysninger i ESPD ets Del IV - Udvælgelseskriterier Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD ets Del IV Udvælgelseskriterier, jf. afsnit 6.B og 6.C i nærværende udbudsbetingelser, sker på følgende måde: Oplysninger om egenkapital kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om tilbudsgiverens samlede egenkapital Der er ikke krav om, at oplysninger om referencer skal verificeres. Dette følger af svar fra Konkurrence og Forbrugerstyrelsen, jf Underretning og standstill Alle tilbudsgivere vil i overensstemmelse med udbudslovens 171 samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen, ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i overensstemmelse med udbudslovens 129. Rammeaftaleindgåelse vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til tilbudsgiverne er afsendt pr. . Beregning af de 10 kalenderdage sker i overensstemmelse med Rådets forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter Rammeaftaleindgåelse Indgåelse af rammeaftale vil ske på baggrund af vedlagte Bilag 1 Rammeaftale (med tilhørende rammeaftalebilag) efter afsluttet udbud. Rammeaftalen regulerer aftalens vilkår og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Side 8 af 18

9 5.2 Tilbudsevaluering Vurdering af konditionsmæssighed Ordregiver konstaterer indledningsvist om tilbuddet er konditionsmæssigt og om Tilbudsgiver er egnet, samt at følgende punkter er opfyldt: Tilbuddet er indkommet rettidigt og til korrekt adresse Tilbuddet indeholder den krævede dokumentation og information Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet Tilbuddet overholder samtlige mindstekrav Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen. Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at indhente manglende oplysninger, såfremt dette kan ske i overensstemmelse med udbudslovens 159, stk Vurdering af under- og delkriterier De tilbud der vurderes at være konditionsmæssige, underlægges herefter evaluering i overensstemmelse med afsnit 7. Evalueringen vil ske objektivt og sagligt, og hvert tilbud vil således blive vurderet i forhold til, hvorledes det opfylder de af Ordregiver fastsatte under- og delkriterier. Den anvendte evalueringsmetode er beskrevet i afsnit Udvælgelseskriterier og dokumentation Den nedenfor angivne dokumentation og information bedes vedlagt tilbuddet. Tilbudsgiver skal anvende Bilag 2 Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD). Ordregiver gør opmærksom på, at Bilag 2 er en XML-fil. Nedenfor beskrives proceduren for at downloade og udfylde XML-filen i bilag 2. 1) Download XML-filen i bilag 1 ved at højreklikke på XML-filen og vælg Gem link/destination som. Herefter gemmes XML-filen på den ønskede placering på computeren 2) Upload/indlæs XML-filen fra den valgte placering på computeren til hjemmesiden (se illustration nedenfor) Side 9 af 18

10 3) Herefter udfyldes ESPD et. Det bemærkes, at XML-filen udelukkende kan udfyldes på ovenstående hjemmeside 4) Når ESPD et er udfyldt gemmes XML-filen ved at trykke på knappen Eksporter og den udfyldte XMLfil vedlægges tilbuddet 5) Den udfyldte XML-fil udskrives ved at trykke på knappen Udskriv, hvorefter der anvendes genvejstasten Ctrl + P på computerens tastatur eller udskriftsfunktionen i browserens menulinje. Herefter vedlægges den udfyldte fysiske printede udgave af XML-fil tilbuddet For en generel forståelse af hvad ESPD et er, henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning på A. Oplysninger om tilbudsgiver: Oplysninger om Tilbudsgivers identitet samt generelle oplysninger om Tilbudsgiver, jf. ESPD del ll, punkt A Oplysninger om Tilbudsgivers repræsentanter, jf. ESPD del ll, punkt B Oplysninger om, hvorvidt Tilbudsgiver er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, jf. ESPD del lll, punkt A og B samt 136 jf. ESPD del lll, punkt C B. Økonomisk og finansiel formåen: Oplysninger om, hvorvidt Tilbudsgiver lever op til følgende krav, som Ordregiver har fastsat til økonomisk og finansiel formåen i medfør af udbudslovens 140, stk. 1, nr. 2, jf. ESPD del lv, punkt B: o I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår Tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, nøgletal i form af Tilbudsgivers egenkapital for de seneste tre afsluttede regnskabsår, hvis tallene foreligger. Mindstekrav: Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver det seneste afsluttede regnskabsår har en egenkapital på minimum DKK 5 millioner. Side 10 af 18

11 Egenkapitalen skal af hensyn til ligebehandling af alle tilbudsgivere opgøres efter en ensartet metode. Egenkapitalen skal således beregnes og oplyses efter metoden angivet i Årsregnskabslovens 31 (LBK nr af 10/12/2015) for regnskabsperioder med start eller senere: 31. Ledelsens forslag til beslutning om anvendelse af virksomhedens overskud eller dækning af underskud skal placeres i tilknytning til resultatopgørelsen. Ledelsens forslag til udbytte skal fremgå som en særlig post i egenkapitalen under»overført overskud eller underskud«[ ] Såfremt Tilbudsgiver ikke har anvendt denne metode i det seneste regnskabsår, skal der foretages en omregning efter ovenstående anvisning. Omregningen skal kunne attesteres behørigt af virksomhedens revisor. C. Teknisk og/eller faglig formåen: Oplysninger om, hvorvidt Tilbudsgiver lever op til følgende krav, som Ordregiver har fastsat til teknisk og/eller faglig formåen i medfør af udbudslovens 140, stk. 1, nr. 3, jf. ESPD del lv, punkt C: o Referenceliste over de 2 betydeligste sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne, tidspunktet for leverancen, angivelse af kontaktperson for den pågældende kunde med telefonnummer og/eller mail-adresse samt omsætning for referencen. Mindstekrav: Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver som minimum har 2 sammenlignelige referencer (med sammenlignelige reference forstås levering til offentlige kunder, som alle har købt pc er hos Tilbudsgiver for mere end DKK. 2 mio. pr år indenfor de sidste 3 år). Det bemærkes, at ovenstående udvælgelseskriterier og dokumentation kan blive ændret i forbindelse med besvarelsen af indkomne spørgsmål eller offentliggørelse af eventuelle rettelsesblade, så længe dette sker indenfor de udbudsretlige rammer. 6.1 Konsortier og underleverandører Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) bedes Tilbudsgiver angive dette i ESPD del ll. A. Herudover bedes de øvrige virksomheder, der deltager i sammenslutningen, hver udfylde og fremsende et særskilt ESPD i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser. Endvidere bedes Tilbudsgiver (konsortium) udfylde og vedlægge Bilag 5 Konsortieerklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget Side 11 af 18

12 og direkte med et selskab, som efter kontrakttildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave Underleverandører Tilbudsgiver kan i forbindelse med afgivelse af tilbud endvidere basere sig på en anden enheds (underleverandør) økonomiske og finansielle formåen samt teknisk og/eller faglig formåen. Tilbudsgiver bedes angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll. C. Såfremt Tilbudsgiver baserer sig på en anden enheds kapacitet vedlægges et særskilt udfyldt og underskrevet ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del ll. A og B, del lll samt del IV, for hver af de pågældende enheder/underleverandører, som Tilbudsgiveren baserer sig på. Del IV skal udfyldes for så vidt angår de forhold, som Tilbudsgiveren baserer sin egnethed på. Endvidere bedes Tilbudsgiver vedlægge dokumentation for disse enheders/underleverandørers forpligtelse i så henseende (benyt venligst underleverandørerklæringen i bilag 4). 7 Tildelingskriterium 7.1 Tildeling af rammeaftale Ordregiver vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet hvor nedenstående under- og delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tildeling af rammeaftalen: Underkriterier Vægtning i procent Pris 60 % Underkriteriet Pris vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Rammeaftalebilag B Tilbudsliste. Således vil de af Tilbudsgivers anførte priser ekskl. moms, men inkl. alle øvrige omkostninger blive lagt til grund. Ordregiver anvender Samlet evalueringspris i fane 8 i Rammeaftalebilag B Tilbudsliste til vurderingen af underkriteriet Pris. Samlet evalueringspris findes på følgende måde: Tilbudsgiver angiver en pris pr. stk. for de fire (4) PC typer samt en pris pr. stk. for dertilhørende tilbehør (fane 2-5 i Rammeaftalebilag B Tilbudsliste). Tilbudsgiver angiver endvidere en pris pr. stk. for de to (2) typer dockingstationer (fane 6-7 i Rammeaftalebilag B Tilbudsliste). Disse stykpriser angivet af Tilbudsgiver multipliceres med det af Ordregiver estimerede antal af enheder, hvorefter disse priser lægges sammen til en samlet pris pr. PC type med tilbehør og en samlet pris pr. dockingstation. Side 12 af 18

13 Disse samlede priser pr. PC type med tilbehør og pr. dockingstation lægges herefter sammen til én samlet evalueringspris (fane 8 i Rammeaftalebilag B Tilbudsliste). Hvad angår batterier: Såfremt det ikke er muligt for tilbudsgiveren at afgive en pris på enten Nyt batteri, internt (inkl. udskiftning) eller Nyt batteri, eksternt (ekskl. udskiftning) pga. den tilbudte PC s opbygning, overføres den dyreste af de øvrige konditionsmæssige tilbudsgiveres tilbudte priser på varelinjen (enten Nyt batteri, internt (inkl. udskiftning) eller Nyt batteri, eksternt (ekskl. udskiftning)) til den/de tilbudsgiver(e), der ikke har budt ind på varelinjen. Tilbudsgiver bedes udfylde Rammeaftalebilag B Tilbudsliste i overensstemmelse med vejledningen hertil. Kvalitet 40 % Underkriteriet Kvalitet vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers vareprøver på bærbar PC af typerne PC 1 og PC 2, jf. afsnit 4.1. Ordregiver vurderer i den forbindelse kvaliteten på baggrund af følgende delkriterier: Delkriterium A: Brugervenlighed Med brugervenlighed forstås egnethed til skolebrug, idet PC erne skal anvendes af skoleelever på forskellige klassetrin samt skolelærere i mange timer om dagen. Det vil blive vægtet positivt, såfremt skærmen har en høj kvalitet. Skærmens kvalitet vil blive vurderet på baggrund af betragtningsvinkel, genskin, skarphed og lysstyrke. Det vil endvidere blive vægtet positivt, såfremt PC ens fysiske udformning, her især tastaturets og musepladens placering og udformning, understøtter mange timers daglig brug for de nævnte brugertyper med så få gener som muligt. Side 13 af 18

14 PC 1, vægtet 80 % af delkriterium A: Bærbar PC af typen PC 1 vil i forhold til ovenstående beskrivelse blive vurderet ud fra dens egnethed til brug af såvel skoleelever på forskellige klassetrin som skolelærere. PC 2, vægtet 20 % af delkriterium A: Bærbar PC af typen PC 2 vil i forhold til ovenstående beskrivelse blive vurderet ud fra dens egnethed til brug af skolelærere. Delkriterium B: Robusthed Med robusthed forstås, hvor slidstærk, hårdfør samt solid PC en er. PC erne skal benyttes af skoleelever på forskellige klassetrin samt skolelærer, hvorfor det vil blive vægtet positivt, såfremt PC erne har stor en robusthed, der afspejler brugens karakter. Ordregiver vil vurdere PC ens robusthed på baggrund af anvendte materialer, samlinger og hængsler. PC 1, vægtet 80 % af delkriterium B: Bærbar PC af typen PC 1 vil i forhold til ovenstående beskrivelse blive vurderet ud fra dens robusthed til brug af såvel skoleelever på forskellige klassetrin som skolelærere. PC 2, vægtet 20 % af delkriterium B: Bærbar PC af typen PC 2 vil i forhold til ovenstående beskrivelse blive vurderet ud fra dens robusthed til brug af skolelærere. Vurderingen af underkriteriet Kvalitet vurderes objektivt af en udvalgt ekspertgruppe/faggruppe fra skoleområdet og relevante personer fra IT afdelingen. 7.2 Beskrivelse af den anvendte evalueringsmetode Nedenfor fremgår evalueringsmetoden for underkriterierne i henhold til udbudslovens Underkriterium Pris De samlede evalueringspriser, jf. Rammeaftalebilag B Tilbudsliste, fane 8, evalueres relativt og tildeles 0-10 point ud fra en lineær pointmodel. Side 14 af 18

15 Laveste samlede evalueringspris, blandt de konditionsmæssige tilbud, jf. afsnit 5.2.1, tildeles 10 point. En samlet evalueringspris, der svarer til laveste samlede evalueringspris + 25 % eller derover tildeles 0 point, dog med forbehold for nedenstående vedr. Alternativ model 1 og 2. Øvrige samlede evalueringspriser tildeles points ud fra en lineær interpolation mellem ovennævnte yderpunkter jf. formlen: Såfremt der, jf. nedenstående, anvendes en alternativ evalueringsmodel tilpasses formlen i overensstemmelse med den ændrede evalueringsmodel. De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet Pris. Alternativ model 1: Såfremt den samlede evalueringspris, jf. Rammeaftalebilag B - Tilbudsliste, i minimum 2 af de indkomne tilbud, mod forventning, er højere end laveste samlede evalueringspris + 25%, men ikke over laveste samlede evalueringspris + 50%, tildeles 0 point i stedet til højeste tilbudte samlede evalueringspris. Tilbud mellem laveste samlede evalueringspris og højeste samlede evalueringspris tildeles point ved interpolation mellem disse punkter. Alternativ model 2: Hvis højeste samlede evalueringspris er højere end laveste samlede evalueringspris + 50%, tildeles 0 point til laveste samlede evalueringspris + 50%. Alle samlede evalueringspriser, der er højere end laveste samlede evalueringspris + 50% tildeles 0 point. Tilbud mellem laveste samlede evalueringspris og laveste samlede evalueringspris + 50% tildeles point ved interpolation mellem disse to punkter Underkriterium Kvalitet For underkriterium Kvalitet har Ordregiver valgt at anvende en evalueringsmetode, hvor tilbuddene for under- og delkriterier vil blive vurderet på en pointskala fra Følgende pointskala anvendes ved evalueringen af underkriteriet Kvalitet : Side 15 af 18

16 0. Opfylder kun netop mindstekravene for underkriteriet 1. Opfylder underkriteriet med ingen eller ganske få og relativt ubetydelige positive forhold 2. Opfylder underkriteriet med få og ubetydelige positive forhold 3. Opfylder underkriteriet med få positive forhold 4. Opfylder underkriteriet til netop under en middel vurdering 5. Opfylder underkriteriet til en middel vurdering 6. Opfylder underkriteriet til netop over en middel vurdering 7. Opfylder underkriteriet med visse mindre mangler 8. Opfylder underkriteriet med få mangler 9. Opfylder underkriteriet til fulde med ganske få og ubetydelige mangler 10. Opfylder fuldt ud underkriteriet i alle henseender Tilbuddene evalueres efter en absolut model. De tildelte pointtal vil i den samlede evaluering blive ganget med ovenstående vægtning for del- og underkriterierne for Kvalitet. 8 Tilbuds- og formkrav 8.1 Tilbuddet Tilbuddet bedes mærket med emnet: "Tilbud EU udbud af rammeaftale vedrørende levering af bærbare pc er og tilbehør til Lemvig Kommune og Må kun åbnes af Digitalisering & IT. Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest den kl på følgende adresse: Lemvig Kommune Digitalisering & IT Enghavevej Lemvig Att.: Thomas Hyldgaard Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Herudover skal tilbudsgiver sammen med sit tilbud levere 1 vareprøve i form af en bærbar PC af typen PC 1 samt en bærbar PC af typen PC 2, jf. afsnit 4.1, som skal anvendes til evalueringen af underkriteriet Kvalitet, jf. afsnit 7.1. Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og det digitale eksemplar vil det skriftlige danne grundlag for evalueringen. Manglende oplysninger i enten det skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Side 16 af 18

17 Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 8.2 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, norsk, tysk eller engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal Tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i så fald for Tilbudsgivers regning. 8.3 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 8.4 Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 8.5 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være gældende i 3 måneder fra den anførte tilbudsfrist. Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke førend endelig rammeaftale er underskrevet. 8.6 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud. 8.7 Sideordnede tilbud Der kan ikke afgives flere tilbud fra én tilbudsgiver, men tilbudsgiver gøres i så fald opmærksom på, at disse tilbud tillige vil konkurrere indbyrdes. Endvidere gøres der opmærksom på, at alle tilbud skal opfylde samtlige mindstekrav. 8.8 Forbehold Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig retten til at annullere udbuddet, såfremt baggrunden herfor ikke følger et usagligt formål. Ordregiver er ikke forpligtet til at aftage en specifik volumen i rammeaftaleperioden. Dog forpligter Ordregiver sig til at aftage den initiale pulje i enten Mulighed 1 eller Mulighed 2, som beskrevet i afsnit 4. Antalsangivelserne i Rammeaftalebilag B Tilbudsliste er således udelukkende estimater. Side 17 af 18

18 8.8.2 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende. 8.9 Aktindsigt Tilbudsgiver udfylder Bilag 3 Aktindsigt, såfremt tilbuddet indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt i tilbuddet samt angive en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Såfremt bilaget ikke er vedlagt tilbuddet, kan Ordregiver udlevere tilbuddet uden undtagelser ved anmodning om aktindsigt. Det bemærkes, at det i sidste ende er Ordregivers vurdering, hvad der udleveres ved anmodning om aktindsigt. Side 18 af 18