Øvrige deltagere: Kundechef Frank Hansen Ejendomsmester Lars Kjeldgaard Jensen. Der var afbud fra: Bent Andersen

Transkript

1 Morsø Ældreboligselskab Referat af ordinært organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 2. juni 2015 kl kl , i fælleshuset i Rotaryparken, Rotaryparken 35, 7900 Nykøbing Mors. 1 Godkendelse af referat Morsø Ældreboligselskab Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer Bestyrelsesforhold Bestyrelsens kontaktoplysninger Godkendelse af årsregnskab Godkendelse af revisionsprotokol Bestyrelsens årsberetning Godkendelse af budgetter Styringsrapport Bestyrelseshonorar Udpegning af medlemmer til Domeas repræsentantskab Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Udlejningsforhold Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed Dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning Domeas Landskonference Valg af webredaktør Personaleforhold Generel orientering Personaleforhold Fælles virksomhedsnævn (VN) Personaleforhold Fælles Arbejdsmiljøorganisation (AMO) Markedsføring og synlighed Boligselskabets afdelinger Årsregnskaber Driftsbudgetter Orientering om driftsforhold Orientering fra afdelingerne Mødeplanlægning Eventuelt I mødet deltog fra organisationsbestyrelsen og repræsentantskabet: Michael Dahlgaard, formand Kirsten Dueholm, næstformand Anne Lise Gehlerth Rigmor Jørgensen Peter Therkildsen Svend Jørgensen Anni Thomsen Observatør Arne Kirk Observatør Anne Marie Pedersen Øvrige deltagere: Kundechef Frank Hansen Ejendomsmester Lars Kjeldgaard Jensen Der var afbud fra: Bent Andersen Servicecenter Bolig Nord, den 12. juni 2015 de 1 af 12

2 1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 25. november Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Referatet blev godkendt og underskrevet. 2 Morsø Ældreboligselskab 2.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Michael Dahlgaard orienterede om kommunens arbejde omkring budgetter m.m. og at arbejdet jo var sat lidt på stand by på grund af det kommende folketingsvalg. 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Referat: Anni Thomsen kunne meddele, at 2015 planen var ved at nå i mål. Der er valg til ny formand i Domea til Landskonferencen. Der har været ført valgkamp hen over foråret. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Orientering gives på mødet. Referat: Som pkt. 2.1 Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.4 Bestyrelsesforhold Navn Post Valg af Afgangsår Michael Dahlgaard Formand Kommune 2016 Kirsten Dueholm Næstformand Repræsentantskab 2015 Bent Andersen Medlem Repræsentantskab 2016 Anne Lise Gehlerth Medlem Repræsentantskab 2015 Svend Jørgensen Medlem Repræsentantskab 2016 Peter Therkildsen Medlem Kommunen 2017 Anni Thomsen Medlem Domea 2015 de 2 af 12

3 Arne Kirk Anne Marie Pedersen Observatør Observatør Afgangsorden indebærer, at Kirsten Dueholm og Anne Lise Gehlerth er på valg. 2.5 Bestyrelsens kontaktoplysninger Vedlagt følger oversigt over de kontaktoplysninger som Domea har registreret for bestyrelsens medlemmer. Vi beder det enkelte medlem om at kontrollere egne oplysninger og meddele eventuelle rettelser på mødet. Det indstilles, at eventuelle rettelser meddeles og registreres. Referat: Oversigt blev gennemgået og rettelser bliver registreret. 2.6 Godkendelse af årsregnskab Årsregnskab for selskab og afdelinger for regnskabsåret var fremsendt inden mødet. Boligorganisationens årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet. Referat: Kundechef Frank Hansen gennemgik åreregnskaberne for selskab og afdelinger og svarede på spørgsmål. Bestyrelsen godkendte årsregnskabet for selskab og afdelinger. 2.7 Godkendelse af revisionsprotokol Revisionsprotokollen var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen. Referat: Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen. 2.8 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligorganisationens årsregnskab på side 9 til 13 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Referat: Årsberetningen blev godkendt de 3 af 12

4 2.9 Godkendelse af budgetter Budgetter for selskab og afdelinger for var fremsendt inden mødet. Der fremsendes endvidere, sammen med regnskabsmaterialet, en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond og arbejdskapital. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetterne. Referat: Bestyrelsen godkendte budgetterne Styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne fremsendes med regnskabsmaterialet. Domea har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Bestyrelsen skal endvidere træffe beslutning om hvem der skal deltage i dialogmøderne med kommunen. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne samt beslutter hvem der deltager i dialogmøderne med kommunen. Referat: Styringsrapporterne blev godkendt og Rigmor Jørgensen blev udpeget til at deltage i dialogmøderne 2.11 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2014 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 75,82 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 45,49 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at der ikke udbetales honorar. Det indstilles til bestyrelsen at beslutte, om der skal udbetales honorar. Referat: Bestyrelsen besluttede, at der fortsat ikke skal udbetales bestyrelseshonorar Udpegning af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet kan vælge en repræsentant. de 4 af 12

5 Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. P.t. er formanden udpeget. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger en repræsentant for 1 år. Referat: Formanden blev udpeget med Peter Therkildsen som stedfortræder Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Alt efter mødets karakter kan det herudover aftales i den enkelte region, at andre medlemmer af organisations- og/eller afdelingsbestyrelser kan deltage uden stemmeret. Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 2 deltagere til Domeas regionsmøder. Referat: Formand og næsteformand blev indstillet Udlejningsforhold Der foreligger ingen venteliste. Kommunen betaler for tomgangsperioder. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Afdeling Rum Antal boliger Aktive på liste I bero på liste I alt på liste 133/01 ældreboliger Nul personer på venteliste indikerer, at der enten er tale om 100 % kommunal anvisning eller anden særlig anvisning Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed Boligorganisationens dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Administrationen anbefaler boligorganisationen at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligorganisationen opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres lejetab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stil- de 5 af 12

6 let til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger administrationen til at søge fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed i afdelingerne. Referat: Bestyrelsen bemyndigede administrationen til at søge om fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed i afdelingerne Dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning Hvis der ved fraflytning mangler huslejeindbetaling eller fraflyttede lejere ikke har opfyldt istandsættelsesforpligtigelsen, så dækker dispositionsfonden afdelingens tab for regnskabsåret, der ligger over 318 kr. pr lejemålsenhed (2015-niveau). Boligorganisationen kan (med lovændring af 25. marts 2013) vælge at lade dispositionsfonden dække afdelingens mindre tab (mindre end 318 kr. pr. lejemålsenhed), hvis det findes hensigtsmæssigt i forhold til midlerne i dispositionsfonden og den enkelte afdelings økonomi. Pr. 1. april 2013 budgetterer administrationen med ovenstående i boligorganisationernes budgetter og begynder først at dække udgifterne når de er i budgettet Domeas Landskonference 2015 Domeas Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 19. og 20. juni 2015 på Hotel Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Boligorganisationerne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen Valg af webredaktør Administrationen anbefaler, at organisationsbestyrelsen udpeger en webredaktør til at udvikle og vedligeholde boligorganisationens hjemmeside på De nærmere opgaver og betingelser er beskrevet i vedlagte kodeks. Webredaktøren vælges/udpeges af bestyrelsen, men behøver ikke at være medlem af bestyrelsen. Faktisk behøver webredaktøren ikke engang være beboer. Der er dog en forretningsgang, der skal overholdes, når en ny webredaktør udpeges: 1. Bestyrelsen udpeger en webredaktør ved et bestyrelsesmøde og noterer det i referatet. 2. Formanden udfylder en kontrakt og skriver under (vedlagt) 3. Webredaktøren skriver under de 6 af 12

7 4. Kontrakten plus en kopi af referatet, hvor bestyrelsen udpegede webredaktøren sendes til servicekoordinatoren/den koordinerende sekretær på servicecentret 5. Den koordinerende sekretær sørger for, at webredaktøren bliver tilmeldt et kursus 6. Den nye webredaktør vil i forbindelse med kurset modtage et brev med brugernavn og login 7. Webredaktøren er nu klar til at give hjemmesiden jeres eget præg. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger en webredaktør. Referat: Bestyrelsen ønskede at udsætte punktet til næste møde Personaleforhold Generel orientering 2.20 Personaleforhold Fælles virksomhedsnævn (VN) Boligorganisationer med mere end 20 medarbejdere, skal etableres et virksomhedsnævn (VN). VN består af repræsentanter for virksomhedens ledelse og medarbejdere og har til opgave at udvikle samarbejdet overalt i virksomheden. Størsteparten af de boligorganisationer, Domea administrerer, har mindre end 20 medarbejdere, og der er således ikke formelt krav om et VN. For at sikre alle medarbejdere lige adgang til VN og for at understrege de fælles opgaver, mål og interesser på tværs af alle ansættelsessteder, har vi i Domea etableret et fælles VN for alle medarbejdere i boligorganisationerne såvel som i administrationen. Der er etableret 2 regionale VN for henholdsvis ØST og VEST samt et sidestillet VN for Domeas landscenter. Herudover er der etableret et overordnet fælles VN for samtlige medarbejdere. Regionale VN Øst og Vest: De regionale VN i Øst og Vest består hvert af 8 medlemmer: Medarbejdergruppen 1 tillidsrepræsentant for ejendomsfunktionærerne (næstformand) 1 tillidsrepræsentant for ejendomsfunktionærerne de 7 af 12

8 1 medarbejderrepræsentant fra Arbejdsmiljøorganisationen (AMO) 1 servicekoordinator valgt af og blandt servicekoordinatorerne i regionen Ledelsesgruppen 1 regionsdirektør (formand) 1 markedschef 1 driftsleder 1 kundechef Landscenter VN: VN i Landscenteret sammensættes med 8 medlemmer: Medarbejdergruppen 1 HK tillidsrepræsentant 1 HK-repræsentant 1 AC-repræsentant 1 medarbejder valgt af og blandt medarbejderne i Landscenteret Ledelsesgruppen 1 direktionsassistent (formand) 1 kundeservicechef 1 økonomichef 1 kundechef fra de regionale VN Det fælles Virksomhedsnævn: Det overordnede og fælles virksomhedsnævn sammensættes med 10 medlemmer: Medarbejdergruppen Næstformanden for Region Vest VN Næstformanden for Region Øst VN HK-tillidsrepræsentant 1 AC-repræsentant 1 servicekoordinator fra de regionale VN Ledelsesgruppen Domeas administrerende direktør (formand) 3 ledelsesrepræsentanter (udpeget af direktionen) Kundechef fra Landscenter VN Beskyttelse af medarbejderrepræsentanter i VN Medlemmer af VN s medarbejdergruppe, som ikke i forvejen nyder beskyttelse som tillidsrepræsentanter, er omfattet af samme beskyttelse. Økonomisk kompensation til boligafdelinger Via en solidarisk dækning giver vi økonomisk kompensation for timeforbrug, transport mv. til de boligafdelinger/servicecentre, hvis medarbejdere bliver valgt eller udpeget til VN. Den solidariske ordning indebærer, at alle udgifter til medarbejdernes VN-arbejde hvert år fordeles ud i samtlige omfattede boligafdelinger som en personaleomkostning. Domea dækker alle omkostninger vedrørende egne medarbejdere. En del af den normale administrationsydelse Den fælles VN-struktur understøttes af Domea som del af den normale administrationsydelse. Boligorganisationer, som har eller etablerer VN i eget regi vil derimod selv skulle forestå understøttelsen af dette. de 8 af 12

9 Godkendelse og ikrafttræden Principperne for det fælles VN er taget til efterretning og/eller godkendt af Samarbejdsrådet for BL og Kooperationen, ESL-tillidsrepræsentanterne og Domeas hidtidige VN. Strukturen trådte i kraft den 25. marts og de nødvendige valg og udpegninger blev foretaget umiddelbart herefter Personaleforhold Fælles Arbejdsmiljøorganisation (AMO) Som arbejdsgiver skal man etablere en arbejdsmiljøorganisation (tidligere kendt som sikkerhedsorganisation), hvis virksomheden har mere end 10 medarbejdere. Mange boligorganisationer i Domeas administration har imidlertid færre end 10 medarbejdere og er således ikke forpligtet til at etablere en arbejdsmiljøorganisation. For at sikre samtlige medarbejdere lige vilkår og muligheder i relation til sikkerhedsog sundhedsarbejdet er der derfor etableret en fælles arbejdsmiljøorganisation for samtlige ca. 700 medarbejdere i såvel Domea som de administrerede boligorganisationer. Hermed sikres kommunikation, vidensdeling og vidensopsamling på tværs af alle ansættelsessteder, og der sikres en struktur for arbejdsmiljøindsatsen, som hænger naturligt sammen med virksomhedens ledelsesstruktur mv. Strukturen i AMO Hvert servicecenter udgør en særskilt arbejdsmiljøgruppe med kundechefen som arbejdsleder og en valgt medarbejder som arbejdsmiljørepræsentant (indtil samtlige boligorganisationer og ansatte serviceres og ledes fra lokale servicecentre vil det som overgangsordning gælde, at der etableres arbejdsmiljøgrupper for hver enkelt kunde- /driftschefs ledelsesområde, uanset om dette er organiseret som et servicecenter). Domeas administration udgør en særskilt arbejdsmiljøgruppe med en stabschef som arbejdsleder og en valgt medarbejder som arbejdsmiljørepræsentant. Arbejdsmiljøudvalget er et overordnet organ og omfatter i alt 7 personer: En arbejdsgiverrepræsentant udpeget af Domeas direktion (formand) En AM-repræsentant valgt af og blandt AM-repræsentanterne vest for Storebælt En AM-repræsentant valgt af og blandt AM-repræsentanterne øst for Storebælt AM-repræsentanten for Domeas administrative medarbejdere En arbejdsleder valgt af og blandt kundecheferne vest for Storebælt En arbejdsleder valgt af og blandt kundecheferne øst for Storebælt Arbejdslederen fra den administrative arbejdsmiljøgruppe Arbejdsmiljøgruppe skal arbejde for at løse lokale sikkerheds- og sundhedsmæssige problemer. Arbejdsmiljøgruppen skal løbende iagttage sikkerheden og sundheden for at forhindre, at der opstår problemer. Arbejdsmiljøgruppen mødes efter behov og mindst én gang i kvartalet. Arbejdsmiljøudvalget varetager for hele virksomheden de funktioner og opgaver, som i henhold til gældende lovgivning og AT-vejledninger er henlagt til arbejdsmiljøudvalget. Der gennemføres en lovpligtigt årlig arbejdsmiljødrøftelse gennemføres hvert år i 4. kvartal. Valg og valgbarhed mv. de 9 af 12

10 Enhver medarbejder uden ledelsesmæssige beføjelser har stemmeret ved valg af AMrepræsentant, og enhver medarbejder, som har været ansat i mere end 12 måneder med mere end 10 timer/uge er valgbar. AM-repræsentanter er fremover ordinært på valg i første kvartal i lige år. AM-repræsentanter nyder beskyttelse på lige fod med tillidsrepræsentanter. Økonomisk kompensation til boligafdelinger Via en solidarisk dækning gives økonomisk kompensation til de boligafdelinger/servicecentre, hvis medarbejdere bliver valgt som AM-repræsentanter. Kompensationen udgør i 2014 kr. 288,00 for hver time som medarbejderen anvender i AM-regi. Transportgodtgørelse og medarbejderens eventuelle udlæg dækkes ligeledes via en solidarisk ordning. Den solidariske ordning betyder, at alle udgifter vedrørende AM-repræsentanter hvert år fordeles efter antallet af medarbejdere ud i alle de boligafdelinger som er omfattet af den fælles AMO. Domea dækker dog alle omkostninger vedrørende egne medarbejdere, der vælges som AM-repræsentanter. En del af den normale administrationsydelse Den fælles AMO understøttes af Domea som del af den normale administrationsydelse. Boligorganisationer, som har eller etablerer AMO i eget regi vil derimod selv skulle understøtte dette. 3 Markedsføring og synlighed Domea stiller en række redskaber og rabataftaler til rådighed inden for markedsføring, som kan anvendes efter behov i de enkelte boligselskaber. Hvis der er udlejningsproblemer eller tynde ventelister er det vigtigt at drøfte markedsføring. Vigtigst er det at forholde sig til, om der er professionelle billeder og plantegninger til brug for afdelingernes hjemmesider, markedsføring på annoncer, brochurer mm. Ligeledes er det vigtigt at vurdere om skiltningen af boligafdelingerne er tilstrækkelig til at boligsøgende let kan finde boligafdelingen. Det indstilles, at bestyrelsen forholder sig til behovet for skiltning, og for fotografering af boligafdelinger og ledige lejemål. Kontakt i øvrigt Kommunikation i Domea for at få yderligere information. 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden til vedlægges som bilag. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: de 10 af 12

11 Afdeling : overskud på kr Afdeling : overskud på kr Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Referat: Afdelingernes årsregnskab blev godkendt 4.2 Driftsbudgetter Boligafdelingens driftsbudget godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøde. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1. januar 2016 til 31. december 2016 vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Afdeling : Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 0,00% Afdeling : Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 0,00% Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Referat: Afdelingernes budgetter blev godkendt 4.3 Orientering om driftsforhold Referat: Det blev besluttet at opsætte solceller på fælleshuset kr Af principielle grunde stemte Svend Jørgensen ikke for dette forslag. Det blev besluttet at udskifte tørretumbleren kr Besparelse på el giver en tilbagebetalingstid på ca. 3 år. Det blev besluttet at indkøbe en ny og mindre strygerulle kr Det har længe været et stort ønske. Det blev besluttet at indkøbe en ny opvaskemaskine til fælleshuset. Her ønsker man sig en hurtig model kr Orientering fra afdelingerne Referat: Afdeling 1 besluttede på deres afdelingsmøde ikke at vælge en afdelingsbestyrelse. Sammen faldet af personer i en evt. afdelingsbestyrelse og i organisationsbestyrelsen er meget stor. de 11 af 12

12 5 Mødeplanlægning Næste møde aftales på mødet. Referat: Næste møde aftalt til september måned. Ingen fastlagt dato. Det må gerne være på en onsdag. 6 Eventuelt Referat: Muligheden for kabeltv/bredbånd i afdelingen skal undersøges nærmere. Anni Thomsen vil undersøge om det er muligt at få tilskud fra Domea fonden til at ompolstre stolene i fælleshuset. Der er Børge Mogensen stole og det vil koste ca. 500 pr stol. Der er 30 stk. Domea Servicecenter Bolig Nord, den 12. juni 2015 Trine Bomholt/Frank Hansen Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Formandens underskrift de 12 af 12