1. Godkendelse af dagsorden Godkendt, dog således at pkt. 3b (Status for det regionale tilsyn) udgik.

Transkript

1 Referat Møde: K-udvalget Dato og tidspunkt: Fredag 13. maj 2016 kl Sted: Rigsarkivet, Kalvebod Brygge 34 Deltagere fra RA: Kirsten Villadsen Kristmar, Jan Dalsten Sørensen, Mette Hall- Andersen, Christian Larsen Eksterne deltagere: Flemming Nielsen (KL), Charlotte Voss, Finn Guldbæk, Peter Damgaard (ODA), Fraværende: Lotte Pedersen (Danske Regioner), Jørgen Thomsen (SLA), Poul Olsen Dato: 25. maj 2016 Journalnr.: 16/00399 Referent: Christian Larsen Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt, dog således at pkt. 3b (Status for det regionale tilsyn) udgik. 2. Aktiviteter i 2016 (planlægning/evaluering af) v/alle a. Møde for 7-arkivernes medarbejdere 28. januar 2016 (afholdt) MHA fortalte, at man havde drøftet opdatering af de kommunale bk-bestemmelser, hvor RA havde fået en række forslag og ønsker til revisionen, som projektgruppen nu arbejder videre med. CV sagde, at det er godt, at der er faglige oplæg og ikke blot orienteringspunkter. FG sluttede sig hertil, men spurgte, om der er emner nok til to møder om året. PD fremhævede, at især eftermiddagens punkter med orientering kunne være lidet indholdsrige; her måtte RA gerne i dagsordenen udspecificere, hvad der vil blive orienteret om. MHA spurgte, hvordan RA så skal orientere om det, der sker på kommuneområdet, og som er af fælles interesse for alle 7-arkiver skal der også være emner/oplæg fra Rigsarkivets sølje Brugerservice og Formidling? PD svarede, at man gerne ser flere oplæg, men at man måske kan køre møderne ad hoc. CV nævnte som et emne Privatarkivudvalgets rapport, der nu er sendt til Kulturministeriet; et andet emne kunne være d-guldlisten, og hvordan man bruger den bedre. KVK spurgte PD, CV og FG, om ønsket om en ændring af 7-møderne havde været diskuteret i de respektive arkivforeninger. CV svarede hertil ja, hvorefter KVK sagde, at udvalget på dets møde i november 2016 skal drøfte, hvor mange møder der er behov for i 2017.

2 b. Møde for kommuner og regioner, som afleverer til RA, 11. april 2016 (afholdt) MHA fortalte, at der havde været tale om et velbesøgt møde, hvor hovedemnerne havde været kvalitetssikring i it-systemer med dokumenter, kommunetilsyn 2015 og reviderede bk-bestemmelser. Der havde været cirka 30 deltagere. c. Møde for 7-arkivernes medarbejdere 14. september 2016 i Aarhus Udvalget drøftede ideer til faglige oplæg. Der var enighed om følgende punkter: Den nye persondataforordning (både en generel intro ved KL s jurister, dels en intro til arkivbestemmelserne) Den nye fællesoffentlige digitaliseringsstrategi v/kl Præsentation af KMD Arkivering og det nye arkiveringsværktøj v/kmd Reviderede bk-bestemmelser Kommunetilsyn 2015 (arkivstrategi og generelle anbefalinger) Orientering fra Rigsarkivet Rundvisning RA udarbejder forslag til dagsorden. Der blev spurgt til den annoncerede arkivlovskommission. KVK svarede, at sagen nu ligger i Statsministeriet, og at det er forventningen, at den bliver nedsat i juni eller juli. Kommissoriet vil formentlig kunne præsenteres på mødet i Aarhus. d. Temadage for testere JDS sagde, at der skal være en temadag før sommerferien og en efter. Han har afventet den nye release af ADA, men vil nu indkalde til møde omkring 20. juni På dette møde skal det aftales, hvem der er vært for efterårets møde [Efterfølgende har det dog vist sig umuligt at finde et tidspunkt før sommerferien]. Temadagen vil derfor blive afholdt i august]. e. Temadag om den nye persondataforordning Udvalget diskuterede, om der var behov for en hel temadag om den nye persondataforordning, eller om den kan indgå som et punkt på et 7-møde. I forlængelse af drøftelserne under pkt. 2c blev det besluttet, at der orienteres om forordningen på 7-mødet i september Afrapportering af tilsyn med kommunerne og regionerne 2015 v/ra a. Afsluttende opsamling på det kommunale tilsyn, herunder anbefalinger MHA fortalte, at afrapporteringen har været i høring hos K-udvalget, hvor PD havde sendt høringssvar, og at Rigsarkivets direktion nu har godkendt afrapporteringen. Den vil blive sendt til alle 2

3 kommunaldirektører, 7-arkiver og kommuner. I brevet til kommunaldirektørerne vil anbefalingerne blive vedlagt som et særskilt dokument. 40 kommuner mangler stadig at indrapportere det sidste; det drejer sig især om institutionernes arkivalier (både hos kommuner med og uden 7-arkiv). Svarene skal være RA i hænde senest 1. juli MHA gennemgik herefter afrapporteringens anbefalinger, som udvalget drøftede. Det drejer sig bl.a. om den arkiveringsstrategi, som RA har efterspurgt. Måske skal RA ved næste tilsyn blot spørge, til hvilket arkiv kommunen vil aflevere. En arkiveringsstrategi kunne også være en del af kommunens digitaliseringsstrategi eller led i kommunens styring af dens informationsaktiver (både papir og it). Her spiller den nye persondataforordning også ind, idet den siger, at man skal have styr på datas livscyklus. Også udfordringen med bevaringspligtigt materiale på fællesdrev eller i cloudløsninger blev nævnt; her finder man både institutionernes materiale og dokumentation fra udviklingsprojekter, tværkommunale samarbejder m.v. Det blev besluttet at drøfte, hvordan K-udvalget evt. kan understøtte anbefalingerne, på udvalgets første møde i Revision af kommunale og regionale bk-bestemmelser v/ra a. Status for revision af kommunale bk-bestemmelser MHA fortalte, at projektgruppen har haft tre møder, og at alle gruppens medlemmer deltager aktivt i arbejdet. Gruppen har drøftet følgende områder: Børnesager Fortsat bevaring af ligningssager (selvangivelser) på papir Dataflowsanalayse Bevaringsværdien af klagesager Sikring af bevaring af integrationssager Kassation i ESDH-systemer Drøftelserne munder ud i en række delindstillinger. Det næste møde i gruppen er i juni 2016, hvor man regner med, at de større indstillinger er på plads. Efter sommerferien går gruppen i gang med at udforme de nye bestemmelser, så et høringsudkast kan foreligge inden årets udgang. Man håber at kunne diskutere bk-principper og udformning af bestemmelser med de andre nordiske lande ved det påtænkte arkivakademi i Island september

4 PD spurgte, om der er kontakt til forskere, idet de vil kunne sige, hvad forskere har brug for, og de vil også være blandt de fremtidige brugere. MHA svarede hertil, at RA har et godt samarbejde med DDA Sundheds lægekonsulenter, som man vil kunne inddrage. FG ønskede at vide for børnesagernes vedkommende, hvordan man håndterer, at der i kommunerne har været forskellig praksis med, hvilket gør bevaringen af sagerne uens. KVK svarede hertil, at vi skal tænke kommunikation med ind. Det bør også fremgå af indstillingen, hvorfor man er blevet klogere, og hvad børnesagerne kan anvendes til (f.eks. til belysning af statens politik over for familien). PD spurgte, hvorfor ikke ppr-sager eller sundhedsplejerskens sager så også skal bevares, hvortil MHA svarede, at det vil fremgå af indstillingen. b. Dataflowsanalyse for kommunerne MHA og CLA fremlagde udkast til dataflowsanalyse, som i den foreliggende version har karakter af arbejdsredskab for projektgruppen. I den endelige version vil der være en mere udførlig indledning, der forklarer baggrund for og formål med analysen, samt hvordan man skal læse analysen. Der er arbejdet med områderne Sekretariat/fællesadministration, Økonomi/personale og Social/sundhed, hvorimod teknik/miljø og undervisning/kultur udestår. De største ændringer skyldes dels etableringen af Udbetaling Danmark og overflytning af opgaver hertil, dels KOMBIT og monopolbruddet. Analysen vil blive præsenteret på mødet for 7-arkiverne september Orientering om KL s initiativ om standardkrav til dataudtræk v/kl FLN indledte med at sige, at initiativet er en udløber af arbejdet i KOMBIT med 1) billigere arkivering af KMD Sag og 2) fremadrettede retningslinjer for arkivering af KOMBIT-systemer. Undervejs havde der været et projekt om en arkiveringsservice, som ikke blev til noget. På opfordring af NEA er spørgsmålet om standardkrav til dataudtræk blevet taget op og har været drøftet i Kommunernes Itarkitekturråd december Der har i indeværende uge været et møde mellem RA, NEA, KL og KOMDA. Mødet har resulteret i en række opmærksomhedspunkter. JDS supplerede med at sige, at det f.eks. drejer sig om tekniske krav til udtrækket, hvordan man kvalitetssikrer et dataudtræk, er der en business case osv. FLN sagde, at der kommer et referat af mødet. 6. Kontakt til KOMBIT og OS2 (det offentlige digitaliseringsfællesskab) v/ra JDS orienterede om RA s arbejde med at reducere myndighedernes udgifter til aflevering af digitale data. I den forbindelse ser man på medspillere hos kommuner og regioner, dvs. hvilken form for kontakter findes der, og er der perspektiver i et samarbejde. FG fortalte, at OS2 er en organisation i opstart, hvor et af de områder, der kan komme i spil, er en ensartet registrering af kommunernes it-systemer, så man kan genbruge data. Et andet område er 4

5 udvikling af systemer, der kan understøtte arkivering, hvilket kan ske ved at gå ind i fællesskaber og afprøve, om ideen kan realiseres. RA skal skrive til bestyrelsen. CV sagde, at KITOS (Kommunernes ItOverbliksSystem) er i gang med en udbudsrunde, hvori felter til opmærkning af arkivering indgår. JDS spurgte, hvordan man får KOMBIT i tale, hvortil FLN svarede, at en måde kan være standardkravene til dataudtræk. MHA foreslog, at man fra RA s side rettede henvendelse til KOMBIT på direktionsniveau, og KVK sagde, at en anden mulighed var, at RA og kommunerne holder et møde med KOMBIT. FLN sagde, at RA bør deltage i et møde i Kommunernes It-arkitekturråd, hvor man kan fremlægge bestræbelserne på at minimere arkiveringsudgifterne. Det blev derfor aftalt, at JDS tager kontakt til FLN om dette. 7. Anden gensidig orientering a. ODA CV fortalte, at ODA har indledt et tæt samarbejde med SLA, bl.a. om fælles håndtering af administration og økonomi. Intet. b. KL c. RA KVK sagde, at RA er i gang med at lave ny rammeaftale for perioden Et led i dette arbejde er Strategi2025, som skal være færdig inden sommerferien. Den kommende rammeaftale vil være præget af omprioriteringsbidraget, hvor ambitionsniveauet skal tilpasses de økonomiske rammer, men hvor kerneopgaverne stadig skal løses. MHA fortalte om arbejdet med en ny aktivitetsplan for , som også vil indeholde aktiviteterne på det kommunale og regionale område. Da der skal spares, vil der nok ikke blive råd til et nyt kommunalt eller regionalt tilsyn i de kommende fire år. FG sagde, om RA overvejer at gøre det muligt for kommunerne at lave selvindberetning som led i kommunernes egen opfølgning på tilsynet. MHA svarede, at tilsynsskemaet ikke er beregnet til dette, og at RA ikke vil have ressourcer til det. KVK rejste spørgsmålet om, hvordan kommunerne vedligeholder oversigter over deres arkivalier, og hvordan der sikres bevågenhed fra ledelsen. Dette burde være genstand for en strategisk drøftelse i dette udvalg. 5

6 JDS orienterede om E-ARK-projektet, hvor der kører et pilotforsøg med udtræk af data fra databaser, baseret dels på SIARD, dels på bek Pilotprojektet, der løber hen over sommeren, omfatter bl.a. følgende myndigheder: Statens Serum Institut, Studenterrådgivningen og Rigsarkivet. Med hensyn til ADA sagde JDS, at der er igangsat et projekt, der skal videreudvikle programmet på en række punkter, bl.a. bedre performance, klarere testsvar, håndtering af gml. Projektet har været lidt udfordret af forskellige forhold, men er i god gænge. Der vil komme en realase i juni Eventuelt Intet. 6