REFERAT AF STYRINGSDIALOGMØDE MED HR S HUS REPRÆSENTERET VED EGEMAR & CLAUSEN DEN 6. DECEMBER 2011

Transkript

1 1 Deltagere HR s Hus v/ Egemar & Clausen Claus Clausen (Egemar & Clausen) Susanne Roes (Egemar & Clausen) Københavns Kommune Peter Kærhus Sørensen (Teknik og Miljøforvaltningen), deltog i mødet under punkt 4.d. Anne Mette Friis Pedersen (Teknik og Miljøforvaltningen) Ole Bjerregaard (Teknik og Miljøforvaltningen) Rina Sandberg (Teknik og Miljøforvaltningen) Susan Fiil Præstegaard (Socialforvaltningen), deltog i mødet under punkt 4.c. Kommunen bød velkommen, og informerede om kommunens forventning til styringsdialogen. Parterne blev enige om først at drøfte punkt 4.d. og 4.c. af hensyn til Peter Kærhus Sørensen og Susan Fiil Præstegaards deltagelse i mødet. 1. Opfølgning på styringsdialog 2010 Punktet er drøftet jf. punkt 4.d. og 4.c. 2. Hovedaftalens mål som ramme om samarbejdet Kommunen orienterede om Hovedaftalen indgået mellem Boligselskabernes Landsforenings 1. kreds og Københavns Kommune for perioden samt om de målbare succeskriterier. Parterne drøftede enkelte af Hovedaftalens temaer fx beboersammensætning, klima og nybyggeri. Claus Clausen gjorde opmærksom på, at der ikke er planer om nybyggeri. Kommunen redegjorde for forholdet mellem Hovedaftalen og Udlejningsaftalen. 3. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler a. HR s Hus vurdering af egen målopfyldelse i forhold til lovens generelle styringsmålsætninger Kommunen udleverede kopi af almenboliglovens målsætninger, jf. 6 a 6 f. I styringsrapporten har Egemar & Clausen vurderet, at boligorganisationen i Nogen grad opnår tilfredsstillende resultater. Claus Clausen forklarede, at beboertilfredsheden er høj, fordi det er lykkedes at holde huslejen på et lavt niveau. Alligevel er der plads til forbedringer. Vedligeholdelse af ejendommen er den største udfordring.

2 2 b. Opfølgning på aftaler indgået ved styringsdialogen 2010 Punktet er drøftet jf. punkt 4.c. c. Udsættelser er det en udfordring for HR s Hus Susanne Roes påpegede, at boligorganisationen ikke har haft problemer med udsættelser. 4. Gennemgang af HR s Hus a. Økonomi/drift Kommunen informerede om kommunens kritiske regnskabsgennemgang, hvor der bl.a. tages fat i relevante konti og kritiske nøgletal. Tilbagemeldingen til boligorganisationerne om resultatet af gennemgangen sker på det årlige styringsdialogmøde. Kommunen gav en kort tilbagemelding til boligorganisationen om resultatet af gennemgangen, jf. også punkt 6. Herefter blev organisationens administrationsbidrag drøftet. Claus Clausen forventer højere administrationsbidrag i forbindelse med den kommende boligsociale anvisning og ændringen i arbejdet med ventelisterne. Kommunen spurgte til organisationens henlæggelser til imødegåelse af tab vedrørende fraflyttede beboere. Claus Clausen påpegede, at organisationen har fokus på at henlægge mere til tab ved fraflytninger. Claus Clausen redegjorde for boligorganisationens dispositionsfond. Der henlægges ikke til dispositionsfonden, fordi den andrager beløbsgrænsen på ca kr. pr. lejemål. Der er pt. ingen planer for anvendelse af midlerne i dispositionsfonden. b. Ledelse og beboerdemokrati Kommunen understregede behovet for, at ventelisten administreres i overensstemmelse med lovgivningen. Kommunen ønsker redegørelse for, at ventelisten udarbejdes i henhold til lovgivningen. Claus Clausen fortalte om afdelingens vicevært, som påtager sig meget arbejde i forbindelse med den løbende vedligeholdelse. Til gengæld er det svært at engagere beboerne, især de yngre beboere. Kommunen har forståelse for problemet, som er generelt for mange af de almene afdelinger. Kommunen anbefalede større fokus på information til beboerne omkring bestyrelsesarbejdet.

3 3 c. Udlejning og velfungerende boligafdelinger På sidste års styringsdialog var der uklarhed om, hvorvidt boligafdelingen er en almen afdeling. Kommunen har efterfølgende undersøgt sagen, og fundet frem til, at afdelingen er almen. Ejendommen er opført med støtte i 1948, og staten har godkendt vedtægterne. Afdelingen er derfor bl.a. omfattet af kommunens anvisningsret. Susan Fiil Præstegaard orienterede om kommunens anvisningsret, jf. almenboliglovens 59, samt om referat af forhandlingsmøde den 29. januar 1998, hvor kommunens ønske om yderligere anvisningsret (fra 25 % til 33 %) blev drøftet med bl.a. HR s Hus. Kommunen sendte efter forhandlingsmødet referatet til HR s Hus med anmodning om, at referatet blev tilbagesendt i underskrevet stand. Dette er aldrig sket. Egemar & Clausen fik udleveret kopi af referatet og korrespondancen mellem kommunen og HR s Hus. Kommunen har truffet beslutning i medfør af almenboliglovens 59 stk. 1 om, at hver 4. ledige familiebolig skal stilles til rådighed for kommunen til boligsocial anvisning. Kommunen har endvidere indgået en rammeaftale med Boligselskabernes Landsforening, 1. Kreds, som fastlægger en fælles ramme for forhandlinger med hver enkelt boligorganisation om evt. forhøjet bidrag til boligsocial anvisning i medfør af 59, stk. 2, fleksibel udlejning i.h.t. 60 m.v. i perioden Inden for rammerne heraf, er indgået aftaler med de almene boligorganisationer om bl.a. anvisningsret til hver 3. ledige familiebolig i afdelinger, som tilsammen omfatter mere end 50 % af kommunens almene familieboliger. Det betyder, at kommunen har mulighed for at kræve tilslutning til aftalen i medfør af almenboliglovens 60b. Kommunen informerede herefter udførligt om Socialforvaltningens forskellige ordninger til støtte for anviste beboere. Ordningerne er beskrevet på kommunens hjemmeside under overskriften Boligsocialt beredskab. Det blev aftalt, at kommunen sender materiale om anvisningsregler, herunder boligsociale kriterier og Udlejningsaftalen. Parterne blev desuden enige om at indgå efterfølgende dialog om anvisning. Kommunen pointerede, at boligorganisationen ikke hæfter for istandsættelse og evt. låsesmed i forbindelse med fraflytning af anviste beboere.

4 4 d. Byggeri, renovering og klima På sidste års styringsdialog udtrykte administrator ønske om, at ejendommen indgik i teknisk tilsyn Kommunen har imødekommet dette ønske. Det tekniske tilsyn viser, at ejendommen bærer tegn på slid og lettere nedbrydning og fremstår i en middel god vedligeholdelsesstand. Murede facader har udvaskede fuger og tagbelægningen trænger til udskiftning. Trin ved indgangsdøre har betonskader. Grundet manglende adgang kunne bebyggelsens indvendige bygningsdele, kældre og loft ikke besigtiges. Der foreligger vedligeholdelses og driftsbudget for udarbejdet af Klaus Nielsen Rådgivende ingeniørfirma. Kommunen kan ikke på nuværende tidspunkt afgøre, om henlæggelserne til vedligeholdelse er tilstrækkelige pga. manglende førregistrering og tilstandsvurdering. Det blev aftalt, at Egemar & Clausen giver tilbagemelding om, hvorvidt der er udarbejdet en mere detaljeret førregistrering. Parterne blev desuden enige om at indgå efterfølgende dialog om, hvorvidt der skal udarbejdes yderligere tilstandsvurdering og om hvorvidt der bliver henlagt tilstrækkeligt til vedligeholdelse. Kommunen opfordrede til, at boligorganisationens henlæggelser afspejler forventede fremtidige udgifter. Claus Clausen informerede om problemer med skimmelsvamp i de uisolerede gavle. Peter Kærhus Sørensen orienterede om erfaringer med nye metoder fra Tingbjerg og Gyldenrisparken til at undgå skimmelsvamp. Afdelingen har ikke haft problemer med oversvømmede kældre. Kommunen opfordrede boligorganisationen til at kontakte Københavns Energi for at få rådgivning om indstilling og udnyttelse af varmesystem. Claus Clausen var i tvivl om, hvorvidt der foreligger energimærkning på ejendommen. Kommunen pointerede, at energimærkning skal foreligge ved udlejning. 5. Tilsyn med drifts og vedligeholdelsesplaner for HR s Hus Punktet er drøftet jf. punkt 4.d. og 4.a. 6. Forretningsgange og forvaltningsrevision Boligorganisationen er med virkning fra år 2000 omfattet af regelsættet om forvaltningsrevision. Revisor konstaterer i revisionsprotokollat af 4. marts 2011, at der ikke er udarbejdet de nødvendi

5 5 ge forretningsgange, der skal foreligge for at en hensigtsmæssig forvaltningsrevision kan etableres. Revision anbefaler, at forvaltningsrevisionen fremover indgår som emne i styringsdialogen. Kommunen anbefalede større fokus på forretningsgange, og anbefalede administrator at tage kontakt til Boligselskabernes Landsforening for standarder og værktøjer til hjælp med etablering af forretningsgange. Claus Clausen oplyste, at de allerede har modtaget en del materiale om forvaltningsrevision fra revisor. Det blev aftalt, at administrator igangsætter udarbejdelse af forretningsgange, og ved næste styringsdialogmøde skal der foreligge en plan for udarbejdelse af de resterende forretningsgange. 7. Eventuelt Claus Clausen fortalte, at organisationens vedtægtsændringer er sat i bero pga. spørgsmålet om, hvorvidt det er en almen boligorganisation. Der er dog allerede udarbejdet en skabelon, som er sendt til bestyrelsen. Kommunen informerede om tilsynet med vedtægter. Kommunen anbefalede, at vedtægterne skrives efter normalvedtægten for en almen boligorganisation. Herefter blev muligheden for at opnå fritagelse for at være en almen boligorganisation igen drøftet. Kommunen rådede administrator til at kontakte Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter, såfremt de vil gå videre med sagen.

6 Aftaleoversigt for styringsdialogmødet Aftale mellem HR s Hus og Københavns Kommune for driftsåret 2011/2012. Aftalen er udarbejdet i forlængelse af styringsdialogmødet den 6. december Aftaler på boligorganisationsniveau 1. Egemar & Clausen giver tilbagemelding om, hvorvidt der er udarbejdet en mere detaljeret førregistrering på ejendommen. Ansvarlig for aftalen: Egemar & Clausen. Deadline for aftalen: 1. marts Parterne blev enige om at indgå dialog om, hvorvidt der skal udarbejdes yderligere tilstandsvurdering, og om hvorvidt der bliver henlagt tilstrækkeligt til vedligeholdelse. Ansvarlig for aftalen: Kommunen. Deadline for aftalen: 1. marts Kommunen sender materiale om anvisningsregler herunder boligsociale kriterier og Udlejningsaftalen. Ansvarlig for aftalen: Kommunen. Deadline for aftalen: Er fremsendt. 4. Parterne blev enige om at indgå i dialog og afholde møde om en mulig udlejningsaftale/ boligsocial anvisning. Dertil udarbejder administrator redegørelse for, hvordan ventelisten administreres i overensstemmelse med lovgivningen. Ansvarlig for aftalen: Kommunen og Egemar & Clausen. Deadline for aftalen: Primo Administrator igangsætter udarbejdelse af forretningsgange, og ved næste styringsdialogmøde skal der foreligge en plan for udarbejdelse af de resterende forretningsgange. Ansvarlig for aftalen: Egemar & Clausen. Deadline for aftalen: Senest styringsdialog 2012.