BESLUTNINGSREFERAT. Møde nr. : 04/2012 Sted : Rådssalen, rådhuset i Grenaa Dato : 30. maj 2012 Start kl. : Slut kl. : 12.00

Transkript

1 BESLUTNINGSREFERAT Møde nr. : 04/2012 Sted : Rådssalen, rådhuset i Grenaa Dato : 30. maj 2012 Start kl. : Slut kl. : Medlemmer Kommunaldirektør Jesper Kaas Schmidt (Formand) Økonomidirektør Eva Holm Iversen Velfærdsdirektør Kenneth Koed Nielsen Servicedirektør Anders Brinch Larsen Sekretariatschef Kim Bruun Nielsen Kultur- og udviklingschef Helen Rosager Økonomi- og lønchef Jørn Bo Jensen Ældrechef Søs Fuglsang It-chef Leif Raaby Pedersen Skole- og dagtilbudschef Finn Nørskov Mikkelsen Socialchef Hanne Nielsen Myndighedschef Margit Tang Møller Sundheds- og sekretariatschef Pia Moldt Arbejdsmarkeds- og borgerservicechef Karen Skau Natur- og miljøchef Lotta Sandsgaard Vej- og parkchef Kim Jensen Sekretariatschef Mogens Caspersen Projektleder Hans Jørgen Laursen Anders Blæsbjerg Baun deltog som referent. Deltog Afbud Afbud Afbud Afbud

2 Indholdsfortegnelse 1. Forslag til ændring i organisationsstruktur Status på implementering af IT-platform Implementering af Microsoft Office Status vedrørende budget Status vedrørende budget Eventuelt...7

3 1. Forslag til ændring i organisationsstruktur På et ekstraordinært kommunalbestyrelsesmøde den 23. maj 2012 blev fratrædelsesaftale mellem servicedirektør Anders Brinch Larsen og Norddjurs Kommune godkendt. Aftalen er indgået efter gensidig aftale mellem parterne. Baggrunden er, at Norddjurs Kommune ønsker en ny struktur, hvor man samler den nuværende teknik- og miljøforvaltning med kultur- og udviklingsafdelingen. Kommunaldirektøren fremlægger på økonomiudvalgets møde den 12. juni og kommunalbestyrelsens møde den 19. juni 2012 forslag til ny struktur. Forslaget vil tage udgangspunkt i, at der opslås en stilling som udviklingsdirektør, som vil få ansvar for en ny samlet forvaltning bestående af teknik- og miljøområdet samt kultur- og udviklingsområdet. Der lægges desuden op til en struktur, hvor ansvaret for arbejdsmarkedsområdet og borgerservice placeres under økonomidirektørens område Godkender økonomiudvalget og kommunalbestyrelsen forslaget til den nye struktur, vil det betyde, at Norddjurs Kommunes direktion kommer til at bestå af kommunaldirektør, økonomidirektør, velfærdsdirektør og en udviklingsdirektør. Kommunaldirektøren indstiller punktet til orientering. Kommunaldirektøren orienterede om punktet. 1

4 2. Status på implementering af IT-platform Sagsgang: Lederforum It-chefen giver en status på IT-driftssituationen herunder resultatet af brugerundersøgelsen. Ligeledes orienteres om, hvorvidt arbejdet med at sikre platformen opfylder de specifikationer, der er beskrevet i udbudsmaterialet. Kommunaldirektøren indstiller, at punktet drøftes IT-chefen orienterede om den seneste status på drift samt de overordnede tilbagemeldinger via brugerundersøgelsen. Der afholdes løbende møder med leverandøren af den nye platform til sikring af en stabil drift og til sikring af, at kravspecifikationerne i kontrakten opfyldes. Det er fortsat vigtigt, at problemer vedrørende IT meldes via helpdesk, så der sikres et retvisende billede af IT-situationen. Den enkelte chef har ansvaret for at tage problemstillinger op med IT-chefen, så medarbejderne kan få en faglig velfunderet begrundelse for eventuelle IT-problemer. I det hele taget skal der være fokus på kommunikation i forbindelse med problemerne, da god oplysning i nogle tilfælde kan begrænse frustrationerne. 2

5 3. Implementering af Microsoft Office 2010 Det vil være hensigtsmæssig at foretage en opgradering af Microsoft kontorpakken fra version 2003 til 2010 i forlængelse af implementeringen af ny serverplatform. Opgraderingen påtænkes foretaget i august måned I den forbindelse er det nødvendigt at forholde sig til, hvorledes man vil sikre sig en god implementering og en passende kompetenceudvikling af de daglige brugere. Da rigtig mange brugere allerede har erfaring med Office 2010 og der ikke er tale om et helt nyt system, anbefales det, at der ikke udbydes obligatoriske grundkurser for alle brugere i Norddjurs Kommune. Det anbefales dog, at der i en periode udbydes åbne kurser i den grundlæggende funktionalitet i Office Kurserne er et tilbud, som man kan vælge at benytte sig af, hvis der er behov for basal opkvalificering. Kurserne udbydes og styres fra Norddjurs Kommunes kursusportal, Vidensvejen. Derudover bør kompetenceudviklingsindsatsen primært være målrettet den enkeltes behov og opgaver. Derfor foreslås følgende tiltag: Oprettelse af et ambassadørkorps indenfor hvert af de mest anvendte Microsoft programmer (Word, Excel og PowerPoint). Adgang til e-learning i form af et søgbart videoarkiv, der viser løsninger på helt konkrete opgaver. Ambassadørkorpset kan f.eks. bestå af 1 til 2 brugere indenfor hvert forvaltningsområde. Disse ambassadører gennemgår en grundig uddannelse i brugerfladeændringerne fra MS2003 til MS2010, så de bliver i stand til at vejlede de øvrige brugere i organisationen samt iværksætte målrettede kursusforløb, som afstemmes ud fra brugerniveauet og konkrete behov. Kommunaldirektøren indstiller, at lederforum tager stilling til etablering af et ambassadørkorps, samt drøfter undervisningsbehov- og form for øvrige brugere. I forbindelse med implementering af Office 2010 gives alle medarbejdere adgang til e- learning. Derudover er der mulighed for at sende udvalgte medarbejdere på et kursus i Office 3

6 2010. Disse medarbejdere skal efterfølgende fungere som et ambassadørkorps, som kollegaer kan opnå tips, råd og vejledning fra. Cheferne bedes snarest muligt sende navn og afdeling på de medarbejdere, som de ønsker skal deltage i ambassadørkorpset til Marie Louise Moltke Nygaard, mlmn@norddjurs.dk. Det skal bemærkes, at det kan være forskellige personer, som skal deltage i henholdsvis Word, Excel og Powerpoint, som er de primære programmer i Office-pakken. Office 2010 implementeres efter sommerferien. 4

7 4. Status vedrørende budget 2012 Sagsgang: Lederforum Med henblik på at sikre overholdelse af budget 2012 drøftes status. Kommunaldirektøren indstiller, at punktet drøftes Punktet blev drøftet. 5

8 5. Status vedrørende budget 2013 Sagsgang: Lederforum I henhold til proceduren for budget er det tekniske budget langt, mens budgettet på indtægtssiden afventer aftalen mellem KL og regeringen om kommunernes økonomi. Der afholdes borgermøde den 30. maj 2012 om budgettet i Ørum Aktiv Center kl Lederforum drøfter status på processen for budget Kommunaldirektøren indstiller, at punktet drøftes Punktet blev drøftet. 6

9 6. Eventuelt a) Det gode værtskab er afsluttet med busturen, og det har været et godt tiltag, som der kan videreudvikles på. b) Norddjurs Kommunes nye hjemmeside er sendt i udbud. Lanceringen af hjemmesiden forventes at ske primo december. I forbindelse med flytning af materiale fra den gamle hjemmeside til den nye, vil de enkelte afdelinger få en større opgave. Til prioritering af denne opgave forventes cheferne at støtte op om opgaven. c) Kim Bruun Nielsen og Mathilde Loft Nørgaard fra direktionssekretariatet tilbyder dialogmøder i de enkelte afdelinger ift. pressehåndtering og kommunikation. Afdelingerne kan henvende sig til Kim Bruun Nielsen ved interesse, hvor nærmere indhold på et eventuelt dialogmøde aftales. d) Høringsfrist for IT-sikkerhedspolitik er 1. juni