Projektansøgning til Det Lokale Beskæftigelsesråd

Transkript

1 Projektansøgning til Det Lokale Beskæftigelsesråd Ansøgningen sendes til: LBR Koordinator Tina Juul Kjellberg LBR/Jobcenter Frederikshavn Parallelvej 27,2. th Frederikshavn Ved udfyldelse af ansøgningsskemaet henvises til den vedlagte vejledning samt vedlagte beskrivelse af vilkår for administration og evaluering af projekter, der modtager økonomisk støtte fra Det Lokale Beskæftigelsesråd, Frederikshavn Kommune. Ved eventuelle tvivlsspørgsmål kontaktes LBR Koordinator Tina Juul Kjellberg eller sekretariatet for Det Lokale Beskæftigelsesråd. Ansøgningsskema Punkt 1: Generelle oplysninger om projektet a. Projektets titel: SYGEDAGPENGEPROJEKT b. Ansøgers kontaktoplysninger (navn og kontaktoplysninger adresse, telefon, fax og adresse): Jobcenter Frederikshavn Parallelvej Frederikshavn c. Ansvarlig og kontaktperson for projektet (navn og kontaktoplysninger): 1

2 Jytte Mortensen Jobcenter Frederikshavn Hangaardsvej Frederikshavn d. Øverste ansvarlig for organisationen (navn og kontaktoplysninger): Bjarne Lynderup Thorsen Jobcenter Frederikshavn Parallelvej Frederikshavn 2

3 Punkt 2: Projektbeskrivelse Beskrivelse af projektet, herunder ønskes en beskrivelse af: a. Baggrunden for projektet, med faktuelle oplysninger om f.eks. målgruppen Vores forslag til en handleplan / proces er udarbejdet med et særligt og samlet fokus på hele sygedagpengeområdets organisering og administration og vil tage udgangspunkt i en overordnet strukturel tilgang til den samlede opgaveløsning. I forhold til den samlede proces er det vurderet, at det derfor vil være hensigtsmæssigt, at der rettes et særligt fokus på følgende elementer: intern organisering, behovet for præcise interne opgave og ansvarsfordelinger, behovet for tydelige interne faglige instruktioner og forretningsgange, behovet for faglig kompetenceudvikling, behovet for et operationelt og effektiviseret samlet administrationsgrundlag, behovet for justeringer i metodik og metode, behovet for ensartet kultur, handlingsorienteret ledelses- og kvalitetstilsyn. Forslag til forbedringer og sikring af en fremtidig optimeret og bæredygtig administration af sygedagpengeområdet vil blive udviklet i samarbejde med medarbejder- og ledelsesgruppen således, at der etableres ejerskab og fælles forståelse til de fremtidige interne rammer, metodik og metoder samt sikres en øget faglig indsigt i og forståelse for en ensartet faglig baseret opgavevaretagelse m.v. b. Projektets målgruppe Medarbejdere i Jobcenter Frederikshavn, der arbejder med sygedagpengeområdet. c. Beskrivelse af aktiviteter og redskaber i projektet 3

4 Vores forslag til en samlet handleplan / proces har vi skitseret i nedenstående sammenhængende proces. De enkelte elementer er uddybet i de efterfølgende beskrivelser under punkter A) til F): A) Konsulentbaseret og konkret sagsgennemgang B) Udvikling og udarbejdelse af et fremtidigt operationelt administrationsgrundlag F) LEAN - baseret efterprøvning og kvalitetssikring af administrationsgrundlaget Arbejdsevnemetoden. Ressourceprofilen. Faglige instruktioner. Procedurebeskrivelse. Forretningsgange Systembrug. ELEMENTER I PROCES TIL SIKRING AF EN OP- TIMAL OG BÆREDYGTIG ADMINISTRATION PÅ SYGEDAGPENGEOMRÅ- DET i FREDERIKSHAVN KOMMUNE Sygedagpengehåndbog. Bevillingskompetencer. Faglige instruktioner. Procedure beskrivelser. Forretningsgange Systembrug. C) Læringsbaseret implementering af administrationsgrundlag E) Modulopdelt faglig undervisning baseret på cases D)Løbende eksternt handlingsorienteret fagligt kvalititstilsyn A) Konsulentbaseret og konkret sagsgennemgang Vi anbefaler, at der foretages en indledende skanning med en efterfølgende prioriteret sagsgennemgang af samtlige sygedagpengesager med en varighed over 52 uger med udarbejdelse af et statusog handlingsnotat i de enkelte sager. Formålet med den indledende skanning er at afdække og vurdere behovet for indsats i de enkelte bevillingssager med en varighed over 52 uger samt sikre at de sygedagpengesager, hvor en begrænset indsats vil kunne medvirke til at afkorte varigheden i de enkelte sager opfanges - de løsthængende frugter først. Udover denne prioritering vil det blive sikret at alle nye sygedagpengesager, der får en varighed på over 52 uger i perioden fra mandag den 14. maj 2007 skannes og registreres i forhold til fremtidig prioriteret indsats. Sagsgennemgangen vil blive tilrettelagt således at der udarbejdes handlingsorienterede statusnotater, der fokuserer på om gældende lovgivning er efterlevet samt indeholde forslag til handlinger, der kan medvirke til at gøre sygeperioden så kortvarig som mulig. Sagsgennemgangen på den enkelte sag vil blive afsluttet med en læringsbaseret faglig omsætning af resultaterne med den enkelte sagsansvarlige medarbejder. Hensigten er ikke at de faglige konsulenter skal fastlægge indsatsen i den konkrete sag, men derimod at støtte og anspore den sagsansvarlige til selv at varetage denne fagspecifikke opgave. 4 Det er vores erfaring at en læringsbaseret overgivelse af resultaterne fra sagsgennemgangen med

5 d. Beskrivelse af formål, mål og delmål i projektet e. Beskrivelse af projektets succeskriterier (hvad er kriterierne for, at projektansøger mener, at projektet har været en succes?) LBR finder, at succeskriterier er væsentlige at få fastsat og beskrevet inden evt. igangsættelse af projektet, da sådanne mål er en væsentlig del i forbindelse med evaluering af og effektmåling på projektet) f. Forventede resultater med projektet Optimeret indsats for borgere der er tilknyttet sygedagpengeområdet g. Hvorledes resultaterne kan udbredes og evt. implementeres i praksis h. Organisering af projektet 5

6 F) Efterprøvning og kvalitetssikring af administrationsgrundlaget Efter en periode, hvor det samlede administrationsgrundlag er implementeret og har været i anvendt i f.eks. 3 måneder sammenholdes (og testes) vedtagne ideal processer og best practice modeller med den faktuelle praksis på alle elementer. Denne sammenholdelse af besluttet praksis kontra faktuel praksis vil blandt andet blive afdækket med udgangspunkt i LEAN metoden, således at eventuelle forbedringer og / eller fejlfortolkninger kan synliggøres og drøftes. Det vedtagne administrationsgrundlag tilrettes herefter endeligt. Kobling mellem punkterne A, B, C, D og E I forhold til faglig sparring og udvikling med den enkelte sagsbehandler inddrages de opsamlede erfaringer fra sagsgennemgangen under punkt A) og erfaringerne fra det løbende handlings- og kvalitetstilsyn under punkt D) til yderligere læringsbaseret indsats både overfor den enkelte sagsbehandler som overfor den samlede gruppe af medarbejdere. Ligeledes vil der på baggrund af de opsamlede erfaringer generelt blive arbejdet konkret og i relation til den enkelte sagsbehandlers tilgang til opgaveløsningen med implementering og omsætning af administrationsgrundlaget, herunder i forhold til en hensigtsmæssig omsætning af de interne forretningsgange. Endelig tydeliggøres rammer og forventninger for den enkelte sagsbehandler i forhold til administrationsgrundlaget samtidig med, at administrationsgrundlaget løbende indarbejdes og omsættes i forhold til den konkrete opgaveløsning på enkeltsager. I forbindelse med omsætningen af administrationsgrundlaget til konkrete enkeltsager vil der desuden blive fokuseret på snitflader og samarbejdet med relevante aktører, interne som eksterne - eksempelvis ydelseskontor (intern), jobkonsulenter (intern), arbejdsgivere (ekstern), eksterne projekt/behandling/vejlednings-udbydere o.a. Mål og ramme styring Vi kan anbefale at der nedsættes en styregruppe bestående af ledelsesrepræsentanter og eventuelle faglige koordinatorer fra Frederikshavn kommune og repræsentanter fra Ernst & Young der vil være ansvarlig for den løbende styring, koordinering og sikring af handlingsplanens fremdrift og målopfyldelse. Vi anser det samtidig for en forudsætning for handlingsplanens bæredygtighed, at ledelsen indgår aktivt igennem hele processen ved deltagelse i ad hoc-møder og på forhånd fastsatte evaluerings- og justeringsmøder, således at alle berørte medarbejdere og aktører i processen får en oplevelse af at der er konsensus hele vejen rundt om handlingsplanens udmøntning. Vi har således en klar forventning om at ledelsen igennem hele udmøntningsprocessen træder tydeligt frem i forhold til resultater både positive og negative, ændringer af vante arbejdsgange, beslutninger og andet som måtte blive en konsekvens af indsatsen i handlingsplanen. 6

7 7

8 i. Projektets varighed og tidsplan, herunder evt. tidsplan for milepæle i projektet 2007 Punkt 3: Ansøgt støttebeløb og budget a. Beløbet der søges om? Kr ,00 b. Hvis projektet løber over flere kalenderår anmodes om en specificering af beløbets størrelse pr. kalenderår (fx kr i 2007 og kr i 2008) c. Bliver projektet medfinansieret fra andre instanser? (herunder også om der er søgt finansiering andet sted end hos Det Lokale Beskæftigelsesråd, Frederikshavn Kommune): Nej, der søges udelukkende midler hos LBR Frederikshavn Punkt 4: Evaluering af projektet Herunder ønskes en beskrivelse af, F) Efterprøvning og kvalitetssikring af administrationsgrundlaget Efter en periode, hvor det samlede administrationsgrundlag er implementeret og har været i anvendt i f.eks. 3 måneder sammenholdes (og testes) vedtagne ideal processer og best practice modeller med den faktuelle praksis på alle elementer. Denne sammenholdelse af besluttet praksis kontra faktuel praksis vil blandt andet blive afdækket med udgangspunkt i LEAN metoden, således at eventuelle forbedringer og / eller fejlfortolkninger kan synliggøres og drøftes. Det vedtagne administrationsgrundlag tilrettes herefter endeligt. a. Hvornår projektet tænkes evalueret? Ved udgangen af 2007 b. Hvilke metoder og redskaber, der tænkes anvendt til evaluering af projektet, herunder ønskes en beskrivelse af hvorledes der kan foretages effektmålinger på projektet? Se punkt 4 8

9 Punkt 5: Revision (Revisors navn, adresse, telefonnummer, fax og adresse) Ernest & Young 9000 Ålborg Ansøgers underskrift: Dato Ansvarshavende for organisationen (+ evt. stempel) 9

10 Vejledning til ansøgningsskema Det Lokale Beskæftigelsesråd Generelt om ansøgningsskemaet Ansøgningsskemaet udfyldes i hånden, på skrivemaskine eller på PC. Alle felter skal udfyldes. Ansøgninger til Det Lokale Beskæftigelsesråd er omfattet af offentlighedsloven og er derfor som hovedregel tilgængelige for offentligheden. Skemaets punkt 1: Kontaktpersonen er den person, der kan kontaktes for yderligere oplysninger, dokumentation, midtvejsstatus, evaluering af projektet samt vedr. forbrug af projektmidlerne mv. Ansvarlig for organisation er den person, der kan forpligte organisationen juridisk. Skemaets punkt 2: Under dette punkt gives en beskrivelse af projektet, herunder en beskrivelse af indholdet, det formodede forløb, målgruppen for projektet, de forventede resultater mv. Det er her væsentligt, at projektet ligger inden for rammerne af de indsatsområder som LBR, Frederikshavn Kommune, støtter i ansøgeråret. Der skal i beskrivelsen gives en begrundelse for, hvorfor netop dette projekt er særlig relevant, herunder evt. dokumentation af problemets omfang. Baggrunden for projektet kan være et problem eller en mulighed for udvikling som ansøgeren er blevet opmærksom på. Målgruppen for projektet skal beskrives, så det klart fremgår, hvilke persongrupper, der kan have glæde af projektet samt hvilke person- og evt. personalegrupper, der kan udnytte projektets resultater. Aktiviteterne i projektet skal beskrives, herunder hvilken metode og redskaber, der anvendes for at opfylde projektets formål. I forbindelse med beskrivelse af projektets formål, mål og delmål med projektet er det væsentligt at tydeliggøre, hvilket problem projektet formodes at kunne løse samt hvilken udvikling projektet formodes at kunne sætte i gang. I forbindelse med beskrivelse af projektets succeskriterier finder LBR det væsentligt at få beskrevet udgangspunktet for projektet, herunder det faktuelle udgangspunkt, samt hvilke kriterier der skal være opfyldt for at projektansøger finder, at projektet har været en succes. Eksempelvis kan det for et projekt, der har til hensigt at nedbringe antallet af sygemeldte være relevant at beskrive, hvor mange sygemeldte der er i kommunen, hvor mange syge- 10

11 meldte der kan deltage i projektet samt hvor mange af disse personer, der skal være raskmeldte for, at projektet kan siges at være en succes. LBR finder det i denne forbindelse med projektansøgninger væsentligt, at succeskriterier bliver fastsat og beskrevet inden igangsættelse af projektet, da sådanne kriterier anses for en del af den efterfølgende evaluering og effektmåling på projektet. De forventede resultater i forhold til målgruppen skal beskrives, herunder findes det relevant at få beskrevet hvilke resultater, der forventes af et eventuelt samarbejde mellem flere parter i projektet. Organisering af projektet skal beskrives. Det skal beskrives, hvilke samarbejdsparter, der deltager i projektet, herunder skal det fremgå om relevante myndigheder, virksomheder og faglige organisationer er hørt om deres holdning og inputs til projektet og om disse parter er inddraget i projektarbejdet. Udtalelser fra relevante virksomheder og organisationer kan eventuelt vedlægges ansøgningen som bilag. Hvis der deltager flere virksomheder eller institutioner i projektet skal det beskrives, hvordan et eventuelt samarbejde mellem flere parter i projektet koordineres, herunder om der skal nedsættes en styregruppe. I forbindelse med projektets varighed og tidsplan skal start- og sluttidspunkt for projektet oplyses. Tidsplanen for projektet skal desuden indeholde en skitseret plan for hovedtrækkene i projektet, for eksempel ved en opdeling af projektet i faser. Vigtige milepæle i projektet skal fremgå af tidsplanen. Skemaets punkt 3: Det skal fremgå, hvor stort et beløb der søges om. Hvis der søges om støtte til et flerårigt projekt, skal det ansøgte beløb fordeles på de pågældende år., f.eks. kr i 2007 og kr i Specificeret budget skal vedlægges ansøgningen. Budgettet skal balancere således, at eventuel medfinansiering fra ansøger selv eller fra andre kilder indgår i budgettet. Det skal fremgå af ansøgningen om ansøgeren har søgt finansiering af projektet fra andre instanser. Skemaets punkt 4: Det skal beskrives, hvornår og hvordan evaluering af projektet gennemføres, herunder skal der redegøres for, hvordan erfaringerne fra projektet kan udnyttes i den daglige drift i kommunen, når projektet er afsluttet. Her kan det også beskrives om andre parter kan tænkes at have glæde af resultaterne. Hvis det i forbindelse med evaluering påtænkes at sammenligne deltagergruppe med en kontrolgruppe, skal deltagergruppe og kontrolgruppe være sammenlignelige. Der skal ved 11

12 ansøgning redegøres for hvorledes deltager- og kontrolgruppe udvælges og påtænkes sammenlignet. Skemaets punkt 5: Ansøgers revisor skal oplyses. Der gøres her opmærksom på, at LBR ikke dækker udgifterne til revision. Underskrift: Ansøgningen skal underskrives af den ansvarshavende for organisationen. 12

13 Vilkår for administration og evaluering af projekter Det Lokale Beskæftigelsesråd Frederikshavn Kommune Udbetaling af økonomisk støtte fra Det Lokale Beskæftigelsesråd, Frederikshavn Kommune, sker på følgende vilkår: Bekræftelse af, at idéen gennemføres sker ved underskrift på bevillingsaftale, som fremsendes til ansøger umiddelbart efter bevilling. Ændringer af projektaktiviteterne skal øjeblikkeligt meddeles til Det Lokale Beskæftigelsesråd, som skal godkende den reviderede aktivitetsplan. Ændringer i de budgetterede indtægter eller udgifter skal meddeles til og godkendes af Det lokale Beskæftigelsesråd. Status og evalueringskrav til bevillingsmodtager Det Lokale Beskæftigelsesråd ønsker at følge sine bevillinger tæt og modtageren af støtte vil derfor kunne forvente at blive kontaktet flere gange i projektperioden. Bevillingsmodtager skal være opmærksom på, at: LBR forventer, at bevillingsmodtager fører løbende status på projektet. LBR forbeholder sig ret til løbende at udbede sig statusrapporter fra projektet. LBR forventer, at der aflægges midtvejsstatus på alle bevilgede projekter. Alle projekter skal slutevalueres. LBR forventer således, at der foreligger slutevaluering samt revideret regnskab ved projektets afslutning samt at bevillingsmodtager er indstillet på at fremlægge evalueringen for LBR. LBR forbeholder sig ret til at anmode kommunen om at foranledige tilbagebetaling af uforbrugte midler fra afsluttede eller afbrudte projekter. Midtvejsstatus og evaluering skal som minimum indeholde følgende oplysninger: Historik, resumé vedr. baggrunden for projektet Projektforløbet Effektmålinger, herunder om der leves op til de i projektansøgningen beskrevne succeskriterier. Målopfyldelse. Lever resultaterne af projektet op til de mål og delmål, der blev beskrevet i den oprindelige projektansøgning mv. Det videre projektforløb (beskrives kun ved midtvejsstatus). Her kan der fx indgå beskrivelse af, hvad der skal ske videre, hvordan et evt. kuldsejlet projekt kan bringes på rette spor igen mv.) Bud på evt. implementering af projektets resultater i kommunens drift. Regnskab Regnskab og revision Regnskab over indtægter og udgifter skal aflægges senest 2 måneder efter projektafslutning. De ansvarlige for gennemførelse af projektet skal på forlangende fremvise bilagsma- 13

14 teriale. Regnskabet skal være attesteret af revisor. Det skal her bemærkes, at Det Lokale Beskæftigelsesråd ikke dækker udgifter til revision. Udbetaling af støttebeløb fra Det Lokale Beskæftigelsesråd sker i årlige rater for ét kalenderår ad gangen. 14