TIL BEBOERNE I AFDELING 73

Transkript

1 TIL BEBOERNE I AFDELING 73 VÆRSGO Her får du materiale til afdelingsmødet: Dagsorden Forretningsorden for afdelingsmødet Afdelingens driftsbudget 2016 Vedligeholdelsesopgaver 2016 Planlagt vedligeholdelse Årsregnskab Forslag 3. september 2015

2 Dato 3. september 2015 Afdeling 73 DAGSORDEN TIL AFDELINGSMØDE i Caféen på Hjortshøj Lokalcenter onsdag den 16. september 2015 kl. 19:00 Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent 2. Godkendelse af forretningsorden for afdelingsmødet 3. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde 4. Godkendelse af budget og vedligeholdelsesplan for Indkomne forslag a. Husdyrreglement b. Ændring af vedligeholdelsesplan c. Etablering af carporte d. Etablering af udvendige vandhaner e. Sprøjtemidler f. Asfaltsti g. Vedl.beplantning, redskaber m.v. 6. Valg a. Valg af 5 bestyrelsesmedlemmer for 2 år (på valg er Christian Sørensen, Heidi Erler, Jonas Westh Sloth, Karsten Thybo Jensen og Kristian Nors Skov) b. Valg af suppleant(er) 7. Eventuelt Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen

3 Forretningsorden for afdelingsmødet Afdeling 73 Afdelingsmødets opgaver 1. På det årlige, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet) godkender afdelingsmødet afdelingens driftsbudget, idet det samtidig besluttes, hvor detaljeret godkendelsen skal være. 2. Afdelingsmødet beslutter, om afdelingens årsregnskab fremover skal godkendes på afdelingsmødet. I så fald skal der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder et budgetmøde og et regnskabsmøde. Afdelingsmødet beslutter også, hvilket af de to ordinære møder der skal være valgmøde med valg af repræsentanter til afdelingsbestyrelse og eventuelt til repræsentantskab. 3. Hvis afdelingsmødet har besluttet, at der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder, så skal afdelingsbestyrelsen fremlægge sin beretning på regnskabsmødet. 4. Afdelingsmødet træffer beslutning om: Arbejder og aktiviteter (fx forbedringer, renoveringer og forebyggende socialt arbejde) Individuel måling af vand Ændringer af husorden (herunder regler om husdyr) Udvidet råderet for beboerne (udvendige råderetsarbejder og kollektiv råderet) Sammenlægning af afdelinger Indvendig vedligeholdelses- og istandsættelsesordning (A- eller B-ordning). 5. Afdelingsmødet godkender eller forkaster øvrige forslag fra beboerne i afdelingen, afdelingsbestyrelsen, boligorganisationens bestyrelse og øverste myndighed. 6. Afdelingsmødet kan uddelegere afdelingsmødets og afdelingsbestyrelsens kompetence på konkrete områder til beboergrupper, opgange, udvalg el. lign. Afdelingsmødets afholdelse 7. Alle beboere og myndige medlemmer i husstandene har adgang til afdelingsmødet. Boligorganisationens bestyrelse og medarbejdere har også adgang til mødet men uden stemmeret. Afdelingsmødet kan desuden beslutte, at andre deltager i mødet, ligeledes uden stemmeret. Boligorganisationens bestyrelse kan også beslutte, at andre deltager i mødet med taleret og uden stemmeret. 8. Afdelingsbestyrelsen sikrer, at der udleveres to stemmesedler til hver fremmødt husstand. De fremmødte kontrolleres ved afkrydsning på beboerlisten. 9. Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen. Dirigenten sikrer, at vedtægterne og forretningsorden overholdes. 10. Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg. Dirigenten fastsætter antallet af medlemmer til stemmeudvalget. 11. Afdelingsmødet vælger en referent, der laver et referat af beslutninger og eventuelle afstemninger. Referatet underskrives af dirigenten og afdelingsformanden. Referatet skal gøres tilgængeligt for afdelingens beboere senest fire uger efter mødet på afdelingens hjemmeside eller ved opslag for afdelingens beboere. 12. Dirigenten styrer rækken af talere. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller afdelingsmødet beslutter at fastsætte en begrænsning. Man kan ikke komme med indlæg til et punkt på dagsordenen, at debatten om punktet er slut. Valg og afstemninger 13. Afdelingsmødet bestemmer afdelingsbestyrelsens størrelse (mindst tre og et ulige antal) og vælger medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen. 14. Afdelingsmødet beslutter, om formanden for afdelingsbestyrelsen vælges på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv. 15. Afdelingsmødet beslutter, om der vælges repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter for disse på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen udpeger afdelingens repræsentantskabsmedlemmer. I begge tilfælde er afdelingens beboere og disses myndige husstandsmedlemmer valgbare. 16. Ved valg og øvrige afstemninger har hvert tilstedeværende beboelseslejemål to stemmer uanset antallet af fremmødte personer fra lejemålet. 17. Afdelingsmødet afgør alle spørgsmål ved almindeligt flertal blandt de afgivne stemmer bortset fra valg og de spørgsmål, som if. vedtægterne har fastlagte stemmeandele. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i afgivne stemmer. 18. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Forslag om skriftlig afstemning om andre spørgsmål afgøres ved almindeligt flertal. Herudover afgør dirigenten afstemningsformen. 19. Hvis afdelingsmødet skal vælge formand og der kun er én kandidat, så er personen valgt uden afstemning. 20. Hvis der er to kandidater til formandsvalget, så vælges den, der ved skriftlig afstemning får over halvdelen af de afgivne stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Hvis der herefter stadig er stemmelighed, findes formanden ved lodtrækning. 21. Hvis der er foreslået flere end to kandidater til formandsvalget, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning får flere end halvdelen af de afgivne stemmer, så foretages ny skriftlig afstemning mellem de to kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer. 22. Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab og suppleanter gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig. 23. Oplysning om afdelingsbestyrelsens sammensætning (antal, navne, adresser og evt. ) sendes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Oplysning om afdelingens repræsentanter (antal, navne, adresser og evt. ) sendes ligeledes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Referat af afdelingsmødet sendes til administrationen senest én måned efter mødet.

4 Budget 2016 hovedlinjer Afdeling 73 Virup Skovvej Hvad er budget 2016? Budgettet viser, hvad din afdeling forventer af indtægter og udgifter i I almene boliger må der ikke budgetteres med over- eller underskud. Hvis udgifterne er større end indtægterne, stiger din husleje. Vedligeholdelsesplanen afgør, hvilke forbedringer af boligerne, der kan sættes i værk. På afdelingsmødet fremlægger afdelingsbestyrelsen budgettet, som er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Og sammen med dine naboer skal du godkende budgettet på afdelingsmødet. Det gælder også de arbejder i vedligeholdelsesplanen, der skal gennemføres i Huslejen stiger med 3,5% i 2016 Din husleje stiger med 3,5% fra 1. januar Eksempler på fremtidig husleje (budgettet som foreslået) Afd Boligtype Månedlig leje Ny leje Stigning 2-rumsbolig (74 m2) kr kr. 199 kr. 3-rumsbolig (93 m2) kr kr. 241 kr. 4-rumsbolig (113 m2) kr kr. 267 kr. Bemærk, at der kun er tale om eksempler. De kan afvige fra din husleje også i samme boligstørrelse. Vedligeholdelsesplan Budgettet omfatter også en plan for de projekter, der er nødvendige at gennemføre i det kommende år. Du kan se hele vedligeholdelsesplanen i et særskilt bilag. Du skal særligt være opmærksom på, om der står beløb under Optagelse af lån. Det betyder, at der optages et lån, der medfører lejeforhøjelse. Henlæggelser Hvert år lægger afdelingen penge til side i budgettet. Den opsparing går til vedligeholdelsesarbejder i afdelingen. I 2016 henlægger afdelingen 80 kr. pr. kvadratmeter. I alt var der ved udgangen af 2014 henlagt 66 kr. pr. kvadratmeter i afdelingen. Beløbene skal ses i sammenhæng med de projekter, der står på vedligeholdelsesplanen de næste årtier. Er der mange eller store projekter, kræver det store henlæggelser er der færre, kan afdelingen klare sig med lidt mindre. Du kan se i vedligeholdelsesplanen, om der over de næste 20 år henlægges nok til de arbejder, der skal laves.

5 Udgifter 2016 Budget 2016 Nogle punkter i budgettet kan du og dine naboer påvirke på afdelingsmødet (GRØN). Andre punkter i budgettet kan beboerne ikke umiddelbart påvirke medmindre man fx sparer mere på energien (GUL). Endelig er nogle punkter i budgettet givet af lovgivning og andre forhold, som afdelingsmødet ikke har indflydelse på (RØD): Påvirkes Besluttes Ingen indflydelse Konto Regnskab 2014 Budget 2015 Budget 2016 Almindelig vedligeholdelse Ændring (betyd.) Ejendomsfunktionær og renholdelse % Drift af fællesfaciliteter Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter m.m El og varme Vandafgift Renovation m.m Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse Henlæggelse til istandsættelse ved fraflytning Henlæggelse til tab ved fraflytning Andre udgifter Ydelser på prioritetslån % Administrationsbidrag Ejendomsskatter % Forsikringer Overført til resultatkonto I alt % Udgifterne bliver dækket af disse indtægter: Konto Regnskab 2014 Budget 2015 Budget 2016 Husleje Renter Afvikling af overskud m.v I alt Ændring (betyd.) Da udgifterne er større end indtægterne, er det som anført ovenfor nødvendigt at hæve huslejen med 3,5%. Kapitaludgifter Offentlige udgifter m.m. Administration Henlæggelser Ejendomsfunktionær og renholdelse Vedligeholdelse Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Andre driftsudgifter 1% 5% 10% 5% 10% 0% 3% 66% Du kan få det fulde budget for afdeling 73 Virup Skovvej på mkl@bk-aarhus.dk eller Det kan også findes på Boligkontoret Århus afdeling 73 2 af 2

6 Vedligeholdelsesopgaver i 2016 Afdeling 73 Virup Skovvej Afdelingsmødet skal vedtage, hvilke vedligeholdelsesopgaver der skal laves i afdelingen i Nedenfor kan du se afdelingsbestyrelsens forslag til projekter i det kommende år. De er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Bygningsdel Aktivitet Næste år Belægninger Vedligehold af belægninger Belægninger Plads til haveaffald Hegn Vedligeholdelse af hegn * Småbygninger ikke reg. som bygninger Vedligeholdelse af skure * Altan Vedligeholdelse af altaner * Udvendig dør Vedligeholdelse af indgangsdøre * Gulv Vedligeholdelse af klinkegulve * Trappe Vedligeholdelse af udvendige trapper * Vindue Vedligeholdelse af vinduer og terrassedøre * Indervæg Vedligeholdelse af indvendige vægge med fliser * Indervæg Maling vægflader * Ydervæg Vedligeholdelse af ydervægge Elforsyningsanlæg (samlet) Vedligeholdelse af solcelleanlæg * Vandsystem (samlet) Vedligeholdelse af vandinstallation inkl. bl. batterier * Varmeanlæg (samlet) Vedligeholdelse af varmeinstallation inkl. termostater * Ventilationsanlæg (samlet) Rensning og indregulering af ventilation samt udskiftning af * Køkkeninventar Vedligeholdelse af skabe, køkken, bad og garderobe * Tekst Næste år Planlagt vedligeholdelse Budgetteret henlæggelse Henlæggelser først på året Henlæggelser sidst på året Vedligeholdelsesopgaver mærket med * gentages hvert år. Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 73 Virup Skovvej er vedlagt til orientering.

7 Budget 2016 vedligeholdelsesplan Afdeling 73 Virup Skovvej Vedligeholdelsesplanen beskriver de arbejder, der skal laves i afdelingen de næste 19 år for at holde afdelingen i forsvarlig stand. Det er afdelingsmødet, der hvert år beslutter vedligeholdesplanen for det følgende år i år altså Bygningsdel Aktivitet Belægninger Vedligehold af belægninger Belægninger Plads til haveaffald Hegn Vedligeholdelse af hegn Afløbssystem (samlet) Vedligehold afløb, dræn og brønde I jord Legepladsudstyr Vedligeholdelse og inspektion af legeplads Småbygninger ikke reg. som bygninger Vedligeholdelse af skure Småbygninger ikke reg. som bygninger Skur til haveredskaber Træer Beplantning iht. forslag etape Altan Vedligeholdelse af altaner Udvendig dør Vedligeholdelse af indgangsdøre Fundament Vedligeholdelse af sokkel Gulv Vedligeholdelse af klinkegulve Port Vedligeholdelse af port Trappe Vedligeholdelse af udvendige trapper Vindue Vedligeholdelse af vinduer og terrassedøre Indervæg Vedligeholdelse af indvendige vægge med fliser Indervæg Maling vægflader Ydervæg Vedligeholdelse af ydervægge Elforsyningsanlæg (samlet) Vedligeholdelse af solcelleanlæg Vandsystem (samlet) Vedligeholdelse af vandinstallation inkl. bl. batterier Varmeanlæg (samlet) Vedligeholdelse af varmeinstallation inkl. termostater Ventilationsanlæg (samlet) Rensning og indregulering af ventilation samt udskiftning af Ventilationsanlæg (samlet) Udskiftning af ventilation Køkkeninventar Vedligeholdelse af skabe, køkken, bad og garderobe Køkkeninventar Køkkenudskiftning Maskiner og maskinanlæg Vedligeholdelse og udskiftning af maskiner Plæneklipper Total Boligkontoret Århus afdeling 73

8 Tekst Planlagt vedligeholdelse Budgetteret henlæggelse Henlæggelser sidst på året Planlagt vedligeholdelse Budgetteret henlæggelse Henlæggelser sidst på året Boligkontoret Århus afdeling 73

9 Regnskab 2014 Afdeling 73 Virup Skovvej Resultatopgørelse Regnskab Budget Budget Udgifter kr. kr. kr. Ydelser på oprindelige lån i afdelingen Vand- og vandafledningsafgifter Renovation Afdelingens energiforbrug Administrationsbidrag Dispositionsfonden og bidrag til arbejdskapital Ejendomsskat, forsikring samt evt. A- og G-indskud Offentlige og andre faste udgifter i alt Ejendomsfunktionær og renholdelse Almindelig vedligeholdelse Planlagt og periodisk vedligeholdelse Vedligeholdelse dækket af henlæggelser Istandsættelse ved fraflytning m.v Istandsættelse dækket af henlæggelser Vaskeri, fælleslokaler m.m Diverse udgifter, herunder afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Variable udgifter i alt Henlæggelser til vedligeholdelse og fraflytning Samlede ordinære udgifter Ydelse på lån til forbedringsarbejder m.v Tab ved lejeledighed m.v Tab dækket af dispositionsfonden Tab dækket af henlæggelser Tab ved fraflytning Tab dækket af dispositionsfonden Tab dækket af henlæggelser Overført fra resultatkonto Andre ekstraordinære udgifter Ekstraordinære udgifter i alt Udgifter i alt Årets overskud overført til resultatkonto Udgifter og evt. overskud i alt Indtægter Leje Renter Drift af fællesfaciliteter Overført fra resultatkonto Andre ordinære indtægter Ordinære indtægter i alt Tilskud og driftsstøtte Ekstraordinære indtægter Indtægter i alt Årets underskud overført til resultatkonto Indtægter og evt. underskud i alt

10 Regnskab 2014 fortsat Balance pr. 31. december Aktiver kr. kr. Anlægsaktiver i alt Omsætningsaktiver i alt Aktiver i alt Passiver Henlæggelser: Planlagt og periodisk vedligeholdelse Istandsættelse ved fraflytning (A-ordningen) Istandsættelse ved fraflytning (B-ordningen) Fælleskonto 0 0 Istandsættelse ved fraflytning (B-ordningen) Istandsættelse 0 0 Tab ved lejeledighed og fraflytning Øvrige henlæggelser 0 0 Resultatkonto Langfristet gæld i alt Kortfristet gæld i alt Passiver i alt Regnskabet for afdelingen er revideret i henhold til instruks om revision af almene boligorganisationers regnskaber. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Hvis du ønsker et mere detaljeret regnskab, kan du kontakte administrationen eller se på

11 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 73 Dato 28. august 2015 Endelig godkendelse af nedenstående husdyrreglement. Dette blev som udgangspunkt lavet som et midlertidigt regulativ og vi ønsker nu at det får sin endelige godkendelse. På afdelingsmødet den 17. September 2014 i afdeling 73 blev det besluttet, at det er tilladt at holde én hund eller én inde-kat pr lejemål. Afdelingsbestyrelsen pålagde bestyrelsen at lave et husdyrreglement inden 1. December Et udvalg har udarbejdet et forslag, som er revideret og vedtaget i bestyrelsen den 5. November. Følgende regler er gældende for husdyrhold i afdeling 73: Hunde skal på afdelingens område føres i bånd så kort, at dyret holdes tæt ind til ledsageren. Katte skal holdes inden døre eller føres i bånd så kort, at dyret holdes tæt ind til ledsageren. De må ikke løbe frit. Det påhviler husdyrets ledsager at drage omsorg for, at det ikke forurener afdelingens gangstier, bygninger, indgangspartier, anlæg eller lignende. Efterladenskaber samles op af husdyrets ledsager og smides I egen skraldespand. Husdyret må ikke forvolde skade på afdelingens bygninger, beplantning, anlæg eller lignende. Husdyret skal altid når det færdes udenfor lejligheden bære et halsbånd forsynet med et skilt, der angiver besidderens/lejerens navn og adresse. Det er ikke tilladt at have forbudte hunderacer jf. lovgivningen. Husdyret må ikke være til væsentlig gene for de andre lejere I afdelingen på grund af støj, lugt, uhumskhed, fare eller frygtfremkaldelse. Ønsker du at anskaffe et husdyr eller har du et, ved indflytningen i afdelingen, skal du anmelde dit husdyr. Skemaet kan hentes på afdelingens hjemmeside. Ansøgningsskemaet skal i udfyldt stand afleveres til administrationen på boligkontoret senest en uge efter at husdyret er anskaffet. Ved husdyrets død eller afskaffelse skal dette meddeles boligforeningens administration. Såfremt ovennævnte regler for husdyrhold ikke overholdes, vil husdyret blive krævet fjernet. Venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen

12 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 73 Dato 28. august 2015 Der er afsat kroner i vedligeholdelsesplanen 2016 til belægninger. Disse var afsat til at vi selv skulle betale for opkørsler, men i mellemtiden har grundejerforeningen etableret disse opkørsler. Forslaget lyder på, at de kroner nedsættes med så der bliver kroner, så 2016 følger "rytmen" med kroner afsat hver andet år. Dette kan gøres for at formindske huslejestigningerne. Venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen

13 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 73 Dato 28. august 2015 Bestyrelsen stiller til forslag at der må opsættes carport af denne type. Med den præmis at de følger den vedlagte plan.

14

15

16 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 73 Dato 31. august 2015 Mulighed for etablering af udvendige vandhaner ved boligerne til prisen 1.450,- plus moms. OBS.: De 16 lejligheder i blok B, samt fra kan ikke få monteret vandhaner efter den model som de andre kan få. Deres køkkener ligger jo midt i lejligheden, så de skal have trukket rør på væggen og så om til havesiden hvis de skal have en. Derfor skal der indhentes individuelle tilbud. Priser og tilbud indhentet af Inspektør Chris Mikkelsen. Venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen

17 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 73 Dato 11. september 2015 Jeg foreslår det forbud som handler om det ikke er tilladt for beboerne at bruge sprøjtemidler i haverne også skal gælde for alle fælles arealer som bliver vedligeholdt af Boligkontorets ansatte eg samt af anlægsgartnere udefra. Venlig hilsen Regitze Sonne Virup Skovvej 185

18 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 73 Dato 11. september 2015 Vi foreslår asfaltstien foran husrække E og rund til asfaltstien på havesiden af samme husrække bliver forbundet langs vejen rundt om skurene med æbletræerne. Den ønskede asfaltsti vil blive knap 30 meter lang og bredde ca. 1,3 meter. Formålet med dette er børnene kan køre rundt om husrækken uden at køre ud på vejen. Flere forældre har tidligere efterspurgt dette. Derudover vil det også være en fordel for fodgængere der skal gå ned til bagerste blok. Prisoverslag kr. Forslaget er stillet på vegne af haveudvalget. Venlig hilsen Regitze Sonne Virup Skovvej 185

19 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 73 Dato 2. september 2015 På vegne af haveudvalget under afdelingsbestyrelsen stiller jeg følgende forslag: Haveudvalget under afdelingsbestyrelsen foreslår der afsættes kr. årligt til vedligehold på de etablerede projekter på boligforeningens egne arealer samt til at holde fællesskuret ved lige med værktøj til udlån til gavn for alle beboere i afdelingen. Kasper Tangsig Virup Skovvej 171