Tilbudsmateriale: Ny Storage løsning. 1. Introduktion. 2. Løsningsoverblik. 2. januar 2012

Transkript

1 2. januar 2012 Tilbudsmateriale: Ny Storage løsning. 1. Introduktion Dette tilbudsmateriale er annonceret på Syddjurs Kommunes hjemmeside iht. Bekendtgørelsen af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter, nr af 07/2/2007. Tilbudsmaterialet skal opfattes som information om de krav, behov og ønsker, Syddjurs Kommune har til etableringen af en ny storage løsning. Der er i tilbudsmaterialet valgt en form, hvor de indledende afsnit gør rede for rammerne og målsætningen for den ønskede storage løsning. Efterfølgende gennemgås en række udvælgelses- og tildelingskriterier, som er vores overordnede krav for vores valg af leverandør. Leverandørerne bedes i besvarelserne forholde sig til opfyldelsen af disse kriterier. Dokumentet indeholder ligeledes formalia om vores forventninger til svarmateriale og den videre dialog med jer som leverandører samt tidsfrister og kontaktoplysninger. 2. Løsningsoverblik Syddjurs Kommune ønsker at anskaffe en ny storage SAN løsning. Der skal tilbydes en fleksibel løsning, hvor nøgleordene er enkelt, simpel og fleksibel IT infrastruktur. Løsningen skal sikrer en redundant, effektiv og skalerbar storage SAN løsning, der vil kunne håndtere Syddjurs Kommunes stigende behov for diskplads over en tidshorisont på minimum 4 år. Ligeledes skal løsningen være baseret på et forretningsgrundlag der bygger på, at IT skal drives as-a service med shared infrastruktur, hvor servere, storage og netværk smelter sammen i én infrastruktur enhed. Løsningen skal derfor understøtte et forretningskrav om nye samarbejder og nye services. Storagekapacitets behovet er pt. 19 TB, som er i brug i dag. SAN løsningen skal fra starten indeholde 1/3 ekstra ledigt diskplads i forhold til nuværende forbrug af diskplads. Der skal samtidig være plads til yderligere disk udvidelser, når behovet opstår. SAN løsningen skal opbygges med 40 % SAS diske og 60 % SATA diske. Løsningen skal være en netværksbaseret storage SAN løsning med 10 GbE interfaces. Storage SAN løsningen skal bygge på en virtuel storage arkitektur. SAN løsningen skal kunne håndtere IOPS, og skal samtidig være forberedt til at kunne håndtere optil IOPS. Derudover stilles der krav om minimum 256 GB caching funktionalitet i storage systemet. Storage systemet skal kunne arbejde med virtuelle LUN s og vi skal kunne ændre størrelse på LUN s under drift. Der skal være et service fællesskab med vores eksisterende Cisco UCS server og VMware server virtualiserings løsning. I SAN løsningen skal der være samtidig support for iscsi + NFS + CIFS protocollen. Integreret i løsningen skal der være et SAN Baseret Backupsystem, der kan tage backup af SQL,

2 Exchange, Oracle, SharePoint og VMware. Snapshots skal være supporteret. Storage systemet skal køre med deduplikering af primær storage og thin provisioning skal være understøttet. Der skal desuden være RAID beskyttelse mod dobbelt diskfejl. Alle licenser til ovenstående skal være inkluderet i den tilbudte Storage SAN løsning. Sidst men ikke mindst skal der være en 24/7 hardware serviceaftale med 4 timer reaktionstid på Storage SAN løsningen. Der ønskes priser på serviceaftale i op til 4 år. 3. Tidsfrister Svarmateriale til prækvalifikationen skal være Syddjurs Kommune i hænde senest torsdag d kl for at komme i betragtning. Den detaljerede tidsplan er beskrevet i afsnit 6. De prækvalificerede leverandørers løsningsforslag og tilbud skal være Syddjurs Kommune i hænde senest tirsdag d kl for at komme i betragtning. Den detaljerede tidsplan er beskrevet i afsnit Kontaktoplysninger Svarmateriale og løsningsforslag sendes pr. mail til: IT-driftschef Lone Smedegaard Krings lsk@syddjurs.dk Bemærk, at det er muligt at fremsende spørgsmål til tilbudsmaterialet. Spørgsmål kan fremsendes til Lone Smedegaard Krings (lsk@syddjurs.dk) løbende, dog senest fredag d kl Anonymiserede spørgsmål og svar vil løbende blive publiceret på Syddjurs Kommunes hjemmeside: dog senest fredag d kl Målsætning Syddjurs Kommune ønsker at anskaffe en ny Storage SAN løsning, der har et officielt service fællesskab med vores eksisterende Cisco UCS servermiljø og VMware server virtualiseringsmiljø. Kontrakten skal indeholde en 24/7 hardware serviceaftale og SLA med 4 timers tilkalde service gældende for en 4-årig periode. Der kan evt. blive tale om hjælp til efterfølgende implementering, men dette er fornuværende ikke en del af det der skal afgives tilbud på. 5. Givne rammer Syddjurs Kommune ønsker storage løsningen leveret og installeret i 1Q Tilbudspriser, som ligger højere end EU-udbudsgrænsen, vil ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen. SAN løsningen skal passe ind i et eksisterende miljø, dvs. der skal være et service fællesskab med vores eksisterende Cisco UCS blade server og VMware server virtualiserings løsning.

3 Den udvalgte leverandør udarbejder oplæg til hardware servicekontrakt, som efterfølgende gennemgås af Syddjurs Kommunes juridiske afdeling, Indkøbsafdelingen og IT-afdelingen. 6. Formalia og tidsplan Syddjurs Kommune er ikke ansvarlig for omkostninger, som leverandøren måtte have i forbindelse med udarbejdelsen af svarmateriale. Såfremt flere leverandører byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til Syddjurs Kommune. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken leverandør Syddjurs Kommune kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for den/de øvrige leverandør(er). 6.1 Aflysning Indtil tilbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil Syddjurs Kommune kunne aflyse tilbuddet eller dele heraf hvis Syddjurs Kommune har saglig grund hertil. 6.2 Projektets overordnede tidsplan Uge Dato Klokken Aktivitet :00 Annoncering via hjemmesiden :00 Deadline for aflevering af svarmateriale (prækval) Leverandører får svar og de prækvalificerede bedes udarbejde et tilbud der afleveres d kl :00 Deadline for aflevering af spørgsmål :00 Seneste publicering af svar på spørgsmål på :00 Deadline for aflevering af løsningsforslag inkl. økonomi fra leverandører Evt. Teknisk afklaring med leverandører og valg af leverandør 4 & Frivillig Stand Still på 10 dage Indgåelse af kontrakt med leverandør Seneste levering af SAN storage løsning 7. Prækvalifikation Vi forventer, at jeres svarmateriale til prækvalifikationen som minimum indeholder dokumentation for at mindstekravene i afsnit 7.1 opfyldes samt forholder sig til, at mindstekravene til tilbudsgivning i afsnit 8 skal opfyldes ved en evt. tilbudsgivning.

4 7.1 Prækvalifikation: Mindstekrav Erklæring om forfalden gæld til det offentlige og artikel 45: Leverandøren skal udfylde og underskrive Bilag 1 - Erklæring om forfalden gæld til det offentlige og artikel 45. Det er et ufravigeligt krav og manglende udfyldelse og underskrift vil medføre, at leverandøren fravælges i prækvalifikationen. Udfyldt bilag 2 mindstekrav til prækvalifikation: Leverandøren skal udfylde Bilag 2 Ny Storage løsning prækval. Det er et ufravigeligt krav og manglende udfyldelse og underskrift vil medføre, at leverandøren fravælges i prækvalifikationen. Samarbejde med andre leverandører: Leverandøren skal, hvis Syddjurs Kommune beslutter det, kunne acceptere at samarbejde med andre leverandører på projektet samt andre parallelle projekter. SLA og support: Leverandøren skal kunne yde support i løbet af max 4 timer i krisesituationer. 7.2 Prækvalifikation: Skriftlig redegørelse for leverandøren Leverandøren skal kunne dokumentere en rimelig økonomisk soliditet og udbredelse i markedet. At ovenstående krav er opfyldt skal dokumenteres gennem en skriftlig redegørelse med følgende indhold: Kort redegørelse for leverandørens historie, herunder baggrund, antal ansatte, kompetencer etc. Hvis der er en underleverandør eller samarbejdspartner, så ønskes også en kort redegørelse for dennes historie, herunder baggrund, antal ansatte ect. Hvilke betingelser gælder for den SLA, som leverandøren skal tilbyde? Referencer til andre offentlige eller private virksomheder, som leverandøren har leveret en tilsvarende løsning til. 7.3 Prækvalifikation: Evalueringskriterier Svarmaterialet består af bilag 1 (underskrevet), bilag 2 (udfyldt) og en skriftlig redegørelse for virksomheden som beskrevet ovenfor. Efter deadline for aflevering af svarmateriale vurderer Syddjurs Kommune, hvilke leverandører, der bedst opfylder krav og kriterier beskrevet i afsnit 7. Der udvælges på denne baggrund et antal leverandører, som indbydes til at give et tilbud til Syddjurs Kommune. Kommunen vil prækvalificere mellem 3 og 5 leverandører baseret på samlet set mest attraktive samarbejdspartner. Følgende parametre indgår i denne vurdering: 1. Leverandørens økonomiske soliditet og udbredelse i markedet 2. Leverandørens referencer med præference for offentlige kunder

5 3. SLA aftale betingelser 4. Leverandørens kompetencer i forhold til service De prækvalificerede leverandører får besked senest fredag d med henblik på udarbejdelse af en detaljeret tilbudsgivning. Det skriftlige materiale vedr. tilbuddet skal afleveres senest mandag d kl Mindstekrav til tilbudsgivning Det understreges, at tilbuddet SKAL indeholde følgende mindstekrav. Mindste krav til ny storage løsning: 1. Der ønskes tilbud på en netværksbaseret storage SAN løsning med 10 GbE interfaces. 2. Storagekapacitets forbruget er pt. 31 TB allokeret. SAN løsningen skal fra starten indeholde 1/3 ekstra ledigt diskplads i forhold til nuværende forbrug af diskplads. Der skal samtidig være plads til yderligere disk udvidelser, når behovet opstår. 3. SAN løsningen skal kunne håndtere IOPS, og skal samtidig være forberedt til at kunne håndtere optil IOPS. 4. SAN løsningen skal opbygges med 40 % SAS diske og 60 % SATA diske. 5. Storage løsningen skal bygge på en virtuel storage arkitektur. 6. Der skal være et service fællesskab med vores eksisterende Cisco UCS server og VMware server virtualiserings løsning. 7. I SAN løsningen skal der være samtidig support for iscsi + NFS + CIFS protocollen. 8. Der stilles krav om minimum 256 GB caching funktionalitet i storage systemet. 9. Storage systemet skal kunne arbejde med virtuelle LUN s og vi skal kunne ændre størrelse på LUN s under drift. 10. Snapshots skal være supporteret. 11. Storage systemet skal køre med deduplikering af primær storage. 12. Thin provisioning skal være understøttet.

6 13. Der skal være RAID beskyttelse mod dobbelt diskfejl. 14. Integreret i løsningen skal der være et SAN Baseret Backupsystem, der kan tage backup af SQL, Exchange, Oracle, SharePoint og VMware. 15. Alle licenser til ovenstående skal være inkluderet i den tilbudte SAN løsning. 16. Der skal være en 24/7 Hardware serviceaftale med 4 timers reaktionstid på løsningen. Der skal angives pris for en sådan serviceaftale på 4 år. 17. Hardwaren skal kunne leveres på Syddjurs adresse senest d Tilbud på ny Storage SAN løsning Vi forventer at jeres tilbud som minimum indeholder følgende: Overblik over den tilbudte konfiguration. Specifikationer i form af styklister på den tilbudte konfiguration. Specifikation af og betingelser gældende for den hardware serviceaftale, SLA, som kræves. Samlet økonomisk oversigt. Enhedspriser på delelementer i den tilbudte konfiguration. En gennemgang i prosa af den tilbudte Storage SAN løsning og om hvorledes kravene i afsnit 8 bliver opfyldt. Det er en fordel at fortælle om konkrete eksempler på, hvordan lignende løsninger er anvendt til at løse tilsvarende opgaver ved andre gerne offentlige kunder. Leverandøren forventes efterfølgende at blive en potentiel implementeringspartner for Syddjurs Kommune. Derfor forventer vi, at I ligeledes redegør for følgende i jeres svarmateriale: Oplysninger om værktøjer og dokumentationsform, da vi i forbindelse med en implementering ønsker en udførlig dokumentation. Oplysninger om jeres koncept for test og kvalitetssikring, så oppetiden i forbindelse med den forestående serverplatformsudvidelse kan opretholdes. Oplysninger om, hvilke faste kontaktpersoner og deres individuelle kompetancer, som evt. vil skulle indgå i tæt samarbejde med Syddjurs Kommunes IT afdeling om en efterfølgende installation, konfiguration og implementering af løsningen.

7 10. Tilbudsafgivning og tildeling Det skriftlige tilbud skal bestå af en løsningsbeskrivelse som beskrevet i afsnit 9 samt et udfyldt Bilag 3 vedr. mindstekrav. Tilbuddet skal afleveres senest tirsdag d kl Syddjurs Kommune vil vælge leverandør baseret på det økonomisk mest fordelagtige tilbud. I vores udvælgelse af leverandør lægger vi vægt på følgende parametre: Generel kvalitet af besvarelsen Pris Kompetancer på de faste kontaktpersoner Test og kvalitetssikring Dokumentation Den udvalgte leverandør kan forvente at få besked senest fredag d Derefter vil der være en frivillig stand still inden kontraktindgåelse på 10 dage fra d Derved forventes indgåelse af kontrakt at foregå tirsdag d