Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering Brugervejledning SharePoint abonnementer. Version: 1.3 Seneste opdatering: 9.

Transkript

1 Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering Brugervejledning SharePoint abonnementer Version: 1.3 Seneste opdatering: 9. oktober 2014

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 OM BRUGERVEJLEDNINGEN 3 2 AUTORISATION 4 3 ADGANG TIL MODULET ABONNEMENTER 5 4 OPRET ABONNEMENTER VÆLG FORMAT PÅ RAPPORTEN VÆLG UDSENDELSESFREKVENS AF RAPPORTEN 7 5 AJOURFØRING OG SLETNING AF ET ABONNEMENT 9 6 FAQ 10 Brugervejledning SharePoint abonnementer Side 2 af 10

3 1 Om brugervejledningen Denne vejledning beskriver, hvordan du kan abonnere på rapporter, så du automatisk modtager dem på . Dette reducerer behovet for at skulle logge på SharePoint for at afvikle rapporterne selv. Har du problemer med funktionaliteten, eller spørgsmål om autorisation, kan du kontakte STAR Landssupport på Det er Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings Kontor for Digitalisering og Support, der ejer løsningen. Du kan kontakte Igor Stiftar hvis du har spørgsmål til løsningens indhold. Brugervejledning SharePoint abonnementer Side 3 af 10

4 2 Autorisation For at få adgang til abonnements-modulet skal du være tilknyttet et jobcenter eller en a-kasse. Du vil kun kunne få adgang til at oprette abonnementer på rapporter, du i forvejen har adgang til. Vær desuden opmærksom på, at der ikke kan oprettes abonnementer på rapporter, der indeholder CPR-numre, selv om du har adgang til dem på SharePoint. Denne begrænsning sikrer, at personhenførbare data ikke sendes ud via mail, der ikke er sikker mail. Brugervejledning SharePoint abonnementer Side 4 af 10

5 3 Adgang til modulet Abonnementer Løsningen ligger på adressen For at logge på Abonnement, kan du gøre ét af følgende (se desuden skærmdump): Log på SharePoint, hvor du i Nyhedsruden får vist de moduler, du har adgang til. Klik på Abonnement under Mine Adgange Vælg Menupunktet Værktøjer Abonnement. Du vil blive bedt om at indtaste dine brugerkoder. Hvis du allerede er logget på SharePoint, skal du ikke angive dine koder Klik på Abonnement i kolonnen Øvrige. Du kommer til siden med beskrivelse af modulet og link til vejledningen. Nederst på siden klikker du på knappen Log ind. Du vil blive bedt om at indtaste dine brugerkoder. Hvis du allerede er logget på SharePoint, skal du ikke angive dine koder. Når du kommer til velkomstsiden på Abonnement, vil du, hvis du i forvejen har dannet rapporter, få vist en liste over dine rapporter se skærmdump på næste side. Har du ingen rapporter, vil du få vist beskeden Du har desværre ikke adgang til nogen rapporter det er muligt at abonnere på. Brugervejledning SharePoint abonnementer Side 5 af 10

6 1. Rapport: Visning af rapportens navn 2. Visning af den adresse abonnementet sender rapporten til (du kan kun vælge den , du er oprettet med på SharePoint) 3. Format: Du kan her vælge hvilket format rapporten skal sendes i. Du kan vælge mellem formaterne PDF, Word og Excel 4. Udsendelsesfrekvens: Du kan vælge mellem ugentlig og månedlig udsendelse. Følgende gennemgås nedenfor: Brugervejledning SharePoint abonnementer Side 6 af 10

7 4 Opret abonnementer Vælg den rapport du vil oprette et abonnement på og tryk på: kolonne: som du finder i den sidste 4.1 Vælg format på rapporten Der er kommet et lille rødt ikon: ved under det grønne flueben. Ved klik på dette ikon annullerer du oprettelsen af et abonnement: Når du skal vælge, hvilket format du ønsker at modtage rapporten i, klikker du på drop downlisten i kolonnen Format. Her vælger du, om SharePoint skal sende dig: en nøjagtig kopi af rapporten i PDF format, eller om du ønsker at modtage den i Excel eller du ønsker at modtage rapporten i Wordformat. Dette format gør det nemt at inkludere rapporten i andet materiale. 4.2 Vælg udsendelsesfrekvens af rapporten Klik på drop down-listen i kolonnen Udsendelsesfrekvens og vælg, om du ønsker rapporten sendt en gang om ugen (mandag) eller en gang om måneden (hver den første). Har du behov for et andet interval, skal du logge på SharePoint og køre rapporten manuelt. Når du har valgt frekvensen, afslutter du ved at klikke på det grønne flueben. Abonnementet er nu oprettet, og du vil automatisk modtage den pågældende rapport med den valgte frekvens. Brugervejledning SharePoint abonnementer Side 7 af 10

8 Som bekræftelse af at abonnementet er oprettet vises din mail-adresse i kolonnen og hele linjen gøres grøn. Du modtager samtidigt en mail, der bekræfter oprettelsen: Brugervejledning SharePoint abonnementer Side 8 af 10

9 5 Ajourføring og sletning af et abonnement Du kan til enhver tid logge på SharePoint og ændre eller slette abonnementet. Du kan ændre format og/eller frekvens ved at klikke på knappen rediger : og tilsvarende helt slette abonnementet med knappen slet :. Vær opmærksom på, at dine rapporter ikke slettes. Det er kun den automatiske udsendelse af rapporter, der slettes. OBS: Hvis du skulle miste adgang til SharePoint, på grund af at dit password er udløbet, vil du fortsat modtage rapporterne. Automatisk fremsendelse af rapporter vil kun stoppe, i fald du mister dine rettigheder til at afvikle rapporterne på SharePoint. Brugervejledning SharePoint abonnementer Side 9 af 10

10 6 FAQ Datointervaller: SPM: Hvis man logger på SharePoint og går ind på rapporterne, kan man bestille et helt specifikt dato-interval for rapport XX. Hvorfor kan man ikke det på abonnement? SVAR: For at kunne køre rapporterne i abonnements løsningen er det nødvendigt, at behandle alle lige. Det er derfor besluttet, at rapporterne køres med år-til-dato data. SPM: Hvad hvis jeg gerne vil have rapporten tilsendt dagligt? SVAR: Første version af abonnementsløsningen er med vilje gjort forholdsvis enkel, og er primært rettet mod brugere, som ellers sjældent ville logge på SharePoint. I første omgang forudsættes det derfor, at brugere, der har behov for hyppigere opdatering end ugentligt, højest sandsynligt alligevel er logget på SharePoint og kan køre rapporterne selv. Søgekriterier: SPM: Den rapport jeg gerne vil abonnere på har flere variable end abonnementet tillader mig at vælge imellem hvad sker der så? SVAR: Hvis en rapport har mere end dato-interval som søgekriterie køres den med de kriterier den default har SharePoint, - det vil sige sådan som du vil se den, hvis du ikke selv ændrer i søgekriterierne. Har du brug for at se specifikke datointervaller og/eller kombinationer af søgekriterier, kan du fortsat logge på SharePoint og angive dine søgekriterier. Brugervejledning SharePoint abonnementer Side 10 af 10