Introduktion til arbejdet på et lokalhistorisk arkiv

Transkript

1 The medium is the message Marshall McLuhan: : Understanding Media. 1964

2 De kulturbevarende institutioner (ABM) ARKIVE R -Offentlig e - Private Biblioteker - Bibliotekslov en Museer - Museumslov en

3 Private arkiver Private arkivalier Foreningsdrevne arkiver Stadsarkiver 7 arkiver Selvejende arkiver Offentlige arkivalier Private arkivalier Biblioteksdrevne arkiver Reguleret af Biblioteksloven Museumsdrevne arkiver Reguleret af Museumsloven

4 Rigsarkivet København Rigsarkivet Fyn - Rigsarkivet - Landsarkivet Sjælland - Landsarkivet Fyn -Dansk Data Arkiv Rigsarkivet Rigsarkivet Viborg Rigsarkivet Aabenraa Rigsarkivet Århus - Erhvervsarkivet

5 Rigsarkivets formål (Arkivlovens 4) 1. Sikre bevaring af arkivalier 2. Sikre muligheden for kassation 3. Stille arkivalier til rådighed for borgere og myndigheder 4. Vejlede borgere og myndigheder i brug af arkivalier 5. Forske og formidle forskningen Historisk værdi Dokumentation af væsentlige administrative forhold Retslig betydning for borgere og myndigheder. Skal ske i samarbejde med myndighederne.

6 Landsorganisationer SLA (Sammenslutningen af Lokalarkiver) LASS De øvrige amtskredse ODA (Organisationen af danske arkiver) Oprettet: 2006 Antal medlemmer:49 arkiver (2014) Webside: Oprettet: 1949 Antal medlemmer: 505 arkiver (2014) 45 ekstraordinære medlemmer (2014) Webside: www. danskearkiver.dk

7 Arkivsamvirker i Sønderjylland Tønder kommunes arkivsamvirke Haderslev kommunes arkivsamvirke Sønderborg kommunes lokalhistoriske arkivsamvirke Samrådet for Lokalarkiver i Aabenraa kommune Samrådet for Lokalarkiver i Kolding kommune Samrådet for Lokalarkiver i Vejen kommune

8 Historiske foreninger og forskningsinstitutioner i Sønderjylland Historisk Samfund for Sønderjylland Historisk Samfund for Als og Sundeved Lokalhistoriske foreninger (60 foreninger i Sønderjylland). Studieafdelingen/arkivet ved Dansk Centralbibliotek for Sydslesvig Institut for Grænseregionsforskning. Syddansk Universitet Museum Sønderjylland, ISL-Lokalhistorie Heimatkundliche Arbeitsgemeintschaft für Nordschleswig Archiv/HistorischeForschungsstelleder Deutschen Volksgruppe in Dänemark Deutsches Museum Nordschleswig

9 Introduktion til arbejdet Arkivloven 1. Offentlig forvaltning og domstole 2. Anerkendte trossamfund, ministerialbøger 3. Ikke offentlige selskaber, institutioner og 4. Privatretslige foreninger selskaber og organisationer 5. Private arkivalier Hvis: 1) Udgifter betales af staten eller kommuner 2) Ved lov tillagt beføjelser på statens eller kommuners vegne. Hvis: 1) Bevarelse må anses for væsentlige efter arkivloven. Gælder de offentlige arkivers virksomhed. IKKE private arkiver.

10 Introduktion til arbejdet Arkivloven Aflevering af statslige arkivalier Statens myndigheder og institutioner, folkekirken samt anerkendte trossamfund kan kun aflevere deres arkivalier til Statens Arkiver Private personer, virksomheder eller institutioner, som er i besiddelse af arkivalier hidrørende fra tidligere eller eksisterende statslige myndigheder, skal aflevere arkivalierne til Statens Arkiver. Statens ret til arkivalier kan ikke ophøre ved ekstinktion eller hævd.

11 Arkivloven Aflevering af statslige arkivalier Kommunerne kanaflevere deres arkivalier til kommunale arkiver. Kommunerne kanaflevere deres arkivalier til Statens Arkiver. Kommunale arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, og som skal bevares, skal afleveres til et offentligt arkiv. Afleveringen skal finde sted senest på det tidspunkt, hvor de pågældende oplysninger ellers skulle slettes af den dataansvarlige myndighed.

12 Arkivloven Tilgængelighed Arkivalier, der er skabt af den offentlige sektor og domstole, er tilgængelige, når de er 20 år gamle ( 22). Arkivalier, der indeholder oplysninger om personers private og økonomiske forehold, er tilgængelige, når de er 75 år gamle ( 23).

13 Introduktion til arbejdet Arkivloven Tilgængelighed Folkekirkens og de anerkendte trossamfunds ministerialbøger, sønderjyske personregistre og borgerlige ægteskabsbøgerer tilgængelige, når de er 50 år gamle. Døds-og begravelsesregistre er tilgængelige, når de er 10 år gamle. Tilgængelighedsfristen for en arkivenhed, regnes fra en arkivenheds slutningsår. Tilgængelighedsfristen for et dokument regnes fra dokumen-tets sidst indførte dato.

14 Krav til vedtægter for drift Bestemmelse om arkivets dækningsområde. Garanti for, at samlingerne forbliver i offentligt eje. Brug af samlingerne skal ske under opsyn. Ansvaret for drift af arkivet skal kunne placeres. Arkivet skal overholde SLA sgenerelle minimumskrav til arkivdrift. Krav til fast åbningstid.

15 Aflevering til Lille Afkrog arkiv

16 Kassation

17 Samlingstyper Proviensprincip (arkivskaberen) Særsamlinger Personarkiver Foreningsarkiver Firmaarkiver Institutionsarkiver Filmsamlinger Båndsamlinger Kortsamlinger Småtryk Udklipssamlinger

18 SLA s registrerings- system - oversigt Arkivfondsregistrering Billedregistrering Indkomstregistrering Kortregistrering Lydbånd, film, video m.m. Småtryk. Udklipssamlinger

19 Indkomstregistrering

20 Introduktion til arbejdet Arkivfondsregistrering

21 Billedregistrering

22 Materialer

23 Digitale arkivalier Problemer for eftertiden Hardware Software

24 Digital bevaring 1) Udprint 2) Kopiering 1) Optisk (copy copy copy) lagringsmedier 2) Harddiske Sataog SSD

25 Digital bevaring København Bit-og logisk bevaring (copy copy copy) Århus Aabenraa

26 Formidling Udstillinger Ud og se Foredrag Byvandringer Ud og se Personlig formidling Bøger og artikler Fordybelse The medium is the message Marshall McLuhan: Understanding Media E-bøger Websider Facebook Instagram twitter Fordybelse.Den digitale bog Det store digitale leksikon Sociale medier

27 Arkivjubilæum

28 Introduktion til arbejdet Bogudgivelse

29 Tavshedserklæring Arkivet skal ikke være lokalsamfundets sladdercentral. Der er ikke tale om en juridisk bindende erklæring. Skal højne medarbejdernes bevidsthed og forsigtighed i omgang med fortrolige oplysninger. Overtrædelse af tavshedspligten bør altid medføre bortvisning. Originalblanket kan rekvireres på SLA s sekretariat.

30 Kontakten til brugerne Et godt miljø: Arkivet skal være røgfrit af hensyn til brandfare og andre læsesalsgæster. Frokosten skal ikke nydes sammen med arkivalierne. Gør læsesalen til en behagelig oplevelse. Læsesalen skal altid være overvåget. Hæng ikke originale billeder op på væggene. Brug kopier. Hav et godt håndbogsbibliotek med generelle værker, opslagsbøger og registraturer. Hav et opslagsværk med informationer til gæsterne og gæsterne imellem.

31 Kontakten til brugerne Telefoniske henvendelser: Start med at nævne arkivets og eget navn. Hav altid en blyant og blok liggende ved siden af telefonen. Lav et ringbind med forespørgsler.

32 Introduktion til arbejdet Kontakten til brugerne Korte og ukomplicerede spørgsmål kan klares med det samme. Større og komplicerede spørgsmål bør stiles pr. brev eller mail. Træf evt. en særlig aftale. Overvej hvor lang tid I vil bruge til at besvare et spørgsmål. Arkivet skal ikke lave folks slægtsforskning. Større spørgsmål kan evt. udføres mod betaling. Et klar svar: Det vigtigste skal komme først. Sig nej til kancellisprog.

33 Introduktion til arbejdet Kontakten til brugerne Større grupper: Større grupper bør aftale tid i forvejen. Bed om oplysninger vedrørende antallet af deltagere. Er der plads nok? Forlang tid til forberedelse af besøg! Hvad er gruppens forudsætninger? Forventer de at få noget skriftligt med hjem? Har arkivet ressourcer til arbejdet? Gruppen bør arbejde særskilt fra læsesalen, så de ikke forstyrrer. Nye brugere: Bør gives en kort introduktion til arkivet og dets samlinger.

34 Udlån Arkivet er ikke et bibliotek. Arkivet kan udlåne til andre arkiver og biblioteker, der kan opbevare og håndtere arkivalierne under betrykkende forhold. Man kan lave fotokopier. Bør altid foretages af en arkivmedarbejder af hensyn til arkivalierne.