REFERAT AF STYRINGSDIALOGMØDE MED DOMEA KØBENHAVN REPRÆSENTERET VED DOMEA DEN 9. JANUAR 2012

Transkript

1 1 Deltagere Domea København v/ Domea Pia Christiansen (Domea) Jytte Jensen (Domea) Mona Bojko (Domea) Rikke Tobiesen (Domea) Jannie Larsen (Domea) Ole Pedersen (Domea) Københavns Kommune Ole Bjerregaard (Teknik og Miljøforvaltningen) Rebecca Forsman (Teknik og Miljøforvaltningen) Rune Gamby (Teknik og Miljøforvaltningen) Rina Sandberg (Teknik og Miljøforvaltningen) Kommunen oplyste, at Peder Lykke Centret ikke vil blive diskuteret på styringsdialogen, da sagen kører i et separat spor. Domea København fortalte, at man er godt i gang med at starte genhusningsprocessen og i midten af februar 2012 skrives kontrakt med genhusningskonsulent. Det blev aftalt, at Domea København sender mail til kommunen om status på genhusningsprocessen. Kommunen lovede at føre beskeden videre til Samarbejdsforum. 1. Opfølgning på styringsdialog og aftaler fra 2010 a. Drøftelse af hvad styringsdialogen og de indgåede aftaler har igangsat i boligorganisationerne samt b. Opfølgning på aftaler indgået i forbindelse med styringsdialogen 2010 Kommunen takkede for modtagelse af materiale, som det blev aftalt, at boligorganisationerne skulle sende til kommunen efter sidste års styringsdialog. Kommunen konstaterede, at en del af materialet var noget tyndt, og at man i år ser frem til mere fyldestgørende materiale og indholdsrige aftaler. Kommunen manglende desuden at få fremsendt redegørelse for Boligselskabet Kærbos dispositionsfond. Boligselskabet BSB København, Boligselskabet Amagerbo, Boligselskabet Kærbo og Københavns Ældreboligselskab er blevet lagt sammen til et nyt boligselskab Domea København, og parterne var derfor enige om at se fremad og fokusere mere på fremtiden end på tidligere aftaler. Herefter blev dokumentationspakken drøftet. DFB har oplevet tekniske vanskeligheder med at fremsende materiale over Almenstyringsdialog.dk. Ifølge Domea skyldes problemerne, at et enkelt regnskab er forsinket pga. regnskabstvist. Derudover skyldes problemerne, at selskabet har en

2 2 skæv regnskabsperiode, og Landsbyggefonden har ikke åbnet for indberetning af regnskaber med skæve regnskabsår. Kommunen orienterede om møde med Landsbyggefonden samme dag, hvor Landsbyggefonden forsikrede, at det vil være muligt at indberette regnskaber for 2010/2011 senere på dagen, og at Landsbyggefonden endvidere har foretaget en ændring i systemet, således at når fx 8o % af afdelingerne er indberettet, kan Domea generer styringsrapporten og arbejde videre med denne. Kommunen roste Domea København for udvikling af egne styringsrapporter, men opfordrede organisationen til at indberette de manglende dokumentationspakker, så snart dette er muligt på Almenstyringsdialog.dk. Landsbyggefonden anbefalede, at kommunen afholder styringsdialog med boligorganisationer med skæve regnskabsår først i kalenderåret for at kunne forholde sig til de nyeste tal. Domea København var positive. c. Status for levering af sær og puljeboliger Domea København skal ikke levere puljeboliger. Ifølge kommunen skal Domea København sammen med Danske Funktionærers Boligselskab levere 6 særboliger. De har leveret alle 6. Domea København mente, at de fire boligorganisationer i alt skal levere 7 særboliger. Det blev aftalt, at enten Tine Engelbrechtsen fra Teknik og Miljøforvaltningen eller Susan Fiil Præstegaard fra Socialforvaltningen kontakter Domea for at afklare, hvor mange særboliger de skal levere. 2. Hovedaftalens mål som ramme om samarbejdet a. Drøftelse af hvordan Hovedaftalen og de tilhørende succeskriterier påvirker dialogen omkring boligorganisationernes/ afdelingernes drift og udvikling Domea København forklarede, at sammenlægningen af boligorganisationerne har taget tid, derfor vil den nye organisation først have klarlagt politikker og strategier i løbet af sommeren Først derefter vil Domea København vide præcis, hvilken retning organisationen vil bevæge sig i. Kommunen roste organisationen for at være gode til at melde projekter ind til udbud. Kommunen informerede om Budgetaftale 2012, hvor der er afsat 65 mio. kr. til kommunal grundkapital til nybyggeri. Heraf er 35 mio. kr. øremærket til Nordhavnen. Kommunen opfordrede Domea København til at byde ind med projekter. 3. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler a. Domea Københavns vurdering af egen målopfyldelse i forhold til lovens generelle styringsmålsætninger (jf. paragraf 6 i almenboligloven) Domea København forklarede, at organisationen især har fokus på den økonomiske del af styringsmålsætningerne. Mange af organisationens midler vil i den kommende tid være øremærket Peder Lykke Centret, hvilket desuden gør det svært at byde ind med nybyggeri. Herefter blev enkelte afdelinger drøftet. Domea København er bekymret for, hvorvidt boligerne i den fremtidige

3 3 afdeling i Teglholmsgade kan lejes ud. Til gengæld er Domea København ikke bekymret for udlejning af boliger i AlmenBolig+ projektet på Ragnhildgade. 4. Økonomi og drift a. Tilbagemelding på kommunens kritiske regnskabsgennemgang Kommunen informerede om den kritiske regnskabsgennemgang, hvor der bl.a. tages fat i relevante konti, og afdelinger med kritiske nøgletal. De konti, kommunen særligt interesserede sig for, var vedr. underskud, opsamlede underskud og opsamlede henlæggelser. Tilbagemeldingen til boligorganisationerne om resultatet af gennemgangen sker på det årlige styringsdialogmøde. Efter sammenlægningen er den største udfordring, ifølge Domea København, at få styr på økonomien. Til gengæld er det blevet lettere at rekruttere til organisationsbestyrelsen. Domea København håber desuden at kunne etablere fælles drift på ejendomsfunktionærniveau. b. Fremtidig udvikling og anvendelse af dispositionsfonden, arbejdskapitalen og trækningsrettigheder Udviklingen i organisationens dispositionsfond blev drøftet. Domea København havde inden mødet fremsendt en 10 årig oversigt over dispositionsfonden. Kommunen efterspurgte politikker for anvendelse af dispositionsfonden og anbefalede aktiv anvendelse af denne. Domea København fortalte, at de arbejder på at udvikle en politik for dispositionsfonden og regner med, at den er færdig engang i Det blev aftalt, at Domea København sender politikken til kommunen, så snart denne er udarbejdet. Domea København arbejder desuden på en personalepolitik, som skal klargøre, hvilke aktiviteter afdelingernes fælleslokaler kan benyttes til. Planen er, at personalepolitikken ligeledes bliver færdig i Domea København sender personalepolitikken til kommunen. Kommunen spurgte, om Domea København screener deres afdelinger ud fra fysiske og sociale parametre og informerede om bl.a. Lejerbo, VIBO og fsb s arbejde med at rangdele afdelingerne efter bygningsmæssige, boligsociale og økonomiske status. Domea København oplyste, at der er igangsat et arbejde med en politik på området, som forventes færdig i Kommunen vil efterfølgende fremsende Lejerbos rangdeling/screening af afdelinger. c. Orientering om modernisering af lejekontrakter for institutionslejemål Kommunen oplyste, at et arbejde med fælles paradigme til kontrakt for institutionslejemål er påbegyndt i en arbejdsgruppe nedsat af Samarbejdsforum. Arbejdet ventes færdigt i efteråret Kommunen opfordrede Domea til at gennemgå institutionslejemålene for at sikre, at den rette leje opkræves. Domea København revurderer leje senest når udlejnings og driftsaftalerne skal genfor

4 4 handles, men gerne før. 5. Udviklingen i antallet af udsættelser i DFB a. Drøftelse af hvordan Domea København vurderer udviklingstendensen i udsættelser Kommunen har via styringsdialogen fået tilbagemeldinger fra boligorganisationerne om udsættelser. Enkelte boligorganisationer har identificeret mindre stigninger, men generelt er antallet af udsættelser lavere end forventet. Kommunen ønskede en status på udviklingen i antallet af udsættelser i Domea København. Domea København oplyste, at de ikke har registreret en stigning i antallet af udsættelser pga. lejerestancer. I Peder Lykke Centret var der både i 2009/2010 og i 2010/2011 ni beboere, som blev sat ud. I Gadekærvej var der én udsættelse i 2009/2010 og igen én i 2010/ Byggeri, renoveringer og klima a. Teknisk tilsyn i de almene boligafdelinger Status og anbefalinger Kommunen informerede om resultaterne af kommunens Teknisk Tilsyn 2011 (før kaldet Udvidet Teknisk Tilsyn ). 30 afdelinger blev screenet og 16 afdelinger blev udvalgt til Teknisk Tilsyn. Udgangspunktet for udvælgelse er afdelinger, som ligger i de udsatte byområder. De overordnede konklusioner viser, at 7 afdelinger var i god stand, mens 9 afdelinger var i mindre god stand. Det Tekniske Tilsyn 2011 viste desuden, at der er behov for en særlig opmærksomhed på opretholdelsen af et tilstrækkeligt henlæggelsesniveau hos afdelinger, som afventer Landsbyggefondsstøtte. Kommunen fortalte, at omfanget af det Tekniske Tilsyn fremover vil blive reduceret. Domea København oplyste, at de gerne vil melde to afdelinger ind til Teknisk Tilsyn 2012 og har allerede indsendt vedligeholdelsesplaner osv. b. Klimatilpasning hvilke overvejelser har boligorganisationen herom? Kommunen spurgte til organisationens indsats ift. klimatilpasning og klimapolitik. Domea København informerede om udviklingen af et klimaspil til beboere og bestyrelser, som skal motivere til energirigtige bygningsforbedringer og ændringer af adfærd. Domea har ikke en egentlig klimapolitik og har endnu ikke tænkt klima ind i driften, men organisationen har stort fokus på energirigtig renovering. Domea har ligeledes udviklet et demokratispil til bestyrelse og beboere for at sætte fokus på og forbedre beboerdemokrati og afvikling af afdelingsmøder. Domea København har ikke udarbejdet fremtidssikringsanalyser på afdelingerne, kun i Gadekærvej er der i forbindelse med helhedsplanen udarbejdet en fremtidssikringsanalyse. Helhedsplanen i Gadekærvej har fået tilsagn på 80 mio. kr. fra Landsbyggefonden.

5 5 c. PCB i bygningerne har boligorganisationen en strategi for kortlægning heraf? Domea København oplyste, at de har foretaget en screening af alle afdelinger med henblik på at kortlægge omfanget af PCB i bygningerne. Screeningen har ikke fundet PCB i afdelingerne. d. Drifts og vedligeholdelsesrutiner sammenholdt med henlæggelsesniveauet samt strategi for henlæggelser ud over 10 år Kommunen opfordrede Domea København til at fokusere på sammenhængen mellem DV planer og henlæggelsesniveauet. Kommunen påpegede, at der er nogle afdelinger, hvor de akkumulerede henlæggelser til PPV skønnes utilstrækkelige. Gennemsnitlig set har afdelingerne kun halvt så mange vedligeholdelsesarbejder, som andre afdelinger. Det kunne tyde på, at der mangler nogle vedligeholdelsesarbejder i DV planerne. 7. Afdelinger i Domea København med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal a. Vores regnskabsgennemgang af afdelingerne viser økonomiske problemer i en række afdelinger, herunder særligt i Randersgade/Rothesgade og Gadekærvej, hvor de akkumulerede underskud er betydelige Revisor anbefaler, at der henlægges, indtil afdelingerne har nået et niveau på kr. pr. lejemål på konto 401. Dette svarer til ca kr. pr. m². Kommunen ville i den forbindelse høre, hvordan Domea København forholder sig til revisors opfordring. Domea København erkender, at tallet er højt, men mener samtidigt, at det er en god tommelfingerregel for at få afdelingerne til at henlægge mere. På nuværende tidspunkt står der gennemsnitlig set kun 136 kr. pr. m² på konto 401. Kommunen opfordrede til, at organisationen genovervejer henlæggelsesniveauet og oplyste, at kommunen normalt anbefaler at henlægge kr. pr. m² på konto 120. Gennemsnittet for hele København er ca. 140 kr. pr. m², mens Domea København kun henlægger gennemsnitlig ca. 96 kr. pr. m². Kommunen anbefalede organisationen at udarbejde en politik for henlæggelser, og det blev aftalt at inddrage alle arbejder i DV planerne. Domea København gjorde opmærksom på, at organisationen allerede stræber efter at gøre planerne mere udførlige. Endvidere blev det aftalt, at henlæggelserne sættes op, så de når et lovgivningsmæssigt acceptabelt niveau. Kommunen orienterede om, at 7 ud af 11 afdelinger må påregne underskud og opfordrede til at sætte større fokus på budgettet. Domea København oplyste, at organisationen har stort fokus på budgettilpasning fx har man i afdelingerne 64 1 Frederikssundsvej og 64 2 Gudenåvej sat huslejen op med 10 %. Heldigvis har huslejestigningen ikke resulteret i større fraflytning. Domea København informerede om, at underskuddet i Randersgade/Rothesgade afvikles hurtigere end forventet.

6 6 Det blev aftalt, at Domea København fortsætter arbejdet med at budgettere mere præcist for at undgå underskud. b. Ønsker om aftaler med Københavns Kommune Domea har via styringsrapporterne indmeldt ønsker om aftaler i forhold til afdeling Gertsvej og afdeling Kurlandsgade. I Gertsvej mangler fortovene nedkørsel til gaden så folk med rolatorer og kørestole kan færdes. Kommunen oplyste, at Domea København skal kontakte enten Henriette Skovgaard på tlf.nr.: eller Flemming Hartmuth på tlf.nr.: fra Center for Trafik/Vejforvaltning under Teknik og Miljøforvaltningen. Domea København ville desuden høre Kommunen, om det er muligt i at forlænge lejekontrakten, så dem, der bor i ungdomsboliger, kan blive boende 6 mdr. efter endt uddannelse. Spørgsmålet er stillet ift. ungdomsboligafdelingen Kurlandsgade. Domea København forklarede, at spørgsmålet er stillet, fordi flere af de unge ikke har fundet en anden bolig, når de afslutter deres uddannelse. Kommunen oplyste, at det ifølge loven er muligt under visse omstændigheder jf. Bekendtgørelse af lov om leje af almene boliger 85, stk. 2. Kommunen gjorde dog opmærksom på, at boligerne skal være forbeholdt unge under uddannelse. Kommunen påpegede desuden, at det vil være uheldigt, hvis en evt. dispensation gives på baggrund af subjektive vurderinger. 8. Ungdomsboliger deltagelse i fællesanvisning til ungdomsboliger Kommunen informerede om den nye Ungdomsboligstrategi og opfordrede Domea København til at deltage i fællesanvisning til ungdomsboliger. Domea København oplyste, at de tidligere har udlejet enkelte ungdomsboliger gennem CIU. Domea København vil gerne drøfte fællesanvisning med kommunen og vil afvente yderligere information fra Kommunen. 9. En ny boligorganisation i Københavns Kommune a. Der ønskes en orientering fra Domea København om arbejdet med at sammenlægge fire boligorganisationer til en helt ny boligorganisation Domea København orienterede om sammenlægningen af de fire boligorganisationer. Domea København har udviklet koncept for sammenlægning/implementering af boligorganisationer, hvilket har effektiviseret processen. Domea København overvejer at sammenlægge flere organisationer og afdelinger i fremtiden. Derefter blev evt. udmeldelse af Tingvej drøftet. Kommunen informerede om processen for en evt. udmeldelse. Beslutning om udmeldelse kræver høring af alle afdelingsbestyrelser og af repræsentantskabet.

7 7 b. Boligorganisationens mål og fremtidige strategier Domea København informerede om udviklingen og anvendelsen af Lean i organisationen. Kommunen anbefalede Domea København at dele erfaringer og viden om Lean med andre boligorganisationer. Domea København fortalte, at de deltager i flere netværksgrupper bl.a. for forretningsfører. Kommunen spurgte, om Domea København vil holde oplæg om Lean og koncept for sammenlægning på ét af kommunens fremtidige områdemøder. Det blev aftalt, at kommunen kontakter Domea København for fastsættelse af dato og tidspunkt. c. Der ønskes en status på boligorganisationernes arbejde med forvaltningsrevisionen Punktet blev delvis drøftet under punkt 3. d. Ledelse og beboerdemokrati Punktet blev delvis drøftet under punkt 6 og 7. e. De kommende år ønskes en drøftelse af god almen ledelse herunder afdelingsbestyrelsens udgifter Kommunen informerede om tilsynet med afdelingsbestyrelsens udgifter. Der er et stigende fokus på sparsommelighed, effektivitet, fleksibilitet og udvikling, derfor vil kommunen gerne drøfte afdelingsbestyrelsens udgifter på et af de kommende års styringsdialogmøder. Dette udtrykte Domea København forståelse for. 10. Eventuelt Domea København orienterede om AlmenBolig+ projektet i Ragnhildgade. Domea København er i gang med at forbedrede udlejningsprocessen og vil i den forbindelse høre kommunen, om det er muligt at udleje boligerne ved lodtrækning. Normalt udlejes boligerne efter først til mølleprincippet, men Domea København frygter, at den store interesse for boligerne vil overbelaste serverne ligesom det skete for KAB. Domea København spurgte samtidig, om kommunen vil gøre brug af sin 30 % anvisningsret til 1. gangs udlejning af boligerne. Det blev aftalt, at kommunen giver tilbagemelding om mulighed for lodtrækning og om, hvorvidt kommunen vil gøre brug af anvisningsret til 1. gangs udlejning i Ragnhildgade. 11. Næste styringsdialogmøde Domea København udtrykte stor tilfredshed med årets styringsdialog, men opfordrede kommunen til at udarbejde kortere dagsordener med færre punkter og at informere nye deltagere om tidligere drøftelser ved evt. udskiftning undervejs på mødet. Det blev aftalt at afholde styringsdialog 2012 hos Domea København i Taastrup. Kommunen udsender invitation.

8 Aftaleoversigt for styringsdialogmødet 1 Aftale mellem Domea København og Københavns Kommune for driftsåret Aftalen er udarbejdet i forlængelse af styringsdialogmødet den 9. januar Aftaler på boligorganisationsniveau 1. Domea København sender mail til kommunen om status på genhusningsprocessen i Peder Lykke Centret. Kommunen fører beskeden videre til Samarbejdsforum. Ansvarlig for aftalen: Domea København og kommunen. Deadline for aftalen: Snarest. 2. Domea København indberetter manglende dokumentationspakker på Almenstyringsdialog.dk. Ansvarlig for aftalen: Domea København. Deadline for aftalen: Når det er muligt at indtaste nye oplysninger. 3. Tine Engelbrechtsen fra Teknik og Miljøforvaltningen eller Susan Fiil Præstegaard fra Socialforvaltningen kontakter Domea København for at afklare, hvor mange særboliger de skal levere. Ansvarlig for aftalen: Kommunen. Deadline for aftalen: Snarest. 4. Domea København fremsender politik for dispositionsfonden og personalepolitikken til kommunen, så snart disse er udarbejdet. Ansvarlig for aftalen: Domea København. Deadline for aftalen: Ultimo Kommunen fremsender Lejerbos rangdeling/screening af afdelinger. Ansvarlig for aftalen: Kommunen. Deadline for aftalen: Snarest. 6. Domea København fortsætter arbejdet med at budgettere mere præcist for at undgå underskud. Derudover arbejder Domea København for, at DV planerne indeholder alle vedligeholdelsesarbejder og på baggrund heraf øger henlæggelserne, så de når et lovgivningsmæssigt acceptabelt niveau. Ansvarlig for aftalen: Domea København. Deadline for aftalen: Næste styringsdialogmøde.

9 Aftaleoversigt for styringsdialogmødet 2 7. Det blev aftalt, at fortsætte dialog om fællesanvisning til ungdomsboliger. Ansvarlig for aftalen: Kommunen kontakter Domea København. Deadline for aftalen: Medio Kommunen kontakter Domea København for fastsættelse af dato og tidspunkt for oplæg om Lean og koncept for sammenlægninger. Ansvarlig for aftalen: Kommunen kontakter Domea København. Deadline for aftalen: Primo Kommunen giver tilbagemelding om mulighed for lodtrækning om Almenbolig+ boligerne i Ragnhildgade samt giver tilbagemelding om, hvorvidt kommunen vil gøre brug af anvisningsret til 1. gangs udlejning. Ansvarlig for aftalen: Kommunen. Deadline for aftalen: Primo 2012.