Sagsbehandlingsfrister ved behandling af anmodninger om aktindsigt

Transkript

1 Sagsbehandlingsfrister ved behandling af anmodninger om aktindsigt Statsforvaltningens brev til en borger: Henvendelse vedrørende aktindsigt Det fremgår af en skrivelse af 12. januar 2016 fra Hørsholm Kommune, at du har klaget over kommunens sagsbehandlingstid i en sag om aktindsigt. Sagen er indbragt for Statsforvaltningen, som i medfør af kommunestyrelseslovens 47 fører tilsynet med kommunerne. Resumé Hørsholm Kommune har ikke i den konkrete sag overholdt bestemmelsen om sagsbehandlingstid i offentlighedsloven 36, stk. 2, idet dine anmodninger om aktindsigt, som er fremsat henholdsvis den 15. og 21. december 2015, først er imødekommet den 26. januar Hørsholm Kommune har begrundet fristoverskridelsen med, at rådhuset har været lukket mellem jul og nytår samt med sygdom hos en central medarbejder i forhold til behandlingen af din aktindsigtsanmodning. Dato: Tilsynet Statsforvaltningen Storetorv Aabenraa Sagsnummer.: SAGSBEHANDLER: Jeanette Løgstrup-Nielsen Telefon: EAN-Nr skriv til os via borger.dk ÅBNINGS- OG TELEFONTIDER findes på Det er Statsforvaltningens opfattelse, at den tid der er medgået til behandlingen af din aktindsigtsanmodning ikke ligger inden for lovens rammer. Statsforvaltningen har herved lagt vægt på, at sagsbehandlingen af sager om aktindsigt skal prioriteres højt, at selvvalgte lukkedage skal medregnes ved fristberegningen, samt at personalemæssige forhold såsom sygdom kun kan begrunde en kortvarig udskydelse af afgørelsen om aktindsigt. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for Statsforvaltningens opfattelse. 1

2 Sagens baggrund Det fremgår af Hørsholm Kommunes skrivelse af 12. januar 2016 til Statsforvaltningen, at du på foranledning af kommunens lejemål vedr. Kong Georgsvej 5 til brug for flygtninge, den 15. december 2015 har begæret om aktindsigt i hele sagsbehandlingen. Det fremgår endvidere af sagens korrespondance, at du den 21. december 2015 har meddelt Hørsholm Kommune, at du er interesseret i et komplet overblik over sagen. I en ny senere samme dag har du oplyst, at du ønsker aktindsigt i hele den formelle kommunikation der har været udvekslet. Hørsholm Kommune har den 21. december 2015 meddelt, at kommunen ikke kan overholde sagsbehandlingsfristen i offentlighedslovens 36 på grund af forestående ferielukning fra den 23. december 2015 til den 4. januar Det oplyses endvidere, at din aktindsigtsanmodningen vil blive besvaret den 7. januar Den 7. januar 2016 har Hørsholm Kommune imidlertid meddelt, at fristen udskydes til den 4. februar 2016 på grund af sygdom. Den 7. januar 2016 har du herefter meddelt kommunen, at du ønsker at klage over den manglende overholdelse af lovgivningen. Den 12. januar 2016 har Hørsholm Kommune som nævnt rettet henvendelse til Statsforvaltningen med oplysning om din klage. Det fremgår af sagens korrespondance, at Hørsholm Kommune den 26. januar 2016 har imødekommet din anmodning om aktindsigt. Statsforvaltningens har den 9. februar 2016 telefonisk anmodet Hørsholm Kommune om at fremsende sagens akter. Akterne er samme dag modtaget i Statsforvaltningen. I den forbindelse har Hørsholm Kommune oplyst følgende: Kommunens udsættelse den med besvarelse af aktindsigtsbegæringen af til den skyldes, at rådhuset har været lukket imellem jul og nytår. Kommunens udsættelse den med besvarelse af aktindsigtsbegæring af til den skyldes alvorlig sygdom og hospitalsindlæggelse hos kommunens XX, som havde haft den korrespondance som borgeren overvejende ønskede aktindsigt i. XX vendte i et vist omfang tilbage den og aktindsigtsbegæringen er besvaret 6 dage efter nemlig den Der henvises til den kommenterede offentlighedslov side 642, afsnit

3 Statsforvaltningens kompetence Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. kommunestyrelseslovens 48, stk. 1. Statsforvaltningen kan udtale sig om lovligheden af kommunale dispositioner eller undladelser, jf. kommunestyrelseslovens 50. Statsforvaltningens udtalelse Offentlighedslovens 36, 38 og 39 har følgende ordlyd: 36. Bliver der fremsat anmodning om aktindsigt vedrørende dokumenter, der indgår i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en myndighed m.v., afgør denne myndighed m.v., om ansøgningen kan imødekommes. I andre tilfælde afgøres sager om aktindsigt af den myndighed m.v., der har dokumentet i sin besiddelse. Stk. 2. Vedkommende myndighed m.v. afgør snarest, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den, der har anmodet om aktindsigt, skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. [ ] 38. En afgørelse om afslag på aktindsigt, der er truffet af en kommune, en region eller et kommunalt fællesskab i sager, hvor der ikke er nogen administrativ klageinstans, skal være ledsaget af vejledning om muligheden for at indbringe sagen for den kommunale og regionale tilsynsmyndighed og om den fremgangsmåde, der er nævnt i 2. pkt. En henvendelse om at indbringe sagen for den kommunale og regionale tilsynsmyndighed skal rettes til den pågældende kommune eller region m.v. i overensstemmelse med ordningen i 37, stk. 2. [ ] 39. Hvis en myndighed ikke har færdigbehandlet en anmodning om aktindsigt inden 14 arbejdsdage efter modtagelsen, kan sagsbehandlingstiden påklages særskilt og direkte til den myndighed, der er øverste klageinstans i forhold til afgørelsen eller behandlingen i øvrigt af den pågældende sag. Stk. 2. Klagen fremsendes til den myndighed, hvis sagsbehandlingstid der klages over. Myndigheden skal, hvis den ikke har færdigbehandlet aktindsigtsanmodningen senest 7 arbejdsdage efter klagens modtagelse, videresende klagen til klageinstansen med en begrundelse for sagsbehandlingstiden. Ved forsinkelser uden fyldestgørende grund kan klageinstansen undtagelsesvis træffe afgørelse om aktindsigt. Stk. 3. Klageinstansen skal inden 20 arbejdsdage efter modtagelsen af en klage over sagsbehandlingstiden have færdigbehandlet klagen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet ikke er muligt. Klageren skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår klagen kan forventes færdigbehandlet. [ ] Statsforvaltningen er ikke en klageinstans, og der eksisterer derfor ikke en egentlig klageadgang i forhold til kommunernes afgørelser om aktindsigt. 3

4 Adgangen til at påklage sagsbehandlingstiden særskilt til den myndighed, der er øverste klageinstans i forhold til afgørelsen eller behandlingen i øvrigt af den pågældende sag, jf. offentlighedslovens 39, stk. 1, finder derfor ikke anvendelse i forhold til Statsforvaltningen. Spørgsmål om kommuners afgørelser om aktindsigt kan dog indbringes for Statsforvaltningen som kommunal tilsynsmyndighed, jf. offentlighedslovens 38, stk. 1. Offentlighedslovens 36, stk. 2, indeholder regler om sagsbehandlingstid og underretningspligt i aktindsigtssager. Det følger af offentlighedslovens 36, stk. 2, 1. pkt., at en anmodning om aktindsigt skal behandles snarest. Det fremgår af de specielle bemærkninger til bestemmelsen i lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013, at med udtrykket snarest er det tilsigtet, at en anmodning om aktindsigt skal behandles og afgøres så hurtigt som muligt. Dette indebærer, at vedkommende myndighed skal tilstræbe, at anmodninger om aktindsigt i sager, der er klart identificerede, og som indeholder et begrænset antal dokumenter, som ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, færdigbehandles i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af aktindsigtsanmodningen. Efter bestemmelsen i 36, stk. 2, 2. pkt., skal en anmodning om aktindsigt som udgangspunkt være færdigbehandlet inden 7 arbejdsdage efter anmodningen er modtaget, medmindre dette på grund af for eksempel sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Der er ikke tale om en udtømmende opregning, hvorfor også andre forhold kan begrunde en udsættelse af færdigbehandlingen af en aktindsigtsanmodning. Det kan for eksempel være berettiget at udsætte færdigbehandlingen i de tilfælde, hvor den pågældende myndighed på grund af tidligere indgivne anmodninger om aktindsigt ikke kan behandle sagen inden for 7 dage, eller at myndigheden må behandle andre hastesager, der i øvrigt er under ekspedition hos myndigheden. Desuden kan ressourcemæssige og personalemæssige forhold begrunde en kortvarig udskydelse af afgørelsen, hvis de specifikt rammer den del af myndigheden, som skal behandle anmodningen om aktindsigt. En udskydelse kan også begrundes ud fra, at den pågældende sagsbehandler er midlertidigt fraværende på grund af sygdom, bortrejse og lignende (f.eks. deltagelse i et efteruddannelseskursus af nogle dages varighed), jf. pkt i Justitsministeriets vejledning til offentlighedsloven samt Offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan, 1. udgave, 2014, s Almindelige ressourcemæssige forhold kan imidlertid ikke begrunde en udskydelse af aktindsigtsanmodningen. Det skyldes, at aktindsigtsanmodninger generelt skal behandles med særlig høj prioritet. I de tilfælde, hvor sagens omfang eller kompleksitet kan begrunde en fristoverskridelse, skal det tilstræbes, at anmodningen færdigbehandles inden for 14 arbejdsdage. I helt særlige tilfælde, hvor aktindsigtsanmodningen omfatter et meget stort antal dokumenter, eller hvor anmodningen rejser for eksempel juridiske spørgsmål af meget kompliceret karakter, skal det tilstræbes, at anmodning- 4

5 en færdigbehandles senest inden for 40 arbejdsdage. Det kan for eksempel være tilfældet, hvor der anmodes om aktindsigt i samtlige sager af en bestemt type, som den pågældende myndighed behandler. Der henvises til de specielle bemærkninger til bestemmelsen i lovforslag nr. L 144 af 7. februar I Offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan, 1. udgave, 2014, side 639, er det i tilknytning hertil anført: Det kan i øvrigt ikke antages, at den nævnte frist på 40 arbejdsdage er absolut, hvilket følger af, at det i de specielle bemærkninger til 36, stk. 2, anføres, at det skal tilstræbes, at færdigbehandle anmodningen inden for 40 arbejdsdage efter, den er modtaget. En længere sagsbehandlingstid end 40 arbejdsdage må dog have den helt undtagelsesvise karakter. Som eksempel kan tænkes en særdeles vidtgående aktindsigtsanmodning fra pressen f.eks. aktindsigt i samtlige sager af en bestemt type, der er behandlet inden for de seneste 3 år og hvor myndigheden vælger at behandle den, selvom anmodningen muligvis kunne være afslået med henvisning til et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, jf. pkt. 1 i kommentaren til 9, stk. 2, nr. 1. I pkt i Justitsministeriets vejledning til offentlighedsloven er det om udtrykket 7 arbejdsdage anført, at lørdage, søndage og helligdage ikke skal medregnes ved beregningen af fristen. Hvis en kommune vælger at holde lukket en bestemt hverdag, indgår den pågældende dag derimod i fristberegningen. Såfremt en anmodning om aktindsigt undtagelsesvist ikke kan færdigbehandles inden syv arbejdsdage efter modtagelsen, følger det af 2. pkt., at den aktindsigtssøgende skal underrettes om grunden til fristoverskridelsen samt om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. Det er herved forudsat, at underretningen indeholder en konkret begrundelse for, hvorfor afgørelsen ikke kan træffes inden for fristen på syv arbejdsdage, samt en mere præcis oplysning om, hvornår der i givet fald kan forventes at foreligge en afgørelse. Hørsholm Kommune har ikke i den konkrete sag overholdt bestemmelsen om sagsbehandlingstid i offentlighedsloven 36, stk. 2, idet dine anmodninger om aktindsigt, som er fremsat henholdsvis den 15. og 21. december 2015, først er imødekommet den 26. januar Hørsholm Kommune har begrundet fristoverskridelsen med, at rådhuset har været lukket mellem jul og nytår samt med sygdom hos en central medarbejder i forhold til behandlingen af din aktindsigtsanmodning. Det er Statsforvaltningens opfattelse, at den tid der er medgået til behandlingen af din aktindsigtsanmodning ikke ligger inden for lovens rammer. Statsforvaltningen har herved lagt vægt på, at sagsbehandlingen af sager om aktindsigt skal prioriteres højt, at selvvalgte lukkedage skal medregnes ved fristberegningen, samt at personalemæssige forhold såsom sygdom kun kan begrunde en kortvarig udskydelse af afgørelsen om aktindsigt. Da din anmodning om aktindsigt er imødekommet og Statsforvaltningen forventer, at kommunen fremadrettet vil overholde offentlighedslovens sagsbehandlingsregler, foretager Statsforvaltningen ikke videre i sagen. 5

6 Statsforvaltningen har sendt en kopi af dette brev til Hørsholm Kommune. Udtalelsen vil blive offentliggjort på i anonymiseret form. Med venlig hilsen Jeanette Løgstrup-Nielsen specialkonsulent 6