4 Bliver tilbudsfristen rykket? Ja. Tilbudsfristen rykkes til 7. december 2015, kl

Transkript

1 Spørgsmål og svar Nr. Spørgsmål Svar 1 Er det muligt at få en dwg fil der indeholder alle lokalerne der skal indrettes, fremfor den nuværende der kun indeholder halvdelen af de lokaler der skal indrettes? Bilag 8a, dwg-filen, er opdateret til version 2, så den indeholder alle lokaler og er i overensstemmelse med Bilag 8b. Således at der er overensstemmelse mellem bilag 8b og 8c Nr. Spørgsmål Svar Tidsplan 2 Vi vil høre til muligheden for at levere vareprøverne senere på dagen den 9. december - evt. den 8. december, da vi må påregne en vis køretid fra sjælland til Viby? Kan tidrummet for afhentning tilsvarende udvides til kl. 11. eller 12? 3 Prøvemøbler skal leveres kort tid efter tilbudsfristen. Det resultere i, at vi faktisk skal bestille, inden vi ved, hvad vi byder ind med. Det er ikke fair. Desuden ville det være rart, hvis vi ved, om vi er konditionsmæssige, inden vi skal bestille. Se den nye tidsplan i version 2 af udbudsbetingelserne. Tidsplanen er ændret, så møbler til afprøvning først skal leveres 7 uger efter tilbudsfristen. Se version 2 af udbudsbetingelserne. I forhold til konditionsmæssighed forventer vi at kunne give svar vedr. konditionsmæssighed senest en uge efter tilbudsfristen. 4 Bliver tilbudsfristen rykket? Ja. Tilbudsfristen rykkes til 7. december 2015, kl Øvrige datoer i forbindelse med udbuddet rykkes også. Desuden konsekvensrettet i Bilag 1 - Kontrakt, version 2 vedr. datoer i forbindelse med godkendelse af e-katalog. 1

2 Udbudsbetingelser 5 Kan I reducere antallet af produkter til afprøvning? Nej. Kvalitet vægter 30 %, og vurderes alt andet lige bedre ved en fysisk afprøvning end på baggrund af en beskrivelse. Derfor fastholder vi. Modulsofa og skærmvæg er fjernet fra tilbudslisten og dermed krav om afprøvning, men vi har tilføjet, at vi gerne vil have en ekstra voksentaburet til afprøvning. 6 Mht. modulsofa ønsker I så kun et midtermodul til afprøvning? Sådanne sofaer leveres altid samlet. 7 Skal alle de møbler, der afleveres til prøve certificeres? 8 Vedr. underkriteriet sortimentsbredde skriver I, at vi kun må vise vores bredde med produkter fra vores gamle katalog. Vi har nyt katalog i trykken og vil gerne vurderes på både produkter og priser herfra. Må vi det? Modulsofa er fjernet fra tilbudslisten, se version 2. Nej, der skal først ske certificering efter kontrakttildeling. Ordregiver udpeger efter tildeling hvilke produkter, der skal certificeres. Nej. Vi skal ikke bruge kataloget til at evaluere på priser, men udelukkende på, om tilbudsgiver har et sortiment, som er både bredt og dybt nok til, at vores behov for indretning i daginstitutionerne kan opfyldes. Vi ønsker ikke, at tilbudsgiverne laver et fiktivt katalog for at imødekomme vores sortimentsbreddekriterium. Vi fastholder derfor kravet. 9 Hvad er formkravet for kataloget, som skal bruges til at evaluere sortimentsbredde? 10 Hvordan skal et eventuelt fysisk katalog afleveres? 11 Når I ikke stiller flere mindstekrav i tilbudslisten, bliver priserne ikke sammenlignelige. 2 Tilbudslisten bør være gennemsigtig. Nej, ikke ud over, at det skal være offentliggjort. Det kan både være elektronisk og trykt. Alt materiale, som ikke kan uploades i Mercell, skal afleveres til Anna Mortensen på Aarhus Rådhus i henhold til udbudsbetingelserne, version 2, afsnit 2.6. Vi ønsker ikke at stille flere mindstekrav. Priserne indgår i evalueringen af de enkelte produkter på linje med kvaliteten. Vægtningen er fastlagt i udbudsbetingelsernes afsnit Tildelingsmodellen tager højde for forskelle i

3 kvalitet og pris og er fuldt gennemsigtig. 12 Har det betydning, om man får tildelt kontrakt som nummer 1, 2 eller 3? Nej. Rammeaftale 13 E-handel hvor brugt er det? Iflg. de tilmeldte kommuner er e-handel meget brugt. Det er blevet undersøgt, om krav om e- handel skulle droppes, men der var konsensus om, at kommunerne ønskede e-handel. 14 Det vurderes, som et stort arbejde at lægge så mange varer og varianter i e-handel. Især taget i betragtning, at I pålægger bod, hvis vi ikke overholder tidsfristen. Det er udelukkende det smalle sortiment, altså produkterne fra tilbudslisten, som skal i e- handel. Ingen varianter ud over den ene, som er beskrevet i tilbudslisten. Omfanget vurderes derfor at være overskueligt i forhold til den afsatte tid. Bodsbestemmelsen er desuden en kanbestemmelse, som vi ikke påtænker at anvende, hvis leverandøren ellers viser sig indstillet på at imødekomme kravene om e-handel. 15 I 20 stiller I krav om inspirationskatalog; hvad mener I med det? Et katalog, gerne elektronisk, hvor institutionen ikke blot kan se enkelt produkter, men kan få inspiration til indretning. Det kan f.eks. være billeder fra andre leverede indretninger, leverandøren har lavet. Tilbudsliste 16 Skal de forskellige varianter af samme produkt i tilbudslisten (f.eks. borde og taburetter) være fra samme produktserie? 17 Fremgår det et sted i tilbudslisten hvilket materiale møblerne skal være i? Hvis der skal sammenlignes, skal det være indenfor samme ramme. Ja, det er specificeret i version 2 af tilbudslisten, hvilke produkter der skal være fra samme serie. Nej. Vi ønsker ikke at definere flere mindstekrav til produkterne, end vi allerede har gjort. Herefter er det op til tilbudsgiverne at vælge konkret produkt på baggrund af pris og kvalitet, som vægter henholdsvis 20 og 30 %. 18 Hvad vægter I på i kvalitetsvurderingen? Vi vægter på rengøringsvenlighed, ergonomi, udformning; herunder stabilitet, robusthed, 3

4 støj, materialevalg og sikkerhed. Desuden kan der være yderligere parametre listet i Bilag 2 - Tilbudsliste, jf. Udbudsbetingelsernes afsnit Der findes ingen taburet med ryglæn som er stabelbar og kun med én fodstøtte. Overvej at aflive ønske om taburet med ryglæn og fodstøtte, vælge en stol i stedet for; af sikkerhedsmæssige hensyn. Tilbudslisten er ændret således, at vi efterspørger en taburet med ryglæn og én fodstøtte. Kravet om, at stolen skal være stabelbar er slettet. 20 Mht. modulsofa; mener I så et løst ryglæn? Modulsofa er fjernet fra tilbudslisten, se version Hvad mener I med krav om skridsikkert sæde? 22 Hvad mener I med, at I vil vurdere på vægten af de væghængte klapborde? Er det vægten af bordet, eller vægten når det slås op? 23 Vil I tilføje, at dekorativ underside ikke er et mindstekrav? Eller evt. får egen varelinje? 24 I beder om at få priser på borde. Der er ingen spec. på borde ift. kernen, da der er kæmpe kvalitetsforskel. Holdbarheden er ikke defineret. 25 Skal bordene være runde, halvrunde eller rektangulære? 26 Vil I ændre bordbredden til 80 cm.? Det er standard. Kravet er slettet, se version 2 af tilbudslisten. Det er vægten, som medarbejderen skal løfte, når bordet slås op eller ned, som vurderes. Dekorativ underside er ikke et mindstekrav. Det er udelukkende et konkurrenceparameter. Vi ønsker ikke at udelukke leverandører, som ikke kan tilbyde en dekorativ underside, men vægter det positivt, hvis sådan en underside tilbydes. Se svaret til spørgsmål 17. Rektangulære. Nej, vi fastholder, at bordbredden skal være cm. Det giver større fleksibilitet; både i forhold til indretning, men også i forhold til den pædagogiske tilgang. 27 Hvilken farve skal møblerne have? Det ønsker vi ikke at definere. Vi anbefaler, at tilbudsgiverne byder ind med produkter i de farver, som efterspørges mest. Det er den valg- 4

5 te farve, der vil fremgå af sortimentslisten til brugerne. Ønsker brugerne andre farver skal de genåbne konkurrence i henhold til Rammeaftalens I forhold til tilbudslisten position 12, sofa, vil kravet om aftageligt betræk så være opfyldt, hvis der tilbydes en sofa med løse hynder, hvor betrækket kan tages af? Eller skal det være en fuldpolstret sofa? 29 Mht. reoler har I lukket ned for at sætte hjul på, når de kommer over 75 cm. Der er nogle ting, I har spurgt på, som kommer i disharmoni med det, I beder om. 30 Hvorfor vil I have bagbeklædning på de lave reoler? 31 I Pos. 31, skab, beder I beder om et skab med en bredde på 60 cm. Det burde være en meter, da det er bedre med bredere skabe med to låger end en låge. Vi stiller ikke krav om en fuldpolstret sofa. Såfremt der tilbydes en sofa med løse hynder, skal betrækket være aftageligt både på hynder og stel. De 75 cm. måles ekskl. hjul. Vi har ændret på kravene til Reol, Mobil (position 20), så rummene skal være 30 x 30 cm, +/- 5 cm. Bagbeklædningerne er tiltænkt børnene. Bredden er fastsat som 60 cm. +/- 10 cm. Der kan altså også tilbydes et skab på 50 cm. med kun én låge. 32 Kolonnebredden må gerne ændres; specielt i kolonne F, Tilbudsgivers beskrivelse. Kravspecifikation 33 Hvordan tjekker I, om kravene i Bilag 5 bliver overholdt? I forhold til det smalle sortiment stiller vi krav om, at et antal produkter bliver certificeret efter kontraktstart. I forhold til det brede sortiment tjekker vi kun, hvis vi har begrundet mistanke om, at et konkret produkt ikke lever op til kravene; og i så fald ifalder leverandøren en bod. 34 Mht. certificering, så har vi en masse dokumentation fra vores underleverandører. Vil I have det som dokumentation og certifikater? Nej, efter kontraktstart udvælges der et antal produkter, som skal certificeres af uvildig tredjepart. Det er de enkelte produkter, som skal certificeres. 5

6 35 I forhold til klemfælder vil I så fjerne kravet fra klapborde? 36 Vil I fravige kravene vedr. Martindale på sofaer? Ja, vi har tilføjet, at kravet ikke gælder i forhold til klapborde, mens de er i bevægelse. Vi har fjernet mindstekravet om Martindale. Det er i stedet tilføjet tilbudslisten som yderligere konkurrenceparameter for sofa, øreklapstol og sækkestol. Case 37 Hvad er budgettet for casen? Vi slettet krav om pris i casen. Pris (såvel budgetramme som priser på de enkelte produkter) er altså underordnet og vil ikke blive taget med i evalueringen af casen. Casen skal kun vise, om tilbudsgiver kan indrette kreativt og funktionelt og løse daginstitutionens udfordringer med, at der kun er et vist antal kvadratmeter til rådighed. Bilag 8 er opdateret til version Hvis vi bruger for få penge giver det så flere point? 39 Hvorfor bruger I listepriser? Det bør være prisen på hele projektet. Se svaret til spørgsmål 37. Kravet om pris er frafaldet. Se yderligere svaret til spørgsmål Hvem evaluerer casen? Det gør en brugergruppe bestående af en bred vifte af medarbejdere med kompetencer inden for rengøring, ergonomi, pædagogik, ledelse samt udbud og indkøb. 41 Hvad menes med integreret institution? Blandede grupper eller opdelt? 42 Skal grupperummene være stueopdelt, funktionsopdelt eller blandet? 43 Hvor mange skal kunne spise i de enkelte rum? Institutionen er både en børnehave og en vuggestue. Børnene er opdelt i grupper ud fra, om de er vuggestuebørn eller børnehavebørn, men alle børn mødes på tværs i fællesrummet. Begge dele. De skal fungere som spiserum/grupperum for én gruppe, men i øvrig tid skal det være funktionsrum. Vuggestuegruppen består af 12 børn, mens børnehavegruppen består af 20 børn. Der skal altså kunne spise 12 i det ene rum og 20 i det andet. 6

7 44 Hvor bliver der spist morgenmad? I grupperum eller fællesrum? 45 Er det meningen, at både vuggestuebørn og børnehavebørn skal kunne bruge fællesrummet på samme tid? 46 Giver det mening at spørge ind til former for aktivitet i grupperummene? Hvor langt går brugergruppen ind i det pædagogisk i evalueringen? I fællesrummet. Ja. Grupperummene skal udover spiserum også fungere som aktivitetsrum. Aktiviteterne er fastsat til at være konstruktion i børnehaverummet og musik i vuggestuerummet. 47 Hvad skal grupperummene bruges til? Se svaret til spørgsmål Hvor ønskes de larmende aktiviteter? Larmende aktiviteter skal foregå i de relevante grupperum, såsom puderum, som dog ikke skal indrettes som en del af casen. Som udgangspunkt ønskes der ikke larmende aktiviteter i fællesrummet. 49 Forventer I, at casetilbuddet afleveres i et bestemt format? 50 En case vil aldrig være således, at vi ikke har talt med institutionen for at få mere viden omkring budget/formål. 51 I afsnit 2.19, case skriver I, at vi skal udarbejde casen på baggrund af bilag 7d? Hvad mener I med det? 52 Er det muligt at få mål på højderne i institutionen? Nej. Spørgsmål kan indsendes via Mercell og vil herefter blive besvaret. Det er en fejl. Henvisningen skal være til bilag 8. Udbudsbetingelserne er opdateret til version 2. Diverse tværsnit er vedlagt som Bilag 8c-h. Punch-out bilag 53 Der er en tastefejl i forhold til, hvornår der seneste kan etableres punch-out. Der skulle stå før. Således, at der ikke kan oprettes punch-out senere end 12 måneder før aftalens udløb. 7