Kontrolinstruks. for. Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri NaturErhvervstyrelsen. kontrol med ydelse af støtte til skolemælk 2012/13

Transkript

1 Kontrolinstruks for kontrol med ydelse af støtte til skolemælk 2012/13 Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri NaturErhvervstyrelsen

2 Kolofon Denne instruks er udarbejdet af NaturErhvervstyrelsen i 2013 Bidragyder(e): Center for kontrol, Koordinering Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri NaturErhvervstyrelsen Nyropsgade København V. Tlf.: Fax: mail@naturerhverv.dk Hjemmeside: ISBN (Tryk) ISBN (Web)

3 Indholdsfortegnelse 1. Formål Retsgrundlag Overordnede oplysninger Om skolemælksordningen Formål og indhold Hvem er omfattet af ordningen? Hvad kan der udbetales støtte til Udsendte vejledninger mv Kontroladresser Udvælgelse af kontroladresser Varsling Tidsfrister Sikkerheds- og hygiejneforskrifter Gennemførelse af kontrollen Hvad skal medbringes ved kontrolbesøget? Kontrol af leverandører i forbindelse med ansøgninger om godkendelse Løbende administrativ kontrol af støtteansøgninger fra leverandører (bilag 1) Udfyldelse af kontrolrapporten Kontrol af underleverandører (Del D) Fysisk kontrol af leverandører (bilag 2) Fysisk kontrol af kommuner og organisationer Stikprøvekontrol af skoler/institutioner (bilag 3) Fysisk kontrol af skoler/institutioner Opgørelse af støtteberettigede skolemælksprodukter (bilag 4) Udfyldelse af kontrollørskema i DCK (skoler/institutioner og kommuner) Efter kontrollen Kontrollørens opgaver Registrering af kontrolrapporter/kontrollørskemaer Ydelsesnummer DCK CAPTIA Frist for indsendelse af rapporter Overførsel af sager til Center for Projekttilskud Ikrafttrædelse

4 1. Formål Formålet med kontrollen er at undersøge, om udbetalinger af støtte til mælk og mejeriprodukter til skoler, børnehaver og andre institutioner foregår efter reglerne. Der skal også foretages kontrol hos leverandørerne af skolemælk til de forskellige institutioner, hvis det er leverandørerne, der hjemtager støtten for de leverede produkter. 2. Retsgrundlag Disse forordninger mv. omfatter bestemmelserne om skolemælksordningen: Kommissionens forordning (EF) nr. 657/2008 af 10. juli 2008 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning nr. 1234/2007 om støtte til uddeling af mælk og mejeriprodukter til skoleelever Rådets forordning (EF) nr. 1234/2007 af 22. oktober 2007 om en fælles markedsordning for landbrugsprodukter og om særlige bestemmelser for visse landbrugsprodukter (fusionsmarkedsordningen). Bekendtgørelse nr. 808 af 19. juli 2012 om ydelse af støtte til mælk og visse mejeriprodukter til elever og børn i undervisnings- og dagsinstitutioner. Kommissionens forordning nr. 1122/2009 af 30. november 2009 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF) nr. 73/2009 for så vidt angår krydsoverensstemmelse, graduering og det integrerede forvaltnings- og kontrolsystem inden for rammerne af de ordninger for direkte støtte til landbrugerne, som er omhandlet i nævnte forordning, og om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF) nr. 1234/2007 for så vidt angår krydsoverensstemmelse inden for rammerne af støtteordningen for vin (med senere ændringer). Disse (lov-)bekendtgørelser omfatter bestemmelser om administration og kontrol af EU-ordningerne i almindelighed, om generelle krav til tilskudsmodtagerne, og om Center for Kontrols hjemmel til at foretage kontrolbesøg: Lovbekendtgørelse nr. 445 af 23. april 2010 om lov om administration af Det Europæiske Fællesskabs forordninger om ordninger under Den Fælles Landbrugspolitik finansieret af Den Europæiske Garantifond for Landbruget m.v. (landbrugsstøtteloven) (med senere ændringer) Bekendtgørelse nr. 507 af 23. juni 1999 om administration af og kontrol med Det Europæiske Fællesskabs forordninger om markedsordninger for landbrugsvarer m.v., som senest er ændret ved bekendtgørelse nr. 644 af 24. juni 2004 Lov om retssikkerhed ved forvaltningens anvendelse af tvangsindgreb og oplysningspligter, lov nr. 442 af 9. juni

5 3. Overordnede oplysninger 3.1 Om skolemælksordningen EU har gennem en årrække udbetalt støtte til mælk og mejeriprodukter, som bliver solgt til elever i skoler og andre undervisningsinstitutioner og til børn i vuggestuer og børnehaver Formål og indhold Formålet med skolemælksordningen er at fremme børn og unges forbrug af mælk og sunde mejeriprodukter. Derfor har EU gennem en årrække udbetalt støtte til mælk og mejeriprodukter, som sælges til elever i skoler og andre undervisningsinstitutioner og til bl.a. børn i vuggestuer og børnehaver Hvem er omfattet af ordningen? Skolemælksordningen omfatter støtte til levering af mælk og visse mejeriprodukter til elever, der regelmæssigt deltager i undervisningen på skoler, efterskoler, gymnasier, HF-kurser, tekniske skoler mv., dog ikke universiteter eller andre videregående uddannelsesinstitutioner, og børn i børnehaver, skolefritidsordninger, vuggestuer og fritidshjem. (Se 2 i bekendtgørelse nr. 808 af 19. juli 2012 og afsnit 4.1 i Vejledning om støtte til skolemælk, august 2012) Der kan højst ydes støtte til et kvantum mælk eller mejeriprodukter svarende til ¼ liter pr. elev pr. dag. Det vil sige en elev må ikke være tilmeldt skolemælksordningen både i skolen og på fritidshjemmet eller SFOen. Administrationen af ordningen kan overdrages til en leverandør, en organisation eller et forvaltningsorgan, fx en kommunal forvaltning. Skoler, institutioner og kommunale forvaltninger skal være godkendt og registreret af Center for Projekttilskud før man kan søge om støtte. Leverandører skal være godkendt af Center for Kontrol og være registreret som støtteberettigede i Center for Projekttilskud før man kan søge om støtte (Se afsnit 5 i Vejledning om støtte til skolemælk, august 2012) Hvad kan der udbetales støtte til Der ydes kun støtte til produkter, der er fremstillet i EU og indkøbt i Danmark. Tilskudsberettigede produkter: Kategori I a: Letmælk, skummetmælk og minimælk Kategori I c: Skummetmælksyoghurt, kærnemælk og A 38 (max. fedtindhold 0,7 %) Kategori III: Frisk ost (hytteost) med fedtindhold på højst 5 g pr. 100 g ost og smelteost med fedtindhold på højst 10 g pr. 100 g ost. Kategori V: Fast ost, med fedtindhold på højst 17 g pr. 100 g ost (30+ ost) (Se bilag 1 og 2 i Vejledning om støtte til skolemælk, august 2012) 3

6 3.1.4 Udsendte vejledninger mv. Center for Projekttilskud har udarbejdet en vejledning om skolemælksordningen, som kan findes på NaturErhvervstyrelsens hjemmeside: vælg herefter Virksomheder - Fødevarer - Skolefrugt og skolemælk - Skolemælk - Skema og vejledning. Den seneste er udarbejdet i august Kontroladresser Der foretages kontrol hos: Leverandører Skoler/institutioner Kommuner Skoler/institutioner hvor det er en leverandør, der hjemtager støtten. Skoler/institutioner hvor det er en kommune, der hjemtager støtten. Underleverandører Udvælgelse af kontroladresser NaturErhvervstyrelsen, Center for Projekttilskud udpeger alle fysiske kontroller af skolemælk 1, og sender meddelelse til Koordinering om, hvilke ansøgere der er udtaget til kontrol. Center for Projekttilskud udpeger kontroladresserne på baggrund af udbetalt støtte i forudgående skoleår. Kontrollerne kan/skal ikke gennemføres før de udtagne ansøgninger er bekræftet. Det betyder, at den fysiske kontrol først kan påbegyndes, når ansøgningerne om udbetaling af støtte modtages fra leverandørerne/kommunerne/skolerne/institutionerne. Koordinering opretter kontrolsagerne i DCK/Captia, og overfører herefter sagerne til Center for Projekttilskud, og oplyser i den forbindelse om sagsnumrene i Captia. Center for Projekttilskud knytter løbende kontrolgrundlaget på sagerne i Captia, når ansøgning om udbetaling af støtte modtages fra de udpegede leverandører/kommuner/skoler/institutioner, og overfører herefter sagerne til Koordinering. Koordinering orienterer de lokale afdelinger, når der er nye kontrolsager. Hvis der hos de udvalgte skoler/institutioner, incl. skoler/institutioner omfattet af leverandører og/eller kommuner, findes en systematisk fejl, skal kontrollen udvides. En systematisk fejl er flere fejl af samme slags. For de skoler/institutioner, som selv søger om støtten, skal kontrolløren fortsætte kontrollen, indtil der findes to på hinanden følgende ansøgninger uden denne slags fejl (dog max. 3 år tilbage eller indtil sidste kontrol). For skoler/institutioner omfattet af leverandører og/eller kommuner skal kontrollen udvides, således at der udtages yderligere 10 % af de tilknyttede skoler/institutioner til kontrol. Hvis fejlen fortsætter, skal der gennemføres en 100 % kontrol. 1 Dog med undtagelse af skoler/institutioner til stikprøvekontrol i forbindelse med kontrol af underleverandør, skolemælk. 4

7 3.2.2 Varsling Kontrollen er uvarslet i retssikkerhedslovens forstand. Derfor skal der ved kontrolbesøgets begyndelse udleveres et informationsbrev om uvarslet kontrol til virksomhedens repræsentant. Se Den Generelle Kontrolinstruks' (DGK) afsnit, senest revideret 20. april 2009, om retssikkerhed og om brug af informationsbrevet. DGK kan findes på NaturErhvervstyrelsens intranet under Kontroller > Kontrolinstrukser. Selv om kontrolbesøgene som udgangspunkt skal foregå uvarslet, må de forvarsles op til 48 timer før kontrolbesøget, såfremt kontrolløren finder det nødvendigt. Forvarslingen skal ske til ansøgeren eller en repræsentant for denne. Kontroller i forbindelse med leverandørgodkendelse og støtteansøgninger fra leverandører er kunderekvirerede. Her anvendes informationsbrevet også. Endelig anvendes varslingsbrevet overfor de enkelte skoler/institutioner, der er udtaget til fysisk kontrol i forbindelse med kontrol af leverandør. 3.3 Tidsfrister Kontroller under skolemælksordningen 2012/13 skal udføres senest den 15. juni 2013, for så vidt angår skolerne/institutionerne (både de ordinære kontroller og stikprøvekontrollerne). Kontrollen af leverandører og kommuner skal være gennemført senest den 31. juli I perioden frem til og med september 2013, kan der gennemføres supplerende kontroller hos såvel leverandører/skoler/institutioner. 3.4 Sikkerheds- og hygiejneforskrifter Sikkerhedsforskrifterne kan findes på NaturErhvervstyrensens intranet under Sikkerhed > Sikkerhedsforskrifter for afdelingerne. I DGK findes afsnit om veterinære og plantesundhedsmæssige forholdsregler, men det er mindre relevant for denne kontrol. 4. Gennemførelse af kontrollen Kontrolrapporten skal udfyldes i DCK (Center for Kontrols kontrolsystem) under selve besøget. Udfyldelsen af visse punkter er dog afhængig af, at støtteansøgeren fremskaffer fysiske beviser i form af regnskabsbilag, attester e. lign. inden eller under kontrolbesøget. Hvis dette materiale ikke er til stede, må kontrolløren bede ansøgeren om at sende materialet (dokumentationen) til det lokale afdelingskontor inden for en frist af 7 hverdage regnet fra kontroldato. Herefter kan resten af kontrolrapporten udfyldes. Kontrolløren skal notere omfanget af kontrollen (hvilke perioder der er kontrolleret og type af bilag, herunder antal bilag der er kontrolleret). 5

8 Stempel med Kontrolleret af NaturErhvervstyrelsen d.d. Alle bonner, kvitteringer, fakturaer der bliver kontrolleret/skrevet ind i Excelregnearket skal stemples, så en eventuel revision kan se hvilke bilag, der er kontrolleret i forbindelse med den fysiske kontrol (sporbarhed). Alt materiale der indgår i kontrollen skal arkiveres. Såfremt dokumentationen er elektronisk, noteres forholdet (hvilke bilag/beløb/it-system mm.) i bemærkningsfeltet. 4.1 Hvad skal medbringes ved kontrolbesøget? Da kontrollen skal foregå i perioden fra 1. august til 31. juli for det indeværende skoleår, og skal omfatte de foregående 12 måneder, kan der være kontrolmateriale der omhandler skoleåret 2011/12. Følgende dokumenter/oplysninger fremgår af sagerne i Captia: 1. Skærmprints fra udbetalingssystemet BTAS og udbetalingsspecifikationer (støtteansøgninger) 2. Hvilke skoler/institutioner der er udvalgt til stikprøvekontrol i forbindelse med kontrol af leverandører og kommuner 4.2 Kontrol af leverandører i forbindelse med ansøgninger om godkendelse Hvis støtten hjemtages af en leverandør, skal denne inden da være godkendt af Center for Kontrol og registreret hos Center for Projekttilskud. En ny leverandør rekvirerer et registreringsskema via NaturErhvervstyrelsens hjemmeside: vælg herefter Virksomheder - Fødevarer - Skolefrugt og skolemælk - Skolemælk - Skema og vejledning og sender det til den lokale afdeling i det område, som leverandøren har sit hovedkontor i. Kontrollen i forbindelse med godkendelse af en ny leverandør består i, at kontrolløren besøger virksomheden, gennemgår reglerne og vejleder leverandøren i, hvordan det nødvendige regnskab opstilles og revisionsspor sikres. Reglerne er beskrevet i NaturErhvervstyrelsens vejledning (se afsnit ovenfor). Leverandøren skal forpligte sig til at føre regnskab og til at overholde de bestemmelser om regnskabsføring mv., der fastsættes af Center for Projekttilskud. Regnskabet skal opstilles på en overskuelig måde og indeholde følgende oplysninger: Navn og adresse på producenten af de støtteberettigede mejeriprodukter. Navn og adresse på de institutioner m.fl., der modtager de støtteberettigede produkter. Navn og adresse på eventuelle underleverandører og en beskrivelse af arbejdsgangen. Oplysninger om leveret mængde og dato af de solgte støtteberettigede produkter til de enkelte skoler/institutioner. 6

9 Leverandørens støtteansøgninger skal indsendes til den lokale afdeling i NaturErhvervstyrelsen, som leverandørvirksomheden ligger i. Grundbilag og mellemregninger, der hører til ansøgningen, skal vedlægges. Kontrolløren skal også oplyse leverandøren om følgende: Leverandøren må kun ansøge om støtte til produkter, som opfylder de bestemmelser om konsummælksprodukter, ost og smelteost m.m., som til enhver tid er gældende. Leverandøren skal overholde kravene til de leverede produkter, herunder deres kvalitet, jf. første dot. Støtten skal anvendes til nedsættelse af den pris, som eleverne betaler for de pågældende produkter. Dette skal fremgå af regnskabsmaterialet, som udarbejdes i forbindelse med anvendelsen af støtteordningen. Regnskabsmaterialet skal opbevares i mindst 5 år. Der er ingen kontrolrapport til denne kontrol. I stedet skriver kontrolløren et resume af, hvilke punkter der blev gennemgået på kontrolbesøget, eventuelle kommentarer og en indstilling om godkendelse eller afslag. Brevet sendes til Center for Kontrol, der derefter sender en eventuel godkendelse til den pågældende leverandør med kopi til NaturErhvervstyrelsen, Center for Projekttilskud. Godkendelsen er gyldig fra den første i den måned, hvor anmodningen om godkendelse blev modtaget. 4.3 Løbende administrativ kontrol af støtteansøgninger fra leverandører (bilag 1) Der skal gennemføres administrativ kontrol af samtlige støtteansøgninger fra en leverandør. Ansøgningsskemaerne indsendes til det lokale distriktskontor, der videresender ansøgningen til NaturErhvervstyrelsen, Center for Projekttilskud, efter endt kontrol. Det kan gøres på tre forskellige måder 2 efter anmodning fra leverandøren. 1) Leverandøren kan indsende støtteansøgningen med dokumentation for køb og salg til det lokale afdelingskontor (Del A). 2) Leverandøren kan anmode det lokale afdelingskontor om at foretage en kontrol af grundlaget for støtteansøgningen, før de attesterer og indsender ansøgningen til NaturErhvervstyrelsen, Center for Projekttilskud (Del B). 3) Leverandøren kan til brug for kontrollen fremlægge udtog fra en bankkonto og/eller girokonto. Udtoget skal vise indbetalinger fra de enkelte elever, der har fået udleveret produkterne i den periode, som støtteanmodningen omfatter (Del C). Den administrative kontrol af leverandørens støtteansøgninger suppleres med en fysisk stikprøvekontrol af de skoler/institutioner samt underleverandører, som er tilknyttet leverandøren. Dette uddybes i afsnit 4.6. Center for Projekttilskud udpeger stikprøvekontrollerne, med undtagelse af stikprøverne ved underleverandører. For de 2 første kvartaler af skoleåret 2012/13 er der inden 2 Dette fremgår af Kommissionens forordning (EF) nr. 657/2008 af 10. juli 2008, artikel 12. 7

10 denne kontrolinstruks godkendelse gennemført administrativ kontrol af ansøgningerne fra Mejeriforeningen. Det vil sige, at kontrollørerne selv har udvalgt de institutioner, der er kontrolleret i denne forbindelse. Del A - dokumentation for køb vedlagt støtteansøgningen: Hvis leverandøren har valgt at indsende støtteansøgningen med kvittering for faktisk leverede mængder til det lokale afdelingskontor, udfylder kontrolløren den fælles del af kontrolrapporten, kontrolrapportens bilag 1 og del A. Ved denne kontrol skal der foretages en gennemgang af støtteansøgningen og de medfølgende kvitteringer. Der skal endvidere foretages en gennemgang af fakturaer/regninger over leverancer til mindst 1 % af institutionerne omfattet af ansøgningen, dog til mindst 2 institutioner. Det kontrolleres også, at der er sket betaling fra institutionerne for de modtagne produkter. Hvilken slags bilag, der er kontrolleret og antallet heraf noteres. Del B leverandører anmoder NaturErhvervstyrelsen om at foretage kontrol: Leverandøren kan vælge at anmode NaturErhvervstyrelsen om, at foretage kontrol af grundlaget for støtteansøgningen, inden det lokale afdelingskontor attesterer og indsender støtteansøgningen til Center for Projekttilskud. Hvis det er tilfældet, udfyldes den fælles del af kontrolrapporten, bilag 1, og del B. Hvis denne form for kontrol udføres, behøver de foreliggende bilag ikke at være attesteret af de enkelte institutioner. Kontrollen omfatter: en gennemgang af støtteansøgningen og dokumentationen for de foretagne indkøb af produkter. en gennemgang af fakturaer/regninger over leverancer: stemmer mængderne fra fakturaerne overens med oplysningerne i støtteansøgningen (herunder om der i støtteansøgningen er fratrukket lærernes forbrug og for lidt leverede mængder) Stemmer antallet af elever/udleveringsdage overens med oplysninger om indkøbte/leverede varer Er støtteansøgningen korrekt udfyldt bl.a. med dato og underskrevet Bilagstype og antal noteres. Del C - Kontrol af støtteansøgning med fremlæggelse kontoudtog Leverandøren kan vælge, at kontrollen skal foretages på grundlag af udtog fra bank-/giro-konto. Kontoudtogene fremlægges af leverandøren som dokumentation for, at de enkelte elever har betalt 8

11 for de støtteberettigede produkter. Hvis leverandøren ønsker denne form for kontrol, udfyldes den fælles del af kontrolrapporten, bilag 1, og del C. Kontrolløren skal ud fra bank- og/eller girokontoen for hver institution foretage en afstemning af: antal elevindbetalinger. antal elever angivet af leverandøren/institutionen. antal udleverede rationer af de forskellige produktkategorier, som er omfattet af støtteansøgningen Udfyldelse af kontrolrapporten Ved alle tre typer leverandørkontrol udfyldes den fælles del af kontrolrapporten, dvs. bilag 1. Gennemgang af kontrolrapportens enkelte punkter (bilag 1): Pkt. 1a Virksomhedens CVR-nr. og P-nr., sagsnummer i Captia og NaturErhvervstyrelsens journal-nr. noteres (disse fremgår af oplysninger på liste). Pkt. 1b Pkt. 1c Pkt. 1d Pkt. 1e Pkt. 1f Pkt. 1g Pkt. 2 Punktet udfyldes med virksomhedens navn og adresse. Dato og tid for kontrolbesøgets begyndelse + kontrollørens initialer. Dato og tid for kontrolbesøgets afslutning noteres. Kontrolperioden anføres, dvs. den periode som er kontrolleret. Navnet på virksomhedens repræsentant ved kontrolbesøget noteres. Det krydses af i JA/NEJ, om besøget er forvarslet. Hvis JA, skrives hvornår (dato og tid). Når resten af kontrolrapporten er udfyldt, noteres det, hvilke punkter der har givet anledning til bemærkninger. Pkt. 3a-c Det markeres hvilken type leverandørkontrol der er tale om. Pkt. 4 Afhængigt af kontroltype bruges enten kontrolrapportens del A, del B eller del C. Pkt. 5 Pkt. 6 Hvis der er bemærkninger, der ikke er plads til andre steder, kan de skrives her. Dato for færdiggørelsen af rapporten anføres, og kontrolløren skriver under. Dokumentation for køb vedlagt støtteansøgningen (Del A) Pkt. 4.a Det antal institutioner, der er omfattet af ansøgningen, anføres. Pkt. 4.b Pkt. 4.c Leverandørregnskabet gennemgås. Findes leverandørregnskabet i orden ved gennemgangen, krydses der af i JA, ellers i NEJ. Ved NEJ beskrives hvilke(n) fejl og/eller mangler, der er konstateret. Hvis der er søgt støtte til ikke støtteberettigede produkter, beskrives forholdet. Hvis ikke markeres NEJ. 9

12 Pkt. 4.d Hvis eventuelle fejl/mangler i støtteansøgningen er rettet inden fremsendelse til NaturErhvervstyrelsen, Center for Projekttilskud, krydses af i JA, ellers i NEJ. Hvis svaret er NEJ, beskrives forholdet. Anmoder NaturErhvervstyrelsen om at foretage kontrol (Del B) Pkt. 4.a Det indsendte materiale gennemgås. Findes det indsendte materiale uden fejl og mangler, sættes der kryds i JA, ellers NEJ. Hvis svaret er NEJ, beskrives der hvilke fejl og/eller mangler, der er konstateret ved gennemgangen. Pkt. 4.b Pkt. 4.c Antal institutioner, der er omfattet af ansøgningen, angives. Hvis der er konstateret fejl i støtteansøgningen, men leverandøren har rettet dem inden fremsendelse, krydses af i JA, ellers i NEJ. Hvis svaret er NEJ, beskrives årsagen til dette. Kontrol af støtteansøgning med fremlæggelse kontoudtog (Del C) Pkt. 4.a Hvis der kontrolleres på baggrund af kontoudtog, må den pågældende bank- og/eller girokonto ikke benyttes til bogføring af andre transaktioner end elevind-betalinger for produkter under skolemælksordningen. Hvis den anvendte bank- og/eller girokonto udelukkende anvendes til skolemælksordningen, krydses af i JA, ellers i NEJ. Pkt. 4.b Pkt. 4.c Pkt. 4.d Bank- og/eller girokonto gennemgås for elevindbetalinger, antal elever og antal uddelte portioner, se ovenfor. Findes der fejl og/eller mangler, krydses af i NEJ, ellers i JA. Hvis svaret er NEJ, beskrives hvilke fejl og/eller mangler, der er konstateret. Antal institutioner, der er omfattet af ansøgningen, angives. Hvis der er konstateret fejl i støtteansøgningen, men leverandøren har rettet dem inden fremsendelse til NaturErhvervstyrelsen, Center for Projekttilskud, krydses af i JA, ellers i NEJ. Hvis svaret er NEJ, noteres det, hvilke fejl og mangler der ikke er rettet. Dokumentation for salgspriser skal vedlægges kontrolrapporten Kontrol af underleverandører (Del D) Hvis en af de skoler/institutioner som Center for Projekttilskud har udtaget til fysisk kontrol får leveret mælken igennem en underleverandør, skal kontrollen udbygges til også at omfatte underleverandøren. Kontrol hos underleverandørerne sker på stikprøvebasis og bør på årsbasis omfatte alle underleverandører, omfattet af de udvalgte stikprøver. Kontrollen skal bl.a. sikre overensstemmelse mellem leverandørens oplysninger og underleverandørens fortegnelser. Kontrol af underleverandører køres sammen med fysisk kontrol af leverandøren. Den af leverandøren oplyste/dokumenterede mængde skal stemme overens med underleverandørens bilag/udleveringssedler. Når kontrolløren har udtaget de institutioner hos underleverandøren, der skal kontrolleres, anmoder han underleverandøren om mindst en følgeseddel, for hver af de udvalgte institutioner (inden for den periode, der skal kontrolleres). På institutionen kontrolleres det om de mængder, der er omfattet af følgeseddelen, faktisk er leveret til skolen. 10

13 Efterfølgende holdes de faktiske forhold på skolen op med de oplysninger, leverandøren har angivet i ansøgningen. Alle punkterne i Del D udfyldes. 4.4 Fysisk kontrol af leverandører (bilag 2) Inden den fysiske kontrol af leverandører kan afsluttes, skal stikprøvekontrollerne på skolerne/institutionerne og underleverandøren, hvis denne er udpeget til kontrol være gennemført. Hvis der i forbindelse med den fysiske kontrol af leverandøren er udpeget den underleverandør til kontrol, skal den af leverandøren oplyste/dokumenterede mængde skal stemme overens med underleverandørens bilag/udleveringssedler og de faktiske forhold på skolen. Kontrolrapportens punkt 3.a. 3.e. kan udfyldes i forvejen, på baggrund af den administrative kontrol af støtteansøgningerne og antallet af stikprøvekontroller hos de institutioner støtteansøgningerne vedrører. Ved den fysiske kontrol hos leverandøren kontrolleres det: Om leverandøren har en liste/oversigt med navne og adresser på alle institutioner ansøgningen omfatter Om der er leveret det antal rationer, der står oplyst på udleveringslisterne Om indbetalingerne, leverandøren har modtaget, stemmer overens med det leverede antal rationer (kontrolleres stikprøvevis) Om leverandøren har søgt støtte til flere rationer, end der reelt er udleveret Om det fremgår af leverandørens regnskab, at prisen på produkterne er nedsat med støtten fra EU, jf. også afsnit 4.2 Omfanget af kontrollen (bilags typen og antal bilag der er kontrolleret) skal noteres i kontrolrapportens punkt 5. Pkt. 1a Pkt. 1b Pkt. 1c Pkt. 1d Pkt. 1e Pkt. 1f Pkt. 1g Pkt. 2 Pkt. 3a Pkt. 3b Notér leverandørens CVR- og P-nr., og NaturErhvervstyrelsens journal-nummer. Punktet udfyldes med virksomhedens navn og adresse. Dato og tid for kontrolbesøgets begyndelse + kontrollørens initialer noteres. Dato og tid for kontrolbesøgets afslutning noteres. Kontrolperioden anføres (hvilke kvartaler/måneder der er kontrolleret). Navnet på virksomhedens repræsentant ved kontrolbesøget noteres. Kryds af i JA/NEJ, om besøget er forvarslet. Hvis JA, skrives hvornår (dato og tid). Når resten af kontrolrapporten er udfyldt, noteres det, hvilke punkter der har givet anledning til bemærkninger. Det noteres hvor mange institutioner ansøgningen omfatter Det angives hvor mange elever/børn, der er søgt støtte til. 11

14 Pkt. 3c Pkt. 3d Der noteres hvilke produkter der er ydet støtte til. Det noteres hvor meget der er udbetalt i støtte. Pkt. 3e Det noteres hvor mange institutioner der indgår i stikprøvekontrollen (mindst 2 / minimum 1 % af institutionerne hos leverandøren om året) Pkt. 3f. Pkt. 3g Pkt. 3h Pkt. 3i Pkt. 3j Pkt. 4 Pkt. 5 Pkt. 6 Det markeres om leverandøren har en liste/oversigt med navne og adresser på alle institutioner ansøgningen omfatter. Hvis der ikke er leveret det antal rationer, der står oplyst på udleveringslisterne, beskrives forholdet. Hvis der er, markeres JA Hvis indbetalingerne, leverandøren har modtaget, ikke stemmer overens med det leverede antal rationer, beskrives forholdet. Hvis det stemmer overens, markeres JA Hvis leverandøren har søgt støtte til flere rationer, end der reelt er udleveret, beskrives forholdet (der markeres NEJ, hvis der er leveret den ansøgte mængde). Hvis det fremgår af leverandørens regnskab, at prisen på produkterne er nedsat med støtte fra EU, markeres JA, hvis NEJ, beskrives forholdet. Hvis der er bemærkninger, der ikke er plads til andre steder, kan de skrives her. Her noteres hvilke bilagstyper og antal der er kontrolleret. Dato for færdiggørelsen af rapporten anføres, og kontrolløren skriver under. 4.5 Fysisk kontrol af kommuner og organisationer Inden den fysiske kontrol af kommunerne kan afsluttes, skal stikprøvekontrollerne på skolerne/institutionerne være gennemført. Hvis kontrollen skal gennemføres hos en kommune eller anden støttemodtager, der hjemtager støtten til flere institutioner (organisation), skal kontrolløren i første omgang tjekke, at der er overensstemmelse imellem kommunens egen opgørelse over institutioner og Center for Projekttilskuds liste over registrerede støtteansøgere. Center for Projekttilskuds liste ligger på sagen i Captia. Hvis der er uoverensstemmelse, noteres det i bemærkninger i DCK hvilke institutioner, der er tale om. En kommune kan hjemtage støtte til fx. børnehaver og skoler. Hos NaturErhvervstyrelsen, Center for Projekttilskud vil en sådan kommune være oprettet 2 gange, som henholdsvis forvaltning børnehaver og forvaltning skoler. Det fremgår af de tilsendte lister hvilken type institution, der er udtaget til kontrol i den pågældende kommune. For kommunen udarbejdes der et fælles kontrollørskema i DCK (lige som på kontrollen af institutioner/skoler), der er tilknyttet kommunen og 2 kontrollørskemaer der vedrører de institutioner der er udpeget til stikprøvekontrol. Disse kontrollørskemaer vil være tilknyttet institutionerne der indgår i stikprøvekontrollen. I fællesskemaet (der er tilknyttet kommunen) sammenskrives kontrolfundene fra stikprøvekontrollerne. På kontrollørskemaerne der vedrører de institutioner, der indgår i stikprøvekontrollen, noteres de kontrolfund, der er fundet hos den enkelte institution. 12

15 OK-brevene sendes direkte til institutionerne og høringsbrevene sendes samlet til kommunen. Såfremt alt bliver fundet i orden (på kommunen og i alle institutionerne), sendes der også et OKbrev til kommunen. Når alle underbilagene er udarbejdet, samles det hele på sagen i Captia. 4.6 Stikprøvekontrol af skoler/institutioner (bilag 3) Hos institutionen skal det tjekkes, at antallet af rationer udleveret på institutionen ikke overstiger antallet af elever. Derfor noteres antallet af elever/børn der er indskrevet på institutionen, hvor mange børn der er søgt om støtte til, og hvor mange rationer der er blevet udleveret. Der spørges ind til, hvordan leverandøren udleverer produkterne til institutionen og til eleverne/børnene for at afdække, om der er en fast procedure/system for udleveringen. Det tjekkes, om plakaten er ophængt et synligt sted ved skolens/institutionens hovedindgang. Det undersøges om de pågældende produkter er uddelt efter formålet (ikke benyttet til f.eks. madlavning mm.), dvs. alene til elever og/eller børn. Ved de institutioner der forestår salg af produkter, kontrolleres at der ikke er søgt støtte til ikke støtteberettigede produkter. Gennemgang af kontrolrapportens enkelte punkter: Pkt. 1a Notér institutionens CVR- og P-nr., og NaturErhvervstyrelsens journal-nummer. Pkt. 1b Pkt. 1c Pkt. 1d Pkt. 1e Pkt. 1f Pkt. 1g Pkt. 1h Pkt. 2 Pkt. 3a Pkt. 3b Pkt. 3c Pkt. 3d Pkt. 3e Pkt. 3f Punktet udfyldes med institutionens navn og adresse. Noter hvilken leverandør/kommune ansøgningen vedrører (stikprøvekontrollen er udpeget hos) Dato og tid for kontrolbesøgets begyndelse + kontrollørens initialer noteres. Dato og tid for kontrolbesøgets afslutning noteres. Kontrolperioden anføres. Navnet på institutionens repræsentant ved kontrolbesøget noteres. Kryds af i JA/NEJ, om besøget er forvarslet. Hvis JA, skrives hvornår (dato og tid). Når resten af kontrolrapporten er udfyldt, noteres det, hvilke punkter der har givet anledning til bemærkninger. Det noteres hvor mange elever/børn, der er indskrevet på skolen/institutionen. Det angives hvor mange elever/børn, der er søgt støtte til. Hvis der er søgt til flere elever/børn end der går på skolen/institutionen beskrives forholdet. Det afkrydses, om der er leveret det antal rationer, der er oplyst på udleveringslisten. Hvis svaret er NEJ, beskrives forholdet. Hvis EU-plakaten hænger et synligt sted ved institutionens hovedindgang krydses af i JA. Det angives, hvor på institutionen plakaten hænger. Hvis der er søgt støtte til ikke støtteberettigede produkter. Beskriv hvilke (type/art og kartonstørrelse) Hvis produkterne benyttes til ikke-godkendte formål (fx madlavning), sættes kryds i JA. Beskriv forholdet. 13

16 Pkt. 3g Pkt. 4 Pkt. 5 Beskriv hvor og hvordan produkterne udleveres til institutionen og til eleverne/børnene. Hvis der er bemærkninger, der ikke er plads til andre steder, kan de skrives her. Dato for færdiggørelsen af rapporten anføres, og kontrolløren skriver under. 4.7 Fysisk kontrol af skoler/institutioner Kontrollen omfatter en gennemgang af ansøgningens grundbilag, dvs. originale fakturaer, følgesedler, regninger eller lignende bilagsmateriale vedrørende indkøb af mejeriprodukter. Der skal laves en opgørelse over de støtteberettigede produkter (bilag 4), der er angivet i halvårets udbetalingsspecifikationer (støtteansøgninger) eller på listen fra Center for Projekttilskud. Oplysninger om dato for indkøb, produktkategori og mængde fremgår af hvert enkelt grundbilag. Efter at opgørelsen er lavet, sammenholdes resultatet med angivelserne i "Specifikation af støtteudbetalingen" eller Center for Projekttilskuds liste over udbetalinger. Kontrolløren bedes, for det specifikke halvår, foretage en kontrol for systematiske fejl ved at tjekke, at bilag, mælkekategori mm., stemmer med det pågældende halvårs udbetalinger. Hvis der er enkelte ikke systematiske fejl, kontrolleres der udelukkende videre for udleverings- og undervisningsdage i 12 måneders perioden. Hvis der findes systematiske fejl, skal støttebeløbet opgøres for perioden fejlen indgår i, dog stoppes kontrollen, hvis to på hinanden følgende støtteansøgninger ikke konstaterer den systematiske fejl, dog maksimalt 3 år tilbage og/eller til sidste kontrol. Fejlsager: Kontrolløren skal rekvirere de nødvendige lister/skærmprints direkte fra Center for Projekttilskud, Virksomhed. Send en mail med forespørgslen til Marianne Sandberg (msan@naturerhverv.dk) med kopi til Lina Bruun Ladegaard (linbla@naturerhverv.dk). Husk at kontrollere, at der kun søges om støtte til dage, hvor der er undervisnings-/mødepligt. Herudover skal det kontrolleres, at den mælk, der er søgt om støtte til, ikke anvendes til madlavning. Ved kontrol af institutioner der er udtaget til ekstra kontrol 3, skal der gennemføres kontrol af alle de lister, der er knyttet til sagen. Har der været udført kontrol i 12 måneders perioden, stoppes kontrollen, således at ingen perioder kontrolleres dobbelt. Alle institutioner, der uddeler skolemælk og modtager støtte, skal i henhold til Kommissionens forordning 657/2008 ophænge en plakat, som angiver, at institutionen modtager EU-støtte. Plakaten skal hænge i institutionerne på et synligt sted ved hovedindgangen og er en betingelse for modtagelse af støtte. Som en del af den fysiske kontrol tjekkes det, om EU-plakaten er blevet 3 NaturErhvervstyrelsen, Center for Projekttilskud udtager ekstrakontroller i løbet af året, hvis de bliver opmærksomme på ansøgere som har lavet fejl eller for at være sikre på at opfylde 5 % kravet. 14

17 ophængt. Leverandører/institutioner kan rekvirere plakater hos NaturErhvervstyrelsen, Center for Projekttilskud, ved at sende en mail til eller selv udarbejde dem Opgørelse af støtteberettigede skolemælksprodukter (bilag 4) Regnearket "Opgørelse af støtteberettigede skolemælksprodukter" (bilag 4) udfyldes på følgende måde: I hovedet på skemaet udfyldes de gule felter med navn på støttemodtageren, P-nr., institu-tions-nr., antal elever og antal dage i uddelingsperioden. Via fanebladene i regnearket vælges det korrekte halvår eller kvartal. Årstallet angives i feltet til venstre. Produktet angives, og antal liter/kg fra udbetalingsspecifikationen skrives ind i det gule felt under "liter/kg". For hvert produkt er der to kolonner, én til ¼ liters pakninger og én til 1/1 liters pakninger. Til venstre i hver række anføres datoen for indkøbet ud fra fakturaen/regningen, og antallet af rationer i ¼ liters og 1/1 liters pakninger indtastes. For hvert produkt beregnes det samlede antal enheder og det samlede antal liter/kg automatisk nederst på regnearket. En eventuel difference til oplysningerne fra udbetalingsspecifikationen beregnes også. Den står både nederst og øverst i regnearket. Ud fra den beregnede difference kan man se, om institutionen har modtaget tilskud til mere, end den var berettiget til. Husk: Når hele indtastningen er færdig, printes opgørelsen ud (bilag 4 Excel-regneark) og lægges på sagen i Captia (også ved OK-sager). Ud over at beregne opgørelsen skal kontrolløren sikre sig, at institutionen ved den seneste ansøgning har overholdt ordningens regler. Dette omfatter overholdelse af at mælk, der søges støtte til, ikke anvendes til madlavning. Ved fejl henvises der til NaturErhvervstyrelsens hjemmeside, hvor institutionen kan holde sig ajour og søge vejledning. Den senest indsendte støtteanmodning skal kontrolleres, hvad enten institutionen i de halvår/kvartaler, der er kontrollerede, har modtaget uberettigede støttebeløb eller ej. Det er vigtigt, at taste dato for indkøb ud for hver række (mindst en række pr. faktura/kvittering/kassebon). På de kontrollerede fakturaer/kvitteringer/kasseboner eller lign. stemples Kontrolleret dato Naturerhvervstyrelsen. På den måde kan en eventuel revision altid finde tilbage til de bilag der indgår i kontrollen (sporbarhed). På regnearket vil kolonnen med bilagsnr. være tomt, når kontrolløren har stemplet bilagene på institutionen/skolen og/eller der er eftersendt bilag. Kun for elektroniske bilag skrives bilagsnr. ind i regnearket. 4 Plakaten skal overholde minimumskravene i KFO 657/2008 bilag III. 15

18 4.7.2 Udfyldelse af kontrollørskema i DCK (skoler/institutioner og kommuner) Kontrollørskemaet i DCK bruges ved indtastning af kontrolresultater for kommunekontrol og separat udtrukne institutioner. DCK bruges ikke ved leverandørkontrollen og stikprøvekontrollerne på institutionerne/skolerne. Fane 1 Besøgsdata : o Hvis kontrollen er varslet, skal varslingsdato og varslingstidspunkt noteres. Der skal angives en forklaring, hvis de 48 timer er overskredet. o Notér navnet på den person, der var til stede ved kontrolbesøget. o Afkryds, om der er afleveret et retssikkerhedsbrev o Notér kontrollens start- og slutdato, samt start- og sluttidspunkt. o Angiv begrundelse, hvis der ikke er foretaget fysisk kontrol o Hvis sagen er OK, skal punkt 1,2 og 3 i faneblad Spørgsmål 1-9 og Spørgsmål 13 altid udfyldes o Hvis kontrollen munder ud i en fejlsag, skal faneblad Spørgsmål 1-9, Spørgsmål og/eller Spørgsmål 13 udfyldes. Punkt 1 og 2 i faneblad Spørgsmål 1-9 og Spørgsmål 13 skal altid udfyldes. Kontrollørdata, afdeling mm. fremkommer automatisk. Fane 2 Spørgsmål 1-9 : 16

19 Pkt. 1 Pkt. 2 Pkt. 3 Angiv Naturerhvervstyrelsen, Center for Projekttilskuds journalnummer. Nummeret fremgår af kontrolgrundlaget, som ligger på sagen i Captia. Anfør de halvår/kvartaler, som er kontrollerede. Sæt kryds, hvis skolemælkskontrollen på institutionen er fundet OK. Hvis der er overensstemmelse mellem oplysningerne i opgørelsen og oplysningerne i støtteansøgningen, sættes kryds i denne boks. Hvis der er uoverensstemmelser markeres der i stedet x ud for de punkter, der er fejl ved Pkt. 4 Sæt kryds, hvis der er uoverensstemmelse mellem støtteansøgningen/udbetalingsspecifikationen og de indkøbte produkter. Hvis der er udbetalt for meget i støtte til en eller 17

20 flere produktkategorier, og det er en systematisk fejl, skal der foretages kontrol af institutionens støtteansøgninger, indtil der findes to på hinanden følgende støtteansøgninger på hver side af startkvartalet uden fejl. Der foretages ved systematiske fejl kontrol tilbage til kvartalet/datoen for den foregående kontrol, dog maksimalt 3år tilbage (fra det halvår/kvartal kontrollen tager udgangspunkt i). Hvis det ved kontrollen konstateres, at der ikke er anmodet om støtte til samtlige indkøbte støtteberettigede produkter, gøres støtteansøgeren mundtligt opmærksom på det. Kontrolløren gør opmærksom på eventuelle muligheder for indsendelse af en støtteanmodning, hvis det kan lade sig gøre inden for de gældende tidsfrister. Pkt. 5 Pkt. 6 Pkt. 7 Sæt kryds, hvis institutionen har søgt støtte til ikke støtteberettigede produkter (uddybes i punkt 12 bemærkninger) Sæt kryds, hvis institutionen anvender mælkeprodukter omfattet af ansøgningen/udbetalingsspecifikationen til madlavning. Produkter, der er ydet støtte til, må ikke anvendes i tilberedning af måltider. Udleverings-proceduren for de støtteberettigede produkter gennemgås som kontrol af, at det ikke finder sted. Sæt kryds, hvis institutionen søger støtte til flere undervisnings-/åbningsdage, end der er i kontrolhalvåret/kvartalet. For ungdoms- og efterskoler skal kontrolløren være specielt opmærksom på, at der kun kan søges om støtte til antal undervisningsdage gange antal elever på skolen. Ved en undervisningsdag forstås en dag, hvor der foretages aktiv, skemalagt undervisning, og hvor der er mødepligt for eleverne. Elever, der opholder sig på skolen, på dage hvor der ikke foregår undervisning, kan således ikke berettige til skolemælksstøtte. Hvis der er systematisk fejl i antallet af faktiske undervisningsdage og de dage der er ansøgt støtte for, skal uoverensstemmelsen opgøres. Der kan også ydes støtte til skemalagte udlandsophold, hvor mælken medbringes fra Danmark, gælder dog kun ophold i EU-lande. Hvis institutionen søger støtte til weekend- og helligdage skal der vedlægges dokumentation for, at der er tale om undervisningsdage. Skolerne har som oftest årsplaner, hvoraf planlagte undervisningsaktiviteter fremgår. Sammenholdes dette med f.eks. køkkenlisternes antal elever pr. dag, kan dette oftest anvendes som dokumentation for undervisningsdage samt antal elever. Pkt. 8 Pkt. 9 Sæt kryds, hvis institutionen ikke kan dokumentere det antal elever/børn, der er udbetalt støtte til. Sæt kryds, hvis institutionen ikke har ophængt plakat om EU-støtte Fane 3 Spørgsmål : 18

21 Pkt. 10 Refusionsopgørelse. Notér institutionens navn, år, halvår/kvartal og tilbagebetalingskravet. Under rullegardinet begrundelse vælges den relevante kategori. Pkt. 11 Samlet tilbagebetalingskrav Skal ikke udfyldes. Når felterne i pkt. 10 er blevet udfyldt og der trykkes på gem, beregner DCK automatisk det samlede tilbagebetalingskrav. Pkt. 12 Bemærkninger Hvis der er yderligere bemærkninger der skal med til institutionen i forbindelse med en eventuel høring, noteres de her. Fane 4 Spørgsmål 13 skal altid udfyldes: 19

22 Pkt. 13 Noteres hvilke dokumenter/bilag der er kontrolleret i forbindelse med kontrollen (bilagstype og antal) 5. Efter kontrollen 5.1 Kontrollørens opgaver Hvis ikke alt nødvendigt materiale var til stede ved kontrolbesøget, færdiggør kontrolløren rapporten på det lokale afdelingskontor, når støtteansøgeren har sendt det ind. Kontrolløren sender en sag i høring, hvis der er punkter i kontrolrapporten/kontrollørskemaet, der giver anledning til bemærkninger. Dog skal sagen ikke i høring, hvis EU-plakaten bestilles/ophænges i forbindelse med kontrolbesøget. Hvis kontrolløren ikke konstaterer nogen fejl, udsendes et OK-brev til skolen/leverandøren/kommunen. 5.2 Registrering af kontrolrapporter/kontrollørskemaer Ydelsesnummer Tidsforbruget ved kontrollerne skal registreres i mtid: Skolemælk: DCK Skolemælk: 5191LEV_13 Admin.: 5191LEV_13 Fysisk: 5191LEV_13 Under/lev: 5191LEV_13 Ins/lev: 5191LEV_13 Ins/Kom: Administrativ kontrol af støtteansøgningerne, leverandører af skolemælk Fysisk kontrol af leverandører Kontrol af underleverandører Institutionskontrol i forbindelse med leverandørkontrol Institutionskontrol i forbindelse med kommunekontrol 5191INS_13 Ordinær: Ordinær kontrol af skoler/institutioner 5191INS_13 Kommune: Ordinær kontrol af kommuner 5191INS_13 Efterkontrol: Kontroller der gennemføres efter skoleåret er afsluttet CAPTIA Alle kontrolrapporter og dokumenter, herunder høringsbreve mm, vedrørende kontrollen skannes ind på sagen i Captia. 5.3 Frist for indsendelse af rapporter Senest 5 uger efter den udførte kontrol, skal kontrolresultaterne være registreret i DCK, kontrolrapporten skal være lagt på sagen i Captia og sagen skal være overført til Virksomhed. 20

23 Såfremt høringsfristen ikke er udløbet, overføres sagen til Virksomhed umiddelbart efter høringsfristen er udløbet/der er modtaget høringssvar i sagen Overførsel af sager til Center for Projekttilskud Captia: Sagsbehandlerfeltet skal være tomt, ansvarlig enhed skal være Virksomhed. Der sendes et link til sagen, til projekttilskud@naturerhverv.dk og cc. til linbla@naturerhverv.dk og olvp@naturerhverv.dk 6. Ikrafttrædelse Denne instruks træder i kraft den 13. marts Samtidig ophæves Instruks for ydelse af støtte til skolemælk, Skoleåret 2011/12, Kontrolår Niels B. Jacobsen og Mette Sinkbæk 21

24 Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri NaturErhvervstyrelsen 2013 ISBN (tryk) ISBN (web) NaturErhvervstyrelsen Nyropsgade København V. Tlf.: Fax: