Analyse- rapport Kvalitetsstyring i Natur- og Miljøadministrationen Thisted Kommune 7. november 2011

Transkript

1 Analyse- rapport Kvalitetsstyring i Natur- og Miljøadministrationen Thisted Kommune 7. november 2011 Vi skal lave faglig kvalitet effektivitet ensartethed for at sikre borgernes og virksomhedernes tillid og tilfredshed Lov nr. 506 af Lov om kvalitetsstyring for den kommunale sagsbehandling på natur- og miljøområdet: 1. Loven skal ved at indføre et kvalitetsstyringssystem medvirke til at sikre faglig kvalitet, effektivitet og ensartethed i kommunalbestyrelsens sagsbehandling på natur- og miljøområdet samt til at sikre borgernes og virksomhedernes tillid til og tilfredshed med sagsbehandlingen.

2 Baggrund for analyserapporten Denne analyserapport udarbejdes efter procedure Ledelsens evaluering for at efterleve kvalitetsstyringssystemets bestemmelse om offentliggørelse af status for kvalitetsstyringssystemet og om anvisning af forslag til forbedringer. Kvalitetsstyringssystemet omfatter alle aktiviteter vedrørende varetagelse af myndighedsopgaver mv. inden for Kvalitetsstyringslovens område, og rapporten dækker derfor alle dele af det gældende kvalitetsstyringssystem for Thisted Kommunes Natur- og Miljøforvaltning. Kvalitetsstyringssystemets dokumenter er registreret i systemet D4 InfoNet. Omfang af analyserapporten Ifølge procedure skal den systemansvarlige udarbejde en analyserapport, der tidsmæssigt som minimum omfatter perioden siden sidst gennemførte analyse for det pågældende område. I rapporten redegøres for følgende 1. Analyse af resultatet fra brugertilfredshedsundersøgelser og sammenligning med den forrige evaluering, 2. Undersøgelser af, om kvalitetsstyringssystemet fungerer og bidrager til at leve op til lovens formål og kommunens fastsatte kvalitetspolitik og -mål, 3. Status for korrigerende handlinger og forbedringsforslag, 4. Orientering om væsentlige ændringer af organisatorisk, lovgivningsmæssig eller teknisk art, der vil kunne få betydning for kvalitetsstyringssystemet, 5. Forslag til imødegåelse af eventuelle behov for forbedringer af kvalitetsstyringssystemet, og 6. Opfølgning på beslutninger fra foregående års ledelsesevaluering om forbedring og ændring af systemet samt status herfor. Denne rapport skal forelægges forvaltningens ledelse til kommentering og godkendelse og tjener derefter som basis for nærværende evalueringsrapport. Kvalitetsorganisationen Beskrivelse af kvalitetsorganisationen fremgår af procedure Den daglige drift af kvalitetsstyringssystemet varetages af kvalitetsgruppen, der består af auditorerne Anna Brit Uldbjerg og Signe Kappel Jørgensen samt Dion Nørgaard, der er under oplæring. Flemming Bach er systemansvarlig. Alle i kvalitetsgruppen er fra natur- og miljøafdelingen. Redegørelse Den seneste årerapport er udarbejdet i sommeren Nærværende årsrapport vil derfor omfatte perioden fra 1. juni 2010 til 31. maj Væsentlige begivenheder af betydning for kvalitetsstyringssystemet: I efteråret 2010 blev ny organisation planlagt og denne trådte i kraft ed årsskiftet. Herved blev miljøafdelingen og naturdelen af den tidligere planafdeling lagt sammen under dannelse af en natur- og miljøafdeling. I november 2010 blev vores kvalitetsstyringssystem auditeret af DS. Auditeringen gav anledning til enkelte bemærkninger, der e nævnt på side 4. Side 1 af 14

3 I foråret gennemførte Signe Kappe Jørgensen selvstændigt audits er er nu fuldgyldigt medlem af auditorkorpset. 1 foråret blev oplæringen af Dion Nørgaard som auditor sat i gang. Dion forventer udlært i løbet af sommeren. Der var og er planlagt en lang række audits i 2010 og 2011, og de vil alle blive gennemført. Flemming Bach Systemansvarlig Side 2 af 14

4 1. Analyse af resultatet fra brugertilfredshedsundersøgelser og sammenligning med den forrige evaluering Der skal gennemføres brugertilfredshedsundersøgelser hvert andet år næste gang i Der er derfor ikke yderligere til dette punkt. Side 3 af 14

5 2. Undersøgelser af, om kvalitetsstyringssystemet fungerer og bidrager til at leve op til lovens formål og kommunens fastsatte kvalitetspolitik og mål Afholdte audits Der er i perioden 1. juni 2010 til 31. maj 2011 været afholdt en ekstern audit (Dansk Standard) samt en række interne audits, hvor i alt 32 procedurer er blevet auditeret. Der er i forbindelse hermed noteret 10 afvigelser og givet 53 forbedringsforslag. I det følgende gives et kort resume af først den eksterne audit og efterfølgende de interne, hvor der er et kort resume af hver audit. De enkelte auditrapporter er arkiveret på fællesdrev K:\QC. Ekstern audit af kvalitetsstyringssystemet Audit gennemført 4. november 2010 Der blev i forbindelse med audit fundet 2 afvigelser og givet 3 forbedringsforslag. Afvigelsen var om manglende ajourføring af kompetenceskema, samt en uoverensstemmelse mellem sagsbehandlingen og proceduren. Begge afvigelser blev lukket under audit og gav derfor ikke anledning til afvigelsesrapporter og/eller opfølgning. Forbedringsforslagene var om kvalitetsmålene, om orientering af medarbejderne om D4 s muligheder samt forslag til lettelse af administrationen af medarbejderkompetencer. Alle forbedringsforslagene drøftes i kvalitetsgruppen og forelægges eventuelt på afdelingsmøde til drøftelse. 20.1: Procedure for overførsel af affald til/fra udlandet 20.2: Anvisning af affald 20.1: Nedrivningstilladelser Audit gennemført 4. marts 2011 Der blev ikke fundet afvigelser og givet 8 forbedringsforslag. Afvigelsen var diverse redaktionelle ændringer i procedurerne. Auditor nævner afslutningsvist: De tre procedurer blev gennemgået med udgangspunkt i forskellige sager. Der blev undervejs diskuteret forskellige forbedringsområder, og auditerede virkede sikker på fagområdet og kunne dække auditors behov for forklaring af arbejdsområdet. Generelt fungerer de tre procedurer fint, og der blev ikke registreret afvigelser fra procedurerne. I forbindelse med auditering af proceduren for anvisning af affald, blev der bl.a. kigget på ESDH-sag 6687, hvor ansøgninger om farligt affald arkiveres. Der blev fremsat forslag om mere stringent navngivning af de enkelte dokumenter på sagen for bedre overblik i forhold til andre sager (tilsyn). Dette blev vurderet til ikke at være nødvendigt.. Side 4 af 14

6 23.1 Anmeldelse af vindmøller Analyserapport, kvalitetsstyringssystemet 2011 Audit gennemført 14. december 2010 fra kl til ca. kl Der blev fundet en afvigelse (måske) og et forbedringsforslag, en ting, der skal afklares samt nogle småting, der skal rettes i proceduren. Afvigelsen drejede sig om en uklar formulering om hvordan det kunne sikres, at høringsudtalelser kom frem til den afdeling, der havde startet høringen. Forbedringsforslaget var at lave et GIS-lag, der på en let og overskuelig måde kunne illustrer, hvor der opstilles husstandsmøller, så den kumulative effekt lettere kan vurderes. Auditor nævner afslutningsvist: Der blev undervejs opdaget et par småting, som kan forbedre forståelsen af proceduren. De fremgår af skemaet over observationer/handlinger. Jeg har anført en enkelt småting, som vi ikke snakkede om se skemaet Tilsyn på landbrug 50.3 Krydsoverensstemmelse Gyllebeholderkontrol og beholder ud af drift Procedure for ekstra flydelagskontrol Audit gennemført 17. marts 2011 Der blev fundet 1 afvigelse og givet 6 forbedringsforslag. Afvigelsen var, at procedurens tekst om afsendelse af et tilsynsbrev ikke altid bliver fulgt. Forbedringsforslaget var forskellige forslag til redaktionelle ændringer i procedurerne samt en manglende opdatering af links. Auditor nævner afslutningsvist: Under audit blev procedure 50.2, 50.3 og gennemgået grundigt, mens procedure ikke blev auditeret, idet denne ikke er aktuel længere. For hver procedure blev der fundet en eksempelsag samtidigt med, at der blev snakket generelt om fremgangsmåde og arbejdsredskaber. Det er auditors indtryk, at den auditerede er godt inde i sit fagområde og at faggruppen har arbejdet grundigt med procedurerne. Det fungerer tilsyneladende også fint med det gamle arkiv og et system med blå og røde mapper til at holde styr på at krav om tilsynsfrekvens overholdes anmeldelse af aktiviteter i internationale beskyttelsesområder Audit gennemført 14. oktober 2010 Der blev ikke fundet afvigelser fra proceduren, men der blev fundet flere forbedringsområder. Forbedringsforslagene var om en præcisering i procedurens tekst, om manglende opdatering af kompetenceark og om administrative emner. Auditor noterer i øvrigt: Auditerede virkede sikker i den faglige side af sagen. Side 5 af 14

7 Medarbejderen har kun behandlet 1 sag vedr. anmeldelse af aktiviteter i Internationale naturbeskyttelsesområder. Denne sag blev gennemgået ved audit. 60.9: 26a nedlæggelse af veje og stier Audit gennemført 14. december 2010 Der har endnu ikke været nogle sager på området, hvorfor der ikke kunne gennemgås en sag, hvor proceduren havde været brugt. Der blev således ikke fundet afvigelser i forhold til sagsbehandlingen, og der blev heller ikke fundet afvigelser i forhold til gældende lovgivning. Auditor skriver : Ole vurderer, at der er behov for proceduren, og at den bør udbygges, så den også omfatter henvendelser fra 3. mand om nedlæggelse af vej/sti. Herudover ønskes en større omskrivning af proceduren, så den bliver lettere at anvende. Det aftaltes, at proceduren omskrives helst i forbindelse med en aktuel sag. Hvis en sådan ikke er kommet inden 1. marts aftales, om proceduren skal revideres uden en aktuel sag. Dokumentansvarlig for proceduren skal rettes til Ole og 65.2 om Natura 2000 områder og bilag IV arter Audit gennemført 14. oktober 2010 Der blev ikke noteret afvigelse r og der blev givet 3 forbedringsforslag. Forbedringsforslagene var om en præcisering i procedurens tekst og den administrative fremgangsmåde. 75.1:Vedligeholdelse af vandløb 75.5: Tilladelse efter okkerlov 75.7: Tilsyn efter okkerloven 01.9: Definitioner 99.56: Afvigelser, afhjælpende og korrigerende handlinger samt forbedringsforslag. Audit gennemført 24. november 2010 Der blev noteret 2 afvigelser og givet 3 forbedringsforslag. Forbedringsforslagene var om en præcisering i procedurens tekst og om administrative emner. Udpluk fra generel konklusion som skrevet af auditor Procedure for vandløbsvedligeholdelse med tilhørende støttepapir indeholder en udmærket beskrivelse af vandløbsvedligeholdelse for offentlige vandløb, men er meget kortfattet omkring tilsynsdelen og vedligeholdelsen af de private vandløb. Generelt er det vanskeligt for nye medarbejdere at sætte sig ind i sagsbehandlingen på området ud fra de eksisterende procedurer. I skal derfor overveje nye procedurer og/eller uddybning af eksisterende. Evt. i form af henvisninger til arbejdsgangbeskrivelser, f.eks. fra andre kommuner. Side 6 af 14

8 Procedurerne 75.5 og 77.7 om okker er ikke anvendt endnu. Der har ikke været ansøgning om tilladelse efter okkerloven. Den umiddelbare vurdering var, at procedurerne var ok Procedure for vandindvindingstilladelser 99.56: Afvigelser, afhjælpende og korrigerende handlinger Audit gennemført 29. marts 2011 Der blev fundet 1 afvigelse og givet 6 forbedringsforslag. Afvigelsen var uklar formulering om høring af afgørelser. Forbedringsforslaget var forskellige forslag til redaktionelle ændringer i procedurerne. Auditor skriver: Ved audit blev Procedure 80.2 med tilhørende støttepapir gennemgået. Sammenhængen med procedure 80.3 om ændringer af vandindvindingstilladelser blev også gennemgået. En konkret sag blev gennemgået, hvor der blev fundet en enkelt (mindre) afvigelse. Sagen blev dog behandlet før proceduren blev godkendt, hvorfor afvigelser fra proceduren formelt ikke er afvigelser. Der er kun få sager med vandindvindingstilladelser, hvorfor der ikke er givet tilladelser efter proceduren endnu. Der er flere ting i proceduren, der ikke er gennemarbejdet, men Anette vurderer, at procedure og støttepapir i store træk indeholder de informationer, der skal bruges og 80.9 om vandforsyning samt 99.1 Udarbejdelse og revision af procedure Audit gennemført 24. november 2010 Der blev noteret 1 afvigelser og givet 3 forbedringsforslag. Afvigelsen var, at proceduren var forældet. Forbedringsforslagene var om døde links i proceduren og om en bedre præcisering af teksten. Audit var præget af tekniske vanskeligheder, som auditor nævner : Under audit gik computeren i sort, hvorfor indberetning i Structura ikke blev auditeret. Procedure for udarbejdelse af procedure blev kun kortfattet auditeret af samme årsag. 95.1: Ejendomsforespørgsler Audit gennemført 14. december 2010 Der blev noteret 1 afvigelse og givet 2 forbedringsforslag. Afvigelserne var, at der ikke var overensstemmelse mellem procedure og sagsbehandling. Sagsbehandlingen var korrekt, men proceduren mangelfuld.. Forbedringsforslagene var om en præcisering i procedurens tekst. Udpluk fra generel konklusion som skrevet af auditor Proceduren anvendes jævnligt. Den er meget detaljeret og fungerer stort set tilfredsstillende. Der sker jævnligt ændringer på området, og proceduren er ikke helt opdateret mht. oplysninger i Mapinfo og BBR.. Side 7 af 14

9 95.4 Udtalelser i byggesager, Miljø Audit gennemført 24. november 2010 Analyserapport, kvalitetsstyringssystemet 2011 Der blev ikke noteret afvigelser og givet 2 forbedringsforslag. Forbedringsforslagene var om en præcisering i procedurens tekst. Udpluk fra generel konklusion som skrevet af auditor Der var både journaliseret i ESDH og KMD, og sagsflowet stemte fint overens med den i oversendelsesbrevet angivne tidsfrist. Altså levede sagsbehandlingstiden op til målene i kvalitetsstyringssystemet. Den auditerede var desuden vel orienteret om kvalitetsstyringssystemets formål, opbygning, mål og ansvarsfordelingen i organisationen : Interne audits Audit gennemført 4. marts 2011 Der blev fundet 1 afvigelse og givet 5 forbedringsforslag. Afvigelsen var en manglende opfyldning på en audit.. Forbedringsforslaget var flere forskellige forslag til at lette administrationen af kvalitetsstyringssystemet. Auditor nævner afslutningsvist: Generelt er det de interne auditorers opfattelse, at det kører fint med de interne audits. Der blev fundet én afvigelse og flere forbedringsområder. Afvigelsen bestod i, at der ikke var fulgt op på en audit af de tværgående procedurer afholdt i december indenfor den angivne frist på en måned. Der blev under auditten d. 4 marts foretaget første skridt i den afhjælpende handling nemlig sendt besked herom til afdelingschefen.. 99.x Tværgående procedurer Audit gennemført 21. december 2010 Der blev fundet 2 (3) afvigelser og givet 8 forbedringsforslag. Afvigelsen var forkert valg af punkttegn i en liste, samt manglende oplysning om, at det er aktindsigt i årsrapporten. Der er en måske-afvigelse, idet recertificeringen ikke var offentliggjort på kommunens hjemmeside, men da 3 måneders fristen ikke var overskredet, bliver det en måske-afvigelse. Forbedringsforslaget var forskellige forslag til redaktionelle ændringer i procedurerne. Auditor nævner afslutningsvist: Hovedvægten af audit lå på procedure for udarbejdelse og revision af procedure, mens de øvrige blev hurtigt gennemgået. Ved audit blev procedure for jordvarme gennemgået som eksempel på udarbejdelse og revision af procedurer. Side 8 af 14

10 Kvalitetsprincipper og mål Analyserapport, kvalitetsstyringssystemet 2011 Miljø- og teknikudvalget har i august 2010 vedtaget, at Kvalitetsstyringssystemet skal - sikre opgavevaretagelsens faglige bæredygtighed - sikre at myndighedskrav, almindelig god forvaltningsskik og fastsatte procedurer overholdes - sikre brugerens tillid og tilfredshed. Dette opnås bl.a. gennem følgende 10 mål (kommenteret): 1. Borgere og virksomheders tillid til og tilfredshed med sagsbehandlingen undersøges ved gennemførelse af brugertilfredshedsundersøgelser hvert 2. år på udvalgte områder jf. procedurer for området Brugertilfredshedsundersøgelse gennemført i maj Denne undersøgelse er bestemt i bekendtgørelsen og kan ikke fraviges. 2. Politikernes tillid til og tilfredshed med kvalitetsstyringssystemet evalueres hvert 2 år. Dette skal ske i forbindelse med behandling af den systemansvarliges analyserapport over kvalitetsstyringssystemet. Første evaluering finder sted i 2010 Analyserapporten forelægges miljø- og teknikudvalget til orientering. Det anbefales, at dette mål bevares. 3. Den enkelte medarbejder skal deltage i efteruddannelse af en samlet varighed på mindst 5 arbejdsdage pr. år. Dette kan være intern sidemandsoplæring, men mindst 2 dage skal være ekstern efteruddannelse eller uddannelse afholdt af ekstern underviser Målet sikrer en stadig kompetenceudvikling af medarbejderkredsen og stiller krav om, at tilstrækkelige ressourcer til efteruddannelsen stilles til rådighed Efteruddannelse af personalet er dels en forpligtelse, vi har som arbejdsgiver, dels en forsikring, der skal sikre, at vi også i fremtiden kan løse vores opgaver på et kvalificeret niveau. Det anbefales derfor, at dette mål bevares. 4. Teknisk Forvaltning skal aktivt arbejde for, hvert år at give ophold til mindst 2 studerende og hvert ophold skal have en varighed på mindst 2 uger Målet stiller krav om, at der afsættes plads og ressourcer til den studerende Studerende bringer nye tanker og idéer ind i forvaltningen, og samtidig bliver de studerende opmærksomme på de kvaliteter, der er ved at være ansat i Thisted Kommune. Dette er meget vigtigt i forbindelse med den kommende rekruttering af nye medarbejder. Det anbefales derfor, at dette mål bevares. 5. Der skal mindst en gang om året afholdes MUS-samtaler Afholdelse af MUS-samtaler er en formaliseret evaluering mellem leder og medarbejder og sikrer, at medarbejderens indsats og karriere i kommunen tages op til drøftelse. Målet bidrager sammen med mål 6 til kompetenceudviklingen Det anbefales derfor, at dette mål bevares. Side 9 af 14

11 6. Et flertal af medarbejderne deltager i relevante erfa-grupper med deltagelse af medarbejdere fra andre kommuner Efter kommunalreformen blev meget af den videnbase, der var samlet i amterne, fragmenteret voldsomt. Samtidig er de nuværende kommuners bemanding så lille, at der ikke kan opstå brede faglige miljøer. Det er derfor meget vigtigt for en kommune af Thisteds størrelse, at medarbejderne gives mulighed for at deltage i erfa-grupper, hvor andre kommuners medarbejdere også deltager. Mål 9 bidrager som mål 6 og 8 til kompetenceudviklingen og stiller krav om, at ledelse er villig til at stille de fornødne ressourcer til rådighed. Det anbefales derfor, at dette mål bevares. 7. En auditplan for det efterfølgende år skal udarbejdes senest primo december Dette er sket. Målet skal sikre en opfyldelse af systemets krav om regelmæssig kontrol Det anbefales, at dette mål bevares. 8. Miljøafdelingen skal mindst udføre det antal tilsyn, der stilles som krav fra de centrale myndigheder Efter organisationsændringen 1. jan skiftede afdelingen navn til Natur- og miljøafdelingen. Dette mål er bestemt i bekendtgørelsen og kan ikke fraviges. Teksten ændres til at omfatte det nye navn. 9. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for udarbejdelse af en tilsynsrapport, defineret som tiden fra et virksomheds- eller landbrugstilsyn gennemføres, til tilsynsrapporten fremsendes, må ikke overstige 10 arbejdsdage Dette mål er bestemt i bekendtgørelse om borgeres retssikkerhed og kan ikke fraviges. 10. Årets plan for tilsyn med virksomheder og landbrug skal udarbejdes senest med udgangen af februar måned samme år. Dette er meget praktisk af hensyn til driftsplanlægningen. Det anbefales, at dette mål bevares. Kvalitetsmålene er et vigtigt styringsværktøj i afdelingens drift. Ikke mindst derfor forudsætter de 10 kvalitetsmål ledelsens opbakning til systemet. Side 10 af 14

12 3. Status for korrigerende handlinger og forbedringsforslag I forbindelse med de gennemførte audits blev der noteret 10afvigelser og givet 53 forbedringsforslag. Der er igangsat korrigerende handlinger på baggrund af afvigelserne. Vores interne audits har vist, at der har været en mangelfuld opfølgning på audits. Det kommer meget sjældent forbedringsforslag fra personalet, og det har i kvalitetsgruppen været drøftet, hvordan der skabes større opmærksomhed om de muligheder, kvalitetsstyringssystemet giver for at forbedre den daglige sagsbehandling. Side 11 af 14

13 4. Orientering om væsentlige ændringer af organisatorisk, lovgivningsmæssig eller teknisk art, der vil kunne få betydning for kvalitetsstyringssystemet I forbindelse med en større ændring i Thisted Kommunes administrative opbygning blev teknisk forvaltning øget med nye fagområder. Dette medførte et behov for ændringer i teknisk forvaltnings organisation. Naturdelen af den tidligere plan-afdeling blev lagt sammen med den daværende miljøafdeling under dannelse af en natur- og miljøafdeling. Der har ikke været væsentlige lovgivningsmæssige ændringer af betydning for kvalitetsstyringssystemet. Side 12 af 14

14 5. Forslag til imødegåelse af eventuelle behov for forbedringer af kvalitetsstyringssystemet Flere af de afholdte audits viser, at der er en besværlig administration omkring vedligeholdelse af kvalitetsstyringssystemet. Det må overvejes, om der i den foreliggende pakke (D4 Info Net) er muligheder for at lette administrationen. Arbejdet med udarbejdelse af fagprocedurer fortsætter. Side 13 af 14

15 6. Opfølgning på beslutninger fra foregående års ledelsesevaluering om forbedring og ændring af systemet samt status herfor. Under ledelsens evaluering d. 10. august 2010 blev det blandt andet besluttet, at naturgruppen skulle arbejde med at opstille mere specifikke mål for opgavevaretagelsen. Med ændringen af organisationen er naturgruppen en del af den samlede afdeling, og det forventes, at gruppens procedurer vil konvergere mod de øvrige procedurer i den udstrækning, det faglig set giver mening. Side 14 af 14

16 Kurser, erfamøder mv. Opgjort pr. 18. okt INTERNT EKSTERNT kursus temadag kursus /seminar temadag /erfamøde konference /kongres andet Sum Anette Anna Brit David Dion Dorthea Flemming ,5 12,5 Frank Jakob Jan ,5 5,5 John Kristine 2, ,5 Lillian Mathilde Olaf Ole Pia Signe Søren Troels Ulrik sum 26, ,5

17 Referat Gennemgang af analyserapport 2011 Mødet afholdt : Deltagere : Torben Juul-Olsen, teknisk direktør Flemming Bach, natur- og miljøchef, systemansvarlig, Før mødet var Analyserapport 2011 udsendt til auditorkorpset og til direktøren. Mødet Teknisk direktør havde inden mødet haft lejlighed til at gennemgå rapporten. På mødet blev rapporten gennemgået. Teknisk direktør var meget interesseret i medarbejdernes indstilling til kvalitetsstyringen, da han var bekymret for, om det blev set som en tidsrøver i en travl hverdag. Det blev derfor foreslået, at det overvejes, hvordan systemet kan gøres mere synligt, og hvordan systemet kan gøres mere vedkommende for den enkelte medarbejder. Afsnittet om kvalitetsmål blev drøftet, og det blev aftalt, at sagsfremstillingen, der skal forelægges udvalget på næste møde, skal fokuseres på kvalitetsmålene. Det blev også aftalt, at natur- og miljøafdelingen i løbet af vinteren skal drøfte, om og i givet fald hvordan der kan stilles kvalitetsmål til arbejdet med naturforvalningen. Konklusion: Vores kvalitetsstyringssystem fungerer, men der skal sættes mere fokus på synlighed og på at skabe ejerskab hos medarbejderne. 7. nov Flemming Bach systemansvarlig.

18 Skema til registrering af afvigelser og forbedringsområder fra medarbejdere og ledelsens evaluering Dato Proc. nr. Navn på indberetter Beskrivelse A/F Handling Lukkes senest FB Manglendes sikkerhedskopiering af R-drev (Planafdelingenpiering A indtil en ny auditor er på plads i Systemansvarlig sørger for sikkerhedsko- planafdelingen tilsyn med industri Abu Brugertilfredshedsundersøgelse og analyserapportens er gennemgået på afdelingsmøde. Varslings- brev skal revideres. f Nye skabeloner er lagt ind abu miljøgodkendelse Kke Servicedirektivet skrives ind i procedure, skabelon til kvitteringsbrev skrives ANB I forbindelse med udarbejdelse af indsatsplan, har Anette kigget i proceduren og synes den har nogle mangler og uklarheder og 80.9 tm Audit er blevet udsat, da arbejdsopgaven ikke er udført endnu. Nye regler for området Gro Arbejdsgangen i miljøgodkendelse for landbrug er under ændring efter at der er kommet nye medarbejdere i Natur. Herudover er der gennemgribende forandringer på vej fra centralt hold. a Er ok. abu abu F Anette tager initiativ til at redigere proceduren. Flemming deltager i revisonen. Anette gøres til redaktør af dokumentet. f Procedure skal tilpasses nye regler. Audit skal afholdes inden udgang af 2010 a Tilpasning af procedure udsættes til arbejdsgangen er fastlagt og nyt regelsæt er på plads. Gro står for revurdering 1. feb janu januar 2011 abu Abu udsat afventer lovgivning FB abu Proceduren om anvisning af affald er ikke opdateret efter ændring af regler Procedure skal tilrettes, afventer nyt affaldsregulativ træder i kraft 1. december Abu Det bør ikke være systemansvarlige, der SKAL følge op på forbedringsforslag, afvigelser mv.. Det bør være auditor. Dette vil også være mere i overensstemmelse med teksten i a Procedure skal tilrettes, FB KKE Jordflytnignssager oprettes af sagsbehandler f Procedurer for eksterne dokumenter og jordflytning tilrettes ABU Af proceduren fremgår, at ansøgning om miljøgodkendelse a Proceduren tilrettes er en betingelse for dispensation abu SR 23-02/2011

19 Dette er fraveget i en konkret sag, da det ikke er et lovkrav og ikke er hensigtsmæssigt abu I annonce for Vestervig fjernvarme, står at der er givet tilladelse til byggearbejdet, hvor der kun er givet tilladelse til at påbegynde arbejde inden der ligger en miljøgodkendelse. Skabelon for annonce er skrevet for gravestøbetilladelse FB Organisationsbeskrivelsen følger ikke den nye organisationsplan flere FB Der skelnes mellem miljøafdelingen og planafdelingen, selv om disse afdelinger er nedlagt/ændret pr FB Uddannelsesplan for Mathilde er ikke tilstrækkelig dokumenteret. Der mangler en systematisk beskrivelse af, at de enkelte punkter nås. f Annoncetekst på hjemmeside er tilrettet. Annonce tekst ændret a Organisationsplan skal ændres a Alle relevante procedurer skal revideres f Proc skal gennemarbejdes ABU