Udbud af Trafik- og Byggestyrelsens IT backup og recovery løsning. Udbudsbetingelser. Juli 2015

Transkript

1 f Udbud af Trafik- og Byggestyrelsens IT backup og recovery løsning Udbudsbetingelser Juli 2015

2 2 Udbudsbetingelser Indhold Indhold 1 Generelt Ordregivende myndighed Baggrund for udbuddet Regelgrundlag 3 2 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet Tavshedspligt 4 3 Udbudsforløb Tidsplan for udbudsforretningen Tilbud Spørgsmål til udbudsmaterialet Kontrakttildeling Kontraktudformning Krav til vedståelse for endeligt tilbud Stand still-periode 6 4 Afgivelse af tilbud Formkrav Tilbuddets bestanddele Alternative tilbud Forbehold Øvrige forhold Krav til oplysninger vedrørende tilbudsgiver 8 5 Bedømmelse af tilbud Tildelingskriterium og underkriterier 10

3 3 Udbudsbetingelser Generelt 1 Generelt 1.1 Ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er: Trafik- og Byggestyrelsen Edvard Thomsens Vej 14 DK-2300 København S Telefon: Telefax: adresse: udbud@tbst.dk Internetadresse: Baggrund for udbuddet Opgaven vedrører varetagelse af Trafik- og Byggestyrelsens IT back up og recovery løsning. Løsningen omfatter - installation og test af backup og recovery progammel i den udstrækning, det er nødvendigt - automatiseret backup service - rådgivning om reduktion i stigningstakten i Trafikstyrelsens datamængde i forbindelse med den årlige systemrevision og restore og recovery test. Aftalen træder i kraft, når den er underskrevet af Trafik- og Byggestyrelsen og Leverandøren. 1.3 Regelgrundlag Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud og sker i overensstemmelse med: Udbudsdirektivet (direktiv 2004/18). Håndhævelsesloven (lov nr. 492 af 15. maj 2010 om håndhævelse af udbudsreglerne mv.). Implementeringsbekendtgørelsen (BEK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåden ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter). Restanceloven (lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldners deltagelse i udbudsforretninger).

4 4 Udbudsbetingelser Udbudsmaterialet 2 Udbudsmaterialet 2.1 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelse nr Nærværende udbudsbetingelser Kontrakt med bilag: - Bilag 1: Opgavebeskrivelse - Bilag 2: Priser - Skabelon, gæld til det offentlige - Skabelon, konsortiedannelse Tilbudsgiver skal udfylde Bilag 2, Priser, og det udfyldte bilag skal indgå som en del af Tilbuddet. Leverandørens tilbud vil blive optaget som Bilag 3 til Kontrakten. Udbudsmaterialet kan downloades fra Trafikstyrelsens hjemmeside Rettelsesmateriale og spørgsmål og svar vil i givet fald blive offentliggjort på Trafik- og Byggestyrelsens hjemmeside Tavshedspligt Tilbudsgiveren skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende med hensyn til enhver oplysning om Trafik- og Byggestyrelsen eller om andre forhold, som måtte komme til deres kendskab i forbindelse med udbudsforretningen. Denne tavshedspligt består også efter udbudsforretningens ophør. Tilbudsgiverens opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud, i Trafik- og Byggestyrelsens udbud vil være omfattet af retsregler om andres adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra konkurrerende virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imødekommes. Det indgår dog blandt andet i denne bedømmelse, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har anmodet om, at tilbuddet behandles fortroligt. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget indsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette udtrykkeligt i sit tilbud. I den forbindelse ser Trafik- og Byggestyrelsen gerne, at tilbudsgiveren tydeligt indikerer hvilke oplysninger eller elementer, tilbudsgiveren så vidt muligt ønsker undtaget fra aktindsigt. Trafik- og Byggestyrelsen vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.

5 5 Udbudsbetingelser Udbudsforløb 3 Udbudsforløb 3.1 Tidsplan for udbudsforretningen Udbuddet forventes at følge nedennævnte vejledende tidsplan. Eventuelle ændringer i tidsplanen meddeles på Trafik- og Byggestyrelsens hjemmeside Dato Aktivitet 23. juli 2015 Annoncering af udbud 24. august 2015 kl 12 Vejledende frist for at stille spørgsmål 26. august 2015 Frist for Trafik- og Byggestyrelsens svar 2. september 2015 kl 13 Tilbudsfrist 8. september 2015 Kontrakttildeling september 2015 Stand still periode 21. september 2015 Kontraktunderskrift 3.2 Tilbud Aflevering af tilbud Tilbud skal være modtaget hos Trafik- og Byggestyrelsen senest onsdag d. 2. september 2015 kl Tilbud, der modtages efter denne frist, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbuddet skal afleveres hos: Trafik- og Byggestyrelsen, Edvard Thomsens Vej 14, 4. sal, DK-2300 København S. Att.: Henning L. Kristensen og bedes mærket Tilbud på Trafik- og Byggestyrelsens IT backup og recovery løsning - må ikke åbnes af postfunktion." Tilbuddet skal afleveres i 1 original papirversion og 2 papirkopier. Det originale tilbud skal være underskrevet. Endvidere skal tilbuddet afleveres elektronisk på et USB-stik i Microsoft Office kompatibelt format, låst og i ikke-redigerbart format. Ved uoverensstemmelse mellem papirversionen og den elektroniske version, har papirversionen forrang. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddet. 3.3 Spørgsmål til udbudsmaterialet Eventuelle uklarheder i udbudsbetingelserne skal afklares gennem skriftlige spørgsmål. De skriftlige spørgsmål, der skal være på dansk, skal sendes til Trafik- og Byggestyrelsen på til: udbud@tbst.dk med angivelse af: Spørgsmål til Udbud af Trafik- og Byggestyrelsens IT backup og recovery løsning i emnefeltet.

6 6 Udbudsbetingelser Afgivelse af tilbud Trafik- og Byggestyrelsens besvarelse af skriftlige spørgsmål vil være på dansk og vil blive offentliggjort på Trafik- og Byggestyrelsens hjemmeside Trafik- og Byggestyrelsen forbeholder sig ret til ikke at besvare spørgsmålene i den rækkefølge, de er kommet ind. Den vejledende frist for at stille spørgsmål er den 24. august 2015 kl. 12. Spørgsmål, der stilles efter denne vejledende frist, vil blive besvaret, såfremt det ikke er urimeligt byrdefuldt for Trafik- og Byggestyrelsen at besvare spørgsmålet inden 6 dage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristens udløb, vil ikke blive besvaret. 3.4 Kontrakttildeling Når Trafik- og Byggestyrelsen har truffet beslutning om indgåelse af kontrakt, vil samtlige tilbudsgivere blive underrettet samtidigt pr. mail til den i tilbuddet angivne kontaktadresse ( ). 3.5 Kontraktudformning Kontrakten er på dansk. 3.6 Krav til vedståelse for endeligt tilbud Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud fra tilbudsfristen og 6 måneder frem. Trafik- og Byggestyrelsen anser ikke udbuddet for afsluttet, før Kontrakten er underskrevet. 3.7 Stand still-periode Efter kontrakttildelingen vil der være en stand still-periode på 10 dage fra dagen efter den dag, hvor meddelelse om tildelingsbeslutning og afslag sendes til Kontrakten kan underskrives. 4 Afgivelse af tilbud 4.1 Formkrav Tilbuddet skal afgives på dansk. Eventuelle bilag omfattende tekniske specifikationer eller lignende må gerne være på engelsk, svensk eller norsk, såfremt de ikke foreligger på dansk. Der gælder ingen omfangsbegrænsning for tilbuddet, men tilbudsgiver opfordres til at formulere sig så kort og præcist som muligt.

7 7 Udbudsbetingelser Afgivelse af tilbud 4.2 Tilbuddets bestanddele Tilbud skal indeholde: Tilbudsgivers tilbud, herunder de i afsnit 4.6 krævede oplysninger vedrørende tilbudsgiver samt beskrivelse af, hvordan mindstekravene i Bilag 1 Opgavebeskrivelse, afsnit 2 og 3 opfyldes, Udfyldt Bilag 2, Priser, Cut-over plan, jf. Bilag 1 Opgavebeskrivelse, afsnit 5 Standard licensbetingelser for alle relevante licenser Bekræftelse på, - at tilbudsgiver opfylder alle krav nævnt i Bilag 1, Opgavebeskrivelse, afsnit 2 og3 - at tilbudsgiver i hele kontraktens løbetid til stadighed råder over mindst 2 navngivne medarbejdere, der er sikkerhedsgodkendt til niveau Fortroligt, jf. Cirkulære nr af 17.december 2014 om sikkerhedsbeskyttelse af informationer af fælles interesse for landene i NATO eller EU, andre klassificerede informationer samt informationer af sikkerhedsmæssig beskyttelsesinteresse i øvrigt, Eventuel konsortieerklæring, jf. afsnit nedenfor Erklæring om gæld til det offentlige. Er tilbuddet mangelfuldt i forhold til de krævede oplysninger, vil Trafik- og Byggestyrelsen kun inden for de snævre rammer af udbudsdirektivets artikel 51 og implementeringsbekendtgørelsen 12 være i stand til at indhente de manglende oplysninger. Kan Trafik- og Byggestyrelsen ikke indhente de manglende oplysninger i medfør af lovgivningen, vil Trafik- og Byggestyrelsen være forpligtet til at afvise tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt. 4.3 Alternative tilbud Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 4.4 Forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbud betragtes som forbehold. Trafik- og Byggestyrelsen er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold for udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forhold. Ved forbehold for ikke-grundlæggende elementer i udbuddet, kan Trafik- og Byggestyrelsen i stedet for at afvise tilbuddet vælge at prissætte forbeholdet eller forbeholdene, såfremt Trafik- og Byggestyrelsen med sikkerhed kan fastslå forbeholdets indhold og rækkevidde. En sådan prissætning skal foretages af Trafik- og Byggestyrelsen alene, uden assistance eller rådførelse hos tilbudsgiver. Trafik- og Byggestyrelsen er forpligtet til at afvise ethvert tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af Trafik- og Byggestyrelsen kan prissættes med den fornødne sikkerhed.

8 8 Udbudsbetingelser Afgivelse af tilbud Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer væsentlig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet, herunder med henvisning til det præcise sted i udbudsmaterialet, og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. 4.5 Øvrige forhold Tilbud tilbageleveres ikke til tilbudsgiver. Trafik- og Byggestyrelsen er ikke berettiget til at anvende tilbud i andre sammenhænge end i forhold til nærværende udbud. Tilbudsgivers omkostninger forbundet med afgivelse af tilbud er Trafik- og Byggestyrelsen uvedkommende. 4.6 Krav til oplysninger vedrørende tilbudsgiver Tilbudsgiver skal aflevere nedenstående oplysninger og opfylde de opstillede mindstekrav for deltagelse. Tilbudsgiver skal således være opmærksom på, at manglende eller mangelfulde oplysninger kan medføre, at Trafik- og Byggestyrelsen kan være berettiget eller forpligtet til at afvise tilbuddet Generelle oplysninger om tilbudsgiver Tilbuddet skal indledningsvist indeholde generelle oplysninger om tilbudsgiveren i form af tilbudsgivers firmanavn, adresse, cvr nr., adresse og telefonnummer samt om tilbudsgivers kontaktperson i form af navn, adresse og telefonnummer Oplysninger om konsortiedannelse Såfremt et tilbud afgives af en sammenslutning af flere økonomiske aktører, det vil sige et konsortium, joint venture eller tilsvarende, skal hver enkelt deltager aflevere nedenstående oplysninger om økonomisk og teknisk samt faglig formåen: de økonomiske aktører i sammenslutningen hvem af de deltagende økonomiske aktører, der er udpeget som fælles befuldmægtiget og dermed tegningsberettiget over for Trafik- og Byggestyrelsen samt underskrift fra samtlige deltagende økonomiske aktører på, at alle deltagere hæfter solidarisk, direkte og ubegrænset. Til brug for dette kan tilbudsgiver anvende den i udbudsmaterialet indeholdte skabelon Tilbudsgivers økonomiske formåen Tilbudsgiver skal vedlægge tilbuddet følgende oplysninger om tilbudsgivers økonomi: Årlig omsætning for de seneste tre disponible regnskabsår Egenkapital for det seneste regnskabsår Minimumskriterier for egnethed: 1) Tilbudsgiver skal have en gennemsnitlig årlig omsætning på mindst 20 mio. DKK for de seneste tre disponible regnskabsår.

9 9 Udbudsbetingelser Afgivelse af tilbud 2) Tilbudsgiver skal have en positiv egenkapital i de seneste tre disponible regnskabsår Tilbudgivers tekniske og faglige formåen Tilbudsgiver skal vedlægge tilbuddet følgende oplysninger om tilbudsgivers tekniske og faglige formåen: Certificeringer i den tilbudte backup og recovery løsning for mindst tre medarbejdere. Liste over referencer, der dokumenterer erfaring med entreprise it-back up løsninger inden for de seneste 3 år, herunder relevante referencer, som Trafik- og Byggestyrelsen er berettiget til at tage kontakt til. Minimumskriterier for egnethed: Tilbudsgiver skal råde over mindst tre medarbejdere, der er certificerede i den tilbudte IT backup og recovery løsning. Tilbudsgiver skal have mindst 5 referencer, der dokumenterer erfaring med den tilbudte entreprise IT backup og recovery løsning Udelukkelse Trafik- og Byggestyrelsen er forpligtet til at udelukke tilbudsgivere, som ikke opfylder udbudsdirektivet art 45 stk. 1, og art 45, stk. 2, litra e og f jævnfør restanceloven. Tilbudsgiver skal derfor vedlægge tilbuddet en erklæring om eventuel gæld til det offentlige. Tilbudsgiver kan hertil anvende den i udbudsmaterialet indeholdte skabelon. Der fastsættes ingen yderligere udelukkelsesgrunde, jævnfør udbudsdirektivets art. 45, stk Sikkerhedsgodkendelse af tilbudsgivers medarbejdere Det er et krav, at de af leverandørens medarbejdere, der kan tilgå Trafik- og Byggestyrelsens data, skal være sikkerhedsgodkendt til niveau fortroligt, da Trafik- og Byggestyrelsen behandler materiale, information og data af fortrolig karakter. Sikkerhedsgodkendelse sker i overensstemmelse med reglerne i cirkulære nr af 17. december 2014 om sikkerhedsbeskyttelse af informationer af fælles interesse for landene i NATO eller EU, andre klassificerede informationer samt informationer af sikkerhedsmæssig beskyttelsesinteresse i øvrigt. Sikkerhedsgodkendelse skal kunne opretholdes i hele kontraktens løbetid. Minimumskriterier for egnethed: Tilbudsgiver skal sikre, at der i hele kontraktens løbetid til stadighed rådes over mindst 3 navngivne medarbejdere, der er sikkerhedsgodkendt til niveau Fortroligt.

10 10 Udbudsbetingelser Bedømmelse af tilbud 5 Bedømmelse af tilbud 5.1 Tildelingskriterium og underkriterier Kontrakten tildeles det økonomisk mest fordelagtige tilbud på grundlag af følgende underkriterier: Pris (60 %) Leverandørens cut-over plan (25 %) Kvalitet (15 %) Pris (60 %) Tilbudsgivers beregnede, totale kontraktsum vil blive lagt til grund for evalueringen af tilbuddene. Den beregnede, totale kontraktsum vil blive opgjort således: Den beregnede, totale kontraktsum er summen af Initialbetalingen 12*den månedlige pris for *den månedlige pris for *den månedlige pris for *den månedlige pris for 2019 Beregnet årlig pris for overskridelse af Datamængde for Beregnet årlig pris for overskridelse af Datamængde for Beregnet årlig pris for overskridelse af Datamængde for Beregnet årlig pris for overskridelse af Datamængde for 2019 Beregnet årlig pris for assistance til kritiske hændelser Beregnet årlig pris for assistance til kritiske hændelser Beregnet årlig pris for assistance til kritiske hændelser Beregnet årlig pris assistance til kritiske hændelser 2019 Beregnet pris for konsulenttimer i forbindelse med ekstra ydelser Beregnet pris for konsulenttimer i forbindelse med ekstra ydelser Beregnet pris for konsulenttimer i forbindelse med ekstra ydelser Beregnet pris for konsulenttimer i forbindelse med ekstra ydelser 2019 Eksempel på udregning af den beregnede, totale kontraktsum. Det skal understreges, at der alene er tale om et eksempel til illustration af, hvordan den beregnede, totale kontraktsum opgøres. Tilbudsgiver A har tilbudt: 1. Initialbetaling: DKK.

11 11 Udbudsbetingelser Bedømmelse af tilbud 2. Månedlige priser: Pris (DKK ekskl. moms) 2016 (DKK ekskl. moms) 2017 (DKK ekskl. moms) 2018 (DKK ekskl. moms) OPTION 2019 (DKK ekskl. moms) Datamængde TB (disk kapacitet) Månedlig pris (dækker: -backup af datamængde inkl. licenser - Backup/Recovery Appliance (Hybrid backup windows server) - Rådgivning om reduktion i stigningstakten i Trafikstyrelsens datamængde og den årlige systemrevision inkl. revisorerklæring og restore og recovery test) Beregnet månedlig pris over de 4 år: 12* DKK + 12* DKK + 12* DKK + 12* DKK = DKK 3. Pris for overskridelse af datamængde: Pris (DKK ekskl. moms) OPTION 2019 A. Overskridelse pr. måned af Datamængde 100Gb 100Gb 100Gb 100Gb B. Månedlig pris for overskridelse af datamængde (DKK pr. Gb ekskl. moms) 1,20 1,30 1,30 1,20 Beregnet årlig pris for overskridelse af Datamængde (=A*12*B) 1440 DKK 1560 DKK 1560 DKK 1440 DKK Beregnet pris: 1440 DKK DKK DKK DKK = DKK 4. Pris for assistance til kritiske hændelser: Pris pr. time til assistance til kritiske hændelser: DKK, hvilket for de 4 år giver: 4*20*1.200 DKK = DKK

12 12 Udbudsbetingelser Bedømmelse af tilbud 5. Pris for konsulenttimer i forbindelse med ekstra ydelser: Pris pr. konsulenttime: 800 DKK, hvilket for de 4 år giver i alt 4*30*800 DKK = DKK Den beregnede, totale kontraktsum bliver: DKK DKK DKK DKK DKK = DKK Eksempel slut Cut-overplan (25%) Det er meget vigtigt, at overgangen fra en backup leverandør til en anden sker uden problemer og uden tab af data. Ved bedømmelse af tilbudsgivers cut-overplan lægger Trafik- og Byggestyrelsen derfor stor vægt på, at cut-overplanen er fyldestgørende, herunder i detaljer beskriver samarbejdet mellem Trafikog Byggestyrelsen, den tidligere Leverandør og Leverandøren under cutover med hensyn til tidsplan, ressourcer og glidende overgang fra den nuværende til en ny Leverandør, og er tidsmæssigt realistisk og robust Kvalitet (15 %) Ved bedømmelse af tilbuddets kvalitet lægger Trafik- og Byggestyrelsen vægt på indholdet og beskrivelsen af den rådgivning om reduktion i stigningstakten i Trafikstyrelsens datamængde, som tilbudsgiver skal give Trafik- og Byggestyrelsen i forbindelse med den årlige systemrevision og restore og recovery test.

13 Trafik- og Byggestyrelsen Edvard Thomsens Vej 14 DK-2300 København S udbud@tbst.dk Udbudsbetingelser