EU-UDBUD 2014/S Varer Offentligt udbud. På levering af Kompressionsstrømper til KomUdbud

Transkript

1 EU-UDBUD 2014/S Varer Offentligt udbud På levering af Kompressionsstrømper til KomUdbud Januar 2014

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Udbudsansvarlig Udbuddets omfang Indgåelse af rammeaftalen Udbudsform Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Aftalegrundlag Alternative tilbud Konsortier Ordregivers forbehold Tilbudsgivers forbehold Aktindsigt Ordregivers e-handelssystem Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Kravspecifikation Tidsplan Kommunespecifikke oplysninger Skema 1 Tro og love erklæringer Skema 2 Referenceliste Skema 3 Økonomisk og finansiel formåen Skema 4 Aktindsigt Skema 5 Konsortieerklæring Bilagsoversigt: Bilag 1A Tilbudsliste delaftale A Bilag 1B Tilbudsliste delaftale B Bilag 2 Kontrakt Bilag 3 Systemspecifikke bilag (e-handel) Side 2/43

3 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører levering af kompressionsstrømper til de medlemskommuner af KomUdbud, som har forpligtet sig til at benytte de herved udbudte rammeaftaler (herefter benævnt ordregiver). KomUdbud er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte medlemskommuner foretager EU-udbud af varer og tjenesteydelser på vegne af udbudsfællesskabets medlemmer. Udbud udformes således, at medlemmerne af KomUdbud har følgende muligheder: Medlemskommunen kan deltage fra rammeaftalens start (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan deltage i rammeaftalen fra en senere fastsat dato (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan undlade at deltage i rammeaftalen. Samtlige rammeaftaler, som KomUdbud indgår, vil være obligatoriske og dermed bindende for de medlemskommuner, der på forhånd er tilmeldt udbuddet. De øvrige medlemskommuner af KomUdbud kan ikke anvende denne rammeaftale. Oplysninger om medlemmerne af KomUdbud fremgår af Særlige oplysninger om de enkelte kommuner findes under afsnit 5 nedenfor. 1.2 Udbudsansvarlig KomUdbud ved Ikast-Brande Kommune, er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Indtil underskrivelse af rammeaftalen varetages al kommunikation vedrørende udbuddet således af: Ikast-Brande Kommune Rådhusstrædet Ikast Att. Indkøbskontoret, Mogens Toft Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til afsnit Udbuddets omfang Opgaven indgås som en rammeaftale. Rammeaftalen forudsættes indgået med én virksomhed pr. delaftale/geografisk område for perioden Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de af udbuddet omfattede produkter hos de valgte tilbudsgivere på de i udbudsmaterialet nævnte vilkår, dog kun såfremt ordregiver konstaterer behov for de pågældende produkter. Der henvises dog til afsnit 2.12 Ordregivers forbehold vedr. frit valg. Det samlede forbrug af produkter omfattet af udbuddet forventes på årsbasis at udgøre cirka 18 mio. danske kr. ekskl. moms. Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for ordregiver. Side 3/43

4 Resultat af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov. Der gøres opmærksom på de respektive kommuners serviceniveauer. Kravspecifikationer for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af afsnit 3. Kontraktvilkår inklusiv forventning til samarbejde samt leverings- og betalingsbetingelser og eventuelle optioner på forlængelse fremgår af kontrakten jf. bilag 2. Den anførte fordeling af forbrug inden for de enkelte produkttyper er et skøn beregnet på baggrund af den tidligere aktivitet og de forventede fremtidige indkøbsmønstre jf. bilag 1A og 1B tilbudsliste. Delaftaler og struktur Udbuddet er opdelt i to delaftaler. Delaftale A vedrører de kommuner, der selv varetager måltagning og delaftale B vedrører de kommuner hvor leverandør varetager måltagningen. Delaftale B er endvidere opdelt i geografiske delområder. Hvilke kommuner, der er omfattet af hhv. delaftale A og B samt den konkrete geografiske opdeling fremgår i det følgende: I oversigten fremgår hvilke kommuner, der deltager i udbuddet vedr. kompressionsstrømper samt fra hvilken dato kommunen tilsluttes rammeaftalen. Kompressionsstrømper Kommune: Volumen, 1 år (DKK netto): Deltager fra dato: Delaftale Herning , A Holstebro , A Ikast-Brande , A Lemvig , A Middelfart , A Silkeborg , A Svendborg , A Sønderborg , A Esbjerg , B Fredericia , B Kolding , B Odense , B Randers , B Vejle , B Aarhus , B Den totale volumen pr. år er ca. 18 millioner DKK netto. Ved tilbudsafgivelsen kan der således afgives tilbud på en eller begge delaftaler. Der er ikke mulighed for at byde ind med ekstra rabat ved tildeling af flere delaftaler. Geografisk opdeling Udbuddet af kompressionsstrømper (delaftale B) gennemføres med geografisk opdeling. Opdelingen af kommunerne er som følger: Side 4/43

5 - Område 1: Aarhus, Randers - Område 2: Fredericia, Kolding, Vejle - Område 3: Esbjerg - Område 4: Odense Ved tilbudsafgivelsen kan der således afgives tilbud på et, flere eller alle af de geografiske delområder. Der er ikke mulighed for at byde ind med ekstra rabat ved tildeling af flere delområder. Der kan udelukkende afgives tilbud på hele geografiske delområder. Det samme tilbud skal være gældende for alle de geografiske områder, der bydes på. *Delaftale A er ikke opdelt i geografiske delområder. Et tilbud på delaftale A vil omfatte alle kommuner på delaftalen jf. ovenstående skema. 1.4 Indgåelse af rammeaftalen I tilfælde af, at rammeaftalen tildeles tilbudsgiver indgås den i bilag 2 vedlagte rammeaftale. Rammeaftalen regulerer rammeaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Rammeaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver, men udfyldes af ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse. Efter rammeaftalens indgåelse handler de i dette udbud deltagende ordregivere med de(n) valgte tilbudsgiver(e) som individuelle juridiske parter i forhold til de enkelte rammekontrakter, der indgås på baggrund af rammeaftalen Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet). 2.2 Formkrav Tilbuddet inkl. supplerende materiale skal fremsendes skriftligt i 1 fysisk eksemplar. Det samlede tilbud skal desuden fremsendes i 1 elektronisk eksemplar på USB. Tilbudsmateriale modtaget på accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. Den elektroniske kopi af tilbudslisten skal medsendes i Excel-format. (Der gøres opmærksom på, at der er flere faner i tilbudslisten) Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi i indhold er identisk med det fysiske tilbud. I tilfælde af modstrid mellem det elektroniske og det fysiske tilbud vil det være det fysiske tilbud, der har forrang. Ved tilbudsafgivelsen skal tilbudslisten bilag 1 udfyldes elektronisk. Summen af de tilbudte enhedspriser skal indeholde alle udgifter forbundet med varetagelsen af den udbudte rammeaftale. Tilbudsgiver opfordres ved tilbudsafgivelsen til at følge strukturen i nærværende udbudsmateriale, og i den forbindelse sikre sig, at tilbuddet er vedlagt den udbedte dokumentation, oplysninger, besvarelse mv. Side 5/43

6 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter kan være på svensk, norsk, tysk eller engelsk. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses produktblade, varekataloger, regnskaber mv. Såfremt ordregiver anmoder herom, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. 2.4 Ejendomsret Tilbuddet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud, eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Tilbudsgivers omkostninger ved udbudsforretningen er således ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Mogens Toft, pr. motof@ikast-brande.dk, med emnet: "Spørgsmål EU udbud 2014 Kompressionsstrømper senest mandag den 17. februar 2014 klokken Alle spørgsmål og besvarelser vil løbende i anonymiseret form blive uploadet på Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages efter tidsfristens udløb, vil også blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter, ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud Kropsbårne hjælpemidler og Må kun åbnes af Indkøbskontoret. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest torsdag den 6. marts 2014 klokken på følgende adresse: Ikast-Brande Kommune Rådhusstrædet Ikast Att. Mogens Toft Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende i 9 måneder fra tilbudsfristen. Side 6/43

7 Vedståelsesfristen gælder uanset ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke, før ordregiver og vindende tilbudsgiver har indgået rammeaftalen. 2.9 Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af nærværende udbudsmateriale med eventuelle rettelser, spørgsmål og svar samt vedlagte rammeaftale. Disse dokumenter fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved ordregiver i den udbudte rammeaftaleperiode Alternative tilbud Alternative tilbud tages ikke i betragtning Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under afsnittet vedr. udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud som et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver. Tilbudsbesvarelsen skal vedlægges udfyldt skema 5 - Konsortieerklæring. Det skal af skemaet fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere. De deltagende virksomheder skriver i samme forbindelse under på en erklæring om solidarisk hæftelse Ordregivers forbehold I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har ordregiver undersøgt, om der i ordregivers afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Såfremt rammeaftale(r) indgås, vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem ordregiver og de(n) valgte tilbudsgiver på området. Nærværende udbud vedrører produkter omfattet af serviceloven. Kommunerne er forpligtiget til at tilbyde det bedst egnede og billigste hjælpemiddel, jf. 3 i bekendtgørelse nr af 23. december 2012 om hjælp til anskaffelse af hjælpemidler og forbrugsgoder efter lov om social service. Det skal bemærkes, at reglerne for tildeling af personlige kropsbårne hjælpemidler i udbudsmaterialet er omfattet af 112, stk. 3 i lovbekendtgørelse nr. 81 af 04/02/2011 om lov om social service med senere ændringer. Det medfører, at borgerne såfremt de ønsker det kan vælge selv at indkøbe personlige kropsbårne hjælpemidler, og dermed også vælge en anden tilbudsgiver end den af kommunerne valgte. Derefter kan borgerne få refunderet det beløb, som kommunerne ville kunne anskaffe de pågældende personlige kropsbårne hjælpemidler til i iht. den kontrakt, som bliver indgået på grundlag af udbuddet. Den estimerede omsætning er under forbehold af kommunalbestyrelsernes fortsatte bevilling til det pågældende område i kontraktperioden. Side 7/43

8 Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af rammeaftalen omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos ordregiver Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Ved forbehold skal det anføres, hvilke formuleringer tilbudsgiver i stedet vil indgå på. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet. Det præciseres, at forbehold for mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes på sikker og saglig vis, er ordregiver pligtig til at se bort fra tilbuddet. Det præciseres endvidere, at manglende overholdelse af kommunespecifikke krav (jf. afsnit 5 kommunespecifikke oplysninger) kan medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. Tilsvarende vil forbehold vedr. kommunespecifikke krav kunne medføre, at ordregiver har ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge dette prissat, jf. ovenstående. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold Aktindsigt Tilbudsgivers tilbud kan blive genstand for aktindsigt jf. reglerne herom i Offentlighedsloven og Forvaltningsloven. Tilbudsgiver bedes i skema 4 angive, såfremt dennes tilbud indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt samt give en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Det er dog ordregiver der i sidste ende vurderer, hvad der skal udleveres i en sag om aktindsigt Ordregivers e-handelssystem KomUdbud er ikke overgået til e-handel på aftaleområdet. KomUdbud forbeholder sig ret til, at stille krav om e-handel i løbet af aftaleperioden. E-handel vil i givet fald omfatte indlæsning af e-katalog indeholdende standard/hyldevarer samt mulighed for bestilling via rekvisition på specialfremstillede varer. Medlemskommunerne anvender forskellige e-handelssystemer. Se mere i de e-handelssystem-specifikke bilag, jf. bilag 3. For nærmere information om e-handel, se rammeaftalens bestemmelse vedr. e-handel. KomUdbud gennemfører fakturakontrol på aftaleområdet. I forbindelse med indgåelse af kontrakt og inden kontraktstart, skal Tilbudsgiver fremsende excel-ark til tovholder indeholdende alle varer på Side 8/43

9 tilbudslisten med varenummer, varenavn, pris med 2 decimaler inkl. afgifter, pris med 2 decimaler ekskl. afgifter, UNSPSC på commodity niveau (nyeste danske version) og enhedsbetegnelse på salgsenheden. Skabelon hertil SKAL rekvireres hos tovholder Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Tilbudsgivers personlige forhold Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c og e-f i Udbudsdirektivet. Fortrykt formular er vedlagt som skema 1 Tro og Love erklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Virksomheder, der er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, vil blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme i betragtning til den udbudte rammeaftale. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som skema 1 Tro og Love erklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Økonomisk og finansiel formåen Ordregiver vil på baggrund af følgende oplysninger vurdere hvorvidt tilbudsgiver skønnes i stand til at løfte opgaven. Tilbudsgiver skal oplyse virksomhedens egenkapital i det seneste afsluttede regnskabsår. Fortrykt formular er vedlagt som skema 3 Økonomisk og finansiel formåen og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Tilbudsgiver skal oplyse virksomhedens soliditetsgrad i det senest afsluttede regnskabsår. Fortrykt formular er vedlagt som skema 3 Økonomisk og finansiel formåen og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Er virksomheden nystartet, skal der fremsendes revisorpåtegnet budget hvoraf det som minimum fremgår hvilken omsætning og overskud der forventes på forretningsområdet i Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske formåen, skal tilbuddet tilsvarende indeholde en beskrivelse af de pågældende enheders økonomiske og finansielle kapacitet. Endvidere skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for Rammeaftalens opfyldelse, f.eks. ved en erklæring eller ved at fremlægge dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige opgaver, der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af opgaverne samt angivelse af udførelsessted og kontraktværdi. Fortrykt formular er vedlagt som Skema 2 Referenceliste og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Er det ikke muligt for tilbudsgiver at præstere referencer skal årsagen hertil anføres i skema 2. Ordregiver vil på baggrund af referencerne vurdere hvorvidt virksomheden skønnes i stand til at løfte opgaven. Kopi af tilladelse fra Datatilsynet til at måtte behandle helbredsoplysninger og identitetsoplysninger, jf. Lov om behandling af personoplysninger (Lov nr. 429 af 31/05/2000, med ændringer). Kan tilbudsgiver ikke før tilbudsfrist nå at få tilladelsen fra Datatilsynet, skal tilbuddet vedlægges dokumentation for at tilbudsgiver har søgt Datatilsynet om tilladelse. Side 9/43

10 2.17 Tildelingskriterium Rammeaftalen vil blive tildelt de(n) tilbudsgiver(e), der afgiver det/de for Ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Underkriterier Økonomi Vurderes på baggrund af de i tilbudslisten tilbudte priser i forhold til den i tilbudslisten oplyste vægtning hvor de enkelte kategorier vægter som følger. - Kompressionsstrømper Ben standard rundstrik (50) - Kompressionsstrømper Ben special rundstrik (10) - Kompressionsstrømper Ben special fladstrik (10) - Arm og handske special (10) - Arm og handske standard (5) - Tilbehør (5) - Service (5) - Opdelt strømpe rundstrik(2,5) - Opdelt strømpe fladstrik (2,5) Sortiment Vurderes på baggrund af indholdet af det tilbudte sortiment med følgende vægtning: - Kompressionsstrømper Ben standard rundstrik (70) - Kompressionsstrømper Ben special rundstrik (0) - Kompressionsstrømper Ben special fladstrik (15) - Arm og handske special (10) - Arm og handske standard (5) Obs. Tilbehør, tillæg, opdelt strømpe og service vægter ikke i sortimentskriteriet. Ligeledes vægtes tillæg til selvhold på AD ikke i sortimentsvurderingen. Vægtning i procent 60 % 40 % Tilbudsvurdering Kontrakten tildeles det økonomisk mest fordelagtige tilbud på den enkelte delaftale/geografisk område. Økonomi Økonomi vurderes ud fra de i tilbudslisten oplyste priser i forhold til den i tilbudslisten oplyste vægtning. Der anvendes en lineær model. I vurderingen af økonomi vægtes gennemsnittet af priserne på forskellige alternativer indenfor samme klasse/længde. Sortiment Sortiment vurderes på baggrund af et samlet fagligt skøn. Der gøres opmærksom på, at tilbud der har rimelig høj opfyldelse af alle parametre vil score relativ højere end tilbud der har højere opfyldelse på næsten alle parametre men meget lav opfyldelse på ét eller få parametre. Specifikt vægtes indenfor de enkelte kategorier følgende: Side 10/43

11 Standardstrømper til ben i rundstrik Med reduktion af udgiften til specialstrikkede strømper for øje, ønskes der et bredt standardsortiment. I vurderingen lægges vægt på nedennævnte parametre. - Antal størrelser (antal standardstørrelser, vidder, benlængder) o Der ønskes et stort udvalg af størrelser indenfor hver klasse/længde. - Fodstørrelser o Der ønskes et bredt udvalg af strømper med fodstørrelse 45 og derover indenfor hver klasse/længde. - Materialer o Der ønskes et bredt udvalg af strømper i forskellige materialer indenfor hver klasse/længde. - Sart hud o Der ønskes et bredt udvalg af strømper anvendelige til sart hud indenfor hver klasse/længde. - Anvendelig til lidelse o Der ønskes et bredt udvalg af strømper til afhjælpning af de i tilbudslisten anførte lidelser. Specialstrikkede strømper til ben i fladstrik I vurderingen lægges vægt på nedennævnte parametre. - Antal tilbudte fabrikater o Der ønskes op til 5 fabrikater (mindstekrav 3) - Materialer o Der ønskes et bredt udvalg af strømper i forskellige materialer indenfor hver klasse/længde. - Sart hud o Der ønskes et bredt udvalg af strømper anvendelige til sart hud indenfor hver klasse/længde. - Anvendelig til lidelse o Der ønskes et bredt udvalg af strømper til afhjælpning af de i tilbudslisten anførte lidelser. Standard armstrømper og handsker i rund og/eller fladstrik I vurderingen lægges vægt på nedennævnte parametre. - Antal størrelser (antal standardstørrelser, vidder) o Der ønskes et stort udvalg af størrelser indenfor hver klasse/længde. - Antal materialer o Der ønskes et bredt udvalg af armstrømper og handsker i forskellige materialer indenfor hver klasse/længde. - Sart hud o Der ønskes et bredt udvalg af armstrømper og handsker anvendelige til sart hud indenfor hver klasse/længde. Specialstrikkede armstrømper og handsker i fladstrik I vurderingen lægges vægt på nedennævnte parametre. - Antal tilbudte fabrikater o Der ønskes op til 5 fabrikater - Antal materialer Side 11/43

12 o Der ønskes et bredt udvalg af armstrømper og handsker i forskellige materialer indenfor hver klasse/længde. - Sart hud o Der ønskes et bredt udvalg af armstrømper og handsker anvendelige til sart hud indenfor hver klasse/længde. Side 12/43

13 3. Kravspecifikation Bevillinger udstedes på baggrund af servicelovens 112. Der skal tilbydes det bedst egnede og billigste hjælpemiddel, jf. 3 i Bekendtgørelse nr af 23. december 2012 om hjælp til anskaffelse af hjælpemidler og forbrugsgoder efter serviceloven. Kompressionsstrømper kan ved svære, varige kredsløbslidelser bevilges ved: - Svære grader af åreknuder (varicer) som ikke svinder efter fornøden behandling. - Varige følger efter blodpropper i ben. - Varige hævelser på grund af følger efter strålebehandling. - Kronisk ødem (væske) i ben/arme på grund af en varig utilstrækkelig funktion af vener eller fra førende lymfekar Generelle krav Følgende krav gælder for begge delområder; A og B Formelle krav a. Leverandør skal tilbyde et sortiment som leverandør forventer, vil kunne dække Udbyders behov til fulde. Det er et krav, at mindst 80 % af antallet af bevillinger kan dækkes af det tilbudte sortiment. b. Samtlige strømper skal opfylde de til enhver tid gældende love, bekendtgørelser, direktiver, standarder, branchenormer, herunder også bekendtgørelse nr af 15. december 2008 om medicinsk udstyr. Alle standardstrømper skal være CE mærket. Alle specialstrikkede strømper skal være mærket specialfremstillet medicinsk udstyr. c. Leverandør er forpligtet til at holde sig orienteret om nye produkter på markedet. Leverandør skal være villig til at tilpasse sortimentet i tilbudslisten i samarbejde med kommunen ud fra samme kriterier og kalkulationsprincipper som ligger til grund for leverandørens tilbud, således at sortimentet modsvarer det aktuelle behov. d. Leverandøren skal altid kunne forsyne udbyder med alt materiale vedr. de udstedte bevillinger og deraf følgende køb. F.eks. personnavne, cpr-numre, bevilgede produktfabrikater, antal mv. Det gælder også i op til et år efter endt aftaleperiode, da der efter en ny udbudsrunde kan blive skiftet leverandør. e. Leverandør garanterer, at tilbudspriser aldrig vil overstige leverandørens listepriser Tilbud a. Der skal gives tilbud på et bredt udvalg af kompressionsstrømper, armstrømper og handsker. b. Der skal gives tilbud i hele fabrikater. Et fabrikat kan eksempelvis være " Jobst Opaque" eller "Mediven Plus" eller tilsvarende. Et fabrikat kan således udelukkende relatere til en producents betegnelse. Tilbuddet skal for hvert fabrikat omfatte alle produkter/tilpasninger indenfor fabrikatet. Herunder (ikke udtømmende) skal tilbuddet omfatte "med og uden tå", "korte og lange udgaver" samt "med og uden ekstra vidde" til samme pris for de linjer hvor dette foreligger. Ligeledes skal tilbuddet omfatte alle tilgængelige fodstørrelser, størrelser og farver indenfor fabrikatet Udfyldelse af tilbudslisten a. Fabrikater Side 13/43

14 - For hvert fabrikat oplyses fabrikant og fabrikatets navn samt en beskrivelse af fabrikatet jf. de oplysninger der er anført under feltet beskrivelse. - For hvert fabrikat udfyldes de linjer (klasser/længder) som fabrikatet findes i og angivne oplysninger udfyldes pr. kolonne jf. nedenstående. b. Standardstrømper til ben i rundstrik - Der kan tilbydes op til 10 fabrikater - Skal tilbydes i klasse Skal tilbydes i længderne: AD, AG m. selvhold, AG m. hoftegjord, AT og ATU - Der skal gives tilbud på tillæg for selvhold til AD hvor selvhold er en mulighed. Dette ene tillæg skal omfatte alle typer selvhold tilgængelige for strømpen - AG skal tilbydes m. selvhold og m. hoftegjord AG m. selvhold/hoftegjord omfatter alle typer selvhold/hoftegjord tilgængelige for strømpen - Alle strømper omfattet af en klasse/længde skal indenfor det pågældende fabrikat tilbydes til samme pris. - For hver tilbudt linje i tilbudslisten oplyses: Pris i DKK inkl. Alle afgifter ekskl. moms Antal standardstørrelser, antal vidder og antal benlængder oplyses numerisk Tilbuddet skal vedlægges konkret dokumentation for sammentælling. 1 Fodstørrelser oplyses som interval i gældende Europæisk standard for skostørrelser. Materiale oplyses med afkrydsning(er). Procentvis indhold af materiale oplyses under beskrivelse (men indgår ikke i tilbudsvurderingen) Anvendelig til sart hud oplyses med afkrydsning. Primært målrettet til lidelse oplyses med én afkrydsning. (Der må udelukkende sættes et kryds. Krydset skal repræsentere den lidelse strømpen primært rettes mod) - Mindstekrav for standardstrømper til ben Der skal som minimum tilbydes én strømpe pr. klasse/længde i tilbudslisten. Der skal som minimum tilbydes ét fabrikat anvendeligt til herrer. Behøver ikke være konkret herrestrømpe. Tilbuddet skal som minimum omfatte strømper til afhjælpning af alle de i tilbudslisten anførte lidelser. Tilbuddet skal omfatte strømper hhv. med og uden tå. c. Specialstrikkede strømper til ben i rundstrik - Der skal tilbydes samme fabrikater som på standard rundstrik. - Alle strømper omfattet af en klasse/længde skal indenfor det pågældende fabrikat tilbydes til samme pris. - For hver tilbudt linje i tilbudslisten oplyses: Pris i DKK inkl. Alle afgifter ekskl. Moms Materiale oplyses med afkrydsning(er). 1 Der skal ikke vedlægges hele varekataloger, men derimod konkret dokumentation for hvordan tilbudsgiver er nået frem til antal på de enkelte linjer. Dette bør tage udgangspunkt i producentens information men kan suppleres af tilbudsgivers redegørelse. Side 14/43

15 Procentvis indhold af materiale oplyses under beskrivelse (men indgår ikke i tilbudsvurderingen) Anvendelig til sart hud oplyses med afkrydsning. Primært målrettet til lidelse oplyses med én afkrydsning. (Der må udelukkende sættes et kryds. Krydset skal repræsentere den lidelse strømpen primært rettes mod) - Mindstekrav for specialstrikkede strømper til ben i rundstrik Der skal som minimum tilbydes samme fabrikater som på standard rundstrik. Tilbuddet skal som minimum omfatte strømper til afhjælpning af alle de i tilbudslisten anførte lidelser. d. Specialstrikkede strømper til ben i fladstrik - Der kan tilbydes op til 5 fabrikater - Skal tilbydes i klasse 1-4 (1-3 på AT) - Skal tilbydes i længderne AD m./u. selvhold, AG m./u. selvhold, AG m. hoftegjord og AT - Selvhold og hoftegjord omfatter alle typer selvhold/hoftegjord der eksisterer til de tilbudte produkter. - Alle strømper omfattet af én klasse/længde skal tilbydes til samme pris. - For hver tilbudt linje i tilbudslisten oplyses: Pris i DKK inkl. Alle afgifter ekskl. Moms Materiale oplyses med afkrydsning(er). Procentvis indhold af materiale oplyses under beskrivelse (men indgår ikke i tilbudsvurderingen) Anvendelig til sart hud oplyses med afkrydsning. Primært målrettet til lidelse oplyses med én afkrydsning. (Der må udelukkende sættes et kryds. Krydset skal repræsentere den lidelse strømpen primært rettes mod) - Mindstekrav for specialstrikkede strømper til ben i fladstrik Der skal som minimum tilbydes én strømpe pr. klasse/længde i tilbudslisten. Der skal som minimum tilbydes tre forskellige fabrikater. Tilbuddet skal som minimum omfatte strømper til afhjælpning af alle de i tilbudslisten anførte lidelser. Tilbuddet skal omfatte strømper hhv. med og uden tå. e. Standard armstrømper og handsker i flad og/eller rundstrik - Der kan tilbydes op til 5 fabrikater - Skal tilbydes i klasse Handsker skal tilbydes i længden AC1 med og uden fingre. - Armstrømper skal tilbydes i længden CG. - Alle strømper/handsker omfattet af en klasse/længde skal indenfor det pågældende fabrikat tilbydes til samme pris. - For hver tilbudt linje i tilbudslisten oplyses: Pris i DKK inkl. Alle afgifter ekskl. Moms Antal standardstørrelser og antal vidder oplyses numerisk Side 15/43

16 Tilbuddet skal vedlægges konkret dokumentation for sammentælling. 2 Materiale oplyses med afkrydsning(er). Procentvis indhold af materiale oplyses under beskrivelse (men indgår ikke i tilbudsvurderingen) Anvendelig til sart hud oplyses med afkrydsning. Strikning (rund eller flad). - Mindstekrav til standard armstrømper og handsker i flad og/eller rundstrik Der skal som minimum tilbydes en strømpe/handske pr. klasse/længde i tilbudslisten Der skal som minimum tilbydes én rundstrikket armstrømpe pr. klasse/længde. Der skal som minimum tilbydes én fladstrikket handske pr. klasse/længde. f. Specialstrikkede armstrømper og handsker i fladstrik - Der kan tilbydes op til 5 fabrikater - Skal tilbydes i klasse Handsker skal tilbydes i længden AC1 med og uden fingre - Armstrømper skal tilbydes i længden CG - Alle strømper/handsker omfattet af en klasse/længde skal indenfor det pågældende fabrikat tilbydes til samme pris. - For hver tilbudt linje i tilbudslisten oplyses: Pris i DKK inkl. Alle afgifter ekskl. Moms Materiale oplyses med afkrydsning(er). Procentvis indhold af materiale oplyses under beskrivelse (men indgår ikke i tilbudsvurderingen) Anvendelig til sart hud oplyses med afkrydsning. - Mindstekrav til specialstrikkede armstrømper og handsker i fladstrik. Der skal som minimum tilbydes en strømpe/handske pr. klasse/længde i tilbudslisten g. Service og tillæg - Der skal gives tilbud på: Diverse hjælpemidler til på og aftagning af strømper. Fast pris på afholdelse af yderligere temadage for den enkelte kommune Assistance ved særligt vanskelige måltagninger. Kun delaftale 1A. Opdeling af strømpe Der skal gives tilbud på samtlige klasse og længder. Der accepteres i denne kategori fravigelse af RAL-GZ 387/1 og RAL- GZ 387/2 principperne for så vidt angående kravet om fod og strikket hæl. - Alle felter på service og tillæg er obligatoriske. Manglende udfyldelse vil betragtes som forbehold. - Tillæg til specialsyede strømper til ben Ordregiver har fastsat priser på tillæg Kontraktkrav. 2 Der skal ikke vedlægges hele varekataloger, men derimod konkret dokumentation for hvordan tilbudsgiver er nået frem til antal på de enkelte linjer. Dette bør tage udgangspunkt i producentens information men kan suppleres af tilbudsgivers redegørelse. Side 16/43

17 Tillæg er brandneutrale og gælder således for alle specialsyede kompressionsstrømper til ben. - Tillæg til specialsyede armstrømper og handsker. Ordregiver har fastsat priser på tillæg Kontraktkrav. Tillæg er brandneutrale og gælder således for alle specialsyede armstrømper og handsker. h. Specialstrikkede strømper faktureres for prisen på strømpe plus priser for de enkelte tillæg jf. tillæg til specialstrik. Pris inkl. tillæg omfatter hele den tilpasning der er nødvendig for afhjælpning af brugers funktionsnedsættelse. i. Der accepteres ikke fakturering ud over de i tilbudslisten og kontrakten oplyste priser. j. Tilbuddet skal indenfor alle kategorier af kompressionsstrømper og armstrømper og handsker for hvert fabrikat omfatte alle farver som det pågældende fabrikat findes i. k. Såfremt et tilbudt produkt i overvejende grad ikke er anvendelig til de i tilbudslisten oplyste lidelser/sart hud er tilbudsgiver forpligtet til at tilføje nye produkter, der kan tjene til opfyldelsen af de oplyste formål til samme pris som de oprindeligt tilbudte produkter. l. De tilbudte produkter må i kontraktperioden gerne anvendes til afhjælpning af andre lidelser end de i tilbuddet anførte såfremt dette i konkrete tilfælde vurderes hensigtsmæssigt Krav til produkterne a. Samtlige strømper skal leve op til RAL-GZ 387/1 eller RAL-GZ 387/2 principperne. Dokumentation herfor skal forevises på forlangende (dog undtagelse for så vidt angående opdelt strømpe). b. Samtlige strømper skal ved alm. brug have en holdbarhed på ½ år. Udgangspunktet er således, at der bevilges to strømper én gang årligt. For strømper til afhjælpning af lymfødem skal holdbarheden være ¼ år. Udgangspunktet er således, at der bevilges to strømper hvert halve år. c. Samtlige leverede produkter skal være i overensstemmelse med lægelige anvisninger, når sådanne foreligger. d. Ingen af de tilbudte produkter og tilbehør må indeholde stoffer, der er allergifremkaldende eller på anden måde kan være sundhedsskadelige for brugerne. Desuden skal strømperne leve op til kriterierne for OEKO-TEX -mærket. e. Alt materiale vedr. produkterne, herunder vejledninger skal være på dansk. Vejledninger og evt. symboler skal være letforståelige, endvidere skal symboler være klart synlige. Følgende skal fremgå af tilhørende brugsvejledninger: - Påtagning. - Aftagning. - Vask og tørring af produktet og evt. krav til produktets vedligeholdelse som producenten anbefaler. - Skriftlige vejledninger skal altid følge med ved levering af strømpe. f. Leverandøren skal på forlangende kunne levere varedeklaration, datablade eller anden beskrivelse af produkternes indholdsstoffer. g. Tilbudte strømpe af- og påtagere skal kunne anvendes på samtlige af tilbudslistens kompressionsstrømper og armstrømper. Leverandør må ikke opstille forudsætninger om anvendelse af specifikke strømpe af- og påtagere til tilbudslistens produkter Krav til service Side 17/43

18 a. Bestilling sker ved brugerens/kommunens henvendelse til leverandør på grundlag af en bevilling, som er udstedt af kommunen. Det er et krav fra kommunerne, at leverandør kan håndtere flerårige bevillinger. b. Der skal foreligge en bevilling før bestilling af kompressionsstrømper. Det er alene Udbyder der afgør tidspunkt for anskaffelse eller fornyelse af kompressionsstrømper. Leverandør må således ikke selv tage initiativ til fornyelse af bevilling til kompressionsstrømper, ej heller kontakte brugeren. Såfremt dette alligevel sker, vil det blive betragtet som væsentlig misligholdelse af rammeaftalen. c. Leverandør garanterer at betjene samtlige brugere, der henvises til leverandøren. d. Leverandør skal kunne modtage og håndtere krypteret og signeret post. e. Leverandør skal halvårligt forsyne ordregiver med statistik, der omfatter fordelingen af forbrug på hhv. standard og specialstrik samt fordeling af forbrug på hhv. tilbudslisten og øvrigt sortiment. f. Leverandør skal uden beregning tilbyde årligt temamøde/uddannelsesmøde for KomUdbud. Temamøder varer en hel dag. Temamøder tager udgangspunkt i nye produkter og aktuelle emner. Kommunernes fagpersonale kan forud for hvert møde komme med inputs til mødeindhold. Leverandør kontakter kontaktpersoner i de enkelte kommuner (fastlægges ved aftaleindgåelse) med forslag til dagsorden. Leverandørs konsulent afklarer mødetid og kommunale mødelokaler med kommunernes kontaktpersoner. Såfremt det ikke er muligt at finde egnede lokaler kontaktes tovholder. Temadage/uddannelsesdage skal afholdes af leverandørs fagpersoner med erfaring indenfor det respektive produktområde samt erfaring i at undervise. Der er mulighed for afholdelse af yderligere temadage efter aftale med kommunen. Disse temadage er prissat jf. tilbudslisten Krav til levering a. Standardstrømper skal leveres indenfor 7 arbejdsdage fra bestilling (delaftale 1a) og modtaget bevilling (delaftale 1b). b. Specialstrikkede strømper skal leveres indenfor 10 arbejdsdage fra bestilling (delaftale 1a) og modtaget bevilling (delaftale 1b). c. I tilfælde af reklamationer, som skyldes leverandørens/producentens forhold, skal repareret eller ny strømpe returneres til brugeren uden beregning senest 10 arbejdsdage efter kommunens aftalepart har modtaget strømpen. Leverandør skal bære omkostninger for fragt inklusiv returemballage. d. I tilfælde af reparationer og tilpasninger, som ikke skyldes leverandørs/producentens forhold, skal disse efter aftale repareres og returneres indenfor 15 arbejdsdage fra kommunens aftalepart har modtaget strømpen. Se afsnit 3.2 og 3.3 for specifikke krav for delområderne Krav til delaftale 1a Kommuner der selv tager mål I det følgende fremgår specifikke krav for delområde 1a Konsulentbistand a. Leverandør skal uden beregning yde konsulentbistand i form af telefonisk rådgivning i valg af kompressionsstrømper, samt vejledning i brugen af disse. b. Konsulent skal uden beregning kunne kontaktes direkte af kommunens medarbejdere mandag til torsdag klokken og fredag klokken Såfremt konsulenten ikke er at Side 18/43

19 træffe pr. telefon, skal den pågældende kommune kontaktes indenfor 2 arbejdsdage. Ligeledes skal leverandør give svar indenfor 2 arbejdsdage ved henvendelse pr. . c. Personalet som varetager den daglige ekspedition (telefon) af brugerne og bevilgende myndighed, skal have det fornødne produktkendskab, faglig viden og skal kunne gøre sig forståelig på et tydeligt dansk. d. Konsulenten skal uden beregning i samarbejde med den enkelte kommune hjælpe med at sammensætte et fast standardsortiment, såfremt dette måtte ønskes. Kravet om, at 80 % af bevillinger skal være omfattet af tilbudslistens produkter gælder uanset fastlæggelsen af et standardsortiment. Leverandør har ansvaret for, at der bliver fastsat et dækkende standardsortiment. e. Ved særligt vanskelige måltagninger skal leverandør kunne assistere med måltagning i brugers hjem eller på klinik. Besøg skal finde sted efter aftale med kommunen, maks. 14 dage efter anmodning. Måltagning skal ske inden klokken Fakturering heraf jf. tilbudslisten. (Særligt vanskelige måltagninger omfatter den situation hvor kommunens fagpersoner har afsøgt samtlige muligheder uden tilfredsstillende resultat hvorfor leverandøren bedes assistere.) 3 I denne situation bærer Leverandør ansvaret for, at måltagning udføres korrekt. Måltagning fortsætter til endelig strømpe er fundet (og kan udelukkende faktureres én gang per bevilling). f. Konsulenter i brugeres eget hjem eller på klinik, skal kunne identificere sig på tydelig og let genkendelig måde for brugeren, evt. ved at bære skilt eller andet. Det er op til den enkelte kommune at beslutte, hvorvidt kommunen ønsker at have eget personale med ved besøg. g. Konsulentens kvalifikationer (Gælder både ved telefonisk henvendelse og personlig assistance) Konsulenten skal: - Have sundhedsfaglig viden om kompressionsområdet. - Have specifik viden om produkter i eget sortiment (tilbudslisten). - Have erfaring i måltagning. - Kunne vurdere ben/arme samt rådgive i valg af strømpe. - Konsulentens kvalifikationer skal dokumenteres på anmodning. h. Al konsulentbistand skal være indregnet i de tilbudte priser Service a. Leverandør skal uden beregning stille elektronisk skema til indtastning af mål til rådighed inden aftalestart for såvel standardstrømper samt specialstrik. b. Leverandør skal uden beregning såfremt den enkelte kommune måtte ønske det, stille en "strømpetaske" indeholdende strømpeoversigt, målebånd, måleskema, farveprøver, forskellige strømper samt handsker og strømpepåtager til rådighed for Udbyder. Leverandør skal løbende ajourføre tasken så den stemmer overens med det anvendte sortiment. c. Leverandør skal forud for aftalestart uden beregning tilbyde de enkelte kommuner op til 4 timers undervisning af personale vedr. måltagning samt af- og påtagning af strømper. Undervisningen skal tilsikre, at kommunens fagfolk opnår de nødvendige kompetencer i måltagning med henblik på, at benytte det tilbudte sortiment optimalt Leveringsbetingelser a. Strømper skal leveres uden beregning til den respektive bruger eller depot Krav til delaftale 1b Kommuner hvor leverandør tager mål 3 Omfang estimeres til under 5 %. Side 19/43

20 I det følgende fremgår specifikke krav for delområde 1b Konsulentbistand a. Konsulent skal uden beregning kunne kontaktes telefonisk af kommunen og brugere på alle hverdage mellem klokken og fredag klokken b. Personalet som varetager den daglige ekspedition (telefon) af brugerne og bevilgende myndighed, skal have det fornødne produktkendskab, faglig viden og skal kunne gøre sig forståelig på et tydeligt dansk. c. Konsulenten skal uden beregning i samarbejde med den enkelte kommune hjælpe med at sammensætte et fast standardsortiment, såfremt dette måtte ønskes. Kravet om, at 80 % af bevillinger skal dækkes af tilbudslistens produkter gælder uanset fastlæggelsen af et standardsortiment. Leverandør har ansvaret for, at der bliver fastsat et dækkende standardsortiment. d. Konsulentens kvalifikationer. Konsulenten skal: - Have sundhedsfaglig viden om kompressionsområdet. - Have specifik viden om produkter i eget sortiment. - Have erfaring i måltagning. - Kunne vurdere ben/arme samt rådgive i valg af strømpe. - Konsulentens kvalifikationer skal dokumenteres på anmodning. e. Al konsulentbistand skal være indregnet i de tilbudte priser Måltagning a. Leverandør skal kunne tilbyde måltagning indenfor 14 kalenderdage fra modtagelse af henvendelse fra kommune eller bruger. b. Brugere skal have mulighed for måltagning i alle hverdage i tidsrummet klokken Leverandør skal efter behov, én gang om ugen, kunne tilbyde måltagning til klokken c. Leverandøren skal i særlige tilfælde uden beregning kunne betjene brugere i eget hjem og på kommunens klinik. Besøg skal finde sted efter aftale med kommunen, maks. 14 kalenderdage efter anmodning. Måltagning skal ske mellem klokken I Fredericia Kommune skal leverandør altid kunne foretage måltagning i kommunens lokale, jf. krav a, medmindre leverandør anvender eget lokale beliggende i kommunen (skal leve op til øvrige krav vedr. lokationer). d. Leverandørens personale skal kunne identificere sig på tydelig og let genkendelig måde for brugeren, evt. ved at bære skilt eller andet. Det er op til den enkelte kommune at beslutte, hvorvidt kommunen ønsker at have eget personale med ved besøg. e. Leverandør skal forestå udlevering af kompressionsstrømper til brugerne samt afprøvning og valg af hjælpemidlerne. f. Det er et krav, at leverandøren søger at dække alle bevillinger efter rammeaftalens indgåelse med tilbudslistens standard/hyldevarer. Såfremt et konkret behov ved bruger medfører, at bruger ikke kan afhjælpes med tilbudslistens standard/hyldevarer skal leverandør søge at dække behovet med tilbudslistens specialstrik. g. Leverandør accepterer at forpligtige sig til altid at undersøge, hvorvidt standard/hyldevarer, kan anvendes i stedet for specialstrikkede varer. h. Såfremt et konkret behov ikke kan opfyldes af tilbudslistens sortiment skal leverandør på anmodning kunne redegøre skriftligt herfor. Såfremt mindre end 80 % af bevillinger dækkes af tilbudslistens varer vil dette betragtes som væsentlig misligholdelse af kontrakten. i. Leverandør skal på forlangende detaljeret kunne redegøre for valg af produkt. Side 20/43