Almindelig sund fornuft med IT Gode råd og regler om IT sikkerhed

Transkript

1 Almindelig sund fornuft med IT Gode råd og regler om IT sikkerhed Langeland Kommune

2 Sikkerhed i Langeland Kommune Sikkerhed er noget vi alle skal tænke over. Vi behandler følsomme informationer om vores borgere, og de forventer at vi passer godt disse informationer. Det handler ikke kun om teknik, men mere om hvad du som medarbejder siger og gør. Det gælder IKKE kun hvad du gør på din PC-er, men også om din telefon, din tablet og hvad du eksempelvis taler om i bussen eller andre offentlige steder og om hvordan du håndterer dokumenter du har printet. Desværre bliver vi hele tiden nødt til at tænke på risiko. IT kriminalitet er en reel trussel. Hvad er risikoen ved at trykke på den her mail? Kan de informationer som jeg videregiver i denne mail misbruges? Er det nu klogt at skrive det her på Facebook? Denne folder hjælper dig med gode råd og regler om hvordan vi kan sikre os i Langeland Kommune. Bjarne Nielsen Borgmester

3 Etisk brug af IT I Langeland Kommune sætter vi tolerance og respekt blandt medarbejdere højt. Det forventes selvfølgeligt, at vi som medarbejdere i Langeland Kommune altid viser en korrekt og etisk adfærd, når vi arbejder med vores borgere, kollegaer, og samarbejdspartnere. Vi bruger derfor heller aldrig vores informationssystemer til aktiviteter, der kan opfattes som uetiske. Det kan f.eks. være: Stødende kommentarer omkring personers etniske baggrund, religiøse overbevisning, handicap eller seksuelle orientering. Distribution af s med et indhold, der opfattes som personligt stødende, kædebreve, meddelelser af hadefuld natur eller lignende. Indhold, der kan virke stødende for andre mennesker, såsom pornografiske, politiske eller religiøse foretagender. Arbejde med systemer under indflydelse af alkohol eller euforiserende stoffer. Deling af filer der er beskyttet af ophavsret (copyright) så som musik, film, spil eller lignende. Ser du denne adfærd i din dagligdag, skal du give din nærmeste leder besked med det samme.

4 Ansvarlighed Vi er alle ansvarlige for vores sikkerhed også dig! Vi håndterer vores egne og vores kunders data med høj kvalitet og sikkerhed. Vi tager ansvar for den information vi arbejder med og reagerer med det samme, hvis vi ser afvigelser. Vi ser ikke passivt til. Det er vigtigt, at du sætter dig ind i Langeland Kommunes politikker, processer og procedurer, som er relevante for dit arbejde, inden du begynder at udføre dit arbejde. Føler du, at du ikke er i stand til at varetage dine opgaver på en sikker måde, skal du tage fat i din nærmeste leder, som kan hjælpe dig med de nødvendige informationer og redskaber, du skal bruge for at udføre din opgave på en sikker måde. Du kan finde mere information om sikkerhed i Langeland Kommune på intranettet. Her finder du blandt andet vores sikkerhedspolitikker og håndbog, hjælpeværktøjer og oplysningskampagner.

5 Vores arbejdspladser og din identitet Som ansat i Langeland Kommune får du adgang til en stor mængde informationsaktiver og data. Disse data er du personligt ansvarlig for at håndtere efter vores retningslinjer omkring datasikkerhed. Du skal beskytte din computer mod uautoriseret adgang ved altid at låse den, når du forlader den. Det gør du ved at trykke Windows-tasten + L ned samtidigt. Dit brugernavn og dine adgangskoder til Langeland Kommunes systemer er strengt personlige og må aldrig deles med andre, heller ikke dine kolleger, PC-support eller andre. Delte brugeridentiteter er ikke tilladt at anvende, da der er risiko for, at dette kan misbruges. Du kan hjælpe med at sikre dine adgangskoder ved at gøre dem svære at gætte. Du kan undgå at bruge dele, der er lette at genkende som for eksempel dit navn, dit telefonnummer eller anden information, som nemt kan tilknyttes dig, din familie, m.m. Når du sætter din pinkode til din telefon, smartphone eller tablet skal du minimum bruge fire tal, som ikke må være fire ens eller fortløbende sekvens af tal, som kan være nemme at gætte, for eksempel 1111, 1234 eller Brug aldrig dine Langeland Kommune-adgangskoder til private konti.

6 Persondata I Langeland Kommune behandler vi informationer for borgerne, det betyder, at vi i Langeland Kommune behandler store mængder persondata hver dag i vores systemer. Og der er derfor strenge lovkrav til, at vi beskytter persondata på en sikker måde. Persondata kan betegnes som enhver form for oplysning om en identificeret person, eller en person som kan identificeres entydigt ud fra tilgængelige persondata. Dette kan være CPR numre, adresseoplysninger eller andet. Persondata skal altid behandles i overensstemmelse med persondatalovgivningen og sikkerhedsbekendtgørelsen. Lovgivningen skelner mellem almindelige personoplysninger (f.eks. identifikationsoplysninger og økonomiske forhold) og følsomme oplysninger (f.eks. helbredsoplysninger, religiøs overbevisning, strafbare forhold og sociale forhold). Når du sender persondata uden for Langeland Kommunes netværk, skal du derfor altid kryptere persondata og sikre dig, at modtageren er autoriseret til at modtage det tilsendte persondata. Når du arbejder i et fagsystem, håndterer systemet sikkerheden, så det gælder først og fremmest om at være mistænksom hvis du sender data på andre måder, eksempelvis via mail.

7 Når du arbejder uden for Langeland Kommunes områder eller er på farten Når du arbejder uden for Langeland Kommunes kontorer, kan du bruge din Langeland Kommune computer til at koble dig på vores interne systemer gennem vores sikre adgangsløsninger. Da vi ikke kan beskytte din private computer, USB nøgler og mobile enheder mod virus og tyveri må du ikke benytte dette udstyr til at arbejde med Langeland Kommune informationer eller overføre informationer imellem dit eget og Langeland Kommunes udstyr. Du skal altid beskytte din computer og de mobile enheder, du har fået udleveret af Langeland Kommune, mod tyveri, når du tager dem med uden for vores kontorer. Din Langeland Kommune computer og de mobile enheder er kun til personligt brug af dig, og du må ikke lade andre anvende dem, for eksempel familie og venner. Vær opmærksom på, hvad du siger i offentlige rum, når du taler med andre, og når du taler i telefon, da samtaler let kan overhøres af andre. Tal aldrig om informationer, som er følsomme eller fortrolige, og som ikke må overhøres af andre end Langeland Kommunes medarbejdere, Hvis du får dine Langeland Kommune aktiver stjålet, for eksempel din computer eller mobiltelefon, skal du altid melde det til Langeland Kommune It-ServiceDesk telefon nr. 6033

8 Print Af miljømæssige og sikkerhedsmæssige årsager anbefaler vi, at du kun printer, når det er strengt nødvendigt. Når du skal printe dokumenter på fælles printere, skal du bruge privat print. På denne måde risikerer du ikke, at print falder i de forkerte hænder. Når du skal smide dokumenter ud, som er klassificeret Internt eller Fortroligt, skal du bruge de aflåste containere, som er mærket med Papir til makulering, som du bl.a. finder i Langeland Kommunes printerrum. Du må aldrig smide intern eller fortrolig information ud i skraldespande på kontorerne. Ser du kollegaer, som glemmer print i printerrum eller andre steder, så gør dem venligst opmærksom på dette.

9 Når du gemmer elektronisk For ikke at miste informationer, skal du altid gemme dine dokumenter på Langeland Kommunes fællesdrev, så dokumenterne ikke ligger lokalt på din computer eller en USB-nøgle. I Langeland Kommune bliver der dagligt kørt backup på Langeland Kommunes fællesdrev, og du sikrer dig derfor, at du altid har en kopi af dine elektroniske dokumenter. Hvis du gemmer dokumenter med persondata eller fortrolige data på fællesdrev, skal du sikre dig, at adgang er begrænset til autoriserede medarbejdere. Husk altid at mærke dokumenter efter Langeland Kommunes retningslinjer for klassifikation. Dem kan du finde på intranettet. Offentligt: Informationer som må være offentligt tilgængelige for alle uden for Langeland Kommune. Det kan f.eks. være informationer, der ligger frit tilgængeligt på Langelandkommune.dk Internt: Informationer som kun må være tilgængelige for medarbejdere i Langeland Kommune og specifikke personer udenfor Fortroligt: Informationer som kun en begrænset og bestemt målgruppe i Langeland Kommune må få kendskab og adgang til. Informationer mærket fortroligt kan være kontrakter, personaleoplysninger, mv. Du må ikke bruge eksterne cloud-tjenester til at opbevare Langeland Kommune informationer og data, som for eksempel Dropbox eller icloud, da Langeland Kommune ikke har kontrol over sikkerheden på disse tjenester.

10 Sikker brug af internettet Det er vigtigt, at du bruger din sunde fornuft og kritiske sans, når færdes på internettet. Der er stor risiko for at blive inficeret med vira eller malware (skadelig kode) hackerne er meget dygtige. Hvis du har mistanke om at din maskine er inficeret skal du straks henvende dig til it-afdelingen. Langeland Kommune spærrer for adgang til en række websider, som kan være skadelige for Langeland Kommunes IT-systemer, og som er ulovlige. Men du skal også selv være opmærksom på, hvor du færdes på internettet. Hold dig til at besøge websider, du har tillid til, og besøg så vidt muligt kun sider, som er relaterede til dit arbejde. Det er naturligvis ikke tilladt at downloade ulovligt materiale fra internettet såsom film, spil eller andet, som er beskyttet af loven om ophavsret.

11 Sociale medier Sociale medier f.eks. LinkedIn, Facebook og Twitter bliver i dag anvendt af mange brugere både i forbindelse med arbejdet og til private formål. Det er tilladt at logge på Facebook eller andre sociale tjenester i arbejdstiden. Det aftales lokalt i hvilket omfang og hvornår. Når du skriver på sociale medier, skriver du altid som privat person, og du må derfor ikke udtale dig på Langeland Kommunes vegne uden tilladelse fra din chef. Det er ikke tilladt at publicere internt materiale fra virksomheden på Facebook eller andre sociale tjenester uden aftale med ledelsen. Det er tilladt at afvise online-venskab med ledende medarbejdere eller kolleger på Facebook og andre sociale tjenester. Ledelsen kan ikke kræve adgang til medarbejdernes profiler på Facebook eller andre sociale tjenester. Adskil din arbejdsmail og -adgangskode fra dine private konti på sociale medier. Du må aldrig bruge sociale medier til at opbevare eller sende interne eller fortrolige informationer. IT-afdelingen kan i spidsbelastningsperioder eller på tidspunkter, der er kritiske for virksomhedens IT-system, udstede midlertidigt forbud imod at logge på Facebook eller andre sociale

12 Brug af er omfattet af samme regler som almindelig brevpost og skal derfor journaliseres i henhold til reglerne på området. Din Langeland Kommune -postkasse er kommunens ejendom, men du kan i begrænset omfang bruge den til at sende og modtage privat . Har du private mails skal disse gemmes i en folder mærket Privat. Når du sender Langeland Kommune fortroligt klassificerede informationer og persondata via , må du kun sende informationen til modtagere, for eksempel borgere og samarbejdspartnere, som er godkendte til at modtage den. Brug altid Send Sikkert knappen i Outlook, når du skal sende personfølsomme data. Det er vigtigt, at du sikrer, at Langeland Kommunes eller kunders informationer ikke bliver sendt til forkerte modtagere. Kontrollér en ekstra gang, inden du sender. Vær opmærksom, når du modtager s med vedhæftede dokumenter, da de kan indeholde virus og skadelig kode. Åbn kun vedhæftede filer fra afsendere, du kender. Hvis du har mistanke til en vedhæftet fil, så slet den. Brug altid en god tone, når du skriver s til kollegaer, kunder og andre samarbejdspartnere. Skriv aldrig anstødelige ord. Husk at indsætte din Langeland Kommune signatur i dine s.

13 Du må gerne bruge dine private webmails til private formål fra Langeland Kommunes computere, for eksempel Gmail og Hotmail. Men du må ikke sende Langeland Kommune informationer eller filer til din private mail eller få videresendt din Langeland Kommune mail til din private mail. Langeland Kommune har nemlig ikke kontrol over informationen, når den ligger uden for vores systemer. Hvis du bruger din Langeland Kommune mail til private formål, så husk at mærke dem Privat i Emne -feltet og gemme dem i en folder mærket Privat i din Outlook mail. Se yderligere information på Intranettet og HUSK Er du i tvivl om hvordan du gør,, så spørg din superbruger eller chef.

14 Smartphone og tablet Mobile enheder bliver let glemt eller stjålet. Da Langeland Kommunes mobile enheder kan indeholde fortrolig information, såsom s, er det derfor vigtigt, at du beskytter enhederne, som var det dine egne og holder dem under opsyn. Alle mobile enheder, smartphones og tablets i Langeland Kommune, skal beskyttes af en pinkode eller adgangskode, som overholder vores adgangskodepolitik. Lås altid din enhed, når du ikke bruger den. Vær opmærksom på de applikationer (apps), du henter til din mobile enhed. Du må ikke anvende apps til cloud-tjenester (eksempelvis icloud eller Dropbox) eller Apps, som kan skade Langeland Kommunes netværk eller informationer. Du er selv ansvarlig for at tage backup af for eksempel noter på din Langeland Kommune smartphone og tablet. Mails, kalender, mv. foretages der backup af centralt. Du må ikke gemme Langeland Kommune informationer i apps på din mobile enhed, som Langeland Kommune ikke administrerer, for eksempel som Dropbox eller icloud. Langeland Kommunes centrale styring af mobile enheder skal altid være aktiv på mobile enheder, så din smartphone og tablet kan styres og slettes fra centralt hold. Kontakt Langeland Kommunes It-ServiceDesk, hvis du mister din mobile enhed, så vi hurtigst muligt kan slette alt data på enheden. Du må ikke bruge private mobile enheder til at gemme Langeland Kommune informationer på eller modtage Langeland Kommune s, da vi ikke kan beskytte dine private enheder.

15 Hardware I Langeland Kommune gør vi vores bedste for at sikre vores it-udstyr, informationer og infrastruktur. Derfor må du kun benytte godkendt hardware til at koble dig på Langeland Kommunes netværk og til at opbevare informationer på, som er ejet af Langeland Kommune. Alt indkøb af hardware skal følge Langeland Kommunes fastlagte procedurer. For at sikre, vi kun benytter netværk, der er beskyttet af Langeland Kommune på alle vores lokationer, må du ikke på eget initiativ opsætte trådløse adgangspunkter. Alle ændringer i Langeland Kommunes netværk skal ske i samarbejde med IT-afdelingen. Der er et åbent gæstenet, som eksterne samarbejdspartnere kan få adgang til. Nettet hedder LKInternet Kun Langeland Kommunes ejet udstyr må kobles på Langeland Kommune kablede netværk. Du må kun bruge USB nøgler du har fået udleveret af itafdelingen, og du må ikke blande det med private nøgler og computere.

16 Software Software kan indeholde sårbarheder, som kan udnyttes af vira og hackere til at få adgang til Langeland Kommunes computersystemer og netværk. Det er derfor kun tilladt at bruge software på Langeland Kommunes enheder, som er godkendt. Kontakt It-ServiceDesk, hvis du er i tvivl. Alt software, som kræver licens, skal være licensstyret og bestilt via Langeland It-ServiceDesk. Det er ikke tilladt at benytte piratsoftware eller software, som er udviklet til at hacke systemer, bryde adgangskoder, sårbarhedsskanne mv. Det er ikke tilladt at downloade og bruge software til private formål på Langeland Kommunes systemer, ligesom du ikke må bruge Langeland Kommunes softwarelicenser på dine private computere og mobile enheder. Langeland Kommune overvåger brugen af software på vores udstyr og har ret til at slette og blokere for uautoriseret software, som kan udgøre en risiko for Langeland Kommune, eller som ikke har et forretningsmæssigt formål.

17 Vira og malware Udvikling af vira og malware (skadelig kode) er en stor industri for internetkriminelle. Vira og malware bliver blandt andet brugt til at lægge skjulte adgange og koder på computersystemer og hente informationer fra systemerne på computeren. Danmark er et af de lande i verden, hvor vira og malware er mest udbredt. Du kan risikere at få virus på din computer blandt andet ved at klikke på links på internetsider og åbne vedhæftede filer i s, chatprogrammer og via dine profiler på sociale medier. Der er dog flere ting, du kan gøre for at undgå at bliver offer for vira og malware: Hvis du modtager et link til eksempelvis YouTube, så kontrollér at linket fører til YouTube og ikke til en forfalsket side. Hvis du har mistanke om, at du har fået virus og at din computer er blevet inficeret med virus eller malware, skal du først koble din computer fra nettet og herefter straks kontakte It-ServiceDesk, som vil kontrollere din computer. Dit Langeland Kommune udstyr er beskyttet mod vira og malware med antivirus-software, som bliver opdateret fra centralt hold. Selvom du har antivirus-software på din computer, kan du dog godt risikere at blive inficeret alligevel. Derfor er det særlig vigtigt, at du altid holder din specielt indkøbte software opdateret til seneste softwareversion og aldrig installerer software, som du ikke har tillid til og ikke er godkendt til brug på Langeland Kommunes udstyr.

18 Sikkerhedskontroller I Langeland Kommune har vi opsat en række sikkerhedskontroller, som skal beskytte dig, vores informationer og vores systemer mod uautoriserede adgange. Du må derfor ikke på noget tidspunkt omgå de sikkerhedskontroller, som er etableret, for eksempel ved at slå antivirus-scanning fra, omgå brugen af adgangskort, adgangskoder og pinkoder, ændre sikkerhedsindstillinger i din browser, m.m. Hvis sikkerhedskontroller er en hindring for dig i forhold til at udføre dit arbejde, så kontakt It-ServiceDesk, som vil være behjælpelig med at finde en løsning. Hvis du oplever sikkerhedshændelser KONTAKT: It-ServiceDesk eller Din nærmeste chef