Formålet med besøgene var at føre tilsyn med vekselkontorets overholdelse af reglerne i hvidvaskloven 1.

Transkript

1 Vekselkontoret 24. marts 2015 Sag /CSJ Afgørelse om overholdelse af hvidvaskloven 1. Indledning Erhvervsstyrelsen aflagde den 12. november 2014 og 28. november 2014 tilsynsbesøg hos Formålet med besøgene var at føre tilsyn med vekselkontorets overholdelse af reglerne i hvidvaskloven 1. Under tilsynsbesøgene kunne styrelsen konstatere, at vekselkontoret ikke i tilstrækkeligt omfang har sørget for at indhente legitimationsoplysninger for sine kunder i henhold til lovens 12. Styrelsen kunne desuden konstatere, at vekselkontoret ikke i tilstrækkeligt omfang har opbevaret dokumenter og registreringer vedrørende transaktioner i henhold til lovens 23. ERHVERVSSTYRELSEN Dahlerups Pakhus Langelinie Allé København Ø Tlf Fax CVR-nr E-post erst@erst.dk ERHVERVS- OG VÆKSTMINISTERIET Styrelsen kunne tillige konstatere, at vekselkontoret ikke har udarbejdet tilstrækkelige interne retningslinjer i henhold til lovens Afgørelse Erhvervsstyrelsen træffer i medfør af 32, stk. 5, i hvidvaskloven afgørelse om, at: i relation til vekslinger foretaget for fysiske kunder, der overstiger et beløb, der modsvarer euro, fremover skal legitimere sine kunder i overensstemmelse med hvidvasklovens 12, stk. 2, herunder indhente kundernes adresseoplysninger. i relation til vekslinger foretaget for virksomhedskunder fremover skal legitimere sine kunder i overensstemmelse med hvidvasklovens 12, stk. 3, herunder indhente legitimation i form af navn, adresse og CVR-nr. eller anden lignende dokumentation, hvis virksomheden ikke har et CVR-nr. Virksomhedens ejer- og kontrolstruktur skal desuden klarlægges og virksomhedens reelle ejere skal legitimeres. fremover skal opbevare dokumenter og registreringer vedrørende transaktioner, så de kan fremfindes samlet i mindst 5 år efter transaktionernes gennemførelse jf. 23, stk Lovbekendtgørelse nr af 13/08/2013 om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af udbytte og finansiering af terrorisme med senere ændringer.

2 2/7 skal senest den 24. april 2015 udarbejde tilstrækkelige skriftlige interne regler i overensstemmelse med hvidvasklovens 25, stk. 1 og indsende kopi heraf til styrelsen. De skriftlige interne regler skal indeholde retningslinjer om kundelegitimation, opmærksomheds-, undersøgelses- samt noteringspligt, indberetning, opbevaring af registreringer, intern kontrol, risikovurdering, risikostyring, ledelseskontrol og kommunikation samt uddannelses og instruktionsprogrammer for medarbejderne for at forebygge hvidvask og terrorfinansiering. De skriftlige retningslinjer bør udarbejdes særskilt for den del af vekselkontorets erhvervsmæssige aktiviteter, der vedrører valutaveksling Opmærksomheden henledes på, at forsætlig eller groft uagtsom overtrædelse af hvidvasklovens 12, stk. 2 og 3, 23, stk. 2 og 25, stk. 1, kan straffes med bøde, jf. lovens 37, stk. 1. Ved særligt grove eller omfattende forsætlige overtrædelser af 12, stk. 2 og 3 og 23, stk. 2, kan straffen stige til fængsel indtil seks måneder, jf. 37, stk. 2. Styrelsen vil aflægge virksomheden et nyt tilsynsbesøg på et senere tidspunkt med henblik på at følge op på, om påbuddene er overholdt. 3. Sagsfremstilling Erhvervsstyrelsen var den 12. november 2014 på et tilsynsbesøg hos på vekselkontorets adresse. Tilsynsbesøget var i henhold til hvidvasklovens 32, stk. 4, ikke anmeldt på forhånd. Formålet med besøget var, at føre tilsyn med overholdelse af reglerne i hvidvaskloven. I tilsynsmødet deltog medarbejder... Fra Erhvervsstyrelsen deltog... På mødet redegjorde for vekselkontorets aktiviteter. oplyste i den forbindelse, at vekselkontoret udøver valutavekslingsvirksomhed samt pengeoverførelsesvirksomhed via Western Union. oplyste desuden, at vekselkontorets kunder primært er lejlighedskunder, der foretager vekslinger på beløb under kr. Herudover anvendes vekselkontoret ifølge af et mindre antal virksomhedskunder. Styrelsen orienterede om forpligtelsen efter hvidvasklovens 25 til at udarbejde tilstrækkelige skriftlige interne retningslinjer. Vekselkontoret udleverede i den forbindelse en kopi af vekselkontorets retningslinjer til styrelsen. Ved tilsynet anmodede styrelsen om på stedet, at gennemse dokumentation for vekslinger foretaget i perioden fra vekselkontorets opstart i marts 2014 frem til

3 3/7 den 12. november var imidlertid ikke bekendt med, hvor vekselkontoret opbevarede dokumentationen for vekslinger, hvorfor styrelsen ikke kunne få adgang hertil. Den 28. november 2014 var styrelsen på et opfølgende tilsynsbesøg hos... med det formål, at indhente de oplysninger fra vekselkontorets direktør og ejer, som det ikke var muligt for styrelsen at indhente ved tilsynsbesøget den 14. november På tilsynsbesøget var vekselkontoret repræsenteret ved direktør og ejer, revisor og medarbejder. Fra Erhvervsstyrelsen deltog Styrelsen havde varslet tilsynsbesøget ved af 14. november På mødet redegjorde for vekselkontorets aktiviteter. oplyste i den forbindelse, at vekselkontoret udover ham selv har to ansatte. oplyste videre, at han på adressen også driver et rejsebureau. Herudover ejer han et vekselkontor i Sverige som samarbejder med... kunder, der foretager mindre vekslinger under kr. Herudover oplyste, at vekselkontoret har tre virksomhedskunder, der alle er svenske grossister, som handler med fødevarer i Danmark. De svenske virksomhedskunder bestiller ifølge valuta hos det svenske vekselkontor, men kunderne foretager vekslingerne og får udleveret den bestilte valuta hos vekselkontoret i Danmark. oplyste videre, at det er det svenske vekselkontor, der har indhentet identitets- og legitimationsoplysninger fra de pågældende kunder i forbindelse med, at der blev indgået forretningsmæssig forbindelse med disse samt at... ikke har umiddelbar adgang til disse oplysninger. Styrelsen anmodede på den baggrund vekselkontoret om hurtigst muligt, at indhente kopi af legitimationsoplysningerne vedrørende de pågældende kunder fra den svenske samarbejdspartner og samtidig fremsende en kopi af den indhentede dokumentation til styrelsen. Erhvervsstyrelsen orienterede om vigtigheden af, at vekselkontoret er opmærksomt på sine kunders aktiviteter og foretager underretning til SØIK ved mistanke om, at en veksling har tilknytning til hvidvask eller terrorfinansiering. Styrelsen oplyste i den forbindelse om den hjemmesideadresse, der skal anvendes i forbindelse med underretninger. Vekselkontoret oplyste hertil, at vekselkontoret er opmærksomt på såvel undersøgelses- som underretningspligten i hvidvaskloven. Ifølge vekselkontoret spørges der således ind til kundernes formål med større

4 4/7 vekslinger samt evt. midlernes oprindelse. Ifølge havde, vekselkontoret endnu ikke har haft årsag til at foretage underretning til SØIK. Styrelsen anmodede om på stedet, at gennemse alle vekslinger foretaget af fysiske kunder fra vekselkontorets opstart i marts 2014 og frem til den 28. november Styrelsen fik desuden udleveret en kopi af dokumentationen for de pågældende vekslinger. Styrelsens gennemgang af vekslingerne, viste, at vekselkontoret i perioden havde foretaget 16 vekslinger på beløb mellem kr. og kr. Ved gennemgangen noterede styrelsen sig, at vekselkontoret for så vidt angik 14 af disse vekslinger, ikke havde opbevaret dokumenter og registreringer vedrørende transaktionerne. Styrelsen noterede sig desuden, at vekselkontoret havde indhentet legitimation fra sine fysiske kunder i form af pas, kørekort eller lignende legitimation med billede og CPR-nr. Vekselkontoret havde imidlertid ikke indhentet oplysninger om kundernes adresse. Ved af 2. december 2014 anmodede styrelsen vekselkontoret om at fremsende kopi af dokumentationen for samtlige de vekslinger, der var blevet gennemgået ved tilsynsbesøget den 28. november 2014, idet styrelsen ved en fejl ikke havde modtaget kopi af al dokumentation ved besøget. Ved af 11. december 2014 fremsendte vekselkontoret kopi af dokumentationen for i alt 25 vekslinger foretaget i perioden fra vekselkontorets start den 4. marts 2014 frem til den 8. december Styrelsens gennemgang af vekslingerne, viste, at vekselkontoret ikke havde opbevaret dokumenter og registreringer vedrørende transaktionerne for så vidt angik 21 af disse vekslinger. Styrelsen gennemgang viste desuden, at vekselkontoret i relation til de samme vekslinger ikke havde indhentet oplysninger om kundernes adresse. Erhvervsstyrelsen anmodede ved 7. januar 2015 vekselkontoret om at bekræfte, at den dokumentation, som vekselkontoret havde fremsendt ved e- mail af 11. december 2014 omfattede alle vekslinger, som vekselkontoret havde foretaget i perioden fra marts 2014 og frem til den 28. november Derudover anmodede styrelsen på ny vekselkontoret om at fremsende kopi af de identitets- og kontroloplysninger, som var blevet indhentet fra kunderne af vekselkontorets svenske samarbejdspartner. Vekselkontoret fremsendte ved af 20. januar 2015 kopi af de identitetsog kontroloplysninger, som var blevet indhentet fra kunderne af vekselkontorets svenske samarbejdspartner. Vekselkontoret oplyste samtidig, at have foretaget vekslinger for to svenske kunder. Ifølge vekselkontoret var der foretaget vekslinger for kunderne på op til kr.

5 5/7 4. Begrundelse... driver bl.a. erhvervsmæssig virksomhed med valutaveksling og er således omfattet af hvidvaskloven i henhold til lovens 1, stk. 1, nr. 11. I henhold til hvidvasklovens 12, stk. 1, skal de af loven omfattede virksomheder og personer have kendskab til deres kunder i overensstemmelse med lovens 12, stk. 2-8, herunder kræve, at deres kunder legitimerer sig når der optages forretningsmæssig forbindelse med disse. Det fremgår af hvidvasklovens 12, stk. 2, at når kunden er en fysisk person, skal legitimationen omfatte navn, adresse og CPR-nr. eller anden lignende dokumentation, hvis den pågældende ikke har et CPR-nr. I henhold til 14, stk. 1, kan bestemmelsen i 12 undlades, ved bistand til lejlighedskunder med enkeltstående transaktioner, hvis transaktionen ikke overstiger et beløb, der modsvarer værdien af euro. Det blev i forbindelse med tilsynsbesøgene konstateret, at vekselkontoret foretager vekslinger for fysiske kunder for beløb over euro. Det blev desuden konstateret, at vekselkontoret indhenter legitimation fra sine kunder i form af pas, kørekort eller anden legitimation med billede eller CPR-nr., men at vekselkontoret ikke har indhentet oplysninger om alle fysiske kunders adresser. Det er Erhvervsstyrelsens vurdering, at vekselkontoret ved at have undladt at indhente alle sine fysiske kunders adresseoplysninger, har overtrådt hvidvasklovens 12, stk. 2. Det fremgår af hvidvasklovens 12, stk. 3, at, at når kunden er en virksomhed, skal legitimationen omfatte navn, adresse og CVR-nr. eller lignende dokumentation. Herudover skal virksomhedens ejer- og kontrolstruktur klarlægges og virksomhedens reelle ejere skal legitimeres. I henhold til hvidvasklovens 17, stk. 1, kan de af loven omfattede virksomheder og personer undlade selv at indhente oplysninger m.v. efter 12, stk. 1-4, 15 og 19, stk. 1, 2 og 4, hvis oplysningerne stilles til rådighed af en af de i 1, stk. 1, nr. 1-8, 13 eller 15, nævnte virksomheder eller en tilsvarende virksomhed i et land inden for Den Europæiske Union. I henhold til hvidvasklovens 18, stk. 1, 1 pkt. kan virksomheder og personer omfattet af loven vælge kontraktmæssigt at outsource opgaver, som disse skal udføre med henblik på overholdelse af regler i hvidvaskloven, til en leverandør. Det fremgår af oplysningerne i sagen, at det er vekselkontorets svenske samarbejdspartner, der har indhentet og opbevaret legitimationsoplysninger vedrørende vekselkontorets svenske kunder. Som sagen ligger oplyst udøver den svenske samarbejdspartner ikke virksomhed, som nævnt i hvidvasklovens 1, stk. 1, nr. 1-8, 13 eller 15 og

6 6/7 vekselkontorets forpligtigelser er ikke kontraktmæssigt blevet outsourcet til den svenske samarbejdspartner. Det er Erhvervsstyrelsen opfattelse, at når... foretager vekslinger for svenske virksomhedskunder, er disse kunder hos... desuagtet, at kunderne er blevet henvist til vekselkontoret af en svensk samarbejdspartner. Det er derfor Erhvervsstyrelsens opfattelse, at... i henhold til hvidvaskloven har været forpligtet til selv at foretage legitimeringen af de pågældende kunder, da vekselkontoret indgik forretningsmæssig forbindelse med disse. På den baggrund er det Erhvervsstyrelsens vurdering, at vekselkontoret ved at have undladt selv at legitimere sine svenske virksomhedskunder, har overtrådt hvidvasklovens 12, stk. 3. I henhold til 23, stk. 2 skal dokumenter og registreringer vedrørende transaktioner opbevares så de kan fremfindes samlet i mindst 5 år efter transaktionernes gennemførelse. Det blev i forbindelse med tilsynsbesøget konstateret, at vekselkontoret ikke har opbevaret dokumenter og registreringer vedrørende alle de transaktioner som vekselkontoret har foretaget for sine kunder. På den baggrund er det Erhvervsstyrelsens vurdering, at vekselkontoret har overtrådt hvidvasklovens 23, stk. 2. Efter hvidvasklovens 25, stk. 1, 1. pkt., skal de af loven omfattede virksomheder og personer udarbejde tilstrækkelige retningslinjer om kundelegitimation, opmærksomheds-, undersøgelses- samt noteringspligt, indberetning, opbevaring af registreringer, intern kontrol, risikovurdering, risikostyring, ledelseskontrol og kommunikation samt uddannelses og instruktionsprogrammer for medarbejderne for at forebygge hvidvask og terrorfinansiering. Styrelsen har foretaget en gennemgang af de interne retningslinjer, som styrelsen fik udleveret en kopi af på tilsynsbesøget den 12. november Det er på den baggrund styrelsens opfattelse at vekselkontorets retningslinjer ikke er i overensstemmelse med hvidvasklovens 25, stk. 1 på følgende punkter: a. Kundelegitimation: Det bør fremgå af retningslinjerne, at kundelegitimationen, når kunden er en fysisk person, skal omfatte adresseoplysninger. Det bør desuden fremgå, at der for virksomhedskunder skal indhentes oplysninger om kundens ejer og kontrol-struktur samt at kundernes reelle ejere skal legitimeres. Det bør herudover fremgå at der skal ske løbende overvågning af faste kundeforhold.

7 7/7 b. Opmærksomhedspligt, undersøgelsespligt og noteringspligt: Retningslinjerne bør indeholde en beskrivelse af de situationer, som vekselkontorets ansatte særligt skal være opmærksomme på og som skal undersøges nærmere. Der skal endvidere stå noget om, at resultatet på de undersøgelser, der foretages, skal noteres og opbevares. Det bør desuden fremgå af retningslinjerne, hvad de ansatte skal foretage sig, hvis der er indikationer på hvidvask. c. Indberetning: Det bør fremgå af retningslinjerne, at underretning skal ske til Hvidvasksekretariatet ved Statsadvokaten for Særlig Økonomisk og International Kriminalitet. Det bør endvidere fremgå af retningslinjerne, hvad medarbejderen skal foretage sig i tilfælde af mistanke om, at en kunde er involveret i økonomisk kriminalitet. d. Opbevaring af registreringer: Det bør fremgå af retningslinjerne, at identitets- og kontroloplysninger samt dokumenter og registreringer vedrørende transaktioner skal opbevares i overensstemmelse med hvidvasklovens 23, stk. 1 og 2. e. Risikovurdering: Punktet om risikostyring bør udvides med en beskrivelse af hvorledes de ansatte skal risikovurdere kunderne, herunder at der skal ske løbende overvågning af faste kundeforhold. f. Uddannelses og instruktionsprogrammer: Det bør fremgå af retningslinjerne, hvorledes medarbejdere instrueres i vekselkontorets procedurer for at forebyggelse af hvidvask og terrorfinansiering. Herudover vil styrelsen anbefale, at de interne retningslinjer udarbejdes i et særskilt dokument, der alene vedrører vekselkontorets valutavekslingsvirksomhed, således at ansatte ikke er i tvivl om, hvilke krav, der er stillet til kundesagsbehandlingen i hvidvaskloven i relation til valutavekslinger. Det er på den baggrund styrelsens vurdering, at der er grundlag for, at meddele... et påbud om senest den 24. april 2015, at ændre sine skriftlige interne retningslinjer i overensstemmelse med det ovenfor anførte og indsende en kopi af de ændrede retningslinjer til styrelsen. 5. Klagevejledning Afgørelsen kan i henhold til hvidvasklovens 36 indbringes for Erhvervsankenævnet, Langelinie Allé 17, Postboks 2000, 2100 København Ø, erhvervsankenaevn@erst.dk, senest 4 uger efter, at afgørelsen er truffet. En klage skal være Erhvervsankenævnet i hænde senest fire uger efter, at afgørelsen er truffet. Opmærksomheden henledes på, at Erhvervsankenævnets sekretariat opkræver et gebyr i forbindelse med behandlingen af klagesagen. Gebyret tilbagebetales, hvis der gives medhold i klagen.