Bestyrelsesmøde tirsdag den 10. maj 2016 kl Deltagere: Næstformand Bendt E. Nielsen

Transkript

1 Bestyrelsesmøde tirsdag den 10. maj 2016 kl Deltagere: Formand Dan Christensen Næstformand Bendt E. Nielsen Sekretær Peter Kragballe Bestyrelsesmedlem Tom Sørensen Karin Jørgensen Bettina Grumsen Anders Nielsen afbud Direktør Anders Rønnebro Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Protokol 3. Revisionsprotokol 4. Byggeri 5. Repræsentantskabsmøde den 9. juni Indstillinger til bestyrelsen: a. Tilskud fra dispositionsfonden til dækning af udgift til 40 prøveboringer** b. Tilskud fra dispositionsfonden til dækning af udgifter til E-udbudsportal** c. Tilskud fra dispositionsfonden til dækning af udgifter ifm. ændring i antal boliger fra 40 til 38 i afd. 65, etape II** d. Tilskud fra dispositionsfonden til dækning af udgifter til teknikbygning samt varmepumper til afd. 65, etape II** e. Øget tilskud fra dispositionsfonden den 6. oktober 2015 til dækning af udgifter til flytning af cykelskur afd. 61** 7. Udvalg 8. Nyt fra administrationen 9. Eventuelt 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Protokol Protokol pr blev godkendt 3. Revisionsprotokol Der var intet nyt

2 Byggeri Referat af byggemøde mandag den 2. maj 2016 Afdeling 12 ombygning af pizzeria til 2 boliger Ombygningen er færdig, og der mangler kun lidt belægningsarbejder udendørs. Der er vand i kælderen pga. afløbsforholdene. Projektafdelingen er på sagen. Forventes indflyttet 1. juni 2016 Afdeling 50, Godsbanekollegiet Købsaftale er aftalt på plads. Der udbydes prækvalifikation inden sommerferien. Forventet byggestart november 2018, forventet indflytning november 2020 Afdeling 65 Æblelunden, etape II Der er søgt om byggetilladelse, Forventet byggestart maj 2016, forventet indflytning august 2017 Afdeling 66 Gartnerlunden Projektafdelingen og Rambøll Management er i gang med at udarbejde materiale til konkurrence om bebyggelsesplan Forventet byggestart medio 2017, forventet indflytning medio 2019 Afdeling 67, Risskov Brynet Forventet byggestart primo 2017, forventet indflytning maj 2018 Afdeling 100, Psykiatrisk hospital Forventet byggestart 2019, forventet indflytning Repræsentantskabsmøde den 9. juni 2016 Bestyrelsen gennemgik dagsorden Indstiller Henning Winther som 1 suppleant, Lars Hansen som 2. suppleant 6. Indstillinger til bestyrelsen Anmodning fra: Afdeling Riisvangen og Vorrevangen Indstilling om: Tilskud fra dispositionsfonden til dækning af udgift til udførelse af 40 stk. prøveboringer som en del af beslutningsgrundlag i forbindelse med krav fra Kommunen om separering af kloaker. Byrådet har besluttet, at kloakseparering i flere områder i Aarhus skal fremskyndes. Det har betydning for ovennævnte afdelinger, beliggende i Riisvangen og Vorrevangen. Projektafdelingen har tidligere ansøgt om et tilskud på kr til en nærmere undersøgelse. Undersøgelsen er nu afsluttet, og den samlede udgift er blevet på kr ,38, så der ansøges om et yderligt tilskud på kr ,38. Såfremt hele eller dele af afdelingerne sælges, skal tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales.

3 Anmodning fra: administrationen Indstilling om: Tilskud til dækning af udgifter til E-udbudsportal Projektdirektøren har siden 2013 arbejdet på, at AAB skulle have sin egen E-udbudsportal. Det har i januar måned 2016 vist sig, at denne E-udbudsportal ikke var programmeret ordentlig og derfor virkede den ikke optimalt. E-udbudsportalen har kostet AAB i alt kr ,75, men der er afskrevet kr og kr er ført på driften i 2014 og Det har været en indtægt i 2015 på kr , da portalen har været brugt i forbindelse med nogle byggesager, og disse byggesager har betalt et gebyr, men denne indtægt skal dække afskrivningen af E-udbudsportalen. Da priserne, for at leje sig ind på fremmede platform, er blevet meget billigere end i 2013, mener administrationen ikke, det kan betale sig at have sin egen E-udbudsportal og betale endnu flere penge for at få den til at fungere. Der søges kr ,75 som tilskud fra dispositionsfonden til dækning af restgælden. Anmodning fra: afdeling 65, Æblelunden Indstilling om: Tilskud til dækning af udgifter ifm. ændring i antal boliger fra 40 til 38 boliger i etape II Da vi fordelte udgifterne til grundkøb mv. fordelte vi udgifterne ud fra der skulle bygges 86 boliger i alt. 46 boliger i etape I og 40 boliger i etape II. Der er nu besluttet, at der kun skal bygges 38 boliger i etape II, og derved står vi med for høje grundudgifter mv. til etape II i forhold til rammebeløbet. Vi ansøger om tilskud fra dispositionsfonden til dækning af kr ,26. Såfremt der viser sig, at der bliver overskud i det endelige byggeregnskab ifm. etape II, vil en del af udgiften tages med i det endelige regnskab.

4 Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Anmodning fra: afdeling 65, Æblelunden Indstilling om: Tilskud til dækning af udgifter til teknikbygning samt varmepumper til etape II mv. I 1 etape blev der opført et teknikrum, hvor afdelingens varmpumper mv. står. Dansk Boligbyg har opsat varmepumper, der ikke opfylder den gældende lovgivning, så i forbindelse med etape II, vil der blive bygget et nyt teknikrum, hvor der er plads til nye varmepumper til etape I, samt de ekstra der skal til i forbindelse med etape II. Dansk Boligbyg dækker udgifterne i forbindelse med lovliggørelse af varmpumperne vedr. etape I i alt kr Opførelse af nyt teknikrum, varmepumper til etape II samt flytning af installationer vedr. etape I, kan ikke indeholdes i Skema B ifm. etape II. Samlet forventes dette at koste kr Dansk Boligbyg dækker kr af denne udgift, så der ansøges om at dispositionsfonden dækker resten i alt kr Afdelingen opnår også en bedre placering af teknikrum, så det ikke er til så stor gene for de beboere, der bor tæt på det nuværende teknikum. Såfremt der viser sig, at der bliver overskud i det endelige byggeregnskab ifm. etape II, vil en del af udgiften tages med i det endelige regnskab. Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Anmodning fra: afdeling 61, Skovkollegiet Indstilling om: Øget tilskud fra den 6. oktober dækning af udgifter til flytning af cykelskur I afdeling 61 har driftsafdelingen opført et cykelskur. Der er imidlertid ikke søgt byggetilladelse, og byggeriet er opført på fortovsarealet.

5 Aarhus Kommune har krævet byggeriet lovliggjort. Det kan kun ske ved at demontere. Skuret er nu fjernet og ønskes genopført andet sted men på egen grund. Organisationsbestyrelsen godkendte tilskud på kr den 6. oktober 2015, men det viser sig ikke at være tilstrækkeligt, da Aarhus Kommune har krævet en helt anden beliggenhed, og i det første tilbud var der ikke indregnet fuld belægning i cykelskur samt fliser i 1,5 meters bredde uden for skuret. Derfor søges der nu om øget tilskud, da der kommer til at mangle ca. kr Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal driftsstøtte fra boligorganisationen tilbagebetales. 7. Udvalg Afdelingsmøder Bestyrelsen gennemgik de afholdte afdelingsmøder. Det skal pointeres, at administrationen kigger på mulighederne indenfor indvendig vedligeholdelse, især maling af køkkenlåger ved autolakerer, i forhold til hvad lovgivningen tillader, og at administrationen vender tilbage til bestyrelsen senest på oktober mødet Afd. 6 Dan Christensen orienterede om forespørgsel fra afd. 6 vedr. møde med Aarhus Kommune 100 års jubilæum Dan Christensen orienterede om 100 års jubilæet AARHUS bolig Dan Christensen orienterede om bestyrelses møde samt generalforsamling 5. kreds Dan Christensen orienterede om konkurrencer ifm. tildeling af kvoter Afd. 12 Anders Rønnebro orienterede om regnskabsmøde, hvor afdelingsmødet stemte nej til regnskab Administrationen indstiller til bestyrelsen at det udarbejdede regnskab for 2015 godkendes. Bestyrelsen godkendte indstillingen Fritidsudvalg Karin Jørgensen orienterede Kursusudvalg Bendt orienterede om afholdelse af rep weekend i Grenå Samle dokumenter til afd. Møde Bendt Nielsen orienterede om samledokument, som er en elektronisk mappe på intranettet, hvor samtlige dokumenter, der skal bruges på afdelingsmøderne forefindes. Det vil først være aktuelt ved afdelingsmøder i Nyt fra administrationen Kvartalsregnskab Anders Rønnebro gennemgik kvartalsregnskab 1. kvartal 2016 Driftsafdelingen Anders Rønnebro orienterede

6 Eventuelt Udflugt Bendt Nielsen orienterede Næste møde i bestyrelsen er den 15. juni 2016 Peter Kragballe Referent