Brønderslev-Dronninglund Kommune. Administrativ Styregruppe. Referat

Transkript

1 Brønderslev-Dronninglund Kommune Administrativ Styregruppe Referat Dato: 3. oktober 2005 Lokale: 272, Rådhuset i Brønderslev Tidspunkt: kl

2 Indholdsfortegnelse Sag nr. Side Åbne sager: 1. Godkendelse af referat Orientering fra Forberedelsesudvalget Projektgruppe 16 - psykiatri Projektgruppe 17 - beskæftigelse og arbejdsmarked Projektgruppe 7 - økonomi Børnepasning - tilføjelse til kommissorium Principper m.m. for indplacering af medarbejdere Eventuelt... 96

3 Administrativ Styregruppe, 3. oktober 2005 Side 87 Åbne sager: 1. Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra møde i Administrativ Styregruppe den 19. september Referatet blev godkendt

4 Administrativ Styregruppe, 3. oktober 2005 Side Orientering fra Forberedelsesudvalget Orienteringen blev taget til efterretning.

5 Administrativ Styregruppe, 3. oktober 2005 Side Projektgruppe 16 - psykiatri Projektsekretariatet fremsender: a) Statusrapport for Socialpsykiatrien i Brønderslev og Dronninglund Kommuner. Statusrapporten fremsendes til efterretning i Administrativ Styrgruppe. b) Beskrivelse af procesforløb i forhold til den fremtidige opgaveløsning af socialpsykiatriens opgaver i Brønderslev-Dronninglund Kommune. Beskrivelsen fremsendes til godkendelse i Administrativ Styregruppe. Kommissoriet for Projektgruppe 16 kan findes på den fælles hjemmeside for Brønderslev-Dronninglund Kommune. Bilag: Statusrapport for socialpsykiatri Beskrivelse af procesforløb Statusrapporten er taget til efterretning. Lene D. Faber og Søren Steensen indkalder projektgruppen til møde, hvor følgende områder skal drøftes og afklares: Ambitionsniveauet for projektarbejdet og forslagene Integration af evt. overførte amtslige opgaver Tilgang til beskrivelse af alternative serviceniveauer

6 Administrativ Styregruppe, 3. oktober 2005 Side Projektgruppe 17 - beskæftigelse og arbejdsmarked Projektsekretariatet fremsender følgende til orientering i Administrativ Styregruppe: Projektgruppe 17 Beskæftigelse og arbejdsmarked har udarbejdet beslutningsgrundlag som baggrund for de kommunale interessetilkendegivelser i forhold til jobcenter eller pilotjobcenter. Sagsfremstilling: Med den ny kommunalreform følger en lov til ændringer af organisationsstrukturen på beskæftigelsesområdet. Organisationsstrukturen i den enkelte kommune bliver knyttet til enten B eller C jobcenter. De nye kommuner skal inden 1. februar 2006 meddele staten, hvilken type jobcenter kommunen er interesseret i. Brønderslev Byråd behandlede sagen på møde den 15. juni På grund af stemmelighed blev sagen overdraget til drøftelse i Forberedelsesudvalget inden genoptagelse. Dronninglund Byråd behandlede sagen på møde den 9. august. Her besluttedes at anmode Forberedelsesudvalget om en udtalelse, inden videre behandling af sagen. Forberedelsesudvalget behandler sagen på møde den 27. september Bilag: Beslutningsgrundlag som baggrund for de kommunale interessetilkendegivelser i forhold til jobcenter eller pilotjobcenter Oplægget blev taget til efterretning. Det politiske Forberedelsesudvalg besluttede på møde den 27. september, at beslutningen skal træffes af sammenlægningsudvalget.

7 Administrativ Styregruppe, 3. oktober 2005 Side Projektgruppe 7 - økonomi Projektsekretariatet fremsender følgende til godkendelse i Administrativ Styregruppe: Delprojekt 7.21: Forslag til fremtidig organisering af inkasso-området. Projektgruppen anmoder endvidere om, at delprojektgruppe 7.2 Økonomistyringsmodeller deles i 2 dele, således at decentralisering gøres færdig snarest, medens intern kontraktstyring afventer med frist 31. december Projektgruppen finder, at der skal lidt flere signaler til, før det vil være hensigtsmæssigt at beskrive intern kontraktstyring. Bilag: Skema C for delprojektgruppe 7.21: Forslag til fremtidig organisering af inkassoområdet Bilag 1: Økonomiske konsekvenser af statens overtagelse af skatte- og inkassoområdet Bilag 2: Beskrivelse af forskelligheder, placering af arbejdsopgaver samt forslag til fremtidige procedurer ved oversendelse af krav til inddrivelsesmyndigheden Bilag 3: Opgørelse af tidsregistrering til brug i projekt Inkasso Administrativ Styregrupper godkender forslaget til fremtidig organisering af inkassoområdet. Anmodningen om at opdele delprojektgruppe 7.2 i to områder imødekommes. Man har en forventning om, at skatte- og opkrævningsmedarbejderen samarbejder om opgaven i videst muligt omfang. Byrådene orienteres om beslutningen.

8 Administrativ Styregruppe, 3. oktober 2005 Side Børnepasning - tilføjelse til kommissorium Børne- og Kulturudvalget i Brønderslev Kommune anmoder om følgende tilføjelse til kommissorium for projektgruppen vedrørende børnepasning: Undersøgelse af behov for udvidet åbningstid i kommunens dagsinstitutioner Sagsfremstilling: Socialdemokratiet i Brønderslev har foreslået Børne- og Kulturudvalget at foretage en undersøgelse af, i hvor høj grad der er behov for udvidelse af åbningstider i kommunens daginstitutioner. Børne- og Kulturudvalget har i møde den 21. september 2005 besluttet at foreslå, at spørgsmålet undersøges i projektgruppen vedrørende børnepasning. Administrativ Styregruppe meddeleler Børne- og Kulturudvalget i Brønderslev om, man har en forventning om, at spørgsmålet allerede er en del af projektgruppens arbejde.

9 Administrativ Styregruppe, 3. oktober 2005 Side Principper m.m. for indplacering af medarbejdere Der henvises til møde i Administrativ Styregruppe den 19. september 2005, hvor det blev besluttet kun at behandle punkt 1. Resten udsættes til efter administrativ struktur kendes samt forberedelsesudvalgets beslutning om procedure for ansættelse af niveau 1 og 2. Styregruppen besluttede at følge projektgruppens indstilling dog skal begge skemaer følge medarbejderen til vedkommendes chef i den nye kommune. Administrativ Styregruppe besluttede at følge projektgruppens forslag om et samarbejde med HK om introforløb til medarbejderne. Genoptagelse af indstilling fra Projektgruppen vedrørende personale og løn for så vidt angår nedenstående punkt 2 og 3: 1. proces for og skabelon til afdækning af medarbejdernes kompetencer og ønsker i forhold til deres fremtidige jobindhold, 2. overvejelser om proces for indplacering af medarbejdere i de kommende stillinger i Brønderslev-Dronninglund kommune ved overgangen pr. 1. januar 2007, samt 3. juridiske overvejelser i forbindelse med metode til indplacering i stillinger og inddragelse af medarbejdere i processen Projektgruppen har afholdt møde med henholdsvis HK Nordjylland og HK Vendsyssel den 14. september 2005 med henblik på et evt. samarbejde om kompetenceafklaring. Sagsfremstilling: Notaterne bygger på forudsætningerne i idégrundlaget om, at der vil blive arbejdet aktivt for, at de nuværende ansatte i de 2 kommuner også vil kunne tilbydes beskæftigelse i den nye kommune samt på, at det i processen fra politisk side er fremhævet, at der vil blive sikret kompetenceudvikling for personalet. Alle medarbejdere i de 2 nuværende kommuner vil få ny arbejdsgiver Brønderslev- Dronninglund kommune. Mange medarbejdere vil også blive berørt af fusionen på anden vis over tid, men den store kabale pr. 1. januar 2007 med indplacering af personale anses at blive et Rådhusprojekt. De to førstnævnte notater er derfor møntet på medarbejderne på Rådhusene. Notat om procedure for besættelse af decentralt placerede nøglepersoner, der dublerer hinanden, vil senere blive belyst i et særskilt notat. Ad 1. Projektgruppen fremsender 2 alternativer, hvor alternativ nr. 1 anbefales. Det anbefalede alternativ bygger på 2 tilgange:

10 Administrativ Styregruppe, 3. oktober 2005 Side 94 1) Et skema som udfyldes af medarbejderen selv, og som dels er faktabaseret på en række persondata, dels fremadrettet i forhold til ønsker for fremtiden. 2) En dialog mellem den enkelte medarbejder og nærmeste leder. Efter projektgruppens opfattelse, vil fremgangsmåden give både medarbejderen og de senere beslutningstagere et godt afsæt. Ad 2. Notatet indeholder forslag til procedure og tidsplan for indplacering af personale og beskriver fordele og ulemper ved de nævnte metoder. De steder, hvor projektgruppen har opstillet alternativer, er der en anbefaling fra gruppen. Projektgruppen har valgt at inddele medarbejderne i følgende grupperinger: Øvrige ledere med personaleledelsesfunktion, økonomisk kompetence eller andet selvstændigt ansvar (niveau 3 ledere) Medarbejdere i administrationen uden ledelsesansvar, som arbejder tværgående med udviklings- og/eller specialistopgaver Øvrige medarbejdere Topledelsen, bestående af kommunaldirektør samt niveau 2 chefer/ledere, er ikke berørt i notatet. Metoder til indplacering er beskrevet ved hver af de ovennævnte medarbejdergrupper. Ad 3. Notatet berører de personalejuridiske elementer, som vil være relevante at tage i betragtning ved indplaceringen af personalet. De juridiske overvejelser er opdelt efter overenskomstansatte og tjenestemandsansatte. Projektgruppen har tillid til, at alle ansatte både ledere og medarbejdere har ønske om at få det bedste ud af processen. Det er derfor projektgruppens vurdering, at de personalejuridiske overvejelser i praksis ikke vil medføre større problemstillinger. I øvrigt Projektgruppen har den 25. august afholdt opstartsmøde for alle delprojektgrupper, der herefter kan arbejde i henhold til tidsplanen i kommissoriet. Delprojektgruppe E: Lønadministrative rutiner vil dog først blive begyndt primo november 2005, som en del af arbejdet med harmonisering af ydelser fra KMD. Til orientering vedlægges oversigt over medlemmerne af delprojektgrupperne, incl. tidsplan for hver enkelt gruppes arbejde. Bilag:

11 Administrativ Styregruppe, 3. oktober 2005 Side 95 Notat 1 Notat 2 Notat 3 Oversigt over medlemmerne i delprojektgrupperne Punktet blev genoptaget fra sidste gang. Ad 2: Vedr. indplacering af lederne på niveau 3 i den nye organisation, besluttede Administrativ Styregruppe, at anbefale at alle får mulighed for at tilkendegive interesse for disse stillinger. De lederstillinger der i fællesskab er aftalt besat eller bliver aftalt besat inden processen igangsættes (forventeligt primo februar 2006) holdes udenfor interesse tilkendegivelsen. Det er topledelsen, som efterfølgende indplacerer i fællesskab. Vedr. indplacering af medarbejdere besluttede Administrativ Styregruppe at anbefale projektgruppens indstillinger. Administrativ styregruppe forventer, at der i den nye kommune vil være behov for flere medarbejdere inden for områderne tværgående udviklingsopgaver og specialistopgaver. Udgangspunktet for den kommende indplaceringsproces er, at faglige og personlige kvalifikationer vægtes højt. Notat 2 gennemskrives af gruppen, inden det går videre til høring i organisationen. Principperne sendes nu i høring i de to kommuners samarbejdsorganer for det administrative område samt MT-HSU. Ad 3 Notat 3 om de juridiske overvejelser blev taget til efterretning.

12 Administrativ Styregruppe, 3. oktober 2005 Side Eventuelt Næste møde den 24. oktober kl