CD-DIRECT Eksport til MS-Office

Transkript

1 CD-DIRECT Eksport til MS-Office

2 Indhold 1. Kom godt i gang med eksportfunktionen Eksport fra CD-DIRECT Angivelse af filformat Valg af datafelter Angivelse af filnavn samt placering Import i MS Excel Import i MS Word Import i MS Outlook CD-DIRECT Eksport til MS Office Side 2

3 1. Kom godt i gang med eksportfunktionen Vi håber, at denne guide vil besvare dine spørgsmål du måtte have til eksportfunktionen i CD- DIRECT. Ønsker du at vide mere om generel brug af CD-DIRECT kan du hente svar i Quickguide til CD-DIRECT. På vores hjemmeside kan du løbende holde dig opdateret omkring nye funktioner, Tips & Tricks samt læse de seneste vejledninger. CD-DIRECT Eksport til MS Office Side 3

4 2. Eksport fra CD-DIRECT Start med at finde frem til de virksomheder/adresser du ønsker at eksportere fra CD-DIRECT. Dette kan du enten gøre ved at lave et Markedsudvalg, ved at importere en fil via Kundekontrol eller ved at udvælge specifikke virksomheder under Firmaopslag. Gå dernæst til Filer og vælg Eksportér : Du vil nu blive ledt igennem en eksportguide, der består af tre trin: 1. Angivelse af filformat 2. Valg af datafelter 3. Angivelse af filnavn samt placering 2.1 Angivelse af filformat CD-DIRECT understøtter en lang række produkter og formater. Hvilket filformat du bør vælge, afhænger naturligvis af hvilket program filen skal viderebearbejdes i. Nedenstående format *.txt (se eksempel) kan importeres i bl.a. MS Excel og Word, og bør vælges hvis der skal medtages feltnavne i første række: CD-DIRECT Eksport til MS Office Side 4

5 Når du har valgt filformat, vælger du knappen Valg af datafelter 2.2 Valg af datafelter I forbindelse med eksporten har du mulighed for at vælge, hvilke informationer, du ønsker at medtage. Det anbefales dog altid at medtage KOB-nr., så du til enhver tid kan genskabe din fil i CD-DIRECT også selvom enkelte virksomheder i mellemtiden skulle være ophørte. Mængden af informationer du kan vælge under Valg af datafelter afhænger af, hvilken version af CD-DIRECT du har adgang til. CD-DIRECT Eksport til MS Office Side 5

6 Du kan evt. vælge at medtage kontaktpersoner. Vælg fanebladet Personer og vælg den ønskede type kontaktperson. Vælg herefter OK for at vende tilbage til eksport-billedet, hvor du ligeledes bekræfter med OK. 2.3 Angivelse af filnavn samt placering Du bestemmer selv, hvad den eksporterede fil skal kaldes, og hvor den skal gemmes. CD-DIRECT vil dog automatisk foreslå en placering svarende til den sti, der er angivet under arbejdsbibliotek (i CD-DIRECT under menuen Opsætning > System > Arbejdsbibliotek ) I nedenstående tilfælde er stien: C:\PROGRAMMER\KOB\OFFICE\CDDIRECT\USER Ønsker du at ændre arbejdsbibliotek, så eksporterede filer og søgninger automatisk gemmes et bestemt sted, skal det derfor gøres i CD-DIRECT. Ønsker du blot at ændre placering for den fil, du er ved at eksportere, skal du gøre det umiddelbart før, du angiver filnavnet: CD-DIRECT Eksport til MS Office Side 6

7 Vælg først drev og herunder mappe. Du skal dobbeltklikke på den ønskede mappe. Giv filen et egnet navn. Det er ikke nødvendigt at skrive.txt efter filnavnet, det bliver tilføjet, når du vælger OK. CD-DIRECT Eksport til MS Office Side 7

8 3. Import i MS Excel Åbn Excel. Start i menuen Filer og vælg Åbn. Bemærk at filtype skal være Tekstfiler : Filen importeres nu i Excel via Guiden Tekstimport. Ved trin 1 angives, at der er tale om en afgrænset filtype: CD-DIRECT Eksport til MS Office Side 8

9 Ved trin 2 angives, hvilken separator der adskiller felterne (som man kan se i forrige billede adskilles felterne af semikolon): Ved trin 3 har du mulighed for individuel formatering af de enkelte kolonner. Dette er bl.a. relevant hvis en kolonne indeholder intervaller f.eks. Antal ansatte 2-4, der ved manglende formatering til tekst, vil fremstå som datoen 2. April: CD-DIRECT Eksport til MS Office Side 9

10 Ved afslutning af trin 3 vælger du Udfør og har nu en fil du kan viderebearbejde. Ønsker du at bevare formateringen, kan du gemme filen under filtype Microsoft Excel projektmappe. Vælg menuen Filer og herunder Gem som : CD-DIRECT Eksport til MS Office Side 10

11 4. Import i MS Word Åbn Word. Hvis du ikke allerede har skrevet et brev som målgruppen skal modtage, skrives et nu. Husk at efterlade plads til fletfelterne - samt at stille markøren (indsætningspunktet) dér, hvor adressen skal placeres. Klik på Brevfletning via menuen Funktioner : I næste dialogboks vælger du format (i dette tilfælde Standardbreve ): CD-DIRECT Eksport til MS Office Side 11

12 Vælg herefter knappen Aktivt Vindue. Dernæst vælges datakilde: Du skal nu finde den txt-fil du gemte ved eksport fra CD-DIRECT (trin 3). Husk at ændre filtype til tekstfiler og markér Vælg metode. Dernæst dobbeltklikker du på filen: Vælg Ok i næste dialogboks for at bekræfte, at datakilden er en tekstfil og vælg dernæst knappen Rediger hoveddokument : CD-DIRECT Eksport til MS Office Side 12

13 Der vil nu være tilføjet en ny værktøjslinje i Word. Ved hjælp af knappen Indsæt fletfelt til venstre kan flettefelterne indsættes i hoveddokumentet: Dokumentet er parat til at blive flettet, når brevhovedet i hoveddokumentet evt. ser således ud: «NAVN1» «NAVN2» «CONAVN» «ADRESSE1» «ADRESSE2» «POSTNUMMER» «BY» Att.: «DIREKTIONNAVN1» (Att.: skrives manuelt hvorefter fletfeltet DIREKTIONSNAVN1 tilføjes) I værktøjslinjen vælges nu på Flet : I næste dialogboks har du mulighed for at angive, om du vil flette alle brevene på en gang, eller splitte dem op i mindre portioner: CD-DIRECT Eksport til MS Office Side 13

14 Bekræft dine indstillinger ved at vælge Flet. Nu flettes hoveddokumentet med adresseoplysningerne fra CD-DIRECT til et nyt selvstændigt dokument, som kan ses i Vis Udskrift og skrives ud. Du kan til enhver tid gå tilbage og rette i hoveddokumentet. Du lukker blot det nye dokument uden at gemme, foretager rettelserne i hoveddokumentet og vælger Flet igen. CD-DIRECT Eksport til MS Office Side 14

15 5. Import i MS Outlook For at kunne importere filen fra CD-DIRECT til Outlook, skal du ændre filformatet fra den semikolon-separerede filtype Microsoft Word for Windows (*.txt) til filtypen: Tekst (tabulatorsepareret) (*.txt) Gennemfør først Import i MS Excel, men i stedet for at gemme filen som en Microsoft Excel Projektmappe, skal du vælge *.txt som format: Vælg Ja for at overskrive den tidligere txt-fil, eller Nej for at gemme under et andet navn. Herefter vil du blive bedt om at bekræfte filformatet Tekst (tabulatorsepareret) (*.txt): CD-DIRECT Eksport til MS Office Side 15

16 Vælg Ja for at bekræfte, og luk Excel. Du vil herefter blive spurgt, om du ønsker at gemme ændringerne til filen, og her vælger du Nej. Filen er nu klar til at blive importeret i Outlook: I det følgende importeres oplysninger til mappen Kontaktpersoner. Alternativt kan du oprette en ny mappe under Kontaktpersoner og importere til denne i stedet. I menuen Filer vælges Importer og eksporter : CD-DIRECT Eksport til MS Office Side 16

17 I næste dialogboks vælges Importer fra et andet program eller en anden fil : Vælg herefter Næste Vælg filtypen Tabulatorseparerede værdier (Windows) CD-DIRECT Eksport til MS Office Side 17

18 Vælg Næste og herefter Gennemse for at finde den fil du ændrede i Excel: Dobbeltklik på filen, når du har lokaliseret den. Afgør dernæst om du tillader oprettelse af dubletter, hvis nogle af oplysningerne findes i forvejen. Vælg Næste og vælg den mappe i Outlook, hvortil oplysningerne skal importeres. CD-DIRECT Eksport til MS Office Side 18

19 Her vælges automatisk mappen Kontaktpersoner, men har du oprettet en anden mappe til formålet, vælger du denne: Vælg Næste og vælg Forbind brugerdefinerede felter : CD-DIRECT Eksport til MS Office Side 19

20 Her bestemmer du sammenhængen mellem felterne fra CD-DIRECT og de tilsvarende felter i Outlook. Det kan godt betale sig at dobbelttjekke, om du har forbundet felterne korrekt inden du vælger OK : Herefter vælger du Udfør og adresserne vil nu blive oprettet i Outlook: CD-DIRECT Eksport til MS Office Side 20