Strategi for it og digitalisering i Skole- og Kulturforvaltningen

Transkript

1 Strategi for it og digitalisering i Skole- og Kulturforvaltningen IT-afsnittet SK Godthåbsgade Nørresundby Servicedesk-sk@aalborg.dk

2 Indledning It og digitalisering er i dag en stor del af alles hverdag i Skole- og Kulturforvaltningen. Dette gælder lige fra administrationen over lærere, pædagoger, bibliotekarer til skoleelever og borgere. Det stiller krav til såvel ledere som medarbejdere om indsigt i muligheder, til kompetencer, styring af ressourcer, økonomi og anvendelse. Strategien bygger på forvaltningens fælles vision om, at Skole- og Kulturforvaltningen arbejder for det lærende, det levende og det nydende menneske i nutidens og fremtidens samfund Dertil kommer en videreførelse af det arbejde, som allerede er gennemført på baggrund af strategien for Strategien er til stadighed værktøj for ledelsen i det daglige arbejde til at udnytte mulighederne ved it og digitalisering. Den henvender sig derfor til alle ledere i forvaltningen. It er fuldt integreret med den måde, hvorpå arbejdet udføres og tilrettelægges, at det ikke alene kan overlades til it-organisationen at stå for digitaliseringen. Rammen omkring strategien bliver påvirket politisk, økonomisk og teknologisk. Disse påvirkninger kommer både internt i forvaltningen og i kommunen, og fra eksterne partnere uden for kommunen. Internt kommer påvirkningerne fra de overordnede strategier, politikker og retningslinjer i Skole- og Kulturforvaltningen og Aalborg Kommune, ligesom de kommende års budgetter vil have en væsentlig indflydelse på strategiens muligheder for gennemførelse. De ydre påvirkninger kommer som krav fra ministerier i form af nationale love og bekendtgørelser, og som behov og ønsker fra borgere og andre samarbejdspartnere. Senest er der i 2011 vedtaget to planer for it, som har eller får direkte indflydelse på områder inden for anvendelse af it og digitalisering i Skole- og Kulturforvaltningen. Dels er der KL s Handlingsplan for fælleskommunale digitaliseringsstrategi , og dels er der den tidligere regerings udspil i samarbejde med KL og Regionerne Den digitale vej til fremtidens velfærd. Begge planer indeholder udspil inden for skole- og biblioteksområderne. Den samlede anvendelse af it og digitalisering i forvaltningen er mangfoldig og spænder lige fra administrativ anvendelse over skoleområdet, hvor der er direkte lovgivet omkring anvendelsen af it til biblioteks- og kulturområderne. Dette spænd giver udfordringer at håndtere it og digitalisering i Skole- og Kulturforvaltningen. På den ene side at sikre, at der opnås størst mulig helhed, koordination og samarbejde internt i forvaltningen og med kommunens fælles it og digitaliseringsaktiviteter i øvrigt. På den anden side at sikre, at udviklingen i anvendelsen af it og digitalisering inden for de faglige områder kan foregå med respekt for de faglige præmisser. Strategien skal understøtte målsætningerne om helhedsorientering på tværs af sektormæssige grænser. Strategien skal også synliggøre de indsatsområder, som Skole- og Kulturforvaltningen anser som væsentlige i forhold til digitaliseringen af områder, som understøtter og udvikler borgernes muligheder for digitale services inden for forvaltningens områder. Til strategien er der derfor tilknyttet en handlingsplan, som angiver specifikke handlingsområder. Handlingsplanen er ikke statisk, men vil blive tilføjet relevante initiativer og projekter efterhånden som disse opstår i perioden /6

3 Vision Skole- og Kulturforvaltningens it og digitaliseringsstrategi er en del af Aalborg Kommunes samlede it og digitaliseringsstrategi, som fastlægger den overordnede strategi for kommunen som helhed. It og digitalisering i forvaltningen skal målrettet, effektivt og omkostningsbevidst understøtte forvaltningens visioner, strategier, forretningsplaner og hovedprocesser. Forvaltningens egen vision inden for it og digitalisering kan beskrives under to hovedområder: Digitalisering med borgere i centrum Skole- og Kulturforvaltningen ønsker at indføre digitale serviceydelser, som giver forvaltningens brugere (borgere, foreninger m.v.) øget service, bedre kommunikation og større muligheder for selvbetjening. It skal understøtte og udvikle forvaltningens opgaveløsning og administration Forvaltningen skal være kendt for at være det sted, hvor brugere og medarbejdere gennem it og digitale processer møder en moderne arbejdsplads. En arbejdsplads hvor it aktivt fremmer de faglige mål, og hvor it innovativt, effektivt og rationelt understøtter forvaltningens kommunikation, samarbejde og forretningsmæssige processer. Realiseringen af visionen styres af følgende pejlemærker Serviceydelser Ledelsen Arbejdsprocesser Kompetencer Samarbejde Fællesskab 3/6

4 Pejlemærker Serviceydelser Forvaltningen ønsker at tilbyde digitale serviceydelser til brugere af forvaltningen (foreninger, borgere, elever, forældre m.v.), som tager udgangspunkt i den enkeltes behov. vi tilbyder digitale services, hvor det er relevant, både inden for borgerrettede services, inden for undervisningen og inden for andre områder, hvor en digitalisering giver en gevinst. vi tilrettelægger de digitale serviceydelser og informationer, så de tager udgangspunkt i brugernes behov. indføre digitale serviceydelser, som understøtter brugernes behov og som fremmer mulighederne for selvbetjening. indføre digitale tiltag i undervisningen, som øger anvendelsen af it i undervisningen (f.eks. trådløst netværk, interaktive multimedietavler eller lignende) Løbende udvikle og tilpasse infrastrukturen indføre digitale serviceydelser, som understøtter anvendelsen af digital signatur, single sign on og andre fællesoffentlige retningslinjer. sikre en høj grad af digital kommunikation til brugerne. digitale informationer og serviceydelser er brugervenlige, forståelige og tilgængelige for alle brugere. være til stede på de digitale platforme, hvor borgerne befinder sig (mobil, PDA, PC er osv.) indføre måltal for brugernes anvendelse af forvaltningens digitale services. Ledelse Forvaltningen vil styrke digitale ledelse hos alle ledere. vi søger at styrke innovation ved som ledelse at tænke nyt og udnytte teknologiske muligheder. vi opfordrer, udvikler og styrker organisationens evner til at implementere nye it-systemer og gennemføre digitaliseringsprojekter. udvikle ledernes evner til at udnytte og indføre it-systemer og processer. prioritere og beslutte igangsættelse af it-projekter, som er begrundet i nytteværdi, økonomi og strategiske hensyn. sikre helhedsprincippet i forvaltningen ved indførelse af digitale ydelser inden for eget ledelsesområde. følge med i og opfange nye økonomiske, politiske og teknologiske påvirkninger og trends. Arbejdsprocesser Vi udnytter digitaliseringen til at effektivisere og udvikle arbejdsprocesser og opgaveløsning i de enkelte afdelinger samt mellem afdelingerne. vi udnytter it og digitalisering som et af midlerne til forandring, innovation og effektivisering. vi tilpasser organisation og arbejdsgange, så nye og eksisterende systemer udnyttes bedst muligt. vi samarbejder på tværs af afdelinger om at skabe helheder i forvaltningen. 4/6

5 søge at gennemføre beskrivelser af de primære forretningsprocesser, således at digitalisering fremmes mest muligt. opstille måltal for digitaliseringsprojekter og følge op på disse mål. søge at digitalisere og optimere arbejdsprocesser i forvaltningen i det omfang, det er muligt. Herved kan administration og sagsbehandling gennemføres så digitaliseret, ensartet, helhedsorienteret og rationelt som muligt. opfordre til og give medarbejderne incitament til at udnytte eksisterende systemer bedre. afstemme procedurer, arbejdsprocesser og systemanskaffelser på tværs af afdelinger i forvaltningen. Kompetencer Vi udvikler målrettet medarbejdernes digitale kompetencer. vi udvikler kompetencer, så it-værktøjerne udnyttes optimalt og effektivt. vi udnytter og udvikler kompetencerne i udviklings- og digitaliseringsprojekter. inddrage digitale kompetencer som element i udviklingssamtaler. benytte digitale systemer til at sikre vidensdeling, læring, erfaringsudveksling og kommunikation. give medarbejderne et større kendskab til eksisterende systemers muligheder, samt viden om og forståelse for muligheder med it. arbejde for at sikre medarbejdernes adgang til relevante data og systemer. sikre medarbejderne den nødvendige uddannelse og de nødvendige kompetencer til at kunne anvende systemerne og se nye muligheder. styrke det faglige arbejdsmiljø. Samarbejde Vi udvikler et stærkere og mere forpligtende samarbejde både i forvaltningen, kommunen og sammen med eksterne parter. vi samarbejder mellem afdelinger og forvaltninger for at udnytte vores fælles platform og erfaringer. vi igangsætter, udnytter og medvirker i nationale it- og digitaliseringsinitiativer i det omfang, det er muligt. vi initierer og indgår i forsknings- og udviklingsaktiviteter for at få adgang til ny viden og til at skabe innovation. inddrage relevante afdelinger i forvaltningen, andre forvaltninger i kommunen og interessenter i digitaliseringsprojekter for at sikre helheden i udviklingsprojekter. gennemføre digitale projekter, som skaber helhed og synergi med den enkelte bruger i centrum. sikre at data fra brugere kun skal modtages og registreres én gang i det omfang, det er muligt. deltage i nationale udviklingsprojekter inden for forvaltningens områder ud fra en vurdering af værdi og ressourcer. Fællesskab Vi anerkender værdien af en fælles it-platform og -drift. vi afstemmer anskaffelse af nye it-systemer med de standarder og retningslinjer, der findes for Aalborg Kommune. vi beskytter forvaltningens økonomiske aktiver ved at anlægge et helhedssyn på itomkostningerne, såvel ved anskaffelse som vedligeholdelse og drift. 5/6

6 vi vedligeholder it-platformen, så den matcher behov og krav. søge at samle ansvar for anskaffelse og drift af forvaltningsmæssig it for at sikre helhedshensyn og optimal udnyttelse af it, ressourcer og økonomi. under hensyntagen til lokale forhold at arbejde for at samle teknisk support centralt, både for afdelinger, skoler og institutioner for derved at opnå stordriftsfordele og en professionalisering af driften. arbejde på at konsolidere it-platformen samt søge at samle it-driften i kommunen for derved at opnå stordriftsfordele på tværs af forvaltninger. Dog således at der stadig er plads til innovation og særlig udvikling og forsøg inden for specifikke områder. komme med forslag til videreudvikling af it platformen med udgangspunkt i de behov, der opstår såvel i administrationen og i betjeningen af brugerne. medtage miljø- og energihensyn ved anskaffelse og anvendelse af it. 6/6