Sekretariatsleder til Rengøring & Patientservice

Transkript

1 Odense april 2014 Sekretariatsleder til Rengøring & Patientservice Job- og kvalifikationsprofil Rengøring & Patientservice En afdeling som respekteres af direktionen og det øvrige hospital for sin faglighed, opgaveløsning, service og samarbejdsevne En afdeling som naturligt bliver inddraget i ændringer på hospitalet og tilpasser sine ydelser efter behovet En afdeling som er med til at præge udviklingen på hospitalet

2 Indholdsfortegnelse 1. Organisationen Organisering af Rengøring & Patientservice Funktionsbeskrivelse Ledelsesgrundlag Organisatorisk placering Hovedopgaver Faglig ledelse Projektstyring og -ledelse Sekretariatsbetjening af afdelingens MED-udvalg Personaleledelse Kvalifikationskrav Ledelsesmæssige egenskaber Faglige krav / ønsker Personlige egenskaber

3 1. Organisationen Rengøring & Patientservice er en selvstændig serviceafdeling på OUH, Odense Universitetshospital, Svendborg Sygehus. Afdelingen refererer til direktionen for OUH. 1.1 Organisering af Rengøring & Patientservice Afdelingen er i dag inddelt i to driftsområder (et for Odense Universitetshospital og et for Svendborg Sygehus) og et sekretariat Afdelingen har i alt ca. 600 ansatte og et samlet nettobudget på godt 190 mio. kroner. Afdelingens hovedopgaver er rengøring og patientservice, herunder interne patienttransporter. Afdelingschef Stab Driftschef Odense Driftschef Svendborg Sekretariatsleder Funktionsledere og rengøringstekniker Funktionsledere og kvalitets- og rengøringskonsulent HR, arb.miljø, uddannelse, MEDudvalg, reception og projektportefølge Figur 1 Fremtidig organisering af Rengøring & Patientservice Sekretariatet Sekretariat er en nyoprettet organisatorisk enhed som dannes i forbindelse med besættelse af den opslåede sekretariatslederstilling. Med etableringen af sekretariatslederstilling er det ønsket at sikre: - fokus på koordination og forenkling af administrative rutiner og opgaver - gennemførelse af projekter og implementering af beslutninger - styrkelse af det strategiske fokus i afdelingen Sekretariatet består af 6 medarbejdere foruden sekretariatslederen: Afdelingens receptionist, HR-fuldmægtig, HR-assistent, uddannelses- og arbejdsmiljøkonsulent, en kontorelev samt en økonomimedarbejder som er tilknyttet afdelingen to dage om ugen. Medarbejderne i sekretariatet vil som hidtil i forbindelse med den konkrete opgaveløsning arbejde meget selvstændigt og i tæt dialog med øvrige kollegaer i afdelingen og ofte med reference til andre ledere i afdelingen. 3

4 Driftsområde Odense Driftsområdet i Odense er inddelt i 8 ledelsesområder, som hver ledes af en funktionsleder med reference til driftschefen i Odense. Der er ca. 420 ansatte i driftsområde Odense Driftsområde Svendborg Driftsområdet i Svendborg dækker Rengøringssektionen og Portørsektionen og har medarbejdere i Svendborg, Nyborg, Ringe og på Ærø. Sektionerne ledes af hver to funktionsledere med reference til driftschefen i Svendborg. Der ca. 165 ansatte i driftsområde Svendborg. Øvrigt stabspersonale Udover personalet i sekretariatet er der tilknyttet en kvalitets- og rengøringskonsulent til driftsområdet i Svendborg, en rengøringstekniker til driftsområdet i Odense, samt en kvalitetskonsulent og en AC-fuldmægtig til afdelingschefen. 2. Funktionsbeskrivelse 2.1 Ledelsesgrundlag Ledelsen udøves indenfor rammerne af den overordnede personalepolitik for OUH. Personalepolitikken bygger på de overordnede værdier: * Ordentlighed i det vi gør og siger * Vækst i fagligheden * Rum til fornyelse og begejstring Vores ledelsesudøvelse i Rengøring & Patientservice er kendetegnet ved inddragelse, dialog og uddelegering af ansvar. 2.2 Organisatorisk placering Sekretariatslederen refererer til afdelingschefen. Sekretariatslederen er sammen med afdelingschefen og de to driftschefer del af afdelingsledelsen i Rengøring & Patientservice og deltager i afdelingsledelsesmøderne, hvor væsentlige tværgående og/eller strategiske problemstillinger drøftes og beslutninger træffes. Det er en forudsætning at sekretariatslederen kan bidrage kvalificeret til afdelingsledelsens arbejde herunder arbejdet med implementering af afdelingens nuværende udviklingsplan for og udarbejdelsen af den kommende udviklingsplan, som skal forberede afdelingen på Nyt OUH. Sekretariatslederen har ansvar og kompetence i forhold til den daglige drifts- og personaleledelse i tilknytning til sekretariatet. Sekretariatslederen er ledelsesrepræsentant i arbejdsmiljøgruppe, som dækker kontorgangen i Odense. Sekretariatslederen indgår som ledelsesrepræsentant i afdelingens MED-udvalg. 4

5 2.3 Hovedopgaver Faglig ledelse Sammen med personalet i sekretariatet sikre tværgående koordinering af sekretariatets opgaveløsning at der udvikles og tilbydes effektive rutiner og løsninger, som understøtter afdelingens administrative drift udarbejdelse af input til afdelingschefens økonomiopfølgning Projektstyring og projektledelse Sikre overblik over afdelingens projekter og status på fremdriften i disse Fungere som såvel projektejer som projektleder i afdelingens tværgående projekter Sikre fremdrift, koordinere og understøtte afdelingens større uddannelsesprojekter Sekretariatsbetjening af afdelingens MED-udvalg Sammen med afdelingens receptionist sekretariatsbetjene afdelingens MED-udvalg, herunder medvirke til at MED-udvalgets beslutninger bliver gennemført Personaleledelse Støtte og udvikle dit personale til at kunne varetage egne opgaver bedst muligt Medvirke til at skabe trivsel blandt såvel eget personale som hele personalegruppen ansat i stab/ledelse i Odense Gennemføre trivsels- og udviklingssamtaler for eget personale 5

6 3. Kvalifikationskrav Ved udvælgelse af sekretariatsleder til Rengøring & Patientservice vil der især blive lagt vægt på nedenstående kvalifikationer: 3.1 Ledelsesmæssige egenskaber Ansøger skal kunne leve op til de overordnede værdier på OUH. Vi forventer, at din ledelsesstil er kendetegnet ved: imødekommenhed i samarbejdet med andre involvering i opgaveløsningen, drøftelser og diskussioner engagement påvirkning af andre gennem faglig, personlig og naturlig autoritet 3.2 Faglige krav / ønsker Der er mange forskellige fagområder i spil i sekretariatet, det er en fordel, hvis du har praktisk erfaring med flere af disse. Vigtigst for os er, at du har erfaring med administrative opgaver erfaring med projektarbejde og projektledelse erfaring med personaleledelse erfaring fra en større organisation, gerne politisk ledet analytisk sans Herudover forventer vi, at du er god til at formulere dig skriftligt. 3.3 Personlige egenskaber Som person forventer vi, at du har gennemslagskraft og er: i stand til få ting til at ske og afslutte opgaver vedholdende og ihærdig engageret markerer gerne egne holdninger men forstår også at lytte til andres empatisk uhøjtidelig og har en god portion humoristisk sans 6