Hvordan udfyldes støtteansøgningsskemaet?

Transkript

1 Forvaltningsorganet for Undervisning, Audiovisuelle Medier og Kultur Europa for Borgerne Ansøgervejledning VENSKABSBYSAMARBEJDE MØDER MELLEM BORGERE Hvordan udfyldes støtteansøgningsskemaet? 1. Baggrund Beslutningen om at indføre et onlineansøgningsskema blev truffet for at gøre hele processen mere effektiv, både for ansøgeren og forvaltningsorganet. Det langsigtede mål er at få en 100 % onlineproces, hvor al kommunikation forhåbentlig kan ske elektronisk for de ansøgere, der foretrækker det. I den første udviklingsfase er der dog stadig som en sikring for ansøgerne krav om, at de skal indsende original papirdokumentation til forvaltningsorganet. De rådes derfor kraftigt til ikke at vente med at udarbejde og indsende Deres ansøgning til lige før ansøgningsfristens udløb. 2. Hvordan får man adgang til ansøgningsskemaet? Linket til ansøgningsskemaet kan fås på følgende websted: Før De går ind på siden, skal De sørge for, at Deres internetbrowser tillader pop-up-vinduer fra webstedet: webgate.ec.europa.eu Ellers kan De ikke se alle relevante tekstvinduer og meddelelser på ansøgningsskemaet. Der er kun én ansøgningsfase åben ad gangen, så De kan kun indsende en ansøgning til den åbne fase (dvs. den næste forestående frist). 3. Hvordan laver man en brugeridentitet? Side 1 af 8

2 Før man kan få adgang til ansøgningsskemaet, skal man oprette en brugeridentitet. Det gør man ved at klikke på linket nye brugere og lade sig registrere, ligesom man ville gøre, når man ønsker at bruge andre lignende offentlige tjenester på internettet. De kan frit vælge Deres eget brugernavn, når bare det ikke allerede er registreret af en anden bruger. Når De er registreret, skal De logge på ved at skrive det navn, De har valgt, med 's- ' foran. Hvis Deres brugernavn f.eks. er skal De logge på ved at skrive ansøger s-ansøger Vær meget forsigtig, når De vælger brugerpassword det skal bestå af mindst otte karakterer og indeholde mindst tre af følgende fire elementer: små bogstaver, store bogstaver, tal og/eller særlige tegn (f.eks. Twin-1234). Det er meget vigtigt, at De opbevarer Deres password og brugernavn omhyggeligt, da forvaltningsorganet ikke har adgang til disse oplysninger og derfor ikke kan sende dem til Dem, hvis De glemmer dem. Når De har lavet Deres brugeridentitet og klikket på 'godkend'-knappen til den disclaimer (ansvarsfraskrivelse), som vises på skærmen, kan De få adgang til ansøgningsskemaet. Det får De ved at klikke på linket "Klik for at udfylde skemaet online". Skemaet åbnes i et særskilt vindue i browseren. Vi råder Dem til at holde alle vinduer i forbindelse med onlineansøgningsplatformen åbne, mens De udfylder støtteansøgningen. 4. Validering af Deres brugeridentitet Når De har lavet Deres brugeridentitet, modtager De en , hvor De bliver bedt om at validere Deres adresse. Det er vigtigt, at De besvarer den, og det gør De ved at klikke på linket i den. 5. Hvordan udfylder man skemaet? De kan gå til og fra skemaet, redigere det, gemme det og printe et udkast ud, før De indsender det færdige, udfyldte ansøgningsskema og de obligatoriske bilag. De fleste felter i skemaet er obligatoriske og skal udfyldes. Hvis de ikke er udfyldt, kan De ikke indsende skemaet. Linket i afsnittet 'Hvordan får man adgang til ansøgningsskemaet?' (ovenstående pkt. 2) skal bruges for at få adgang til onlineansøgningssystemet og skrive en ny ansøgning. Hvis De ønsker at gå til og fra ansøgningen, skal De gemme den, før De logger ud af systemet. For at få adgang til Deres udkast til ansøgningsskema, skal De logge på systemet fra dette websted: 5a. Hvordan gemmer man skemaet? Når De udfylder ansøgningsskemaet, arbejder De via internettet på en af Europa- Kommissionens servere. Deres ansøgningsskema gemmes på serveren, ikke på Deres egen computer. Derfor er det yderst vigtigt, at De regelmæssigt gemmer skemaet (mindst Side 2 af 8

3 hvert 10. minut). Det gør De ved at klikke på knappen "gem skema" øverst i det vindue, skemaet er vist i. Hvis De ikke regelmæssigt gemmer skemaet, og Deres internetforbindelse af en eller anden grund bliver afbrudt, risikerer De at miste de data, De har indført, siden sidste gang De gemte dokumentet. 5b. Systemafbrydelser Onlineansøgningssystemet har en afbryderfunktion, hvilket vil sige, at hvis den server, som De arbejder på, ikke registrerer nogen aktivitet i 15 minutter, afbrydes forbindelsen automatisk. Hvis det sker, og De ikke har gemt skemaet for nylig, mister De alle data, De har indført, siden skemaet sidst blev gemt. Et pop-up-vindue åbnes på skærmen, lige før de 15 minutter udløber. Hvis De har gemt skemaet regelmæssigt mindst hvert 10. minut undgår De disse afbrydelser. 5c. Automatisk beregnede felter Nogle felter i ansøgningsskemaet har en grå baggrund. Det er, fordi de automatisk beregnes ved hjælp af de andre data, som De selv indskriver i skemaet. De skal derfor ikke forsøge at skrive i de grå felter. For at få teksten frem i disse felter skal De klikke på knappen "beregn" øverst i det vindue, skemaet er vist i. Da der findes flere af disse felter, bør De regelmæssigt klikke på "beregn"-knappen for at ajourføre alle skemaets felter. 5d. Hvordan skriver man datoer og tal? Når De skriver tal i ansøgningsskemaet, skal De ikke bruge punktum eller komma i store tal (skriv f.eks og ikke 1.000). Når De skriver datoer for mødets varighed i ansøgningsskemaet, skal De bruge formatet dd/mm/åååå (f.eks. 01/07/2001). Når De skriver telefonnumre, må der ikke være mellemrum mellem tallene (f.eks eller ). 5e. Postnummer Når De skriver oplysninger om værts- og gæstebyer, skal De sørge for at skrive det rigtige postnummer. De kan eventuelt bede de indbudte gæstebyer om at opgive deres fuldstændige, Side 3 af 8

4 korrekte postnummer. Det er en vigtig del af de data, der bruges til at beregne afstande mellem værts- og gæstebyer. 5f. Beregning af afstande En automatisk funktion kan beregne den korteste afstand mellem værts- og gæstebyerne. Når afstanden er beregnet, skal De angive kilometertal i det pågældende felt i ansøgningsskemaet. Selv når alle adresseoplysninger er korrekt udfyldt, vil der være tilfælde, hvor den automatiske funktion ikke kender afrejse- eller ankomststedet og derfor ikke kan beregne afstanden. I disse tilfælde bør De selv bedømme den korteste afstand (enkeltrejse) til værtsbyen. Under alle omstændigheder skal De angive kilometertallet (enkeltrejse) i det pågældende felt. De skal vide, at afstandsberegneren måske ikke kender alle specialtegn (f.eks. bogstaver med accenter, omlyde osv.), så disse bogstaver bør undgås mest muligt, når De angiver navne på byer. I helt særlige tilfælde kan det være umuligt at rejse ad den korteste vej mellem to byer. I så tilfælde skal De gøre rede for den foreslåede rute, og begrunde, hvorfor det er nødvendigt at tage den. Det kan De gøre i en særlig tekstboks. 5g. Hvordan tilføjer og sletter man byer? For at tilføje en indbudt by skal man klikke på plussymbolet (+), der vises øverst på skemaet oven over oplysningerne om den første indbudte by. Når De trykker på plussymbolet, får De adgang til nye rækker og felter, hvor De kan skrive oplysninger om en anden indbudt by. Gentag processen, til De har tilføjet alle de byer, der skal indbydes. Hvis De ønsker at fjerne en by, skal De bare klikke på krydssymbolet (x). Side 4 af 8

5 5h. Oplysninger om deltagerne Når antallet af deltagere fra de indbudte byer angives, er det eneste obligatoriske felt "samlet antal deltagere". De opfordres dog kraftigt til også at udfylde felterne for mandlige og kvindelige deltagere samt aldersgrupper (skøn eller faktiske tal), da disse oplysninger kan indgå i evalueringsprocessen. 6. Validering af ansøgningsskemaet Før De indsender ansøgningsskemaet, skal De validere data og tekst ved at klikke på knappen "valider" øverst i det vindue, skemaet er vist i. Hvis skemaet indeholder fejl, vil disse automatisk blive vist i en liste i et pop-up-vindue. Ved at klikke på symbolet kommer De hen til den relevante side i skemaet, hvor De kan rette den forkerte oplysning. Når De har rettet eventuelle fejl, skal De validere det samlede indhold igen, hvorefter følgende pop-up-meddelelse vises: "Ingen valideringsfejl fundet. Hvis der ikke er flere ændringer, kan skemaet nu indsendes" Et skema, som indeholder valideringsfejl, kan ikke indsendes. De indsender skemaet ved at klikke på knappen send øverst i det vindue, skemaet er vist i. Når skemaet er indsendt, låses det for at hindre, at der foretages ændringer i de data, De har indsendt. 7. Hvordan printer man skemaet ud? For at kunne printe skemaet ud skal De have installeret Adobe Reader på Deres computer. Side 5 af 8

6 Desuden skal De sørge for, at Deres internetbrowserindstillinger tillader, at De gemmer krypterede sider på computeren. De bør om nødvendigt slette en vinge i de relevante indstillinger som vist i følgende eksempel, der gælder for brugere af Microsoft Internet Explorer : [For at få adgang til dette skærmbillede i Internet Explorer 6 skal De vælge dropmenuen 'Værktøjer'/'Internetindstillinger, klikke på 'Avanceret' og scrolle ned, til De finder afkrydsningsfeltet.] 8. Indsendelse af obligatoriske bilag Det vil være en fordel at scanne nedenstående obligatoriske bilag, som skal indsendes sammen med Deres støtteansøgning (skemaets del VI), og vedhæfte dem som bilag til ansøgningsskemaet. 1. Officielt følgebrev 2. Bevis(er) for venskabsbyer 3. Bankoplysningsskema 4. Skema vedrørende juridiske enheder Kun følgende filformater kan bruges til vedhæftninger:.doc,.jpg,.jpeg,.gif,.txt,.pdf og.xls Det anbefales kraftigt, at De begynder at udfylde de obligatoriske bilag hurtigst muligt. Vent ikke, til De er færdig med at udfylde støtteansøgningsskemaet, da der så er større risiko for, at der opstår fejl, og De får måske heller ikke tid nok til at have alting klar inden fristens udløb. Side 6 af 8

7 Den tid, det tager at uploade og gemme vedhæftninger, kan måske forekomme lang. Men vær tålmodig og giv processen tid til at blive afsluttet klik ikke flere gange på gem -knappen. 9. Hvad sker der, efter at De har indsendt ansøgningsskemaet? Når De har indsendt Deres ansøgning, modtager De automatisk en anerkendelse af modtagelsen i en 1 med Deres ansøgningsnummer. Den sendes til den adresse, De angav, da De oprettede Deres brugeridentitet. En anden anerkendelse af modtagelsen, som også indeholder Deres projektnummer, vil blive sendt pr. til ansøgerorganisationen 2. Dette nummer skal angives i al korrespondance vedrørende Deres støtteansøgning. 10. Husk også at indsende en papirkopi af ansøgningen VIGTIGT! INDTIL ANDET OPLYSES Målet er at gå over til et onlinesystem for fremtidige ansøgninger. Men da systemet og teknologien er ny, skal ansøgerne indtil videre af sikkerhedsgrunde også indsende en papirkopi af deres dokumentation. En underskrevet kopi af ansøgningsskemaet skal sammen med alle de obligatoriske, behørigt udfyldte bilag derfor også indsendes til forvaltningsorganet på den adresse, der er anført i programvejledningen for Europa for Borgerne , inden udløbet af den pågældende frist for indsendelse af ansøgninger. Det elektronisk fremsendte ansøgningsskema har status af original ansøgning. Hvis der er uoverensstemmelse eller forskel mellem den elektroniske version og papirudgaven af ansøgningsskemaet, behandles det elektroniske skema som den originale (gyldige) ansøgning. 11. Hvordan kan man få yderligere hjælp? Hvis denne vejledning ikke besvarer alle spørgsmål eller løser alle problemer med at udfylde ansøgningsskemaet online, kan De ringe til en telefonisk hotline i følgende tidsrum: Telefonnummer på hotline til Venskabsbysamarbejde: Åben tirsdag, onsdag og torsdag De bedes bemærke, at De ikke kan få hjælp, hvis fristen for indsendelse af ansøgninger falder i en weekend eller på en helligdag. 1 Besvar ikke denne , som sendes fra en automatisk postkasse. 2 Denne sendes til den adresse, som ansøgeren har anført i støtteansøgningsskemaet. Side 7 af 8

8 Forvaltningsorganet og Europa-Kommissionen kan ikke påtage sig ansvar for tekniske fejl, som ligger uden for deres kontrol, og som hindrer ansøgerne i at indsende deres ansøgningsskemaer inden fristens udløb. Ansøgere rådes derfor til at indsende deres ansøgning så tidligt som muligt og ikke vente til sidste øjeblik. Side 8 af 8