Indstilling. Tilslutning til fælles udbud af IT-systemer. 1. Resume. 2. Beslutningspunkter. 3. Baggrund

Transkript

1 Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Sundhed og Omsorg Den 28. januar 2013 Tilslutning til fælles udbud af IT-systemer Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling 1. Resume KL har anmodet alle kommuner om at tilslutte sig fælles udbud, som KOMBIT gennemfører for at erstatte KMD s monopolsystemer med nye fælles løsninger. Der forventes både effektiviseringsfordele og besparelser for kommunerne under ét ved at gennemføre fælles udbud. Da der ikke foreligger en model for kommunernes fremtidige betalinger til KOMBIT for systemerne, kan det ikke opgøres, hvilke betalinger Aarhus Kommune skal betale. Valget af betalingsmodel har stor betydning for Aarhus Kommunes betalinger. Da Aarhus Kommunes betalinger til KMD pr. indbygger ligger markant under landsgennemsnittet, kan en ufordelagtig model betyde, at Aarhus Kommune ikke får del i de samlede besparelser, men risikerer en forøgelse af betalingerne. Det indstilles derfor, at Aarhus Kommunes tilslutning betinges af, at Kommunens udgifter ikke forøges. MBA 8100 Aarhus C Sagsnr. 12/ Journalnr. Sagsbeh. Flemming Nielsen seringchef) Telefon Direkte telefon Fax 2. Beslutningspunkter At 1) Aarhus Kommune afgiver en foreløbig tilslutning til det fælles udbud af IT-systemer, som betinges af at Aarhus Kommunes udgifter ikke forøges. fln@aarhus.dk Lixtal: 47 At 2) Byrådet forelægges en indstilling vedrørende Aarhus Kommunes tilslutning til fælles udbud, når der foreligger oplysninger om Aarhus Kommunes fremtidige betalinger for de fælles systemer 3. Baggrund KL udsendte den 6. november et brev til alle kommuner med opfordring til at tilslutte sig et fælleskommunalt udbud, hvor KOMBIT på kommunernes vegne udbyder IT-løsninger, som skal erstatte nogle af KMDs monopolsystemer. KLs bestyrelse har tiltrådt, at IT-løsningerne på de pågældende områder bedst tilvejebringes som landsdækkende løsninger, hvor alle kommuner står bag udbuddene og aftager løsningerne. I økonomiaftalen for 2013 er forudsat, at KOMBIT gennemfører Tilslutning til fælles udbud af IT-systemer

2 en række fælleskommunale udbud, hvor regeringen og KL forudsætter, at alle kommuner tilslutter sig. Brevet er vedlagt et uddybende notat samt en erklæring til underskrift for bindende tilslutning. KMD s monopolstatus på en række kritiske IT-systemer, for eksempel kontanthjælp og sygedagpenge, har været en kendt udfordring siden salget af KMD i KOMBIT blev etableret med den hovedopgave at sikre, at kommunerne samlet kan bryde KMD s monopol og arbejde for gennemsigtighed i priserne på et marked med flere leverandører. Monopolbruddet gennemføres som en række enkeltstående udbud. Aktuelt anmoder KOMBIT om tilslutning til fælles udbud af følgende systemer: kontanthjælp, sygedagpenge, sagsoverblik/partskontakt med tilhørende rammearkitektur (støttesystemer og serviceplatform). De nye løsninger er endnu ikke specificeret fuldt ud, så der er ikke en præcis dokumentation af de fremtidige ydelser. Tilslutningsaftalen gælder frem til 2024, idet de nye løsninger forventes ibrugtaget gradvist i løbet af , og KOMBIT i udviklingsog indfasningsperioden forventer et samlet kapitaludlæg på over en mia. kroner. Kommunernes tilslutning til de fælles udbud er under forudsætning af, at kommunerne under ét kan reducere omkostningerne til ITsystemerne med minimum 25%. Der foreligger ikke beslutninger eller oplysninger om, hvordan finansieringen af de nye løsninger skal fordeles mellem kommunerne. Denne problemstilling belyses nærmere i afsnit om konsekvenser for ressourcer. 4. Den forventede effekt Effekten af det fælles udbud er et monopolbrud, som erstatter gamle KMD-løsninger med nye fælles IT-systemer. Der etableres en mere moderne systemløsning, som giver bedre muligheder for at kommunale IT-løsninger fra flere leverandører arbejder effektivt sammen. KL og KOMBIT forventer at der er en ganske fordelagtig business case for kommunerne under ét ved at gennemføre de fælles udbud, idet man forventer: - at der samlet set er betydelige besparelser at hente gennem fælles udbud af kritiske IT-løsninger. Den samlede pris, som kommunerne under ét kommer til at betale for de nye løsninger, vil være minimum 25 pct. lavere end det, som alternativt skulle betales, hvis KMD s monopolløsninger fortsatte som hidtil Side 2 af 5

3 - øget digitalisering af en række arbejdsgange og dermed mulighed for øget effektivisering, samt udvikling af og drift af den rammearkitektur (støttesystemer o.a.), som generelt vil styrke konkurrencemulighederne på det kommunale IT-marked og på sigt medføre lavere omkostninger til IT. Fælles udbud betyder desuden, at den enkelte kommune ikke skal afholde omkostninger til egne udbud. Da de nye systemer endnu ikke er specificeret færdigt er det ikke muligt at vurdere nytteværdien af systemerne præcist, herunder om de nye løsninger i fuldt omfang kan erstatte nuværende løsninger på de relevante fagområder i Aarhus Kommune. Da det desuden ikke er belyst, hvilken betaling Aarhus Kommune opkræves for de nye systemer, er der ikke på nuværende tidspunkt grundlag for at opstille en sikker business case for Aarhus Kommune. 5. De planlagte ydelser KOMBIT planlægger efter anmodning fra KL at gennemføre udbud, som tilvejebringer nye IT-løsninger for kommunerne vedrørende kontanthjælp, sygedagpenge og sagsoverblik/partskontakt med tilhørende rammearkitektur (støttesystemer, serviceplatform mv.). Disse løsninger erstatter nuværende KMD-løsninger (en del af KMD s monopolområde). De planlagte fællesudbud er som udgangspunkt en hensigtsmæssig fremgangsmåde for at erstatte KMD s utidssvarende systemer med mere funktionelle løsninger, og samtidig reducere kommunernes udgifter i forhold til KMD-betalingerne. Det er dog ikke præcist belyst, hvordan løsningerne udformes, og derfor ikke hvilke falde-bortudgifter Kommunen kan forvente. Aarhus Kommune deltager i forberedelsen af de fælles udbud med henblik på at opnå tilfredsstillende nytteværdi af de nye løsninger. Desuden forsøges det at påvirke beslutningsprocesserne vedrørende de fælles udbud, som ikke er tilfredsstillende belyst. 6. Organisering af indsatsen KOMBIT gennemfører udbud og indgår kontrakter med de valgte leverandører. KOMBIT inddrager kommunerne i forberedelse og gennemførelse af udbud samt i den løbende forvaltning af de fælles systemer. Der foreligger ikke nogen samlet beskrivelse af organiseringen. Aarhus Kommunes inddragelse vil dels omfatte MSB, som anvender de relevante systemer, dels BA som ansvarlig for fælles infrastruktur mv. Side 3 af 5

4 I kontrakterne fastlægges leverancer og servicevilkår samt kommunernes betalinger under ét. KOMBIT afholder alle omkostninger som udlæg, der skal finansieres af kommunerne i løbet af bindingsperioden til Konsekvenser for ressourcer Der er ingen begrænsninger på den enkelte kommunes økonomiske tilsagn i tilslutningserklæringen, der oplyser at kommunernes samlede betalinger til systemerne reduceres med 25%. I KL s brev er angivet, at den samlede pris, som kommunerne under ét kommer til at betale for de nye løsninger, vil være minimum 25% lavere end det, som alternativt skulle betales, hvis KMDs monopolløsninger fortsatte som hidtil. Der er ikke fastlagt eller beskrevet en model for prissætning af de nye løsninger. KOMBIT etablerede i oktober en arbejdsgruppe, som havde til opgave at indstille til KOMBIT s direktion og bestyrelse, hvilke fremtidige afregningsmodeller gruppen anbefaler anvendt ved fælles kommunale IT-indkøb igennem KOMBIT. Aarhus Kommune har sammen med 14 andre kommuner deltaget i arbejdsgruppen, som ultimo januar har afsluttet sit arbejde. Gruppen anbefaler en indbyggertal baseret afregningsmodel. Gruppen har drøftet to variationer af modellen: - en pris pr. indbygger - en gradueret pris pr. indbygger, hvor enhedsprisen pr. indbygger reduceres, når et givent indbyggertal passeres Gruppen har ikke opnået enighed om at pege på en af de to modeller. Arbejdsgruppen har ikke haft indsigt i KOMBIT s samlede business case eller i konkrete oplysninger om enkelte kommuners betalinger til KMD for monopolsystemerne. Det er KOMBIT s vurdering, at kommunerne under ét vil skulle betale omkring 500 mio. kroner om året til KMD, hvis der ikke gennemføres fælles udbud. KOMBIT vurderer, at der kan opnås besparelser på minimum 25% for kommunerne under ét ved fælles udbud, dvs. minimum 125 mio. kroner årligt. Kommunernes betalinger til KMD for monopolsystemerne er fastlagt dels gennem listepriser, dels gennem særskilte betalingsaftaler. Det generelle billede er, at de største kommuner betaler en betydelig lavere pris pr. indbygger end mindre kommuner. Desuden gælder, at Aarhus Kommune betaler en usædvanlig lav pris pr. indbygger. Aarhus Kommunes kontrakter med KMD fastlægger betalingerne frem til udgangen af Side 4 af 5

5 Da Aarhus Kommunes betalinger til KMD-systemerne pr. indbygger ligger markant lavere end landsgennemsnittet, vil en eventuel betalingsmodel med en fast pris pr. indbygger betyde, at Aarhus Kommune ikke får andel i den samlede besparelse for kommunerne under ét, men tværtimod vil få en betydelig stigning i de årlige betalinger. Aarhus Kommune har derfor i arbejdsgruppen som andre storbykommuner anbefalet en betalingsmodel med en gradueret pris pr. indbygger, sådan at de største kommuner kan få del i den samlede besparelse, eller i det mindste undgå en prisstigning. Af hensyn til at kunne opnå en samlet fordel ved fælles udbud er det vigtigt, at de største kommuner opretholder et økonomisk incitament til at deltage i disse udbud med et betydeligt indkøbsvolumen. Derfor bør Aarhus Kommune forudsætte, at Kommunens betalinger ikke forøges. Det foreslås derfor, at Aarhus Kommune tilslutter sig fælles udbud, under forudsætning af at Kommunens betalinger ikke forøges. Da flere kommuner allerede har tilsluttet sig med en række forbehold, vil en samlet tilslutning til fælles udbud forudsætte en tilfredsstillende afklaring af betalingsmodellen. Det foreslås, at Byrådets får forelagt en indstilling om tilslutning, når betalingsmodellen og de økonomiske konsekvenser er afklaret. Jacob Bundsgaard / Niels Højberg Side 5 af 5