ORDINÆR GENERALFORSAMLING

Transkript

1 ORDINÆR GENERALFORSAMLING Tirsdag den 14. april 2015 kl i festsalen på Nærum skole, Fruerlund 9, Nærum Denne indkaldelse ligger også på D A G S O R D E N jf. vedtægternes 4, stk Valg af dirigent. 2. Beretning fra bestyrelsen om foreningens virksomhed i det forløbne år. 3. Forelæggelse af revideret regnskab for 2014 til godkendelse. 4. Fremlæggelse af forslag til revideret budget for 2015 og forslag til budget for år 2016 inkl. fastsættelse af kontingent 5. Forslag fra bestyrelsen. 6. Forslag fra medlemmerne. 7. Valg af medlemmer til bestyrelsen. 8. Valg af to suppleanter til bestyrelsen. 9. Valg af registreret eller statsautoriseret revisor. 10. Eventuelt. Hver ejendom har én stemme. Et stemmeberettiget medlem kan dog lade sig repræsentere ved en person, til hvem der er udstedt behørig, skriftlig fuldmagt. Ingen befuldmægtiget kan møde med mere end højst to fuldmagter, jf. vedtægternes paragraf 4, stk Valg af dirigent. Bestyrelsen foreslår Jens Bruhn, Y32 som dirigent. 2. Bestyrelsens beretning Generelt. I juli 2014 udsendte bestyrelsen en medlemsinfo, hvor vi efterlyste et medlem, som ville og kunne overtage det ulønnede job som kasserer for foreningen efter at vores kasserer af arbejdsmæssige grunde så sig nødsaget til at ophøre med jobbet. Da der ikke kom nogen henvendelse, måtte vi finde en løsning, hvor vi betaler for at få udført arbejdet. Foreningens vedtægter ( 5 stk. 5) kræver, at kassereren vælges blandt bestyrelsens medlemmer, men berettiger også bestyrelsen til at engagere lønnet medhjælp til sager, hvor det skønnes nødvendig ( 5 stk. 17). Løsningen er blevet, at foreningens tidligere kasserer, Jens Hørup pr. 1. oktober 2014 er ansat som lønnet regnskabsfører, og at Ove Overgaard, Haugesundvej 34 har påtaget sig jobbet som kasserer og er ansvarlig for at godkende fakturaer, før de betales og bogføres af regnskabsføreren. Ove Overgård har hidtil været bestyrelsessuppleant og er indtrådt i bestyrelsen efter Henrik Boye Laursens udtræden. Aflønning af regnskabsføreren vil fremgå af en særskilt post i regnskabet. Ændringen af kassererfunktionen er meddelt i en omdelt medlemsinfo fra november Ordningen er nu kørt ind og fungerer tilfredsstillende 2.2. Asfalt/fliser. Holte Fjernvarme har lagt fjernvarmerør til bofællesskabet på Langebjerg under asfalten på Haugesundvej. Vi er ikke helt tilfredse med samlingen mellem den gamle asfalt og den afsluttende asfalt og følger fortsat op på det. Side 1 af 6

2 2.3. Kloak og vandrør. Bestyrelsen har kun kendskab til èt tilfælde af rotter, der er trængt ud fra kloaksystemet. Der var tale om en af kommunens brønde på Langebjerg, som blev repareret uden udgifter for foreningen. Vi opfordrer til at give bestyrelsen og kommunen besked, hvis der konstateres rotter udenfor kloaksystemet. På Ystadvej faldt asfalten sammen omkring en samlebrønd for 3 vejafløb på Danske Ejendommes parkeringsplads. Vi fik overbevist Danske Ejendomme om at problemet skyldtes manglende oprensning af vejafløbene, og de accepterede at betale for reparationen selv om brønden befandt sig på vort område. Der har i årets løb været 3 tilfælde af utætte vandrør. Selv om utætheden i alle 3 tilfælde opstod i weekend eller helligdage rykkede Forsyningen Allerød-Rudersdal ud og fik stoppet for vandet og repareret ledningen i de to tilfælde, hvor bruddet var opstået på Forsyningens del af ledningen. I det tredje tilfælde var bruddet sket efter stophanen, og ejeren måtte selv rekvirere reparatør. Bestyrelsen opfordrer til, at man sikrer sig, at husforsikringen dækker stikledninger. 2.4 Fællesarealet. I medlemsinfoen fra november 2014 er omfanget af fældninger og nyplantninger beskrevet. De nyplantede træer vil blive forsynet med en vandingspose Som det ligeledes fremgår af medlemsinfoen er jorden i den sydlige del af skoven og i fyrrelunden nu så plan, at det er muligt at køre over det med græsslåmaskinen et par gange i løbet af sommeren. Herved regner vi med, at kunne bekæmpe brændenælder og skvalderkål, og derved give græs en chance for at overtage. Det er ikke planen, at det klippede græsareal skal udvides. I efteråret 2014 har inspektørens arbejde mest bestået i beskæring og rydning af buske samt opsamling af blade fra platantræerne. De få gange, der har været behov for snerydning og saltning, er det som sædvanlig foregået hurtigt efter snefald, og uden ekstern assistance, selv om det har medført arbejde på skæve tidspunkter og i weekends. Den hurtige rydning har gjort, at vi har kunnet klare os med et minimalt forbrug af salt. Bestyrelsen har været yderst tilfreds med Knuds store arbejdsindsats og håber, at foreningens medlemmer ligeledes værdsætter dette. 2.5 Arrangementer. Vi har i årets løb haft de sædvanlige 2 sociale arrangementer nemlig Sankt Hans bålet og Fastelavn. Sankt Hans holder vi sammen med ejerforeningen, og i 2014 var det ejerforeningen, der stod for arrangementet. Vejret var fint, og der var stort fremmøde. Til tøndeslagningen var tilmeldt lidt over 100 heraf 37 børn, som fik sig en fornøjelig formiddag sammen 2.6 Fællesantenne Ved Grundejerforeningens generalforsamling i 2014 blev det besluttet at nedsætte et udvalg der skulle gennemgå foreningens nuværende aftale med Yousee, vurdere om den er konkurrencedygtig og vurdere om der findes andre tilbud i markedet, der bedre imødekommer Grundejerforeningens behov. Antenneudvalget har mødtes i sidste del af 2014 og 2015 og gennemgået: Muligheder for at etablere alternativer til det eksisterende antennenetværk som ejes af Yousee Muligheder for at få alternative udbydere end Yousee Muligheder for at få leveret TV og internet via telefonlinjen ("rå kobber") Konklusionen på antenneudvalgets arbejde er, at den nuværende aftale med Yousee samlet set fortsat er den bedste løsning for Grundejerforeningen og at det med den nuværende teknologiske udvikling forventes at være sådan de næste 5-7år. De detaljerede konklusioner på antenneudvalgets arbejde er: Det vurderes for omkostningsfyldt at etablere et alternativt netværk til det Yousee-ejede antennenetværk. Det vurderes ikke hensigtsmæssigt at Grundejerforeningen selv har vedligeholdelsesforpligtelsen. På baggrund af dette, vurderes den nuværende konstruktion med Yousee som ejer af Side 2 af 6

3 antennenetværket som et samlet set bedre kompromis, end at Grundejerforeningen selv ejer netværket. Det er ikke muligt at få alternative indholdsleverandører vha. det nuværende antennenetværk, da det ejes af Yousee. Skønt det teknisk set er muligt at få leveret både tv, internet og telefoni alene via det rå kobber, så vurderes denne løsning ikke som praktisk anvendelig. Dels er kvaliteten af det rå kobber nogle steder ikke tilstrækkelig høj, og dels er den løsning forbundet med væsentlige begrænsninger specielt på antal tv der kan tilsluttes. Antennenetværket indeholder et væsentligt større potentiale for at levere stadig stigende hastigheder på internetforbindelser. Endelig er den nuværende aftale med Yousee endog meget attraktiv sammenlignet med Yousee's gældende listepriser på TV-grundpakken, som er det Yousee på nuværende tidspunkt leverer. 3. Forelæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse. Indtægter Grundejerforeningens reviderede regnskab for 2014 er vedlagt som bilag 1 (6 sider). Årets resultat blev et overskud på kr. mod et budgetteret overskud på Det højere resultat skyldes primært lavere udgifter til drift og vedligeholdelse af traktor og andre maskiner samt lavere udgifter til vedligeholdelse af veje, fortove og kloakker. Ud over Grundejernes kontingent består indtægterne af renter samt leje for den pumpestation, der ligger i det sydlige hjørne af fællesarealet. Lejen udgjorde i 2014 knap kr. og herudover er der modtaget et mindre tilskud fra Holte Fjernvarme til fældning af et træ, da tidligere gravearbejdet måske har skadet det pågældende træ. Omkostningerne fordeles i forskellige grupper alt efter, med hvilken nøgle de deles mellem Grundejerforeningen, Ejerforeningen i højhusene Og Danske Ejendomme. Første omkostningsgruppe fordeles med 60% til Grundejerforeningen og hhv. 34% og 6% til Ejerforeningen Egevang Syd og Danske Ejendomme. Omkostningerne (side 5) vedrører vedligeholdelse af fællesarealet, herunder drift af traktor og andre maskiner. Vedligeholdelsen af traktor m.v. har været lidt billigere end budgetteret, og samtidig har udgifterne til bl.a. brændstof været noget lavere. Vedligeholdelsen af fællesarealet beløb sig til kr. mod et budget på 89 tkr. Tidligere har vedligeholdelsen af fællesarealet været delt i to poster, hhv. vedligeholdelse af beplantning og almindelig vedligeholdelse. Men bestyrelsen finder, at fordelingen mellem de to poster har været noget tilfældig, hvorfor udgifterne nu vises i en samlet post. Alt i alt blev Grundejerforeningens andel af denne omkostningsgruppe knap 107 tkr. mod budgetteret 118 tkr. Beregningen af omkostningsfordelingen i denne gruppe er lidt speciel, idet der korrigeres for leje af pumpestationen, da den jo ligger i fællesarealet. Lejeindtægten fratrækkes derfor inden Ejerforeningens og Danske Ejendommes omkostningsandele udregnes. Omkostningsgruppen 68%, 27%, 5% (side 5) omfatter hovedsagelig løn og personaleomkostninger vedrørende vor inspektør. Vedligeholdelse og drift af grundvandspumperne indgår ligeledes i denne gruppe. Grundejerforeningens andel af disse udgifter beløb sig til i alt kr. hvilket stort set var som budgetteret. Sidste omkostningsgruppe fordeles efter individuelt aftale (side 5). Det skal bemærkes, at i denne omkostningsgruppe er alene vist Grundejerforeningens andel. Den største udgift er klipning af den fælles hæk, hvor Grundejerforeningens udgifter er ca. 35 tkr. Da der ikke har været afholdt udgifter til vedligeholdelse af legepladser eller veje og fortove, er omkostningsgruppen realiseret knap 23 tkr. under budgettet. Skt. Hans aften afholdes i fællesskab med Ejerforeningen. I praksis sker det ved, at tilrettelæggelse og dækning af udgifterne skifter fra år til år. Grundejerforeningen har derfor ikke haft udgifter til Skt. Hans i Gruppen indeholder endelig en lille post Øvrige aftaler med Ejerforeningen Egevang som dækker over bortkørsel af grenaffald, hvor Ejerforeningen har dækket en højere andel, end hvis udgiften var indregnet i Side 3 af 6

4 60%, 34%, 6% gruppen. Endelig dækker posten over indkøb af salt, som sker i fællesskab med Ejerforeningen for at opnå bedre priser og en mere effektiv udnyttelse af lageret af salt. Sidste gruppe af omkostninger dækkes 100% af Grundejerforeningen (side 3). Største post er grundpakken til TDC/YouSee på godt 150 tkr. Denne omkostning stiger noget kraftigere end priserne generelt. Det er noget af baggrunden for, at bestyrelsen efter opfordringen på sidste års generalforsamling har iværksat arbejdet med at afdække, om der kan findes mere attraktive alternativer. Der har ikke været udgifter til vedligeholdelse af kloakker mod et budget på 21 tkr. Øvrige poster er realiseret stort set på niveau med budgettet. Der er dog oprettet to nye omkostningsposter til hhv. løn og personaleomkostninger i forbindelse med ansættelse af lønnet regnskabsfører. Disse poster var af naturlige årsager ikke budgetteret. Omkostningsgruppen indeholder posten Godtgørelser og bestyrelsesmiddag. I lighed med hidtidig praksis er der udbetalt en godtgørelse til bestyrelsesmedlemmerne til dækning af telefonudgifter og andre udokumenterede udgifter i forbindelse med bestyrelsesarbejdet. Der er udbetalt kr. til formand, kasserer, inspektørkontakt og sekretær og kr. til hvert af de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Beløbene ligger inden for det, der kan udbetales skattefrit efter gældende regler. Herudover inviteres bestyrelsesmedlemmer, medarbejdere og ægtefæller til en årlig middag krydret med et kulturelt indslag, f.eks. museumsbesøg. Alt i alt beløb disse udgifter sig til knap 37 tkrkr. i Årets nettoresultat på kr. lægges til Grundejerforeningens egenkapital, som herefter udgør kr. (side 4). Under aktiverne ses Grundejerforeningens likvider på i alt godt 670 tkr., som alle er placeret som bankindskud. Daglige forretninger og betalinger sker gennem Danske Bank, mens overskydende likviditet er placeret i hhv. SparNord og Vestjysk Bank med henblik på at få den mest attraktive forrentning. Specielt Vestjysk Bank fremhæves til tider som presset af finanskrisen, men samtidig tilbyder banken attraktive renter på indskud, og da beløbet ligger under den gældende grænse for indskydergarantiordningen, er der ingen risiko forbundet med indskuddet. Øvrige aktiver består af mellemregninger med Ejerforeningen og Danske Ejendomme, som løbende betaler acontobidrag til dækning af omkostningerne, og restsaldoen udlignes når årsregnskabet er godkendt på generalforsamlingen. Fremmedkapitalen under passiver udgøres af skyldig A-skat og skyldige omkostninger, hvor udgiften vedrører 2014 men først betalt i Endelig hensættes til skyldige feriepenge, som forfalder til betaling, hvis inspektøren fratræder. Afslutningsvis skal det bemærkes, at årsregnskabet i lighed med tidligere år er forsynet med en blank revisionspåtegning (side 1). 4. Fremlæggelse af forslag til revideret budget for 2015 og forslag til budget for 2016, inkl. fastsættelse af kontingent. 4.1 Budgetter. Revideret budget 2015 samt budget 2016 med fremskrivning vedlægges som bilag 2. Omkostningsgruppen 60%, 34%, 6% (fællesarealet) budgetteres alt i alt på niveau med 2014, idet omkostningerne til direkte vedligeholdelse af fællesarealet forventes at blive 62 tkr mod knap 84 tkr. i Dette omkostningsniveau forventes at kunne fastholdes i de kommende år, da der ikke forudses større vedligeholdelsesprojekter. Den nuværende traktor blev købt i januar 2009 og forventes derfor at kunne holde nogle år endnu, og der er derfor ikke indregnet en udskiftning i budgetter eller fremskrivning, men det må forventes, at der inden for de kommende 5 år opstår et behov for udskiftning, som kan beløbe sig til tkr. Omkostningsgruppen 68%, 27%, 5% dækker primært løn- og personaleudgifter vedrørende inspektøren, og de forventes at udvikle sig i takt med den generelle lønudvikling. Gruppen indeholder endvidere vedligeholdelse og drift af grundvandspumper, som er vanskeligere at budgettere, da de i høj grad afhænger af, om det er nødvendigt at udskifte en eller flere pumper. Med den renovering af pumperne der blev gennemført for nogle år siden forventes det, at driften af pumperne holder sig på niveauet 25 tkr. i 2015 og årene fremover. Side 4 af 6

5 I 100% omkostningsgruppen stiger udgifterne til grundpakken fortsat kraftigt (8,7% i 2015). I lighed med tidligere år indregnes en udgift på 20 tkr. til vedligeholdelse af kloakker, selv om det reelt er umuligt at forudse sådanne udgifter var som nævnt forskånet for udgifter til kloakker. Traditionen med udbetaling af godtgørelser og afholdelse af bestyrelsesmiddag fortsættes og forventes i 2015 at udgøre en samlet udgift på 40 tkr. I 2015 budgettet slår det fuldt igennem, at der nu er ansat en lønnet regnskabsfører. De samlede udgifter i den forbindelse er ca. 30 tkr. Omkostningerne som aftales specielt med Ejerforeningen og Danske Ejendomme domineres af udgifterne til klipning af fælles hække samt vedligeholdelse af veje, fortove og legepladser. Sidstnævnte er vanskelige at budgettere, da der kan opstå akutte vedligeholdelsesbehov. Men der er ikke planlagt større vedligeholdelsesprojekter for veje, fortove eller legepladser. Alt i alt budgetteres Grundejerforeningens andel af udgifterne i 2015 til 816 tkr. hvilket er knap 100 tkr højere end i De væsentligste afvigelser er beskrevet ovenfor. På indtægtssiden budgetteres med en stigning i kontingenterne med 25 tkr. (200 kr. pr. grundejer i 2. halvår 2015), mens renter og leje for pumpestationen vil være på niveau med Årets resultat budgetteres dermed til et lille underskud på 13 tkr. mod overskuddet på knap 59 tkr. i I de kommende år forudses en jævn stigning i kontingentet med 100 kr. pr. halvår, dvs 200 kr. pr år, hvilket forventes at kunne sikre resultater omkring 0. Dermed bevares en egenkapital på omkring kr., hvilket vurderes som en tilfredsstillende buffer til dækning af større omkostningsposter som f.eks. køb af ny traktor. Behovet for at hæve kontingentet dækker over generelle inflationsstigninger i omkostningerne samt fremkomsten af nye omkostninger lønsumsafgift fra 2013 og regnskabsfører fra Samtidig bemærkes, at kontingentet har været uændret siden 2. halvår Kontingent. Konkret foreslår bestyrelsen et halvårligt kontingent for 2. halvår 2015 og 1. halvår 2016 på kr. Beløbene opkræves pr. 31. juli 2015 og 31. januar Øvrige kontingentstigninger vil blive fremlagt til godkendelse på de kommende års generalforsamlinger. 5. Forslag fra bestyrelsen. Der er ingen forslag fra bestyrelsen. 6. Forslag fra medlemmerne. Der er ingen forslag fra medlemmerne. 7. Valg af medlemmer til bestyrelsen. Iflg. vedtægterne 5 stk. 3 afgår efter tur 3 medlemmer i ulige år og 4 medlemmer i lige år. Der skal derfor i år vælges eller genvælges 3 bestyrelsesmedlemmer. Jørgen Øllgaard, Y42, Svend Sandholm Pedersen, H16 og Hedvig Gjerstad, L78 blev genvalgt sidste år og er ikke på valg i år. Ved sidste generalforsamling blev 1. suppleant Lindita Kellezi valgt som nyt bestyrelsesmedlem. Hun er således ikke på valg i år. Jørgen Olsen, E23 og Martin Strandbygård, H32 afgår efter tur. De er begge villige til genvalg. Henrik B. Laursen, der var kasserer, er trådt ud af bestyrelsen. Ove Overgård, H34, der er suppleant har overtaget kassererjobbet, som nævnt i beretningen. Han er villig til at træde ind i bestyrelsen. 8. Valg af to suppleanter til bestyrelsen. Der skal vælges to suppleanter for et år. Bestyrelsen foreslår genvalg af Erik Kristiansen, L46 og nyvalg af Esben Kjær Unmack Larsen, Langebjerg 76 og opfordrer andre medlemmer til at stille op. 9. Valg af statsautoriseret eller registreret revisor. Bestyrelsen foreslår genvalg af Revisionsfirmaet Christian Danielsen ApS, Egegårdsvej 39C, Rødovre. Side 5 af 6

6 10. Eventuelt. Bestyrelsen håber, at alle møder frem til generalforsamlingen, eller i det mindste lader sig repræsentere ved fuldmagt og således er med til at bestemme over foreningens virke og daglige drift samt fremtidige udvikling. Blanket til brug for fuldmagt er vedlagt som bilag 3. Der vil på generalforsamlingen blive budt på øl og vand. Med venlig hilsen p.b.v. Svend Sandholm Pedersen Formand Bilag 1: Regnskab for 2014 i alt 6 sider Bilag 2: Budget for 2015 og budget for 2016 samt fremskrivning for årene 2017 til 2019, 1 side Bilag 3: Blanket til fuldmagt ved Grundejerforeningens Generalforsamling 2015, 1 side. Side 6 af 6