Boligorganisationen Munkegård Administrator: Almenbo a.m.b.a.

Transkript

1 Boligorganisationen Munkegård Administrator: Almenbo a.m.b.a. 10. maj 2011 Referat af kombineret bestyrelses- og repræsentantskabsmøde for Boligorganisationen Munkegård Sted og tidspunkt Afdelingsbestyrelsens mødelokaler, Dalstrøget 135, kælderen Mandag den 18. april 2011 kl Deltagere Ikke mødt Fra boligorganisationen Per Kloster Andersen, Jens Rytter Hansen, Peter Valenius, Bjarne Busgaard, Charlotte Gram, Inge Rasmussen, Kirsten Straagaard, Lis Nyborg, Gert Vinther samt Annet Malmquist Fra administrationen Lisbet Schaltz, Claus Hansen og Lene Terpe (referent) Suzanne Jensen Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat fra bestyrelses- og repræsentantskabsmødet den 17. november Optagne lån i perioden 17. november april Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år 5. Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber a. Afdeling Nordre Munkegård b. Boligorganisationen Munkegård c. Sideaktiviteter d. Spørgeskema e. Revisionsprotokollat 6. Forelæggelse af budget 2012 a. Boligorganisationen Munkegård b. Godkendelse af bestyrelseshonorar for 2012 c. Retningslinier for afdelingens budget 7. Renoveringsarbejder a. Altanudvidelsen b. Lukningen af skakte/affaldsøer c. Munketorvet d. Køkken/bad projektet 8. Indkomne forslag 9. Igangværende og uafsluttede sager 10. Valg af revisor 11. Meddelelser 12. Fastsættelse af dato for næste møde. Forslag 18. oktober Eventuelt. 529

2 ad 1 - Valg af dirigent Peter Valenius blev valgt som dirigent. ad 2 - Godkendelse af referat fra det ekstraordinære bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 17. november 2010 Referatet blev godkendt. ad 3 - Optagne lån i perioden 17. november april 2011 Der er ikke optaget lån i perioden. ad 4 - Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning Formanden aflagde følgende beretning: Afdeling Nordre Munkegård har siden efteråret været i gang med en altanudvidelse, som vi så småt kan se enden på. Der har været mange udfordringer undervejs, bl.a. blev entreprenøren valgt på grund af, at han var god til beboerinformation, hvilket desværre ikke har holdt stik. Derudover har han generelt været dårlig til at holde de varsler, der er udsendt. Da vi nærmer os færdiggørelsestidspunktet, er der varslet dagsbøder, hvis entreprenøren ikke overholder den fastlagte afleveringstermin. Afdelingen har også fået lukket skakter og etableret affaldsøer. Disse fungerer nogenlunde, men der skal lidt finjustering til. Der blev mellem jul og nytår indgået en betinget aftale om salg af butikstorvet til Lidl. Efterfølgende er Lidl og Gentofte Kommune gået i gang med arbejdet. Der vil således af Gentofte kommune blive indkaldt til Borgermøde den 11. maj 2011 og hvis ellers projektet kører glat igennem det kommunale system, forventes det endelige salg i slutningen af året og Lidl forventes at kunne åbne i november/december I samme forbindelse kan det oplyses, at Senior Shoppen har opsagt sit lejemål med udgangen af september 2011, så det kan ikke udelukkes, at afdelingen vil få et lejetab. Årets regnskab for afdeling Nordre Munkegård udviser et mindre overskud på kr. Regnskabet vil blive nærmere gennemgået under punkt 5. Boligorganisationen kom ud af 2011 med et underskud på kr. Regnskabet vil blive nærmere gennemgået under pkt. 5. Endelig vil jeg nævne, at boligorganisationen den 10. februar 2011 fik en ansøgning fra Gentofte Kommune, børn, unge og fritid, om vi kan etablere et kollegielignende opholdssted til 3-4 unge i alderen år. Kommunen forestiller sig, at vi kan slå nogle lejligheder sammen. Vi tog derefter et møde med kommunen den 7. april 2011 for at høre nærmere, ligesom vi og administrationen havde gjort os nogle tanker. Mødet var positivt forstået på den måde, at kommunen oplyste os om, at vores tilbagemelding var den mest seriøse. Vi har ikke committed os til noget, men afventer næste skridt fra kommunen. 530

3 Til slut vil jeg gerne takke bestyrelsesmedlemmerne og administrationen for et godt samarbejde i det forløbne år. Beretningen blev godkendt. ad 5 - Regnskab for 2010 a. Afdeling Nordre Munkegård På side 2 i regnskabet fremgik det, at der i alt er 285 lejemål. Det korrekte antal er 279 efter en justering af erhvervslejemålene i Det blev foreslået, at bestyrelsen skal vurdere, om det nuværende huslejeindskud skal reguleres. På spørgsmålet om de 12 seniorboliger, der er tænkt opført på taget af Lidl-bygningen på Munketorvet, skal være en ny afdeling i boligorganisationen, svarede administrationen, at dette er en organisationsbestyrelsesbeslutning. Med så få boliger og et driftsfællesskab vil det være anbefalelsesværdigt at integrere disse seniorboliger i afdeling Nordre Munkegård. En afdeling kan godt have boliger med forskellig m 2 -leje. Afdeling Nordre Munkegårds regnskab for 2010 blev godkendt med et overskud på kr., der nedskriver opsamlet underskud. Afdelingens regnskab er tilgængeligt på Almenbos hjemmeside. b. Boligorganisationen Munkegård Boligorganisationen Munkegårds regnskab for 2010 blev godkendt med et underskud på kr., der overføres til arbejdskapitalen, der herefter udgør kr. Egenkapitalen udgør kr. Boligorganisationens regnskab er tilgængeligt på Almenbos hjemmeside.. c. Boligorganisationen Munkegårds sideaktiviteter Boligorganisationen Munkegårds regnskab over sideaktiviteter for 2010 blev godkendt. d. Boligorganisationen Munkegårds spørgeskema Boligorganisationen Munkegårds spørgeskema for 2010 blev godkendt. e. Boligorganisationen Munkegård revisionsprotokollat Boligorganisationen Munkegårds revisionsprotokollat for 2010 blev godkendt. ad 6 - Forelæggelse af budget 2012 a. Boligorganisationen Munkegård Almenbos takstoversigt 2012 var udsendt før mødet med en indstilling om bestyrelsens godkendelse af det foreløbige administrationsbidrag på kr. inkl. moms under 531

4 forudsætning af Almenbos bestyrelses godkendelse af bidraget på mødet den 11. maj Til dette bidrag skal boligorganisationens egne udgifter lægges til. Bestyrelsen godkendte det foreløbige administrationsbidrag under forudsætning af almenbos bestyrelses godkendelse af bidraget på mødet den 11. maj b. Godkendelse af bestyrelseshonorar for 2012 Bestyrelseshonoraret blev godkendt. c. Retningslinier for afdelingernes budget Retningslinierne blev taget til efterretning. ad 7 - Renoveringsarbejder a. Altanudvidelsen Arbejdet forventes ikke færdiggjort pr. 1. maj som aftalt, hvorfor der er varslet dagbøder. Det har flere gange været påtalt overfor hovedentreprenør, at beboerhåndtering samt orientering til beboerne har været meget mangelfuld. De nye altaner fremstår meget smukke i samspillet med den bestående arkitektoni. b. Lukningen af skakte/affaldsøer Arbejdet er nu udført med en udgift på kr. Denne anlægssum indgår i lånesagen vedrørende altanudvidelsen. c. Munketorvet Ny lokalplan er under udarbejdelse. I den forbindelse holdes borgermøde den 11. maj Herefter behandles den i Gentofte Kommunes planudvalg for at blive fremlagt for Kommunalbestyrelsen den 20. juni Høringsperioden løber frem til oktober Er der ingen indsigelse til den og lokalplan for området realiseres salget og Lidl kan gå i gang med byggeriet. Når byggeriet igangsættes vil administrationen sørge for, at beboerne i Nordre Munkegård løbende orienteres. d. Køkken/bad projektet Der er aftalt en ny etape med afdelingsbestyrelsen, idet der pt. er lejemål, som har udtrykt interesse for en udskiftning af deres køkken/bad. Administrationen vil henvende sig direkte til de interesserede beboere inden sommerferien. Administrationen oplyste, at afdeling Kirstinelund havde gode erfaringer med at lade en entreprenør styre udskiftningen og har derfor foreslået samme procedure i Nordre Munkegård. Til referat kan oplyses, at der pt. er udskiftet 79 køkkener og 84 badeværelser. ad 8 - Indkomne forslag Der er ikke modtaget forslag. 532

5 ad 9 - Igangværende og uafsluttede sager Det digitale boligselskab - elektronisk syn Der er indgået rammeaftale for 4 år, hvor der er opnået en besparelse på ca. 35% ved udbud af maler, gulv- og rengøringsentreprisen i forbindelse med istandsættelse af flyttelejligheder. Intern og ekstern venteliste for Boligorganisationen Munkegård Ventelisten blev udleveret til formanden. Valg af revisor Se venligst punkt 10. ad 10 - Valg af revisor Deloitte blev genvalgt. ad 11 - Meddelelser Administrationen oplyste, at intet nyt er fra Gentofte Kommune siden det fælles dialogmøde i september Almenbo har 10 års jubilæum i juli måned, som vil blive markeret med en lille gave til alle beboere. ad 12 - Fastsættelse af dato for næste møde Næste møde blev aftalt til tirsdag den 18. oktober 2011 kl i afdelingsbestyrelsens lokaler. ad 13 - Eventuelt Der var intet til punktet. Mødet sluttede kl Referent Formand Dirigent Lene Terpe Per Kloster Andersen Peter Valenius 533