Rigshospitalets retningslinier for brug af elektroniske sociale medier

Transkript

1 Personaleafdelingen Afsnit 5212 Blegdamsvej København Ø Direkte Journal nr.: - Ref.: hep Dato 7. september 2011 Rigshospitalets retningslinier for brug af elektroniske sociale medier Elektroniske sociale medier 1 på internettet bliver et stadigt mere udbredt fænomen. Hidtil har de elektroniske sociale medier alene været relateret til ansattes privatliv, men i takt med deres betydning for ansattes sociale relationer kan der opstå forskellige problemer, som er relateret til sammenhængen mellem arbejdsliv og privatliv. Rigshospitalet anerkender således de sociale mediers stigende betydning for den enkelte og for samfundet. Formålet med retningslinierne er at skabe klare rammer for, hvornår og hvordan man som ansat på Rigshospitalet skal forholde sig til elektroniske sociale medier i relation til arbejdet, herunder med hensyn til såvel IT-sikkerhed som sundheds- og ansættelsesretlige forhold. It-udstyr, som stilles til rådighed for ansatte, er hospitalets ejendom. Retningslinierne gælder derfor i de situationer, hvor ansatte som led i arbejdet benytter hospitalets itudstyr, uanset om arbejdet foregår på arbejdspladsen eller som hjemmearbejde. Retningslinierne gælder også ansattes brug af elektroniske sociale medier i private sammenhænge og fra egen computer, hvor anvendelsen har en tydelig relation til ansættelsen. Det er f.eks. forhold som brug af billeder taget på arbejdspladsen, venneanmodninger og god tone. Rigshospitalets retningslinier for ansattes brug af elektroniske sociale medier De gældende retningslinier for at bruge , internet og telefon er, at ansatte kan bruge hospitalets it-systemer til nødvendige korte beskeder for at skabe sammenhæng 1 Social medier er f.eks. Facebook, LinkedIn, MySpace, Twitter, Flickr m.v.

2 mellem arbejdsliv og privatliv. Samme retningslinier gælder for at bruge elektroniske sociale medier i relation til ansættelsesforholdet. Ud over egentlige retningslinier er der også gode råd om brug af sociale medier. 1. Korte beskeder til privat brug Ansatte må i arbejdstiden kortvarigt bruge elektroniske sociale medier til privat brug, hvis formålet er at skabe fleksibilitet mellem arbejde og privatliv Ansatte må i arbejdstiden bruge Rigshospitalets it-udstyr til at gå på elektroniske sociale medier på lige fod med brug af , dvs. til korte (tekst)beskeder. 2. Elektroniske sociale medier i relation til arbejdet Ansatte må bruge elektroniske sociale medier i relation til arbejdet på afdelingen, når ledelsen har besluttet, at det er relevant Det er den lokale ledelse, der fastlægger retningslinier for brugen af elektroniske sociale medier som led i arbejdet. Det skal ske inden for de overordnede ledelsesmæssige rammer, der gælder for området. Det er den enkelte ansatte, der har ansvaret for at sikre, at tavshedspligten, persondataloven, straffeloven og de almindelige regler, der regulerer ansættelsesforholdet, overholdes. 3. Billeder og videooptagelser Ansatte skal overholde Rigshospitalets politik for brug af billeder Rigshospitalets retningslinier for fotografering af patienter, pårørende og medarbejdere findes i PVI Bånd eller billedoptagelser i forbindelse med patientkonsulationer, overvågning, pressedækning. Det fremgår heraf, at hverken personale, presse eller andre må tage billeder af patienter og pårørende, uden at disse på forhånd har givet skriftligt samtykke til, at billederne bliver taget. Der skal gives særskilt samtykke til, at billederne bruges i forbindelse med elektroniske sociale medier. Patienter og pårørende kan til enhver tid bede Rigshospitalet om at få billedmaterialet fjernet fra de sociale medier, hvis billederne er tilgængelige elektronisk. Ansatte må ikke privat lægge billeder og videoer af patienter og pårørende på elektroniske sociale medier Side 2

3 Hvert af de elektroniske sociale medier har forskellig praksis for at slette billeder og gemme dem i arkiver, og ansatte kan derfor ikke privat oploade billeder af patienter og pårørende, da Rigshospitalet ikke kan sikre, at billederne kan fjernes fra de elektroniske sociale medier igen. Billeder og videoer af ansatte i sociale sammenhænge kræver samtykke og skal generelt undgås Billeder og videooptagelser af ansatte må kun ske efter samtykke (mundtligt) fra de pågældende ansatte. Det gælder, uanset om det er pårørende, patienter, kolleger eller pressen, der står for fotograferingen. Fotografering i en arbejdsmæssig sammenhæng fra f.eks. personalefester, events i afdelingen m.v. kræver derfor også samtykke fra de enkelte ansatte og særligt, hvis det er hensigten med billederne, at de skal oploades på internettet. Ansatte må lægge billeder eller videoer af kolleger/chefer optaget i en arbejdsmæssig sammenhæng på internettet efter samtykke fra de pågældende og efter en ledelsesmæssig beslutning Billeder af ansatte i sociale sammenhænge skal man generelt være tilbageholdende med. Billederne er taget i situationer, som ikke nødvendigvis er egnede til offentliggørelse og kan være med til at svække hospitalets image som en professionel arbejdsplads. 4. Anmodninger om venskaber Ansattes egne profiler på elektroniske sociale medier er private og er omfattet af privatlivets fred Hvis man imidlertid vælger at præsentere sig på sin private profil i sin professionelle rolle, f.eks. med titel, i uniform og med arbejdsadresse, Rigshospitalets navn osv., skal man være opmærksom på, at man herved kan overskride grænsen mellem det private og det arbejdsmæssige. Det betyder, at man opfattes som repræsentant for sin arbejdsplads og derfor er forpligtet på de normer og retningslinier for adfærd, der almindeligvis er gældende på Rigshospitalet. Den enkelte ansatte beslutter selv, hvem han eller hun vil være venner med privat og kan derfor frit afvise venskaber med patienter, pårørende, kolleger og ledere ud fra ønsket om at holde privatlivet adskilt fra arbejdslivet De elektroniske sociale medier er forskellige i forhold til hvordan og under hvilke omstændigheder, der kan anmodes om venskaber, hvordan venskaber kan afvises, og hvilke oplysninger venner har adgang til. Side 3

4 Ansatte, der har en privat profil i sociale medier, kan blive kontaktet af nuværende eller tidligere patienter og pårørende, som ønsker at være venner med den ansatte på nettet. Det er den enkelte ansatte, der selv beslutter, hvem vedkommende vil være venner med, men det kan være en god idé lokalt at drøfte hvilke holdninger, der generelt skal være til dette i afdelingen, og hvordan afdelingen ønsker at informere patienter og pårørende herom. Det er derfor i orden at afvise venskab med patienter, kolleger og pårørende, hvis man ikke har et ønske om at være tæt på disse privat. Den ansatte bør afholde sig fra at kommentere konkrete patientforløb, uanset om medarbejderen bliver bedt om det eller inviteret til det af patienter og/eller pårørende. Venskaber på elektroniske sociale medier mellem kollega og leder er ligeledes en privat sag, og den ansatte kan selv beslutte, hvem den ansatte ønsker at være venner med. Ansatte bør altid nøje tænke over rækkevidden af at invitere lederen ind i privatsfæren, som et venskab på elektroniske sociale medier kan være. 5. God tone En ansat må ikke nedgøre, mobbe eller komme med injurierende påstande om sine kolleger, chefer, hospitalet eller hospitalets samarbejdspartnere Selvom man som ansat ikke befinder sig på arbejdspladsen, skal man udvise loyalitet over for hospitalet, og enhver står til ansvar for sine ytringer om f.eks. kolleger og chefer. Derfor skal man generelt være påpasselig med at omtale sine kolleger og chefer på sociale medier. En negativ udtalelse om kolleger eller chefer, som offentliggøres på internettet, kan eksempelvis skabe tvivl om den ansattes loyalitet. 6. Gode råd om brug af sociale medier Mange sociale medier udgør en sikkerhedsmæssig risiko ikke alene i forhold til egen profil og data, men også for Rigshospitalets IT-sikkerhed, da de kan medføre både virus og spyware. Det er derfor vigtigt, at man følger nedenstående råd om indstilling af profilen på sociale medier. Skift kodeord til din profil jævnligt og brug ikke kodeordet til andet. De sociale medier har nemlig et stort problem med hackere, der stjæler brugernes oplysninger og koder Side 4

5 Brug ikke applikationerne (f.eks. elektroniske spil, quizzer, tests, give gaver osv.). Det er svært at gennemskue, hvem der står bag og dermed får adgang til dine og dine venners oplysninger Lad dig ikke lokke af annoncerne med tilbud, undersøgelser, konkurrencer m.m. De er ofte, ligesom applikationerne, designet til at trække oplysninger ud af brugerne og er i mange tilfælde forbundet med dyre abonnementer Adskil privatliv og arbejde. Overvej, hvad du vil bruge din profil til. Opret eventuelt to profiler en til kolleger og arbejdskontakter og en til venner og familie Indstil privatlivsindstillingerne så stramt som muligt. På findes en guide til privatlivsindstillinger på Facebook Overvej, om det, du lægger ud, kan tåle at blive offentliggjort i andre sammenhænge Slet jævnligt billeder og oplysninger, der ikke længere er aktuelle Brug ikke din almindelige og oplys aldrig din kode. I stedet kan det være en idé at oprette en alias-webmail kun til det formål Opgiv ikke dine kontaktinformationer, f.eks. adresse og telefonnummer på din profil. Brug ikke dit fulde navn. Brug i stedet kun fornavn eller undlad dit mellemnavn. Vil du være på den sikre side, så brug et alias, f.eks. et kælenavn. Godkendt i Rigshospitalets Virksomheds MED-udvalg den 7. september 2011 Side 5