a. Kort fremlæggelse af Bagsværd Gruppes udviklingsplan ved Mads Løkke se bilag i. Ingen opklarende spørgsmål, beretningen godkendelse.

Transkript

1

2 Side 2 af 4 Punkt Programpunkt 1 Ad Valg af a. Dirigent: Gruppeleder Mads Nygaard valgt b. Referent: Camilla Blommegård valgt 2. Ad Formalia a. Godkendelse af dagsorden: Godkendt b. Er Grupperådet lovligt indkaldt tre uger før til afholdelse inden 1. marts: Ja Ca. hvor mange er vi tilstede (håndsoprækning) af spejdere på mindst 15 år? Forældre til spejdere under 18 år? Ad Beretninger a. Bestyrelsens beretning se bilag i. Kort mundtlig fremlæggelse, opklarende spørgsmål og godkendelse: Der spørges til den efterlyste hjælp: Hvor meget er der brug for? Svar: Det er i bestyrelsen, der mangler forældre, f.eks. i vedligeholdelsesudvalg. Der bedes om en uddybning af nedlæggelsen af loppemarkedet: Svar: Vi mister en indtægt, men der skulle trækkes for meget på lederne, som hellere vil koncentrere sig om spejderarbejdet. Beretningen godkendes. b. Ledernes beretning : Tobias Hagedoorn, Kathrine Seier, Mads Løkke Rasmussen, Sara Nygaard, Sara White og Anton Møller Jensen beretter om oplevelser fra de forskellige grene, Mads N. fra ledergruppen. Ingen opklarende spørgsmål, beretningen godkendes. 4. Ad Årsregnskab 2014 a. Kort fremlæggelse af regnskabet for Bagsværd Gruppe 2014, opklarende spørgsmål og godkendelse. Ingen opklarende spørgsmål, regnskabet godkendes. 5. Ad Indkomne forslag a. Forslag til Grupperådet skal være sendt til Formanden (formand@dds bagsvaerd.dk) senest d. 14. februar, sådan at Formanden kan udsende forslagene til Grupperådet d. 15. februar. Ingen forslag modtaget. 6. Ad Udviklingsplan 2015 a. Kort fremlæggelse af Bagsværd Gruppes udviklingsplan ved Mads Løkke se bilag i. Ingen opklarende spørgsmål, beretningen godkendelse. 7. Ad Budget og kontingent 2015 a. Kort fremlæggelse af bestyrelsens forslag til budget 2015 og herunder forslag til kontingentfastsættelse. i. Opklarende spørgsmål til bestyrelsens forslag, fastsættelse af kontingent og

3 Side 3 af 4 Punkt Programpunkt godkendelse af budget 2015 Indtægt fra loppemarkedet mangler, men kompenseres af bla. en lille kontingentstigning. Driftsresultatet budgeteres til et lille underskud, hvilket ikke kun skyldes manglende indtægt fra loppemarkedet, men også udgifter til energirenovering. Ønsket om bålhytte er ikke med i budget. Det klares f.eks. ved at søge fonde ol. Spørgsmål fra divisionen: Hvorfor nedskrives ikke på ejendommen? Det skyldes at vurderingen fra kommunen er stigende, så værdien skulle nærmere øges. Kommentar: Man kan benytte sig af professionelle folk til at søge fonde. Det bør være muligt at skaffe penge af den vej til at dække den manglende indtægt fra loppemarkedet. Divisionen: Har haft stor succes med at søge fonde til en bålhytte ved divisionshytten. Udleverer gerne materiale fra deres proces, som kan bruges som skabelon. Budget godkendes. 8. Ad Bestyrelsen og Fastsættelse af antallet af bestyrelsesmedlemmer a. Beskrivelse af bestyrelsens opgaver og omfang. Bestyrelsen foreslår at bestyrelsen kommer til at bestå af 6 spejderledere, minimum 4 (men gerne flere) forældre samt 0 6 unge spejdere mellem år. i. Opklarende spørgsmål, bemærkninger og godkendelse af størrelse. Kommentar om at spejdere over 23 år ikke kan repræsenteres i bestyrrelsen. Størrelsen godkendes. 9. Ad Valg til bestyrelsen, Korpsråd og Divisionsråd a. Bestyrelsesformand formanden er på valg Ellen Vaarby Laursen genopstiller Ellen Vaarby Laursen valgt. b. Kasserer kasseren går af vi skal vælge ny kasserer Peder Steiner valgt c. Gruppeleder, lederne har valgt Mads Nygaard som gruppeleder, og Anders som gruppeassistent. d. Lederrepræsentanter Sebastian Andersen, Sara Nygaard, Mads Løkke Rasmussen, Anders Theilgaard og Stine Dahlstrup valgt. e. Forældrerepræsentanter i. Mark White (ikke på valg i år) ii. Trine Lund Budtz (på valg og genopstiller): valgt iii. Anders Sønderberg Mortensen, anders@sondberg.dk, valgt iv. Torben Hjulmand, torben@hjulmandweb.dk, valgt v. Hanne Flyger, hanneflyger@gmail.com, valgt f. Unge Ingen opstillet.

4 Side 4 af 4 Punkt Programpunkt g. Valg til Korpsrådet i. Op til 2 med stemmeret 1. Stine Dahlstrup og Asbjørn Thegler valgt h. Valg til Divisionsrådsmøde i. Asbjørn Thegler, Helle Rejmers, Mads Nygaard, Adam Stoot og Ellen valgt. i. Valg af revisor i. Anne Katrine Lefmann på valg genopstiller ikke. Erling Andersen valgt. 10. Ad Eventuelt Ingen indlæg.

5 Bestyrelsens beretning om 2014 I 2014 gik det op for bestyrelsen af Bagsværd Gruppe at vi skal blive bedre til at bede om hjælp! Gruppen har råstoffet: 115 medlemmer af Det Danske Spejderkorps pr. 24. januar 2015! Det er samme høje antal som sidste år. Spejderne er i år blevet lidt ældre og der er kommet flere ledere. Vi er nu 8 mikrospejdere, 24 minispejdere, 27 juniorspejdere, 14 tropsspejdere, 19 klanspejdere og 23 spejderledere og hjælpere. Bestyrelsen i 2014 havde 12 medlemmer: 6 spejderledere, 2 unge og 4 forældre. Det er alt for få forældre, så vi vil blive rigtig glade for til Grupperåd 2015 at blive mange flere! Bestyrelsen skal sikre at alt det formelle og alt det praktiske kører som det skal for Gruppen, sådan at alle vores spejdere og spejderledere kan bruge deres kræfter på at lave fedt spejderarbejde. Men vi må sande at der er langt flere ting der trænger til at blive gjort, end vi har hænder og viden til at gøre det. Her er det på sin plads at takke Grupperådet for Bagsværd Gruppes betalte administrator! Det er en kæmpe fordel for Gruppen at vi betaler klan-forælder Helle for rettidigt at inddrive kontingenter, betale regninger og søge kommunens tilskud. Stor tak til Helle for det fine arbejde! Og for at spejderne nu, fra 2015, betaler for ture med dankort via Alt dette anbefaler bestyrelsen at vi fortsætter med. Det betyder at Gruppens valgte kasserer ikke har slæbet med dette, men kan koncentrere sig om i januar at få regnskabstal fra Helle og få budgetlægning og regnskab på plads og i juni og oktober følge op på hvordan Helles regnskabstal ser ud i forhold til budgettet. Og dette er jo godt at vide for enhver som måske ville overveje at stille op til den ledige kassererpost på Grupperåd 2015: Stil endelig op, det er ikke farligt, men vi har brug for dig! Der er også stadig en hel del administration for lederne at ordne og kontingenter for forældrene at betale. Her har bestyrelsen i 2014 prøvet at hjælpe ved at gå procedurerne igennem og lægge de opdaterede retningslinjer ud på (kontingent) og (turbudget og regnskab) så det er nemt for både ledere og forældre at få hjælp til hvordan tingene skal gøres var året hvor Sambo endelig, efter to kolde vintre, fik varme igen inden døre. Det nye fyr fungerer fint og er en god investering. Og efter installationen i april blev det endelig afdækket at årsagen til den manglende varme fra det gamle fyr var et stykke uisoleret varmerør mellem skur og hus, hvor der var en læk. Lækken var en forsikringssag, som straks blev udbedret. Vedligeholdelsesudvalget arrangerede Operation Soleklar d. 22. juni 2014, hvor flinke frivillige forældre, spejdere, søskende og ledere klippede enorme mængder hæk, malede, ryddede op og kørte den sidste store rest Loppemarked-skrald på genbrugspladsen. Stor tak til alle for indsatsen! Det var også vedligeholdelsesudvalgets fortjeneste at energirenoveringen af Sambo gik videre så vi i 2014 fik to nye vinduesfag i det store lokale, samt isoleret på loft og i krybekælder. Særlig kæmpe stor tak til Erling for dette. Bagsværd Gruppe vil savne dig! Og bestyrelsen vil blive rigtig glad hvis nye forældre melder sig til vedligeholdelsesudvalget (kontakt Gruppeleder Mads Nygaard: gl@dds-bagsvaerd.dk ). Loppemarkedet d. 10. maj 2014 prægede bestyrelsesarbejdet i første halvår. I starten af året kæmpede bestyrelsen sammen med Loppeudvalget for at bedre kommunikation og planlægning. Og efter loppemarkedet måtte bestyrelsen gå den tunge gang at se i øjnene at for at beskytte vores spejderledere var det på tide at kaste håndklædet i ringen og stoppe afholdelse af det årlige loppemarked. Spejderlederne Bilag til dagsorden v01 af 31. januar 2015 for Grupperåd 2015 i DDS Bagsværd Gruppe Side 1 af 2

6 magtede ikke længere det der var nødvendigt for at køre Loppemarkedet, heller ikke at få forældre til at lægge flere kræfter i det. Så bestyrelsen meldte sin klare holdning ud at vi hellere end at fortsætte med Loppemarkedet ville frigive kræfterne til andre, mere spejderorienterede fællesarrangementer, der kan samle spejdere og forældre. Spejd skal gøre indtryk er overskriften på hele korpsets nye udviklingsplan. Og det er jo det det gør. Som da jeg oplevede min egen mini-spejder ivrig og glad fortælle om hvordan hun til Oak-City Rally 2014 samarbejdede med de andre om at skubbe sæbekassebilen alle de 10 km selvom det var hårdt. Da jeg selv, som forældre, tog med på Bagsværd Gruppes voksen-spejd d marts 2014 og sov sødt i shelter dybt inde i Gribskov. Og da jeg som bestyrelsesmedlem deltog i Korpsråd 2014 i Legoland og blev imponeret over så tjekket et arrangement for 900 spejdere kan køres og følte ydmyghed over for de mange beretninger om samfundsnyttigt spejderarbejde i hele verden. Tak til Bagsværd Gruppes spejderledere for alt det I udsætter vores spejdere for til alle møderne og på alle turene gennem hele året! I efteråret 2014 fandt ledergruppen på masser af nye fællesarrangementer: Der blev planlagt fælles Gruppesommerlejr i Sverige i uge , Gejstdag om ny udviklingsplan d. 11. januar 2015, Helt i Skoven -løb af spejderne for alles familier d. 24. januar Vi i bestyrelsen kan kun sige til alle pårørende: Støt op om spejderne! Hjælp hvor du kan se du kan. Der er både små ting, som at bage en kage eller køre en trailer. Og store som at søge fondsmidler til en ny bålhytte eller hjælpe med at skrive velkomstfolder til nye forældre. Vi har brug for din hjælp. Spejderlederne vil blive rigtig glade for det! Tusind tak fra bestyrelsen for al den hjælp der allerede gives! D. 24. januar 2015, på vegne af bestyrelsen Ellen Vaarby Laursen, mini-forælder og bestyrelsesformand Bilag til dagsorden v01 af 31. januar 2015 for Grupperåd 2015 i DDS Bagsværd Gruppe Side 2 af 2

7

8 Regnskab Budget Regnskab Budget Indtægter Kontingent og indmeldelsesgebyr Deltagertilskud Gladsaxe kommune Tur/Lejr/stævne tilskud Gladsaxe kommune Lederkursus tilskud Gladsaxe kommune Tilskud lejede arealer og lokaler Gladsaxe kommune Lokaletilskud egne lokaler(sambo) Gladsaxe kommune Materialetilskud Gladsaxe kommune Deltager turbetaling Loppemarked Kursregulering aktier til kurs Fondsmidler Trailerforening Diverse Udgifter Korps kontingent Divisions kontingent Turudgifter Mødeudgifter og arrangementer Kursus / uddannelse Materialer/Spejderudstyr Hytte og lejrplads leje Loppemarked Administration Udgift egne lokaler (Sambo) Leje Hanehøj Gaver, Præmier m.m Diverse udgifter Uniform/tørklæder/sangbog Gebyrer Danske Bank Trailer forening Renter HMN, lån gasfyr Drifts resultat *) Kontingentindtægten er beregnet ud fra flg. kontingentsatser: Mikro kontingnet Fuldt betalende SU/Elev/ øvrige nedsatte Lederkontingnet (lovpligtigt) kr. pr. halvår 750 kr. pr. halvår 375 kr. pr. halvår 75 kr. pr. år Side 2 af 5

9 Balance pr. 31/ Aktiver Kontantbeholdning 0 0 Bankkonto Danske Bank Aktier * Likvide midler i alt Tilgodehavende kontingent Forudbetalt medlemskontingent 0 0 Tilgodehavende indmeldelsesgebyr Tilgodehavende Spejder/leder Deposita hytteleje Forudbetalt leje Hanehøj Andre tilgodehavender 0 0 Omsætningsaktiver i alt Hanehøj Aktiver i alt Passiver Kortfristet gæld: Skyldig Korpset Skyldig lederne/spejder/bestyrelse/andre Opsparing Grenene Kortfristet gæld i alt HMN Lånenr Passiver i alt Egenkapital Primo Regulering ejendomsværdi Hanehøj 24 0 Årets resultat Ultimo Egenkapital i alt Balance * Aktierne er optaget til kurs 100.

10 Budget indtægter Kontingent Lokaletilskud egne lokaler(sambo) Gladsaxe kommune Gren sats antal Renovation og skorstenfejer 75% Mikro Forsikringer 75% Mini EL/vand/varme 75% Junior Energirenovering etape Trop Senior Su kontingent Materialetilskud Gladsaxe kommune Leder Klatreudstyr incl. Kasse 50% Juniortelt m.m. 50% Deltagertilskud Gladsaxe kommune Diverse 50% Grundbeløb 91 Grundbeløbs multiplikator gældende for 6-18 årlige 3 Grundbeløbs multiplikator gældende for årlige 1 antal 6-18 år 82 antal Rente tilskud Gladsaxe kommune 75% 0 3 Tur/Lejr/stævne tilskud Gladsaxe kommune Deltager turbetaling Lederkursus tilskud Gladsaxe kommune Tur betaling Deltager betalte kurser Leder 66% PLPA 66% Loppemarked 0 Indtægt Indtægt Tilskud lejede arealer og lokaler Gladsaxe kommune Indtægt lejrplads leje og hytteleje 75% Indtægt Leje Hanehøj 22 63% Indtægt Indtægt Indtægt Diverse Side 4 af 5

11 Budget udgifter 2015 Antal Sats Total Total 1 Korps kontingent Hytte og lejrplads leje Divisions kontingent lejrplads leje og hytteleje Sommerlejre Turudgifter Leje Hanehøj Antal Pris Forårs ture Loppemarked 0 Sommerlejre I.flg budget Efterårs ture Administration Klanens ture Kontorhold 500 Administration gruppen (løn) Mødeudgifter og arrangementer Administration kontingent opkrævning Begejstrings arrangementer Telefon/internet Sambo Mødeudgifter mikro 800 Transport 500 Mødeudgifter Mini Diverse Mødeudgifter Junior Mødeudgifter Trop Mødeudgifter Senior Udgift egne lokaler (Sambo) Mødeudgifter Ledermøder Renovation og skorstenfejer Mødeudgifter Gruppestyrelse Forsikringer Korpsråds møde EL/vand/varme Vedligehold Kursus / uddannelse Antal Pris Diverse inventar til Sambo (måtter, koste, stole) Leder PLPA Gaver, Præmier m.m PUF Diverse udgifter udlæg 0 6 Materialer/Spejderudstyr Uniform/tørklæder/sangbog 0 Klatreudstyr incl. Kasse Gebyrer Danske Bank 300 Juniortelt m.m Trailer forening 500 Diverse Renter lån HMN gasfyr 750 Side 5 af 5

12 Grupperåd Bestyrelsens bilag til Regnskab 2014 og budget 2015, ved Erling Andersen, kasserer Kommentarer til Regnskab 2014 Vi er kommet meget fint og nøjagtigt igennem Vi havde forventet et overskud på kr og ramte et overskud på kr Vi har været gode til at budgettere aktivitetsniveauet med antal medlemmer og ture. På indtægtssiden er der i linje 6 kommet næsten kr. mere i tilskud fra kommunen end budgetteret. Det skyldes ekstraordinært tilskud til energirenovering (isolering af loft, krybekælder og nye vinduespartier i tropsrum). Det modsvares af højere udgifter til renoveringen i linje 11 under udgifter. Bemærk under udgifter at udgiften til leje af Hanehøj 22 under punkt 11 er indeholdt i budgettet for punkt 7. Under udgifter punkt 6 har vi brugt flere penge end forventet pga. indkøb af stabstelte. Kommentarer til Budget 2015 På indtægtssiden regner vi med en stigning i indtægter fra kontingent med den foreslåede stigning på 50 kr. pr. halvårskontingent. Det betyder at vi så nogenlunde kan få det til at balancere trods den manglende indtægt fra loppemarked. Vi får igen i år tilskud til energirenovering (resten af vinduespartier + hoveddør) og det er nu med i budgettet. Samlet set budgetter vi med et lille underskud, men det skal også ses i sammenhæng med at vi selv investerer ca i energirenoveringen.

13 Udviklingsplan Bagsværd Gruppe 2015 På gruppens udviklingsdag søndag den 11. januar 2015, udarbejdede vi først i fire grupper tilsammen 12 forslag til målsætninger. Senere vurderede vi om forslagene var enslydende, eller så overlappende at de skulle ses om et. Til slut stemte vi om forslagene. De tre forslag der fik flest stemmer, er dem vi indstiller til Grupperådsmødet som Bagsværd Gruppes udviklingsplan Der er tale om udviklingsmål der er egnede til at blive realiseret i Vi glæder os til at fortælle om resultaterne til grupperåd De tre forslag er: 1. Bedre kommunikation - Velkomstpakker til nye spejdere/forældre - Velkomstpakker til nye ledere - Forbedret dialog mellem gruppen og forældre o Håndtering af børn med særlige behov o Hvordan gør man som leder det let at være forælder til en spejder? o Hvordan gør man som forælder det let at være spejderleder? Camilla (minileder) leder arbejdsgruppen bestående af Trine (bestyrelse) og Sara (minileder) 2. Lederfokus på mål for spejderarbejde - Individuelle mål for grenene - Spejdere og ledere skal udfolde sig og udvikle sig - Grenløft. Gruppen skal hjælpe de grene der har brug for et løft, ved at trække på de grene der er ovenpå. Anders (gruppe- og tropsleder) leder arbejdsgruppen bestående af Tobias (minileder) og Camilla (minileder) 3. Fællesskab Spejdere, ledere og forældre skal opleve, at gruppen er et stærkt fællesskab. Grenene fungerer som enheder til dagligt, men alle skal føle at de er en del af gruppen, hvor man kender hinanden og føler ansvar for hinanden. Gruppeskovturen i januar 2015 var et godt eksempel på fællesskab. Det samme bliver gruppesommerlejren til sommer. Vi vil arbejde med flere arrangementer, hvor alle i gruppen er inviteret. Men vi skal også arbejde med at øge samarbejdet mellem nabogrenene, for at sikre den bedst mulige oplevelse af en oprykning. Det være sig fælles møder og ture på tværs af grenene. For lederne tænker vi på mentorordning og praktikordning, så nye ledere og nysgerrige måske engang - ledere, let kan trække på de erfarne ledere. Mads LR (juniorleder) leder arbejdsgruppen bestående af Brix (minileder) Tina (minileder) Asge (Tropsleder) og Stine (klanleder) Bilag til dagsorden v01 af 31. januar 2015 for Grupperåd 2015 Side 1 af 1