Kontaktpersoner Vejledere, programudvalg, skoleudvalg mv.

Transkript

1 Kontaktpersoner Vejledere, programudvalg, skoleudvalg mv. Contents Hvordan opretter man en ny kontaktperson?... 2 Oprettelse af ny kontaktperson fra kontaktpersoner-menuen... 2 Oprettelse af ny kontaktperson direkte på en account... 4 Hvordan ændrer man i en kontaktpersons data... 4 Ændring af en kontaktpersons -adresse... 4 Hvordan gensender man en kontaktpersons login-informationer?... 5 Hvordan lukker man en kontaktpersons adgang til management-portalen?... 6 Hvordan flytter man en kontaktperson fra en account til en anden account?... 6 Hvordan fjerner man en kontaktperson?... 6 Hvordan ændrer man i sammensætningen af program- eller skoleudvalg?... 6 Hvordan fjerner man et medlem fra et program- eller skoleudvalg?... 6 Hvordan opretter man et nyt medlem af et udvalg?... 7 Begrænsninger én rolle og én accounttilknytning... 8 Genoplivning fra arkiv... 8

2 Alle, der skal have adgang til management-portalen skal oprettes som kontaktpersoner i PhD Planneren. Dvs. at alle medlemmer af programudvalg, skole-/stipendieudvalg og vejledere skal oprettes som kontaktpersoner. Hvordan opretter man en ny kontaktperson? Her gennemgås hvordan man opretter en ny kontaktperson. Der er to steder, hvorfra man kan oprette nye kontaktpersoner. Først gennemgås, hvordan man opretter en ny kontaktperson fra Kontaktpersonermenuen. Derefter gennemgås, hvordan man opretter en kontaktperson direkte på en account. Oprettelse af ny kontaktperson fra kontaktpersoner-menuen 1. Klik på Kontaktpersoner i menuen til venstre, og tryk derefter på Tilføj-knappen (se Figur 1). Figur 1 2. I vinduet der popper op, angiver man Fornavn, Efternavn, Rolle, og Account (Figur 2). Rollen: Når en ansøgning bevæger sig igennem statusserne i ansøgnings-workflowet vil den befinde sig på forskellige lokationer afhængig af, hvor i workflowet den er. Eksempelvis vil programudvalget ikke kunne se opgaver i de statusser, som ligger i skole/-stipendieudvalgets lokation og omvendt. Det er derfor vigtigt, at man giver kontaktpersonen den rette rolle. Her skal du kun tildele rollerne for programudvalg og skoleudvalg. Vær opmærksom på, at det pt. ikke er muligt både at være i program- og skoleudvalget. Vejledere og medvejledere tildeles roller for den enkelte studerende. For disse vælges - Accounten: Vælg den account, som kontaktpersoner skal tilkyttes. Vær opmærksom på, at programudvalg skal tilknyttes programmerne og ikke institutterne i nogle tilfælde hedder programmer og institutter det samme. Figur 2

3 3. I vinduet, der efterfølgende dukker op (se Figur 3), kan man angive stillingsbetegnelse og telefonnumre. Det anbefales at bruge formatet +45 xxxx xxxx. Figur 3 4. Gå til Selvbetjenings-fanebladet for at give kontaktpersonen adgang til management-portalen. Vælg management-portalen og tryk derefter på Opret konto-knappen (se Figur 4). Der oprettes nu adgang for kontaktpersonen, og der sendes automatisk to s til kontaktpersonens adresse, som indeholder henholdsvis brugernavn og password samt et link til login-siden. (Klik evt. på Dokumenter-fanebladet for at se, at de to s er blevet afsendt.) Figur 4 5. Klik tilsidst på Status-fanebladet og sæt <teamnavn> Admin som ejer af kontaktpersonen (se Figur 5). Dvs. enten APHD Admin, BPHD Admin, HPHD Admin eller SPHD Admin. I dette tilfælde er kontaktpersonen oprettet i TPHD teamet og ejeren skal derfor være TPHD Admin. Figur 5 6. Kontaktpersonen er nu oprettet og har fået adgang til managementportalen. Account-tilknytningen og rollen afgør, hvad kontaktpersonen kan se i management-portalen.

4 Oprettelse af ny kontaktperson direkte på en account Opretter man en kontatktperson direkte på en account, så vil personen automatisk blive tilknyttet accounten. Rev Find den account, som kontaktpersonen skal tilknyttes og gå ind på Kontaktpersoner-fanebladet og tryk på Ny kontaktperson knappen (se Figur 6). Figur 6 2. Vinduet, der popper op er næsten magen til vinduet, der popper op, hvis man opretter en ny kontaktperson fra Kontaktpersoner-menuen, men accounten bliver automatisk sat, og derfor skal man ikke vælge den. Dog er det, hvis man opretter kontaktpersonen fra rekrutterings-delen, muligt at tilføje Ledig stilling (se Figur 7). Da der opereres med stillinger under en account, skal der ikke tilføjes Ledig stilling her. Figur 7 3. Følg efterfølgende punkt 3,4,5 og 6 i afsnit Oprettelse af ny kontaktperson fra kontaktpersonermenuen, da fremgangsmåden herfra er helt ens. Hvordan ændrer man i en kontaktpersons data Hvis kontaktpersonen skifter fx stillingsbetegnelse eller tlf. nummer, går man bare ind på Kontaktpersonfanebladet, ændrer i informationerne og gemmer. Ændring af en kontaktpersons -adresse Hvis kontaktpersonen derimod skifter , så skal man først ændre den på Kontaktperson-fanebladet, men man skal også huske at gå over på Selvbetjenings-fanebladet. -adressen bruges som

5 kontaktpersonens brugernavn, når vedkommende logger ind i management-portalen. Derfor skal den gamle konto fjernes, og der skal oprettes en ny, som matcher kontaktpersonens adresse. I eksemplet herunder har kontaktpersonen skiftet fra ldh@science.au.dk til ldhldh@science.au.dk. Efter at have gemt den nye -adresse på Kontaktperson-fanebladet, ser Selvbetjenings-fanebladet nu som i Figur 8. Tryk på Fjern konto-knappen. Figur 8 Systemet retter så automatisk adressen til, og man kan give kontaktpersonen adgang med den nye adresse (se Figur 9). Figur 9 Hvordan gensender man en kontaktpersons login-informationer? Det sker, at kontaktpersoner glemmer deres brugernavn og/eller password til management-portalen. Man gensender en kontaktpersons login-info ved at gå ind på kontaktpersonens Selvbetjenings-faneblad og trykke på Send (igen)-knappen (se Figur 10), så sender systemet en med password et igen. Tjek, evt. på Dokumenter-fanebladet, at en bliver sendt.

6 Figur 10 Hvordan lukker man en kontaktpersons adgang til management-portalen? Man lukker en kontaktpersons adgang til management-portalen på kontaktpersonens Selvbetjeningsfaneblad. Ved tryk på Fjern konto-knappen lukkes personens adgang til management-portalen (se Figur 8). Personen vil ikke selv blive adviseret om lukningen, men brugernavn og password vil ikke længere virke. Hvordan flytter man en kontaktperson fra en account til en anden account? Hvis man har brug for at flytte en kontaktperson fra én account til en anden, så ændrer man på accounttilknytningen på kontaktpersonens Adresse-faneblad (se Figur 11). Figur 11 Hvordan fjerner man en kontaktperson? Man har mulighed for både at slette eller arkivere en kontaktperson. Det tilrådes, at man arkiverer kontaktpersoner fremfor at slette dem, fordi man så beholder historikken, og man kan hente dem frem igen, hvis det bliver nødvendigt. Man arkiverer på Status-fanebladet. Hvordan ændrer man i sammensætningen af program- eller skoleudvalg? Hvis man skal ændre i sammensætningen af program- eller skole-/stipendieudvalg, så skal man: Fjerne account-tilknytningen for de personer, som ikke længere skal være medlem af det specifikke program- eller skole-/stipendieudvalget. Oprette nye medlemmer af program- eller skole-/stipendieudvalg, hvis de ikke allerede er oprettet i PhD Planneren, og tilknytte dem til den rette account. Hvordan fjerner man et medlem fra et program- eller skoleudvalg? Account-tilknytningen fjernes på kontaktpersonens Adresse-faneblad. Man gør således: 1. Klik på den firkantede knap med fire prikker til venstre for accounten (se Figur 12).

7 Figur Tryk derefter på Ryd-knappen i det vindue, der dukker op (se Figur 13). Figur Tryk derefter på Gem-knappen (se Figur 14). Figur Kontaktpersonen er nu ikke tilknyttet nogen accounts, så personen kan hverken se opslag eller ansøgninger, hvis personen logger ind i managementportalen. 5. Hvis kontaktpersonen ikke skal tilknyttes en anden account, kan man ligeså godt fjerne adgangen til management-portalen på kontaktpersonens Selvbetjenings-faneblad. Tilsidst kan man så arkivere kontaktpersonen, så personen ikke længere figurerer som en aktiv kontaktperson. Hvordan opretter man et nyt medlem af et udvalg? Hvis det nye medlem ikke allerede er oprettet som kontaktperson, så oprettes kontaktpersonen fra bunden som gennemgået tidligere i afsnittet Hvordan opretter man en ny kontaktperson?, og man sørger for at oprette personen med den rette rolle og den rette account-tilknytning. Hvis det nye medlem allerede er oprettet som kontaktperson, giver man personen den account-tilknytning og den rolle, som gør vedkommende til medlem af udvalget.

8 Begrænsninger én rolle og én accounttilknytning En kontaktperson kan kun have én rolle og én account-tilknytning. Dvs. at en kontaktperson kan ikke både have en rolle som programleder og skolemedlem. Tilsvarende kan en kontaktperson ikke være tilknyttet to accounts på én gang. Genoplivning fra arkiv Hvis man skal genoplive en kontaktperson eller en account fra arkivet, så finder man kontaktpersonen/accounten i arkivet. Går ind på Status-fanebladet og trykker på Hent-knappen (se Figur 15). Figur 15