Udviklingen i administrative ressourcer i Region Sjælland

Transkript

1 Dato: 16. maj 2013 Brevid: Udviklingen i administrative ressourcer i Region Sjælland Region Sjælland har i sit budget hvert år haft mål om effektivisering af udgifterne til de fælles administrative ressourcer, som er blevet indfriet. Parallelt hermed blev det i Danske Regioners økonomiaftale med Regeringen i juni 2011 aftalt, at hver region skal reducere det administrative område med 5 % i perioden Dette mål ser ud til ikke at kunne nås, og det er derfor de fem regioner imellem aftalt, at man i perioden frem til oktober 2013 undlader at genbesætte ledigblevne administrative stillinger. Den enkelte region har et sigtetal, som delvist afspejler omfanget af den enkelte regions opfyldelse pt. af sin andel af måltallet fra økonomiaftalen fra sommeren Nedenfor redegøres for udviklingen i Region Sjælland i perioden , herunder regionens styringsmodel og de aktuelle initiativer. Region Sjællands styringsmodel og udviklingen i de administrative udgifter Styringsmodellen Region Sjælland fastlagde fra starten en styringsmodel, som har fokus på økonomi og aktivitet. Modellens princip er, at styring foregår via en politisk fastsat økonomi, som tildeles de enkelte virksomhedsområder og herefter de enkelte ledelsesniveauer. Det er direktionen og koncernledernes ansvar at optimere driften og indfri fastsatte mål via et samlet ressourceforbrug. Da regionens styringsmodel altså er rettet mod økonomi og aktivitet, styres der ikke på enkeltkomponenter som eksempelvis antallet af medarbejdere, og budgettet er således ikke baseret på fastsatte normer for antallet af forskellige medarbejderkategorier, herunder antallet af administrative medarbejdere. Der er administrative funktioner og medarbejdere i såvel fælles, tværgående funktioner som i virksomhedsområderne. På f. eks. sygehusene er der i driftsaftalerne med Regionsrådet, som konsekvens af styringsmodellen, fastlagt en økonomisk ramme, der kan disponeres inden for, og ikke specifikke mål for antal af medarbejdere. Dermed har man mulighed for at tilrettelægge driften så hensigtsmæssigt som muligt, herunder fokusere på de mest hensigtsmæssige kompetencer, og ikke være bundet af bestemte stillingskategorier. I forbindelse med sammenlægningen fra 3 til 2 sygehuse pr. 1. januar 2008 blev der fastlagt specifikke krav om reduktion i administrative udgifter på sygehusene, men derudover har sygehusene og andre virksomhedsområder frihed til selv at udmønte besparelses- og produktivitetskrav inden for egen samlet virksomhed. Side 1

2 Styringsprincippet betyder, at Region Sjælland for at opnå besparelser på administrative ressourcer har fokuseret på en reduktion af udgifterne til administration (primært centralt) ikke antallet af medarbejdere i sig selv. I regionens levetid, herunder også siden 2010, er der foretaget reduktioner i økonomien på det administrative område, men dette er ikke nødvendigvis lig med en reduktion i antallet af medarbejdere, da normeringer for medarbejdere som nævnt ikke indgår direkte i regionens styringsparadigme. Strategiske tiltag og effektiviseringer Region Sjælland har de senere år været igennem en lang række forandringsprocesser alle med strukturelle og effektiviseringsmæssige formål, og der har samtidig været behov for at løfte en række politisk vigtige fokusområder. Dette har resulteret i, at vi i Region Sjælland har nået væsentlige målsætninger i forhold til bl.a. regionens sygehusplan og regionens økonomi. Region Sjælland har siden 2010 igangsat en række indsatser for at styrke effektivitet og kvalitet på en række områder, herunder: En væsentlig indsats i forhold til hjemtagning af sygehusbehandling 95 %- målsætningen (Styrket fremdrift i kvalitet og kapacitet) En forstærket indsats på kvalitet Sygehusplanlægning og medfølgende rokader LEAN i stor skala Opnormering af strategiske indkøb Initiativer som STRING og REEZ Sundhedsinnovation (etablering af CIS) OL-projektet (Fra 3 til 5 og 3 til 1), som bl.a. betød styrkelse af bl.a. sygehusledelserne Fokus på Mere sundhed for pengene som en el af Økonomiaftalen 2013 Iværksættelsen af disse mange tiltag kræver ikke overraskende administrative ressourcer til bl.a. planlægnings- og opfølgningsopgaver. Disse er for størstedelens vedkommende håndteret inden for den fastsatte ramme, men på nogle områder har det været nødvendigt at tilføre administrative ressourcer. Ønsket om at behandle flest mulige patienter i eget væsen, og på den måde optimere patienternes forløb og oplevelser med regionens sundhedsvæsen, er i en kapacitetsopbygningsfase. Det har medført behov for administrative ressourcer i de fælles tværgående funktioner som f.eks. Kvalitet og Udvikling, Koncern Økonomi og Koncern HR til økonomiske analyse, forhandlinger med eksterne parter, håndtering af personaleadministrative spørgsmål og meget andet. Selvom disse indsatser ikke direkte er rettet mod drift af sygehuse eller levering af sundhedsydelser, er de afgørende nødvendige for at øge kapaciteten og hjemtage behandling. Disse indsatser registreres som administrativt ressourceforbrug. Eksempelvis vil det ikke være muligt at indføre LEAN på sygehusene uden at involvere eksperter og proceskonsulenter i LEAN, og det er heller ikke muligt at arbejde med strategisk indkøb uden indkøbere. Samlet set har initiativerne bidraget til opretning af regionens økonomi, en væsentlig øget aktivitet og gennemførelse af store organisatoriske omlægninger til gavn for borgere og patienter. Besparelser på det administrative område Nedenfor ses en oversigt over de bevægelser, der er sket på det fælles tværgående administrative område i perioden Side 2

3 Mio. kr. (løb.priser) Gennemførte besparelsesinitiativer , , ,0 Rammeaftale socialområdet -3,3 Totalt gennemført i perioden -23,9 Strategiske satsninger i perioden: Kvalitet og Udvikling, Lean (Budget 2011) 1,0 Styrkelse af Indkøbsfunktionen 3,0 Kvalitet og Udvikling, Kvalitetsindsats i forlængelse af DDKM 1,2 Kvalitet og Udvikling, Medicinoprydning 2,0 Kvalitet og Udvikling, Sundhedsprofiler/-aftaler (kommunesamarbejde) 2,2 Kvalitet og Udvikling, Lean (Budget 2013) 1,0 Primær Sundhed, Controlling 1,8 Præhospitalt Center, kvalitet 2,0 Styrkelse af medicinindsats 1,9 Koncern HR, Center for Uddannelse og Kompetence 1,3 Koncern HR, løntilskudsområdet 0,5 Koncern HR, coaching 0,6 Strategiske satsninger i alt 18,5 Nettoeffektiviseringer -5,4 Som det ses af tabellen, har Region Sjælland reduceret økonomien på det administrative område. Reduktionen i (inkl. det sociale område) giver i alt en reduktion på 23,9 mio. kr. (svarende til 53,2 årsværk). Danske Regioners økonomiaftale med Regeringen Regionernes økonomiaftale med regeringen fastsætter hvert år for det kommende år rammerne for regionernes økonomi. Aftalerne indeholder ud over økonomi også mange forskellige initiativer, aftaler og særlige opgaver, som regionerne og regeringen aftaler at løse. I økonomiaftalen for 2012, der blev indgået i juni 2011, blev der aftalt en målsætning om, at regionerne i perioden fra 2010 til 2013 skal reducere administrationen med 5 procent, sva- Side 3

4 rende til 160 mio. kr. Målsætningen om reduktion var i princippet formuleret som en reduktion af udgifter, men er efterfølgende af Finansministeriet blevet fortolket som en reduktion i personale (årsværk). Danske Regioner har gjort status over opfyldelsesgraden af dette mål, og denne viser, at regionerne under ét har reduceret antallet af administrative årsværk med 3,6 % svarende til 272 årsværk. Region Sjælland har målt på denne måde en forventet reduktion på 1,3 %. Region Sjællands andel af den med regeringen i juni 2011 aftalte besparelse på 160 mio.kr svarer til 24 mio. kr. I udgangspunktet har Region Sjælland således nået den aftalte besparelse på 5 %, jfr. tabellen ovenfor. Hertil skal så fratrækkes de udgifter, der har været til de specifikke strategiske satsninger, som er oplistet i tabellen. Disse strategiske indsatser har været forbundet med en nødvendig tilførsel af økonomi og medarbejdere til varetagelse af administrative opgaver. På tidspunktet for indgåelsen af aftalen var målet for opnåelse af den aftalte besparelse ikke urealistisk, da besparelsen var forudsat opgjort som økonomiske ressourcer, og vi accepterede fra Region Sjælland side sammen med de øvrige kravet. Den forventede manglende målopfyldelse, når kravet gøres op ved udgangen af 2013 skal ses i lyset af dels, at man fra centralt hold har valgt at fokusere på årsværk, hvilket harmonerer dårligt med regionens styringsmodel jf. ovenfor, dels at det på aftaletidspunktet ikke var mulig at forudsige de krav og initiativer, de efterfølgende økonomiaftaler har medført, og ikke mindst at vi i Region Sjælland har iværksat en række strategiske regionale indsatser i Region Sjælland parallelt med det nævnte krav i rækken af øvrige krav i økonomiaftalen med regeringen indgået juni 2011 og efterfølgende Aktuelle overvejelser og initiativer Det er grundlæggende vigtigt, at Region Sjælland fortsat tager udgangspunkt i en styringsmodel, hvor optimal ressourceudnyttelse er omdrejningspunktet, og ikke går tilbage til en klassisk normeringsmodel. Med et ensidigt fokus på antallet af medarbejdere risikerer man at få en ineffektiv ressourceudnyttelse i forhold til de opgaver, der skal løses. Det er samtidig målet i Region Sjælland, at regionen lever op til de initiativer og målsætninger, som hvert år indgås med regeringen i økonomiaftalen. Men de mål, der aftales i forbindelse med økonomiaftalerne, er ikke altid i deres implementering lette at opfylde samtidig med de mål og initiativer, Region Sjælland vælger at satse på. For Region Sjælland er det afgørende at prioritere løsningen af de overordnede mål og udfordringer, som er særlige for regionen, også selvom der til tider kan være større eller mindre modsætningsforhold mellem regionens behov for prioritering og de aftaler, som er indgået i økonomiaftalen. Det har været nødvendigt for Region Sjælland at prioritere hjemtagning, kapacitetsudvidelse og kvalitet også selvom dette har betydet, at planlægnings-, styrings- og udviklingsmæssige ressourcer i form af antallet af administrative medarbejdere ikke er reduceret i overensstemmelse med målet i økonomiaftalen. Region Sjælland har et administrativt ressourceforbrug svarende til gennemsnittet i de fem regioner, og regionerne har - i sammenlignet med andre offentlige virksomheder - et lavt administrativt ressourceforbrug. Vi vil fortsat fokusere på vore omkostninger til administrative opgaver og have øje for at dosere det mest optimale omfang og karakter af anvendelsen af disse ressourcer. Og der vil fortsat være fokus på at der også inden for det administrative Side 4

5 område løbende arbejdes målrettet med effektivisering af arbejdsprocesser og reduktion i brug af ressourcer, hvor det er muligt og hensigtsmæssigt. Det skal understreges, at der ud over den direkte målbare effektivisering sker en betydelig indirekte effektivisering i forhold til at nye opgaver som oftest løses uden tilførsel af administrative ressourcer. Administrative ressourcer er ofte en forudsætning for løsning og udvikling af de faglige, direkte kunderelaterede opgaver. Målet om at det faglige uddannede personale i videst muligt omfang løser opgaver rettet mod patienter og borgere og ikke anvender deres tid unødigt på administrative opgaver vil blive fastholdt. Det vil i nogle situationer medføre øget anvendelse af administrative ressourcer til fordel for og i samspil med en bedre løsning af kerneopgaven. Fokus vil ligeledes blive rettet mod gevinstrealisering, der hvor øget investering af administrative ressourcer i en kort periode sker ud fra et langsigtet mål om en mere effektiv opgaveløsning. Endelig må et snævert fokus på at holde de registrerede administrative ressourcer på et så lavt niveau ikke medføre en samlet set dyrere eller dårligere løsning f.eks. ved ukritisk valg af eksterne leverandører til egen opgavevaretagelse. Konklusion For at fastholde opmærksomheden herpå bør der ved beslutninger om forretningsinitiativer og strategier være større opmærksomhed om konsekvensen af beslutningen i forhold til behovet for administrativt back up, således at der i forbindelse med sagens behandling, hvis muligt, foretages en vurdering af et skønnet administrativt ressourceforbrug i forbindelse med opgavens løsning. På den korte bane er det regionerne imellem aftalt, at man nu tager et konkret initiativ i forsøget på at mindske det aktuelle gab op til den i økonomiaftalen fastlagte reduktion på 5 % i perioden Dette sker ved at der i Region Sjælland, hvis sigtetal er yderligere 25 årsværk ligesom i de øvrige regioner nu indføres et midlertidigt stop for genbesættelse af ledigblevne administrative stillinger frem til oktober Kun i helt særlige situationer og da med direktionens godkendelse vil der kunne fraviges herfra. Side 5