dagsorden: Deltagere fra bestyrelsen: Søren Hald, formand Henry Rasmussen, næstformand Hanna Simonsen Kaj Ringsted

Transkript

1 Rødding Boligselskab Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 15. marts 212 kl.12: Mødet blev holdt på Jels Motel & sports Center, Ørstedvej 1, Jels. Med efterfølgende repræsentantskabsmøde. dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Rødding Boligselskab Orientering fra formanden Bestyrelsesforhold Bestyrelseshonorar Boligselskabets årsregnskab Revisionsprotokol Bestyrelsens årsberetning Godkendelse af styringsrapport Boligselskabets budget Bestyrelsens arbejdskapital budget for kommende regnskabsår Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Valg af kredsdelegerede til BL Årsregnskab for perioden 29/ Bestyrelsens forretningsorden Forvaltningsrevision årlig opfølgning Udlejningsforhold Regulering af indskud ved genudlejning Sammenlægning af afdelinger - 391, 392, 3926, 3928, 3951 og Personaleforhold Generel orientering Boligselskabets afdelinger Årsregnskaber Driftsbudgetter Orientering om driftsforhold Eventuelt... 1 Deltagere fra bestyrelsen: Søren Hald, formand Henry Rasmussen, næstformand Hanna Simonsen Kaj Ringsted Nanna Bertelsen Ole Christensen (suppleant) Der var afbud fra: Marie Roos Øvrige deltagere: Michael Willer-Jensen, Domea (ref) Domea Boligcenter Haderslev, den 19. marts 212

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Det indstillede blev godkendt. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 21. marts 211. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. 3 Rødding Boligselskab 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det bør undersøges om det kunne sikre en større efterspørgsels på lejlighederne på Jarlsvej i Jels og Nørregade i Skodborg, hvis to lejligheder blev slået sammen, i lodret plan. Administrationen bør undersøge muligheden for at deltage/opfører plejehjem i Vejen. Hvorfor bestyrelsen anbefaler at Administrationen tager kontakt til Vejen Kommune. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3.2 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Valgt indtil Søren Hald Formand Repræsentantskabet 212 Henry Rasmussen Næstformand Repræsentantskabet 213 Nanna Bertelsen Medlem Repræsentantskabet 213 Kaj Ringsted Medlem Udpeget af Domea 213 Marie Roos Medlem Repræsentantskabet 212 Hanna Simonsen Medlem Repræsentantskabet 213 Astrid Andersen Medlem Repræsentantskabet 212 Ole Christensen Suppleant Repræsentantskabet 212 Med Domea som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Søren Hald, Marie Roos og Astrid Andresen er på valg på efterfølgende ordinære repræsentantskabsmøde. Det bemærkes at Astrid Andersen er fraflyttet selskabet. Side 2 af 1

3 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3.3 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 21 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 71,49 pr. lejemålsenhed for de første 1 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 42,89 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar, og 1 ½ portion til næstformanden og 1 portion til øvrige bestyrelsesmedlemmer Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. 3.4 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden til vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et overskud/underskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 1 til 28. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. 3.5 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden til vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Side 3 af 1

4 3.6 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 1 til 28 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. 3.7 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. 3.8 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden til vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinært repræsentantskabsmøde til orientering. 3.9 Bestyrelsens arbejdskapital budget for kommende regnskabsår Fra og med regnskabsåret skal boligafdelingerne have den fulde forrentning af deres indestående i Domeas fællesforvaltning. Hidtil har boligselskabet fået den fulde forrentning af det samlede indestående og derefter udbetalt renter til afdelingerne efter en lavere sats. Denne såkaldte rentemarginal har i de fleste boligselskaber været den historisk væsentligste metode til at sikre opbygning og fastholdelse af en rimelig arbejdskapital, men muligheden bortfalder altså nu som følge af ændret lovgivning. I konsekvens heraf åbner lovgivningen op for, at afdelingerne kan opkræves et bidrag til selskabets arbejdskapital på maksimalt kr. 136, pr. bolig/år, indtil arbejdskapitalen udgør kr pr. bolig (21-niveau). Ved seneste regnskabsafslutning udgjorde selskabets arbejdskapital kr svarende til kr pr. bolig. Side 4 af 1

5 Med henblik på at sikre tilstedeværelsen af en rimelig egenkapital til imødegåelse af bygningsmæssige, udlejningsmæssige eller boligsociale problemer i afdelingerne er det Domeas anbefaling, at der fra og med næste regnskabsårs begyndelse opkræves det særlige bidrag til arbejdskapitalen, indtil arbejdskapitalens indestående udgør det fastsatte minimum. Det særlige bidrag vil udgøre en omkostning i afdelingerne, som i varierende grad opvejes af afdelingernes øgede renteindtægter. For afdelinger med stor opsparing vil de øgede renteindtægter langt overstige udgiften til det særlige bidrag til arbejdskapitalen, mens det for mindre likvide afdelinger kan forholde sig anderledes. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at der i budget 213 ikke opkræves særligt bidrag til arbejdskapitalen. 3.1 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 2 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Rødding Boligselskab kan vælge op til 2 repræsentanter. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger op til 2 repræsentanter af sin midte for 1 år. Referat: Formand og næstformand vil repræsenter selskabet 3.11 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 5 boliger i kredsen. Rødding Boligselskab kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Referat: Formand og næstformand vil repræsenter selskabet 3.12 Årsregnskab for perioden 29/21 Rødding Kommune har den taget årsregnskab 29/21 til efterretning, uden bemærkninger. Side 5 af 1

6 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bestyrelsens forretningsorden I henhold til vedtægterne fastsætter bestyrelsen selv sin forretningsorden. Senest godkendte forretningsorden vedlægges og anbefales godkendt som ny forretningsorden. Det indstilles, at forretningsordenen godkendes og underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Ny og gammel forretningsorden vedlægges som bilag. Referat: Ny forretningsorden blev godkendt Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Som dokumentation for målsætning om administrativ ledelse vedlægges uddrag af Domeas Mål & Resultater. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 14 personer. Heraf har 124 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Rum Antal boliger Aktive på liste I bero på liste I alt på liste Aktive pr. bolig I alt i afdelingen I alt i afdelingen I alt i afdelingen , , ,5 I alt i afdelingen , ,17 Side 6 af 1

7 ,5 I alt i afdelingen I alt i afdelingen I alt i afdelingen 28 I alt i Rødding Boligselskab Nul personer på venteliste indikerer, at der enten er tale om 1 % kommunal anvisning eller anden særlig anvisning. Fraflytningsstatistik for perioden til for samtlige afdelinger til orientering. Afdeling: Antal fraflytninger 391 Rødding Engvej 4 A-F m.fl Rødding Engvej 3 H - X Herredsfogedvej 1 11 m. fl Bøgeallé 12 A N m.fl Hennekesdamvej m.fl Dixensvej 3 A J m. fl Parkvej 8, m. fl 7 Fraflytninger i alt 58 Pr. regnskabsskæring er der 11 boliger i tomgang Evt. udlejningstiltag: - Har der væres specielle tiltag i afdelingerne annoncering, huslejenedsættelser m.v. Ja - Har det løst udlejningsproblemerne? Nej - Annoncering - der er brugt kr ,95 i annoncering. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Regulering af indskud ved genudlejning Regulering af indskud ved genudlejning af familieboliger har hidtil kun kunnet gennemføres med kommunal godkendelse. Med virkning fra 1. januar 211 kan indskud imidlertid reguleres uden kommunal godkendelse, hvis blot indskuddet efter regulering ikke overstiger kr. 216, /m 2 for den enkelte bolig. Beboerindskud reguleres eller indekseres ikke automatisk, og i ældre afdelinger er indskuddet derfor ofte utilstrækkeligt til at dække lejernes forpligtelser overfor afdelingen - herunder udgifter i forbindelse med det lejedes fraflytning. For i videst muligt omfang at sikre afdelingerne økonomisk anbefaler Domea generelt at indskud forhøjes ved fraflytning til kr. 216, pr. m 2 i afdelinger, hvor det har relevans. For afdelingerne i Haderslev Boligselskabet kan de aktuelle indskudsbeløb for familieboliger opgøres som følger: Side 7 af 1

8 Pkt Regulering af indskud ved genudlejning Afdeling Indskud/m2/gennemsnit 391 Rødding Engvej 4 m.fl 25, 392 Rødding Engvej 3 H - C 271,8 394 Herredsfogedvej 1 11 m.fl 22, 3926 Bøgeallé 12 A N m.fl 177, 3928 Hennekesdamvej m.fl 185, Dixensvej 3 A J 23, Parkvej 8 m.fl 226, På baggrund heraf anbefales det, at indskud fremover reguleres til kr. 216, pr. m 2 ved genudlejning i afdelingerne 3926, 3928, Beslutning om regulering af indskud ved genudlejning kan træffes af organisationsbestyrelsen. Forholdet skal ikke behandles på afdelingsmøde, idet de nuværende beboere ikke berøres af reguleringen (medmindre de på et senere tidspunkt flytter internt i boligorganisationen). Domeas arbejde med beregning og registrering af nye indskudsbeløb for de enkelte boligtyper faktureres overfor boligorganisationen som en tillægsydelse efter medgået tid. Beboerklagenævnsager: - Hvor mange sager har afdelingerne sendt i beboerklagenævnet. Ingen - Hvor mange sager har vi fået medhold i. Ingen Referat: Det blev besluttet at fremtidigt indskud i 3926, 3928 og 3951, skal reguleres, således at der ved genudlejning, vil blive opkrævet 216 kr. pr m² i indskud. I de øvrige afdelinger vil der ikke ske ændringer i indskudsbeløbet Sammenlægning af afdelinger - 391, 392, 3926, 3928, 3951 og 3951 Michael Willer-Jensen giver orientering på mødet. Afd. 3926, 3928, 3951, 3952 og 394 har afgivet mandat til organisationsbestyrelsen, at tage den endelig beslutning om samtlige afdelinger i Rødding Boligselskab skal lægges sammen til én afdeling, eller om 394 ikke skal være en del af sammenlægningen før organisationen finder det formålstjenligt. Referat: Bestyrelsen besluttede at lægge 391, 392, 3926, 3928, 3951 og 3952, sammen til én afdeling. Gerne fra næste skæring Personaleforhold Generel orientering Michael Willer-Jensen giver orientering på mødet. I forbindelse med ejendomsmester Thomas Koock pensionering, blev ejendomsfunktionær Claus Frederiksen ansat. Pr blev medarbejderne Johannes Kaack og Henrich Michelsen virksomhedsoverdraget fra Vejen Kommune. Således at de hver er ansat i 28 timer om ugen i Rødding boligselskab, og 9 timer hver i kommunalt regi. Hvilket har bevirket at teamet er væsentligt mere fleksibelt. Side 8 af 1

9 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden til , bilag vedlagt. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 391: overskud på kr Afdeling 392: overskud på kr Afdeling 394: overskud på kr Afdeling 3926: overskud på kr Afdeling 3928: overskud på kr Afdeling 3951: overskud på kr Afdeling 3952: overskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 1 til 28. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. 4.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden til Bilag vedlagt. Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Afdeling 391: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 1,76 % pr Intet møde, da der ikke mødte nogen beboer op. den 27. februar 212. Afdeling 392: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 2,19 % pr Ingen beslutning, da der udelukkende var en pårørende samt forstander som mødte op den 27. februar 212. Afdeling 394: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på % pr Budgettet godkendt på afdelingsmødet den 27. februar 212. Afdeling 3926: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 3,99 % pr Budgettet godkendt på afdelingsmødet den 6. marts 212. Side 9 af 1

10 Afdeling 3928: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 2,34 % pr Budgettet godkendt på afdelingsmødet den 22. februar 212. Afdeling 3951: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 3,59 % pr Budgettet godkendt på afdelingsmødet den 29. februar 212. Afdeling 3952: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på % pr Budgettet godkendt på afdelingsmødet den 2. februar 212. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. 4.3 Orientering om driftsforhold Michael Willer-Jensen giver orientering på mødet. Stationsbygning i Skodborg er blevet renoveret for ca kr. bestyrelsen gav udtryk for tilfredshed med renoveringen. Ombygning af anretter køkkenet på Dixensminde er nu færdigt og klart til udlejning fra d Finansieringen vil ske ved ekstern lånoptagelse, og vil fremgå af regnskabet som et forbedringsarbejde. Der er udskiftet et fyr i selskabets afdelinger. Der pågår en større udbedring af ydermuren på Jarlsvej i Jels. Brandtomt i Jels er nu genopført, og er derfor klare til genudlejning. Der forefindes ikke A-nøgler i Rødding boligselskab. Referat: Taget til efterretning. 5 Eventuelt Flere af afdelingens beboer har været udsat for, at uvedkommende har forsøgt at skaffe sig adgang til deres bolig. Administrationen vil kontakt Willis for at drage nytte at deres erfaringer for hvordan man sikre sig bedst muligt. Hvis døren er brudt op er det bygningens forsikring som dækker. Administrationen skal på det kraftigst anbefale at man øjeblikkelig kontakter politiet på 114. Bestyrelsen gav udtryk for deres store tilfredshed med funktionærteamet. Referat: Taget til efterretning Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Formandens underskrift Side 1 af 1