BRUGERMANUAL ERP FAKTURA MANUAL. For ERP Faktura version revision. Copyrights 2011 Dalby Data. All Rights Reserved Side 1

Transkript

2 INDHOLDSFORTEGNELSE Indholdsfortegnelse... 2 Introduktion... 3 Registrer ERP Faktura... 4 Abejdsgang i ERP Faktura... 5 Login... 6 ERP Faktura bogføring... 8 Opsætning... 9 Klargøring af Fakturaer Overfør til e-conomic Godkendelsesrapporter Funktioner under menuen Hjælp Copyrights 2011 Dalby Data. All Rights Reserved Side 2

3 INTRODUKTION ERP Faktura overfører OIOXML købsfakturaer til e-conomic. Dermed sikres en effektiv arbejdsgang og risikoen for manuelle fejl minimeres. Udvekslingen af fakturaer sker mellem din computer og e-conomic og der er ingen trafikafgifter eller andre udgifter forbundet. Bogføringen af fakturaer er meget fleksibel, idet der både kan konteres på sager og konti. Hvis enkelte dele af en faktura skal faktureres på en særlig måde, kan konteringen overstyres på varelinieniveau. ERP Faktura genererer en PDF faktura og indlæser denne i e-conomic efter samme princip, som ved indskanning af bilag. ERP Faktura understøtter en arbejdsproces, hvor den ansvarlige skal godkende fakturaen inden bogføring ved at generere fakturarapporter til de ansvarlige (hvis dette ønskes). For udvalgte grossister udtrækker ERP Faktura projekt og ansvarlig fra fakturaer, så disse ikke skal angives manuelt efter indlæsning. Copyrights 2011 Dalby Data. All Rights Reserved Side 3

4 REGISTRER ERP FAKTURA Dalby Data udsteder en licens til ERP Faktura ved at udsende en med licensoplysninger. Hvis du har hentet en evalueringsversion, skal du blot fortsætte med at bruge denne. Der skal ikke hentes en ny version. Den eneste forskel mellem evalueringsversionen og en registreret version er, at ERP Faktura ikke længere skriver *KØB NU* i posteringsteksterne, når korrekte licensinformationer er indtastet. Hvis du har købt ERP Faktura uden at have prøvet programmet først, skal du selv hente det fra Licensen registreres ved at aktivere menupunktet Hjælp -> Licensoplysninger I den mail du har modtaget fra Dalby Data, er der angivet CVR Nummer, Navn og licensnøgle. De skal indtastes i ovenstående dialog. Købte licenser har aldrig udløbsdatoer, så det felt skal ikke udfyldes. Hver gang programmet opstartes, kontaktes Dalby Data s licensserver for at checke licensen og for at lagre visse informationer om brugen af det. Dalby Data forbeholder sig retten til at spærre licensen ved misbrug. Copyrights 2011 Dalby Data. All Rights Reserved Side 4

5 ABEJDSGANG I ERP FAKTURA ERP Faktura er designet med henblik på at understøtte følgende forretningsproces: Først hentes fakturaer fra udsteder. Dette gøres normalt ved at hente dem fra en FTP postkasse eller også kan de tilsendes via mail af udsteder. I ERP Faktura aktiveres Klargøring af fakturaer. Her kan det specificeres hvordan fakturaen skal bogføres, hvem der er ansvarlig osv. Hvis din virksomhed anvender en godkendelsesprocedure, kan ERP Faktura udsende rapporter over indkomne fakturaer, så disse kan godkendes inden bogføring eller afvises. Endeligt kan fakturaerne bogføres i e-conomic med tilhørende bilag. Dette bilag autogeneres af ERP Faktura og svarer til, hvis du havde indskannet et tilsendt bilag. I det næste vil de forskellige funktioner blive gennemgået i nævnte rækkefølge. Dog beskrives Opsætning inden, da det letter arbejdsprocessen at få indstillet ERP Faktura i henhold til dine behov inden fakturabehandlingen startes Copyrights 2011 Dalby Data. All Rights Reserved Side 5

6 LOGIN ERP Faktura er beskyttet af login. I stedet for at opfinde et nyt brugernavn og kodeord, anvendes aftalenr, bruger og adgangskode til dit e- conomic regnskab, og man kan ikke få adgang til ERP Faktura uden at angive disse i ERP Faktura også: Når brugeren trykker OK, kommunikerer ERP Faktura med e-conomic og henter en række informationer om sager, konti, medarbejdere mm. Det kan tage lidt tid. Husk: hvis du eksempelvis opretter en sag eller en medarbejder i e-conomic mens ERP Faktura er opstartet, skal ERP Faktura genstartes før de nye rettelser er tilgængelige i ERP Faktura. Ved loginproblemer Hvis du oplever problemer med at logge på e-conomic, skal du checke, om du har valgt API som tillægsmodul. Dette modul er gratis og anvendes i ERP Faktura s kommunikation med e-conomic. Copyrights 2011 Dalby Data. All Rights Reserved Side 6

8 ERP FAKTURA BOGFØRING ERP Faktura kan bogføre på såvel sager som konti. Hvis du ikke anvender sags/projekt modulet i e- conomic, kan ERP Faktura indeholde nogle fremmede begreber. Basalt set kan en faktura eller fakturalinie posteres på enten en konto eller en sag/omkostningsgruppe. I opsætningen angives det, om ERP Faktura skal foreslå Konto eller sag/omkostningsgruppe som udgangspunkt. Hvis du kun anvender konti, skal du blot vælge Konto her og altid angive kontonummer. ERP Faktura vil altid foreslå kreditors modposteringskonto. Hvis du anvender projekter, vil ERP Faktura udtrække sagsnummer for fakturaer fra udvalgte kreditorer. Det er muligt at angive en standard omkostningstype, der foreslås for alle fakturaer. De informationer, der angives for fakturaen gælder for alle fakturalinier med mindre andet angives. Men du kan eksempelvis vælge at en faktura, der posteres på en sag, skal have en enkelt varelinje posteret på en konto i stedet for. Det er derfor muligt at angive de samme informationer for hver enkelt fakturalinie, som der kan angives for fakturaen. Mange virksomheder har en fast procedure, hvor den person, som har lavet bestillingen, også skal godkende fakturaen inden bogføring. Hvis du anvender sager, kan man i opsætningen angive, at ansvarlig skal overføres til economic sagen. Det kræver dog, at ansvarlig er repræsenteret i brugerkataloget i e- conomic og at dennes nummer i brugerkataloget anvendes til identifikation af ansvarlig. Hvordan bogføres fakturaer Ved kontobogføring bogføres fakturaens beløb inklusiv moms på kreditorkontoen. Hver enkelt varelinie bogføres inkl. moms på den konto, som er angivet. Som udgangspunkt er det kreditors modposteringskonto. Ved bogføring på sag bogføres fakturaens beløb inklusiv moms også på kreditorkontoen, men hver enkelt varelinie bogføres inkl. moms på sagen og omkostningsgruppen. Som det gennemgås senere, kan enkelte varelinier posteres anderledes. Copyrights 2011 Dalby Data. All Rights Reserved Side 8

9 OPSÆTNING Aktiveres via menuen Opsætning -> Opsætning. Følgende dialog vises: Anvend Kassekladde Angiver den kassekladde fakturaer skal posteres i. Standard registreringstype Angiver hvad ERP Faktura skal foreslå som udgangspunkt når en faktura skal bogføres: På en konto eller en sag. Dette kan ændres fra faktura til faktura og fra fakturalinie til fakturalinie. Hvis der er valgt Konto, foreslås kreditors modposteringskonto. Foreslå omkostningstype Hvis krydset af, angiver denne opsætning den omkostningstype, der automatisk foreslås når en faktura/fakturalinie posteres på en sag. Overfør ansvarlig til sager Hvis krydset af, vil fakturaansvarlig blive overført til sagen. I så fald skal den ansvarlige være oprettet i e- conomics medarbejderkartotek, og den ansvarlige skal identificeres via dennes nummer i medarbejderkartoteket. Copyrights 2011 Dalby Data. All Rights Reserved Side 9

10 Fakturaer der indgår i validering og afsendelse ERP Faktura har en simpel godkendelsesprocedure, hvor fakturaudsteder kan godkende fakturaen inden den bogføres. Her vælges om valideringen (check af om faktura kan bogføres) samt den endelige bogføring skal omfatte godkendte fakturaer eller alle fakturaer. Anvend internt varenummer fra OIOXML OIOXML indeholder også et internt varenummer, og i sjældne tilfælde skal dette anvendes i stedet for det almindelige. Det er eksempelvis tilfældet for fakturaer udstedt af Stark. Overfør fakturaer som PDF ERP Faktura kan overføre fakturaen som PDF og vedlægge den som indskannet bilag for bilaget. Du skal have købt tillægsmodulet Indscanning i e-conomic for at anvende denne funktion. Copyrights 2011 Dalby Data. All Rights Reserved Side 10

11 KLARGØRING AF FAKTURAER Aktiveres via menuen Faktura -> Klargør fakturaer. Følgende dialog vises: Dette billede er todelt. Øverst vises en liste over fakturaer, som er indlæst i ERP Faktura. Fakturaer beholdes i dette billede indtil de bogføres i e-conomic eller slettes. Nederst vises detaljerede informationer om den faktura, som er valgt i den øverste liste. Her kan der angives en række informationer om fakturaen inden den bogføres. Copyrights 2011 Dalby Data. All Rights Reserved Side 11

12 Øverste sektion med liste over fakturaer Til vinduet er der knyttet følgende knapper: Tilføj Denne knap aktiverer en Windows dialog, hvor du kan udpege de fakturaer, som skal optræde i fakturalisten. Det er kun muligt at udpege filer på det lokale filsystem. Det betyder, at hvis du modtager dine fakturaer via FTP eller mail, skal du selv overføre dem til dit lokale filsystem. Hvis du modtager dem i pakket format (eksempelvis ZIP), skal de udpakkes først. Filerne forbliver på dit lokale filsystem, og du skal selv sørge for at slette dem efter bogføring. Den anbefalede praksis er, at flytte dem til et bestemt katalog (der kunne hedde Bogførte fakturaer). Slet Hvis du alligevel ikke ønsker at have indlæste fakturaer i fakturalisten, kan du slette valgte fakturaer via denne knap. Du kan aktivere flere fakturaer ad gangen ved at holde Ctrl nede mens du klikker med musen eller Shift nede mens du vælger med piletasterne. Slet funktionen sletter kun fakturaer fra denne liste og ikke fra filsystemet. Kreditor Når fakturaen indlæses, angives leverandør ID fra fakturaen som kreditornummer (for OIO fakturaers vedkommende, vil det næsten altid være CVR). Hvis du anvender CVR numre som kreditornumre, behøver du ikke at gøre mere. Ellers skal denne ID konverteres til det rigtige interne kreditornummer. Når knappen Kreditor aktives, listes alle kreditorer fra dit e-conomic regnskab: Copyrights 2011 Dalby Data. All Rights Reserved Side 12

13 Ved at vælge en kreditor, anvendes dette kreditornummer fremover for denne kreditors fakturaer. Dette gemmes i en liste og det vil fremover ikke være nødvendigt at angive internt kreditornummer for denne kreditor. Derudover er det et panel af filterfunktioner knyttet: I perioder kan fakturalisten indeholde mange fakturaer, og det kan være nødvendigt at filtrere i dem. Filterfunktionerne virker ved at markere afkrydsningsfeltet og vælge en værdi. Hvis du eksempelvis vælges en kreditor, vil kun fakturaer fra denne kreditor blive vist. Hvis du derefter vælger en ansvarlig, vil kun fakturaer fra denne kreditor med denne person som ansvarlig blive vist. Endeligt er der selve listen over fakturaer. Den har et afkrydsningsfelt yderst til venstre. Dette afkrydsningsfelt bruges til at angive om fakturaen er godkendt. Hvis du i opsætningen har valgt at kun godkend- Copyrights 2011 Dalby Data. All Rights Reserved Side 13

14 te fakturaer skal indgå i validering og afsendelse, vil kun afkrydsede fakturaer blive taget i betragtning ved validering (se senere) og kun afkrydsede fakturaer vil blive bogført i e-conomic. Det kan også bruges til at bogføre færdigbehandlede fakturaer og lade ubehandlede fakturaer ligge i denne liste. Nederste liste med detailinformationer om valgt faktura Denne sektion indeholder detailinformationer om den faktura, der er valgt i øverste liste. Reelt er det kun felterne indrammet i rødt, som skal udfyldes for fakturaen. Resten skal kun bruges hvis du ønsker at bogføre en fakturalinie anderledes. Ansvarlig Her er det muligt at angive en ansvarlig. Knappen til højre giver mulighed for at slå ansvarlig op i e- conomics brugerkatalog. Posteringstype Konto eller sag Sag/Konto I dette felt skal sag eller konto angives afhængig af valgt posteringstype. Knappen til højre giver mulighed for at slå sager/konti op i e-conomic. Omkostningstype Hvis posteringstypen er Sag, skal omkostningstypen angives her. Knappen til højre giver mulighed for at slå omkostningstype op i e-conomic. Listen med fakturalinier hjælper dels med at give overblik over fakturaen, men det er som tidligere nævnt muligt at postere enkelte fakturalinier anderledes end selve fakturaen. Copyrights 2011 Dalby Data. All Rights Reserved Side 14

15 Det gøres ved at vælge en linie og udfylde felterne markeret med rødt. Disse felter har samme betydning for fakturalinien, som førnævnte felter har for fakturaen. Copyrights 2011 Dalby Data. All Rights Reserved Side 15

16 OVERFØR TIL E-CONOMIC Aktiveres via menuen Faktura -> Overfør til e-conomic. Denne funktion overfører fakturaerne til e-conomic og bogfører dem i valgte kasseklade. Når fakturaen er bogført i kassekladden, slettes den fra fakturalisten i ERP Faktura. Der kan forekomme fejl i overførslen. Visse fejl er periodiske og kan skyldes kommunikationsproblemer, at e-conomics system har for travlt til at svare osv. Hvis du oplever fejl, der ikke beskriver vedvarende problemer såsom Konto eksisterer ikke osv., er det en god ide at vente et kort tidsrum og prøve igen senere. Copyrights 2011 Dalby Data. All Rights Reserved Side 16

17 GODKENDELSESRAPPORTER Aktiveres via menuen Godkend -> Generér godkendelsesrapporter. Følgende dialog vises: Godkendelsesrapporter er PDF kopier af fakturaen, som vil blive genereret i kataloget angivet øverst. Disse kan placeres på et netværksdrev, som alle ansvarlige har adgang til, eller sendes som mail. Knappen giver mulighed for at angive et andet katalog til lagring af rapporter, og knappen Vis viser folderen, som rapporterne genereres i. Listen nedenfor viser de ansvarlige, som har fakturaer til godkendelse. Ud fra hver ansvarlig er der et afkrydsningsfelt, der som udgangspunkt er markeret. Der genereres kun godkendelsesrapporter for ansvarlige, som er markeret. Det nederste afkrydsningsfelt Udeluk fakturaer der har været afsendt tidligere forklarer næsten sig selv. Hvis den er afkrydset vil samme faktura aldrig blive genereret mere end én gang uanset hvor mange gange godkendelsesrapporter genereres. Når dialogen lukkes med OK, genereres rapporterne. De placeres i en underfolder navngivet efter genereringstidspunktet. Denne folder er igen underinddelt med en folder per ansvarlig: Copyrights 2011 Dalby Data. All Rights Reserved Side 17

19 FUNKTIONER UNDER MENUEN HJÆLP Hjælp Viser dette dokument Fejlrapport/forslag vedrørende ERP Faktura Åbner en med den rigtige modtageradresse og overskrift og kan anvende til at aflevere fejlrapporter, ris, ros og forslag vedrørende ERP Faktura til Dalby Data. Gå til produkthjemmeside Viser ERP Faktura s hjemmeside. Vis log Viser en tekstfil med informationer om programmets afvikling. Den kan med stor fordel gengives i fejlrapporter til Dalby Data. Vis datakatalog Starter en Stifinder der peger på det katalog, som indeholder ERP Fakturas datafiler. Vis licensoplysninger Her kan licensoplysningerne angives, når du har købt en licens hos Dalby Data. Om Viser versionsnummer og licensbetingelser for ERP Faktura. Copyrights 2011 Dalby Data. All Rights Reserved Side 19