Webformular er en indholdstype, der viser en skræddersyet kontaktformular, hvor du selv styrer hvilke felter som brugeren skal udfylde.

Transkript

1 Beskrivelse Webformular er en indholdstype, der viser en skræddersyet kontaktformular, hvor du selv styrer hvilke felter som brugeren skal udfylde. Opret Webformular En webformular oprettes i fire trin: Webformularen oprettes og gemmes Fanebladet Formular komponenter udfyldes Fanebladet s udfyldes Formularindstillinger udfyldes Husk også at opsætte captcha (Anti-spam funktion) på webformularen. Se huskesedlen Tilføj Captcha til webformular Klik på Klik på fanebladet Klik på Webformular Obligatoriske felter Du kan først gemme webformularen, når du har udfyldt de obligatoriske felter, som er markeret med *. Eksempel: Udfyld obligatoriske felter Obligatoriske felter: Titel Titel vises over webformularen, hvis du til tilføjer den til andet primært indhold som f.eks. en artikel, eller hvis du viser webformularen som en selvstændig side. Skriv titlen i feltet Titel Udfyld valgfrie felter Valgfrie felter: Brødtekst Brødteksten vises over selve webformularen. Skriv teksten i feltet Brødtekst Gem webformular Før du kan tilføje felter til webformularen, skal du gemme webformularen. Får du på et senere tidspunkt brug for at rette i webformularen, skal du redigere indhold som du plejer og vælge fanebladet Webformular: Klik på Gem Københavns Kommune Koncernservice - IT rådgivning og udvikling SIDE 1

2 Formularkomponenter Oprettelse af felter i webformularen Se hvordan du finder og redigerer indhold på huskesedlen Find og redigér indhold via Min Workbench Når du har gemt din webformular, skal du tilføje de felter som brugeren skal udfylde. For hvert felt du opretter, skal du udfylde følgende felter: Etiket Den titel som skal vises foran feltet. Type Du kan vælge imellem følgende felttyper: Dato Feltgruppe Fil Gitter Skjult Markup Antal Sideskift Valgmuligheder Tekstområde Tekstfelt Tid Påkrævet Du skal kun sætte flueben, hvis du vil tvinge brugeren til at udfylde feltet Udfyld Etiket: Vælg Type i rullegardinet: Sæt evt. flueben i Påkrævet: Tilføj feltet ved at klikke Tilføj Når du har klikket Tilføj, oprettes feltet og du viderestilles til feltets indstillinger. For at holde denne manual på et overskueligt plan, beskrives kun de mest typiske felttyper: Tekstområde Klik på Tilføj Københavns Kommune Koncernservice - IT rådgivning og udvikling SIDE 2

3 Formularkomponenter Indsæt Tekstfelt Fil er et tekstfelt med mulighed for simpel validering af den indtastede adresse. Hvis brugeren skal have en kvittering efter at have udfyldt webformularen, skal der være et - felt i webformularen. Beskrivelse En kort beskrivelse af feltet til brugeren, der vises under feltet. Påkrævet Her kan du angive om feltet skal gøres obligatorisk at udfylde. Sæt flueben i Påkrævet hvis feltet altid skal udfyldes. Udfyld evt. Beskrivelse Sæt evt. flueben i Påkrævet eller Unik under Unik Her kan du angive om brugerens svar skal være unikt. Det vil sige at andre ikke tidligere har indtastet samme adresse i feltet på webformularen. Vis Bredde Her kan du angive hvor bredt indtastningsfeltet skal være målt i antal tegn. Udfyld evt. Bredde og Visning af label under Vis Visning af label Her bestemmer du hvor teksten angivet under Etiket vises i forhold til indtastningsfeltet. Du kan vælge mellem 3 visninger: Ovenover (Over indtastningsfeltet) Integreret (Til venstre for indtastningsfeltet) Ingen visning (Kun indtastningsfeltet er synligt) Klik på: Københavns Kommune Koncernservice - IT rådgivning og udvikling SIDE 3

4 For at gemme ændringer til feltet, skal du klikke på Formularkomponenter Indsæt Tekstområde Tekstområde er et indtastningsfelt over flere linjer, hvor brugeren kan skrive en længere tekst. Standardværdi Her kan du udfylde en standardtekst fx Skriv din besked her Beskrivelse Her kan du skrive en forklarende tekst til feltet. Påkrævet Her kan du angive om feltet skal gøres obligatorisk at udfylde. Sæt flueben i Påkrævet hvis feltet altid skal udfyldes. Vis Bredde Indtastningsfeltet vises altid i fuld bredde, så værdien i Bredde har ingen indflydelse på udseendet af feltet. Højde Angiv hvor mange linjer der skal vises i indtastningsfeltet. Tilpas størrelse Hvis du sætter flueben her, kan brugeren gøre indtastningsfeltet større, ved at trække et håndtag ned eller op: Udfyld evt. Standardværdi Udfyld evt. Beskrivelse Sæt evt. flueben i Påkrævet under Angiv antal indtastningslinjer i Højde under Vis Sæt evt. flueben i Tilpas størrelse under Vis Skjul label Her kan du skjule teksten angivet under Etiket. Hvis du ikke sætter flueben, vises etiketten til højre for spørgsmål/svar. Deaktiveret Bruges kun hvis du vil vise værdien uden at brugeren kan rette i værdien. Privat Hvis du sætter flueben her, er det kun brugere med Administrator profil, der kan se resultaterne. Sæt evt. flueben i Skjul label under Vis Sæt evt. flueben i Deaktiveret under Vis Sæt evt. flueben i evt. Privat under Vis Københavns Kommune Koncernservice - IT rådgivning og udvikling SIDE 4

5 For at gemme ændringer til feltet, skal du klikke på Klik på: Formularkomponenter Indsæt Tekstfelt Tekstfelt er et indtastningsfelt på 1 linje med max 255 tegn. Har du brug for at brugeren skal kunne skrive mere, skal du i stedet bruge Tekstområde. Standardværdi Her kan du udfylde en standardtekst fx Skriv din besked her Beskrivelse Her kan du skrive en forklarende tekst til feltet. Påkrævet Her kan du angive om feltet skal gøres obligatorisk at udfylde. Sæt flueben i Påkrævet hvis feltet altid skal udfyldes. Unik Her kan du angive om brugerens svar skal være unikt. Det vil sige at andre ikke tidligere har indtastet samme tekst i feltet på webformularen. Maksimal længde Her kan du angive hvor mange tegn der må kunne udfyldes i tekstfeltet. Vis Bredde Indtastningsfeltet vises altid i fuld bredde, så værdien i Bredde har ingen indflydelse på udseendet af feltet. Prefix Her har du mulighed for at skrive en tekst der vises over tekstfeltet. Postfix Her har du mulighed for at skrive en tekst der vises under tekstfeltet. Skjul label Her kan du skjule teksten angivet under Etiket. Hvis du ikke sætter flueben, vises etiketten til højre for spørgsmål/svar. Udfyld evt. Standardværdi Udfyld evt. Beskrivelse Sæt evt. flueben i Påkrævet eller Unik under Udfyld evt. Maksimal længde under Udfyld evt. Prefix under Vis Udfyld evt. Postfix under Vis Sæt evt. flueben i Skjul label under Vis Københavns Kommune Koncernservice - IT rådgivning og udvikling SIDE 5

6 Deaktiveret Bruges kun hvis du vil vise værdien uden at brugeren kan rette i værdien. Privat Hvis du sætter flueben her, er det kun brugere med Administrator profil, der kan se resultaterne. Sæt evt. flueben i Deaktiveret under Vis Sæt evt. flueben i evt. Privat under Vis For at gemme ændringer til feltet, skal du klikke på Klik på: Formularkomponenter Indsæt Fil Fil er et felt der giver brugeren mulighed for at indsende en fil sammen med webformularen. Brugeren kan kun uploade 1 fil pr. Fil -felt, så hvis du ønsker at give brugeren mulighed for at uploade 3 dokumenter, skal du altså bruge 3 Fil -felter. Påkrævet Her kan du angive om feltet skal gøres obligatorisk at udfylde. Sæt flueben i Påkrævet hvis feltet altid skal udfyldes. Max upload size Her kan du angive hvor stor filen maksimalt må være. Normalt er den foruddefinerede værdi på 2 MB ok. Man kan bruge størrelserne KB og MB fx 5 MB. Tillladte filendelse Her angiver du hvilke filtyper en bruger skal kunne indsende. Som standard er det kun billeder i jpg-, gif- og png-formatet, der kan indsendes. Sæt evt. flueben i Påkrævet under Udfyld evt. Max upload size under Sæt flueben udfor de filtyper der skal kunne uploades i feltet Tilladte filendelse under I de fleste tilfælde vil det være fornuftigt at vælge alle de nævnte typer. Du vælger en hel kategori ved at klikke på (vælg) ud for kategorien: Københavns Kommune Koncernservice - IT rådgivning og udvikling SIDE 6

7 Vis Visning af label Her bestemmer du hvor teksten angivet under Etiket vises i forhold til indtastningsfeltet. Udfyld evt. Visning af label under Vis Du kan vælge mellem 3 visninger: Ovenover (Over fil-feltet) Integreret (Til venstre for fil-feltet) Ingen visning (Kun fil-feltet er synligt) Fremdriftsindikator Her angives hvordan selve upload af filen skal vises overfor brugeren. Standardværdien Throbber er den mest anvendte, da den ikke fylder meget i layoutet. Hvis der skal uploades meget store filer, kan man vælge Bjælke med fremdriftsmåler. Udfyld evt. Fremdriftsindikator under Vis For at gemme ændringer til feltet, skal du klikke på Klik på: Københavns Kommune Koncernservice - IT rådgivning og udvikling SIDE 7

8 s Vælg modtagere af webformular resultater Du skal nu oprette en eller flere modtagere af webformular resultaterne. Typisk vælger man en fællespostkasse, som resultaterne skal sendes til. Det er også muligt at opsætte en kvitterings-mail til brugeren. Klik på s: s Opret en modtager af webformular resultaterne Angiv den adresse der primært skal modtage webformular resultaterne i feltet Adresse. Du kan tilføje flere adresser, hvis der skulle være behov for dette, når du har klikket Tilføj til adresse Feltet indeholder den adresse du netop har angivet. Hvis der er skal være flere modtagere af denne e- mail, kan du tilføje dem her. Adskil de forskellige e- mailadresser med et komma. Eksempel: Indsæt adresse i feltet Adresse Klik Tilføj Tilføj evt. flere adresser i feltet til adresse header detaljer emne Her vælger du det der skal stå i emnefeltet på den der sendes til den/de modtager/e som du valgte ovenfor. Du kan vælge imellem 3 forskellige opsætninger: Standard Udfylder emnefeltet med teksten Indsendt formular fra: + webformularens navn. Tilpasset Her kan du skrive din egen tekst til emnefeltet - Fx Kvittering hvis du er ved at oprette en kvitteringsmail. Komponent (Anbefalet) Her kan du indsætte værdien fra et af de udfyldte tekstfelter i webformularen. Hvis du fx har oprettet et Emne felt, kunne Udfyld emne under header detaljer Eksempler: eller Københavns Kommune Koncernservice - IT rådgivning og udvikling SIDE 8

9 det være oplagt at vælge dette. fra adresse Her vælger du den adresse der skal stå som afsender på en. Udfyld fra adresse under header detaljer Det anbefales at bruge valgmuligheden Komponent, hvis der i webformularen er oprettet et felt hvor brugeren skal skrive sin adresse. Husk at der skal være sat flueben i Påkrævet i e- mail feltet, så du ikke ender med en blank afsender, hvis brugeren ikke udfylder feltet. Du kan vælge imellem 3 forskellige opsætninger: Standard Udfylder afsenderfeltet med hjemmesidens overordnede adresse. Tilpasset Her kan du angive en anden fast afsender fx en fællespostkasse. Komponent (Anbefalet) Her kan du indsætte værdien fra et af de udfyldte -felter i webformularen. Hvis du fx har oprettet et Din adresse felt, kunne det være oplagt at vælge dette. fra navn Her vælger du navnet på afsenderen af en. Det anbefales at bruge valgmuligheden Komponent, hvis der i webformularen er oprettet et tekstfelt hvor brugeren skal skrive sit navn. Udfyld fra navn under header detaljer Du kan vælge imellem 3 forskellige opsætninger: Standard Udfylder navn på afsender med hjemmesidens navn. Tilpasset Her kan du angive et andet fast afsendernavn. Komponent (Anbefalet) Her kan du indsætte værdien fra et af de udfyldte tekstfelter i webformularen. Hvis du fx har oprettet et Dit navn felt, kunne det være oplagt at vælge dette. Københavns Kommune Koncernservice - IT rådgivning og udvikling SIDE 9

10 -SKABELON Her har du mulighed for at skræddersy hvordan indholdet af en skal se ud. Du behøver ikke foretage ændringer. Hvis du ikke ændrer noget vil du få en mail med alle udfyldte felter. Rullegardinet I rullegardinet kan du vælge imellem Standardskabelon og Tilpasset skabelon. Som udgangspunkt behøver du ikke rette værdien i rullegardinet. Hvis du retter i skabelonen længere nede på siden og sidenhen fortryder rettelserne, kan du til en hver tid genskabe standard indholdet ved at vælge Standardskabelon i rullegardinet: Indtastningsfeltet Som standard vises: Foretag evt. ændringer til skabelonen i indtastningsfeltet: Indsendt %date Indsendt af bruger: %username Indsendte værdier: % _values Resultatet af denne tilføjelse kan ses på: %submission_url %date, %username, % _values og %submission_url refererer til nogle oplysninger der indsamles i det øjeblik brugeren indsender webformularen. Den vigtigste af dem alle er % _values der indeholder de felter som brugeren har udfyldt. Send som HTML Sæt flueben her, hvis du vil have en sendt i HTML format. (Anbefalet) Inkludér filer som vedhæftninger Hvis du sætter flueben her (Anbefalet), vil de filer brugeren uploader, blive vedhæftet en på normal vis, som du kender det fra dit mail program. Hvis du ikke sætter flueben, vises der i stedet et link til filen. Sæt evt. flueben i Send som HTML (Anbefalet) Sæt evt. flueben i Inkludér filer som vedhæftninger (Anbefalet) Symbolværdier Her kan du se en oversigt over de felter det er Københavns Kommune Koncernservice - IT rådgivning og udvikling SIDE 10

11 muligt at tilføje en. Inkluderede -værdier Her vælger du hvilke felter der skal indsættes i e- mailen, hvor % _values er indsat. Sæt/fjern evt. flueben i et eller flere felter i Inkluderede -værdier Som udgangspunkt er alle felter valgt. Gem -indstillinger Gem indstillingerne på denne side før du fortsætter til Formularindstillinger. Klik på: Københavns Kommune Koncernservice - IT rådgivning og udvikling SIDE 11

12 Formularindstillinger Vælg modtagere af webformular resultater Under Formularindstillinger vælger du bl.a. hvordan udfyldelsen af webformularen skal afsluttes. Det kan være at brugeren skal have en Tak for din hjælp besked eller, at man ønsker at videresende brugeren til en anden side, når de er færdige med at udfylde webformularen. Indstillinger for indsendelse Bekræftelse Her kan du skrive en besked til brugerne der vises efter de har indsendt formularen. Teksten vises kun hvis du har valgt Bekræftelsesside under Omdirigér til i næste punkt. Omdirigér til Her vælger du om der skal vises en besked til brugerne efter de har indsendt formularen, eller om brugerne skal videresendes til en anden side. Du har følgende muligheder: Klik på Formularindstillinger: Skriv evt. en tekst til brugeren i indtastningsfeltet Bekræftelse Udfyld Omdirigér til : Bekræftelsesside Viser teksten du skrev i indtastningsfeltet Bekræftelse Brugerdefineret URL Her kan du skrive en side som brugeren automatisk skal viderestilles til, når formularen er udfyldt. Ingen omdirigeringer (genindlæs den aktuelle side) Viser webformularen igen Indholdet i felterne er nulstillet. Samlet grænse for indsendelser Her har du mulighed for at angive hvor mange gange en webformular ALT I ALT skal kunne indsendes af samtlige brugere. Udfyld Samlet grænse for indsendelser Anbefalet: Du kan vælge imellem Ubegrænset (Anbefalet), eller Begræns til. Vælger du at begrænse antallet skal du udfylde antal og periode (Altid/hver time/hver dag/hver uge). Københavns Kommune Koncernservice - IT rådgivning og udvikling SIDE 12

13 Indsendelsesgrænse pr. bruger Her har du mulighed for at angive hvor mange gange en webformular skal kunne indsendes af hver enkelt bruger. Udfyld Indsendelsesgrænse pr. bruger Anbefalet: Du kan vælge imellem Ubegrænset (Anbefalet), eller Begræns hver bruger til. Vælger du at begrænse antallet skal du udfylde antal og periode (Altid/hver time/hver dag/hver uge). Status for denne formular Her kan du angive om formularen skal kunne benyttes eller ej. Hvis du vælger Lukket vises formularsiden fortsat på hjemmesiden, men indeholder kun titel og brødtekst. Selve formularen er skjult. Udfyld evt. Status for denne formular OBS: Deaktiverer formularen hvis du vælger Lukket Anbefalet: Indsendelsesadgang Her kan du angive hvem der skal have mulighed for at udfylde formularen. Sæt flueben ud for de roller der skal kunne bruge formularen. Alle kan se titlen og brødteksten, uanset hvilke flueben du sætter. Hvis formularen skal være offentligt tilgængelig anbefales det at sætte flueben ud for alle rollerne. Avancerede indstillinger Der er en del indstillingsmuligheder her, men den eneste der bør nævnes her, er muligheden for at omdøbe Indsend -knappen ved at udfylde tekstfeltet under Tekst på indsend-knap. Hvis det er ansøgninger man kan indsende, kunne det fx give god mening at omdøbe knappen til Send ansøgning. Sæt flueben ud for relevante roller i Indsendelsesgrænse pr. bruger Anbefalet: Flueben ved alle roller Udfyld evt. Tekst på indsend-knap under Avancerede indstillinger Gem indstillinger Gem indstillingerne på denne side. Klik på: Københavns Kommune Koncernservice - IT rådgivning og udvikling SIDE 13