Nyt i SkoleIntra 5.3. Generelt. LærerIntra. Sidst ændret den

Transkript

1 Nyt i SkoleIntra 5.3 Sidst ændret den Generelt Obligatorisk logning Tidligere kunne skolerne selv fravælge logning af brugernes adgang til LærerIntra, ElevIntra og ForældreIntra. Det er ændret i SkoleIntra 5.3, så alle indlogningsforsøg i SkoleIntra logges. Logdata gemmes i 180 dage, og statistiske oplysninger bevares ubegrænset. Begrundelsen for ændringen er, at UNI-C har haft en del tilfælde, hvor de ikke har kunnet hjælpe skoler med at opklare eksempler på misbrug på grund af manglende logning. Nem integration til Skoletube Der er tilføjet et nyt ikon i editorens værktøjslinje, der giver direkte adgang til at udpege og indsætte eget indhold fra Skoletube i et dokument. Ikonet kendes på den blå fugl, som er Skoletubes varemærke. Det findes på udvalgte editorsider i LærerIntra og ElevIntra. LærerIntra Skematildelt adgang Det er blevet lettere at give adgang til klasselog, kontaktbøger og elevplaner under Admin > Adgang > Besk yttede elevdata, idet man nu kan tildele rettigheder på grundlag af oplysninger i grundskemaet. Man vælger klasse, skemaperiode og adgangstype, og så tildeles den ønskede adgang til alle, der underviser i klassen i én og samme arbejdsgang. Der er mulighed for at udføre tildelingen for alle klasser på én gang. Hvis man fortryder, kan man nulstille alle skematildelte rettigheder, uden at det berører evt. manuelt tildelte rettigheder. Flere synsvinkler ved tildeling af læseadgang til beskyttede elevdata Nu kan man vælge mellem to faneblade med henholdsvis medarbejder- og klassesynsvinkel, når man tildeler læseadgang til beskyttede elevdata under Admin > Adgang > Besk yttede elevdata. Derved får man de samme muligheder ved tildeling af læseadgang, som man har ved tildeling af læse- og skriveadgang. Elevens mappe - i forbindelse med elevens kort Via Databaser > Elever> Elevkartotek kan man åbne Elevens kort.under elevens kort kan man nu også finde Elevens mappe. Man kan her uploade og gemme filer i en elevmappe for hver enkelt elev. Filerne i elevens mappe ligger bedre beskyttet end fx. filerne i dokumentarkivet og samlemapperne. Elevens mappe har til formål at give skolens medarbejdere et sikkert sted, hvor de kan gemme og dele oplysninger om den enkelte elev også oplysninger, der rummer personfølsomme data.. Elevens mappe giver ikke helt samme beskyttelse af dokumenterne som fx. et ESDH-system, bl.a. fordi ESDH systemer

2 stiller endnu større krav til indlogningen end Skoleintra gør. Vi har planer om i kommende versioner at gøre det muligt at flytte dokumenter fra elevens mappe til ESDH-systemer. Når man gemmer filen i elevmappen, kan man tilføje en lille beskrivelse samt tilknytte en kategori til filen. Man kan kun få adgang til en elevs mappe, hvis man har læse- eller skriveadgang til de beskyttede data for denne elev. Rigtige bilag til klasselognoter Man kan nu også vedlægge fysiske filer som bilag til en klasselognote. Tidligere kunne man også skrive bilag til noter - men kun i form af et dokument, man skrev i editoren. Disse bilag er nu blevet konverteret til rigtige filer, der automatisk gemmes i Elevens mappe under kategorien Klasselogbilag. Der kan også uploades og. gemmes flere filer som bilag til hver klasselognote. Man kan også stadig skrive bilag i editoren. I modsætning til tidligere kan man nu også have flere af denne slags bilag knyttet til en klasselognote. Standardvalg for importkilder Som regel importerer skolerne elev- og personaledata samt skemaer og vikaroplysninger fra de samme administrative programmer ved hver import. Derfor er det nu lavet således, at man én gang for alle udpeger, hvorfra man ønsker at importere disse oplysninger. Det giver mulighed for at forenkle importsiderne og forhåbentlig undgå tvivl og fejlagtige importer. Ny opbygning af importsider Alle sider til import af elev- og forældreoplysninger, personaledata, skemaer og vikaroplysninger er omskrevet, så de er lettere at overskue. Alle siderne er opbygget efter følgende skema: Importer Hvis du fortryder Andre muligheder Import fra central server med udvidet snitflade UNI-C har lavet en ny XML-baseret snitflade, som en række administrative programmer benytter ved upload af elev-, forældre- og personaledata til UNI-C s centrale server. Det gælder bl.a. TEA, KMD Elev, Dansk Skoledata og EDB-Brugsen. Den XML-baserede snitflade indeholder flere oplysninger end den hidtidige import. Bl.a er der mulighed for mere end tre forældre/kontaktpersoner pr. elev. Importn medtager evt. efterskoledata som fx elevnummer og værelsesnummer. Desuden importeres fotoid i personalekartoteket, så man kan hente personalefotos direkte fra den centrale server. SkoleIntra kan importere elev- og personaleoplysninger fra dette udvidede datasæt vha. en webservice. Der vil ikke være adgang til den nye import for alle skoler umiddelbart efter opdateringen til SkoleIntra 5.3. Supporten styrer ibrugtagningen ud fra et forsigtighedsprincip, så det sikres, at skolerne ikke mister data på grund af evt. fejl i den nye import. Brugerfladen er ens ved import af elev- og personaledata fra central server, uanset om man benytter den nye eller den gamle import. Bedre håndtering af udmeldte elever SkoleIntra gemmer oplysninger om udmeldte elever i ét år, efter at de har forladt skolen. Administrator har adgang til en oversigt over udmeldte elever under Databaser > Elever > Udmeldte elever. Fra oversigten er der mulighed for at se/printe udmeldte elevers elevplaner, kontaktbøger og klasselognoter mm. Hvis man har installeret en PDF-driver som fx CutePDF på den anvendte computer, vil man kunne gemme oplysningerne som PDF-dokumenter. Administrator har mulighed for at genindmelde tidligere elever eller slette dem

3 permanent. Hvis man importerer en tidligere elev, som stadig findes i listen over udmeldte elever, gendannes brugernavne, adgangskoder samt diverse indstillinger for både eleven og dennes forældre ud fra oplysninger, som er gemt i SkoleIntras database. I videst mulig omfang genetableres elevers og forældres adgang til data i ElevIntra og ForældreIntra. Kopiere ugeplaner til andre klasser Det er nu muligt at kopiere ugeplaner til en eller flere andre klasser. Derved tilgodeses klasser, som har et nært samarbejde omkring undervisningen. Hvis klasserne benytter formularbaserede ugeplaner, kan man vælge imellem at kopiere den samlede ugeplan eller kun at kopiere noten, som vedrører et enkelt fag. Kopiere vagtskema til aktivitetskalender I vagtbogen kan man nu kopiere vagtskemaet for den valgte uge til aktivitetskalenderen. Hvis man kun ønsker at kopiere udvalgte vagter til kalenderen, kan man fravælge de uønskede. Ved at kopiere vagterne til kalenderen opnår man, at medarbejderne adviseres om vagterne i påmindelsesdialogen. Brugerdefineret oversættelse Under Admin > Indstillinger > Oversættelse af udvalgte termer kan man vælge imellem nogle prædefinerede oversættelsesmuligheder for ordene: LærerIntra ElevIntra Skoleporten skole lærer elev skoleleder viceskoleleder skolebestyrelse elevråd SFO Medarbejderinfo skolebibliotek områdenet Som noget nyt har skolerne nu mulighed for selv at tilføje eller ændre oversættelser til ovennævnte ord. Der er ikke mulighed for at tilføje nye termer, da det vil forudsætte kodeændringer. Hvis man tilføjer en ny oversættelse af termen LærerIntra, bliver der ikke automatisk vist et grafisk programlogo i sidehoved, menu og indlogningsskærm, men derimod et tekstbaseret logo. Det er dog muligt at lave sine egne grafiske programlogoer og uploade dem til SkoleIntra under Admin > Vedligeholdelse > Administration af billeder > Programlogo. LærerIntras oversættelsestabel benyttes nu i alle SkoleIntra-moduler. Der er derfor ikke længere behov for at ændre oversættelser i både LærerIntra og ElevIntra. Besked til elev om klasselognote Nu gemmes der en oplysning i databasen, når man sender en besked til eleven om en klasselognote. Hvis man senere forsøger at sende en ny besked om samme note til samme elev, får man en advarsel, så man

4 ikke af vanvare kommer til at sende flere beskeder om det samme. Papirkopi af besked til forældre LærerIntra gør nu opmærksom på, om nogle af modtagerne ønsker papirkopi, når man sender beskeder til forældre i beskedsystemet. Antal emner pr. side Medarbejdere kan nu selv vælge, hvor mange linjer, der skal vises pr. side i beskedoversigten, i klasseloggen og andre steder, hvor systemet viser sideopdelte lister. Det gøres under Admin > Mine indstillinger > Emner pr. side. Som standard vises 17 emner pr. side, men har man en stor skærm, kan det være ønskeligt at få vist flere linjer pr. side. Advisering pr. til eksterne brugere SkoleIntra kan automatisk advisere eksterne brugere i LærerIntra, når der er nye beskeder til dem i beskedsystemet. For at aktivere adviseringstjenesten, skal man under Admin > Tilpasning > Ek sterne brugere mark ere feltet Advisering pr. om nye besk eder. Adviseringsmails indeholder et link til LærerIntra. Af sikkerhedsgrunde sendes beskedens indhold ikke i mailen. Import af skema fra Tabulex og fravær fra TRIO via CSV-fil Skemaimporten fra Tabulex og vikarimporten fra TRIO skal fremover ske ved, at man eksporterer/importerer en CSV-fil - i stedet for som tidligere via et regneark. Der var for mange problemer knyttet til importen fra et regneark - og de skulle nu være elimineret via CSV-importen. Historik i ugeplaner Medarbejderne kan se en oversigt over hvilke elever og forældre, der har åbnet en given ugeplan. Man får adgang til historikken via Samarbejde > Ugeplaner > Vis historik. Ringetider for afdelinger af skolen Hvis man på skolen anvender afdelinger, kan man nu også vise forskellige ringetider for hver enkelt afdeling. Under Admin > Tilpasning > Ringetider kan man indskrive ringetider for de forskellige oprettede afdelinger. Afdelingernes ringetider vil slå igennem på visningen af alle lærer- og elevskemera og i vikarskemaerne De nuværende ringetider ligger som et sæt Standard-ringetider. Standardringetiderne benyttes på flere forskellige måder: 1. Hvis der ikke er defineret ringetider for en af afdelingerne 2. Hvis en lærer er med i mere end en afdeling 3. Hvis en klasse er med i flere afdelinger 4. I den grafiske visning af skemadelen af mødeaktiviteteterne. Afdelingernes ringetider vil også blive vist i ElevIntra, ForældreIntra, MobilIntra og på Skoleporten Adgang til vagtbog Nu kan skolen selv vælge, som der skal være fuld adgang eller begrænset adgang til at læse og skrive personlige vagtbogsnoter om eleverne. Indstillingen foretages i vagtbogens administrationsdel under Koordination > Vagtbog > Administration > Adgang til vagtbogsnoter. Hvis man vælger begrænset adgang, vil medarbejderne have de samme læse- og skriverettigheder som til elevplaner, klasselog og kontaktbøger. Administrator definerer medarbejdernes adgang under Admin > Adgang > Besk yttede elevdata.

5 Skift til nyt skoleår Proceduren ved skift til nyt skoleår er forenklet og gjort mere fejlsikret. Funktionen findes som hidtil under Admin > Vedligeholdelse > Sk ift til nyt sk oleår. Skoleårsskiftet er forskelligt alt efter skoletype og intranet-type. På fællesnet og områdenet er er skiftet simpelt. Ved at klikke på en knap ændres skoleåret i SkoleIntras database. På skoler uden elever, der fortsætter i de kommende skoleår, er det næsten lige så let. Her skal man blot også bekræfte, at skolen ikke har elever, der fortsætter, før skoleåret ændres. På skoler med elever, der fortsætter, skal der ske en klasseoprulning og evt. sammenlægninger, delinger og nedlæggelser af klasser. Desuden er der muligvis dokument- og billedarkiver, som skal dubleres, arkiveres eller slettes. Klasseoprulningen på almindelige skoler foregår i 3 trin. 1) Først skal man definere de kommende klassers klassebetegnelser. 2) Dernæst skal man fastlægge evt. delinger, sammenlægninger og nedlæggelser af klasser samt tage stilling til, hvad der skal ske med klassernes arkiver. 3) Endelig udføres selve klasseoprulningen. Efter at skiftet til et nyt skoleår er udført, får man mulighed for at udskrive en huskeliste, der fortæller, hvad administrator skal foretages sig yderligere for at klargøre SkoleIntra til det nye skoleår. Fortryder man af en eller anden grund ændringerne, kan man gendanne data og dokumenter, så situationen er som før man startede med at skifte skoleår. Det kan fx være relevant, hvis der skulle opstå fejl undervejs. Massesletning af spørgeskemaundersøgelser og multiple-choice test Via Værk tøj > Evaluering > Spørgesk emaundersøgelser og Værk tøj > Evaluering > Multiple-Choice test kan man nu få adgang til at masseslette spørgeskemaundersøgelser og multiple-choice test. Man kan kun få adgang til at masseslette, hvis man har administratorrettigheder. Hvis man fortryder en massesletning, så har man mulighed for at gendanne den seneste sletning med et link øverst på siden. Nedlæg røde flag I SkoleIntra benyttes røde flag til at vise, at oplysninger er ulæste. Medarbejderne har fået mulighed for under Admin > Mine indstillinger > Nedlæg røde flag at fjerne evt. røde flag uden at skulle åbne hver enkelt post for sig. Man kan nedlægge flag inden for følgende emner: Beskeder Dokumenter Dagbøger Kontaktbøger Nyt fra... Debatforum Elevernes logbøger Funktionen er tænkt anvendt i specielle tilfælde, hvor det giver mening at starte på en frisk med et ryddet skrivebord. SkoleIntra registrerer, om poster er åbnet normalt eller blot markeret som læst. Hvis en bruger har nedlagt et rødt flag i stedet for at læse indholdet, vil vedkommende ikke figurere i oversigter over, hvem der har læst emnet. Oversigt over sendte SMS er Brugere, som har adgang til at sende SMS er fra SkoleIntra, kan nu under Samarbejde > SMS få adgang til en oversigt over SMS er sendt inden for det sidste halve år. Oversigten viser SMS ernes indhold, afsendelsestidspunkt og modtagernes mobilnumre.

6 Download beskeder i beskedarkiv Medarbejdere kan nu downloade alle eller udvalgte beskeder fra deres beskedarkiv. Beskederne gemmes i form af et html-dokument på egen computer. Påmindelse om ulæste debatindæg Påmindelsesdialogen indeholder nu også en advisering om ulæste indlæg i LærerIntras debatfora og i debatfora for grupper, hvor brugeren er blandt deltagerne. ElevIntra Synkronisering af klassens kalender til internetkalender via ical Eleverne kan i selve klassekalenderen på ElevIntra finde fanebladet Eksport. Her findes en mulighed for at kopiere en url, som kan indsættes i en internetkalender som fx. Google Kalender eller MS Outlook - eller på mobilen. Efterfølgende vil klassens kalender blive synkroniseret løbende til denne kalender. Flere forbedringer i læsekontrakter 1) Man kan nu oprette læsekontrakter med en tilknyttet kategori. Kategorien kan bruges til fx. at opdele læsekontrakter i forskellige fag. Dvs. at en elev kan have flere forskellige parallelle kontrakter fx. i dansk og engelsk. 2) Man kan nu også oprette læsekontrakter for et hold via menupunktet 'Opret til hold'. Her kan man vælge mellem de hold, som den aktuelle klasse har elever på. På denne måde kan man lave læsekontrakter på tværs af klasser. Hvis der er oprettet læsekontrakter til et hold, vil der på oversigtssiden dukke en valgboks op, som gør at læreren/eleven kan filtrere læsekontrakterne og vælge at se kontrakter for klassen eller for et hold. 3) Man kan nu vælge at gemme læsekontrakter i klasseloggen for en hel klasse ad gangen. Man vælger menupunkter 'Kopi til k lasselog'. 4) Der er også tilføjet flere filtrerings- og sorteringsmuligheder, så man lettere kan overskue klasser, der har mange læsekontrakter. Massesletning af logbøger Man kan nu vælge via ElevIntra > Admin > Logbøger (Læreradgang til logbøger) vælge et skraldespandsikon, som giver mulighed for at masseslette logbøger. Nedlæg røde flag I SkoleIntra benyttes røde flag til at vise, at oplysninger er ulæste. Eleverne har fået mulighed for under Eleven > Mine indstillinger > Nedlæg røde flag at fjerne evt. røde flag uden at skulle åbne hver enkelt post for sig. Man kan nedlægge flag inden for følgende emner: Beskeder Dokumenter i klassearkiv Lektier Opslag Ugeplaner Debatfora Elevplaner

7 Fotoalbum Logbøger Funktionen er tænkt anvendt i specielle tilfælde, hvor det giver mening at starte på en frisk med et ryddet skrivebord. SkoleIntra registrerer, om poster er åbnet normalt eller blot markeret som læst. Hvis en elev har nedlagt et rødt flag i stedet for at læse indholdet, vil vedkommende ikke figurere i oversigter over, hvem der har læst emnet. ForældreIntra Advisering om lektier i klassens lektiebog Når lærere eller elever skriver i klassens lektiedagbog, vil nye dagbogsnoter nu også indgå i adviseringsmails fra SkoleIntra. Hvis forældrene ikke ønsker advisering om lektier, kan dette fravælges under Indstillinger > Advisering i ForældreIntra. Download beskeder i beskedarkiv Forældre kan nu downloade alle eller udvalgte beskeder fra deres beskedarkiv. Beskederne gemmes i form af et html-dokument på egen computer. Nedlæg røde flag I SkoleIntra benyttes røde flag til at vise, at oplysninger er ulæste. Forældre har fået mulighed for under Indstillinger > Nedlæg røde flag at fjerne evt. røde flag uden at skulle åbne hver enkelt post for sig. Man kan nedlægge flag inden for følgende emner: Beskeder Kontaktbøger Elevplaner Dokumenter i klassearkiv Meddelelser fra kontoret Lektier Ugeplaner Nyt fra... Debatforum Fotoalbum Funktionen er tænkt anvendt i specielle tilfælde, hvor det giver mening at starte på en frisk med et ryddet skrivebord. SkoleIntra registrerer, om poster er åbnet normalt eller blot markeret som læst. Hvis en forælder har nedlagt et rødt flag i stedet for at læse indholdet, vil vedkommende ikke figurere i oversigter over, hvem der har læst emnet. Fællesnettet Klargøring til at få vist personalefotos på fællesnet og områdenet. Der vil blive vist personalefotos på Fællesnettet via Databaser > Personale > Personalefotos. Visningen sker via et link til det personalefoto, der måtte findes på den ansattes egen skoles intranet. Oplysninger om

8 fotoet vil blive overført via personaleimporten til Fællesnettet. Da der skal ske en tilretning og synkronisering i forbindelse med importen af billeddata, vil denne mulighed først blive tilgængelig, når alle skoler er blevet opdateret til version altså et stykke tid efter selve opdateringen til version 5.3 Nyhedstjenester tilknyttet en interessegruppe Interessegrupperne er blevet finpudset, så man lettere kan returnere tilbage til interessegruppens egen side, hvis man har været inde og kigge i en samlemappe eller et debatforum. Hvis man har rettighed til at styre interessegruppen, kan man nu også tilknytte et eller flere RSS-feeds til interessegruppens side. Disse feeds vises i højre spalte og vælges via et ikon på siden. MobilIntra Nye funktioner for forældre Forældre kan nu også tilmelde sig til samtaler og arrangementer i MobilIntra. Hvis der er ubesvarede tilmeldinger, vises antallet i en lille badge på menuforsiden.