Vejledning i booking af lokale via Planbook Web

Transkript

1 Lokale reserves via Faxe Kommunes hjemmeside / Kultur og Fritid / Ansøgning om / Udlån af kommunale lokaler I venstre side klik på linket Reserver lokale her. 1

2 Herefter kommer du ind på adressen: Kunde-ID og Kodeord udfyldes hvorefter der klikkes på LOGIN 2

3 Klik herefter på MIN KONTO 3

4 Som en introduktion til Planbook Web kan det anbefales at man inden man går i gang med reservationerne gennemgår INTRO. Klik herefter på KALENDER for at lave et lokale og tids ønske. 4

5 Vælg kalender: Det er op til den enkelte, hvilken visning man ønsker på skærmen. 5

6 Vælg indhold: Her vælges det/de lokaler som ønskes søgt om. 6

7 Vælg periode her kan vælges en specifik dag eller periode. Kalenderen åbnes med et klik på kalender ikonet ud for dato. Bemærk venligst, at du dermed kun sætter datoerne for, hvad der skal VISES. Du er endnu ikke nået til at afgrænse perioden, hvor du ØNSKER fra og til. 7

8 Kolonnebredde her vælger man selv, hvilken visning man ønsker på skærmen. 8

9 Klik herefter på VIS KALENDER. 9

10 I eksemplet er valgt Nordskovskolen lokale EDB1 timeopdelt visning. Hold venstre musetast nede og marker de timer som ønskes reserveret. (grå felter)!! Bemærk I uden for enkelte lokaler / av-udstyr. Her forefindes informationer om det enkelte lokale /udstyr f.eks. hvor mange personer, der kan være i lokalet. Hold markøren over I for at se informationen. 10

11 Når tidspunkt er valgt, klikkes på knappen RESERVER. BEMÆRK! Man kan foretage flere reservationer på én gang inden for samme gruppering, men man kan ikke reservere på tværs af grupperinger. F.eks. kan man ikke reservere et klasselokale på Nordskovskolen samtidigt med at man reserverer en gymnastiksal på Sofiendalsskolen man er nødt til at foretage 2 reserveringer. En det ene sted og herefter en det andet sted. 11

12 Når man har foretaget de nødvendige ønsker, klikkes på knappen FÆRDIGGØR. 12

13 Billedet der herefter vises, indeholder foreningens/institutionens stamoplysninger i Planbook, samt oplysning om den/de reservationer, der er foretaget. (Der er mulighed for at påføre kontaktperson, samt ændre/tilføje ekstra mailadresse. Vær opmærksom på, at hvis du tilføjer en ekstra mail-adresse, så skal du huske at sætte flueben i boksen ved Send -kopi til ) 13

14 Du har allerede angivet hvilken dato ønsket/reserveringen skal starte med, i dette tilfælde 5. februar. Nu skal du også angive om du ønsker lokalet hver uge, hver 2. uge eller hvor hyppigt. Ved en almindelig sæsonbooking vil der typisk være tale om at ønske lokalet hver uge, i dette tilfælde hver fredag kl til Under punktet GENTAG vælges derfor Hver uge. Du skal også angive hvor længe du ønsker lokalet, dvs. en slutdato. I dette tilfælde vil vi gerne have lokalet frem til den 10. juni. Under punktet GENTAG TIL skriver vi derfor Bemærk at du skal skrive slutdatoen manuelt og at datoen skal skrives i formatet DD-MM-ÅÅÅÅ. Når du er tilfreds med oplysningerne, trykker du på SEND. Du vil herefter blive bedt om at trykke på SEND endnu en gang for at bekræfte at oplysningerne er som ønsket. Hvis du er tilfreds, trykker du endnu en gang på SEND. 14

15 Herefter fremkommer en foreløbig kvittering. Det vil sige, at du nu har fået en kvittering på, hvad dine ønsker er. Kvitteringen er IKKE en bekræftelse på, at de ønskede tider er imødekommet/godkendt. Den endelige bekræftelse sendes senest den 15. juni 2010 for ønsker efter kl (15.30 for overbygningsskoler). Bemærk at der under Undtagen kan stå en række datoer der ikke kan imødekommes. Det kan typisk være, hvis der er booket på helligdage, feriedage og lign. 15

16 Det anbefales, at man udskriver kvitteringen. Klik på det lille print-ikon. 16

17 Inden man LOGGER AF. 17