Middle Management Program (MMP)

Transkript

1 IBC Kurser og kompetenceudvikling Lederuddannelser Middle Management Program (MMP) Forberedelseshæfte til lederudviklingsprogram for nye og erfarne mellemledere

2 Kære Leder Velkommen på IBCs Middle Management Program (MMP). Vi ser meget frem til at træne dig. Forberedelse af øvelser For at sikre, at du får maksimalt udbytte af lederudviklingsprogrammet, vil vi bede dig forberede en række øvelser og indsamle en række vigtige data fra din dagligdag som leder. Øvelserne og dataene er vigtige for din aktive deltagelse i diskussionerne og øvelserne undervejs. Det betyder samtidig, at træningen vil tage afsæt i din egen virkelighed som leder, og dermed vil det også være let for dig at overføre din læring til din egen virkelighed efterfølgende. OBS: Det er vigtigt at du gennemfører forberedelsen til det enkelte modul helt, inden du møder op på modulets første dag, da du ikke vil få tid til at afslutte den i løbet af træningsdagene. På de følgende sider i denne forberedelsesfolder, vil du få klare instrukser i forhold til din individuelle forberedelse, som vil tage 3-5 timer. Læsestof: Din forberedelse inkluderer også, at du læser følgende tekst (som du finder på Moodle): Kapitel 3 i Ram Charan, Steven Drotter og James Noel (2011): Leadership Pipeline, oversat på dansk, 1. udgave, 1. Oplag, Gyldendal Business, Gennemførelse af personlige ledervurdering Vi vil også bede dig gennemføre en 360 graders måling, som vil tegne et klart billede af dine styrker og udviklingspunkter som leder. Gennemførelsen af denne måling kræver, at både du selv, din nærmeste leder og alle eller nogle af dine medarbejdere besvarer et elektronisk spørgeskema, der handler om din daglige ledelse. Formålet med målingen er at give et øjebliksbillede af dine styrker og udviklingsområder som leder, og resultaterne vil blive brugt aktivt i træningen. Resultaterne er naturligvis fortrolige, og du vil derfor ikke blive bedt om at dele dem med de øvrige deltagere, dine medarbejdere eller din leder. Spørgeskemaet skal være gennemført til modul 1, da rapporten spiller en aktiv rolle på både modul

3 Forberedelse til Middle Management Program Personlig præsentation af dig selv: Din personlige præsentation kan med fordel indeholde følgende informationer: Dit navn Navnet på virksomheden, som du kommer fra Din lederfunktion som mellemleder Hvor længe har du på nuværende tidspunkt fungeret som mellemleder? Hvor mange teamledere/medarbejdere leder du til dagligt? Hvor mange måneders/års mellemledererfaring har du? Benyt boksen nedenfor til at notere dine svar på spørgsmålene 2

4 Dine teamlederes mål At sætte mål for dine teamlederes resultatskabelse er en vigtig del af dit daglige lederskab, og derfor vil der også blive arbejdet indgående med dette emne i træningen. Nedenfor finder du et skema, hvori du bedes skrive 6-8 resultatmål, som du i samarbejde med dine medarbejdere har formuleret og givet til en eller flere teamledere/medarbejdere inden for de seneste 3-12 måneder. Med resultatmål menes mål, som dine medarbejdere skal nå, og som definerer, hvad det er for nogle konkrete leverancer, ydelser og/eller produkter, som du forventer at dine medarbejdere producerer. Har du ikke sat sådanne mål, efterlades skemaet blankt. 3

5 Din egne mål Du har formentlig også selv som leder nogle mål, som er blevet sat af din nærmeste leder eller i samarbejde med din nærmeste leder. Nedenfor finder du et skema, hvori du bedes skrive de 4-6 resultatmål, som din leder har gjort dig ansvarlig for, og som er blevet sat inden for de seneste 3-12 måneder. Med resultatmål menes mål, som du skal nå, og som definerer, hvad det er for nogle konkrete leverancer, ydelser og/eller produkter, som dine nærmeste leder har givet dig ansvaret for. 4

6 Dine indirekte medarbejderes mål Dine teamledere, som rapporterer til dig, har en række medarbejdere, som formentlig har individuelle resultatmål. Disse medarbejdere er dine indirekte medarbejdere. Nedenfor finder du et skema, hvori du bedes indskrive 8-10 resultatmål, som dine teamledere har givet nogle af deres medarbejdere inden for de seneste 3-12 måneder, og som har relation til de teamleder-mål, som du har listet overfor. Med resultatmål menes mål, som definerer, hvad det er for nogle konkrete leverancer, ydelser og/eller produkter, som dine nærmeste leder har givet dig ansvaret for. 5

7 Konflikthåndtering Som mellemleder vil du af og til opleve, at der opstår arbejdsrelaterede konflikter mellem dine teamledere, mellem dig og din leder eller mellem dig og øvrige mellemledere i din del af organisationen. Benyt boksen nedenfor til at beskrive 1 arbejdsrelateret konflikt, som du i din egenskab af mellemleder har været involveret i, og som har fundet sted inden for de seneste 1-3 måneder: Hvilke parter var involveret i konflikten? Hvad handlede konflikten om? Hvad var konsekvensen af konflikten? Hvor længe stod konflikten på? Blev der fundet en løsning på konflikten? Hvori bestod løsningen på konflikten? 6

8 Struktureret teamlederudvikling At sætte udviklingsmål for dine teamledere er en central del af dit lederskab som mellemleder. Ved begrebet udviklingsmål forstås de mål (og aftaler), som du har med den enkelte teamleder for dennes professionelle (faglige kompetencer) og personlige (adfærdsrelaterede) udvikling. Udviklingsmål handler derfor om de mål, som er sat for dine teamlederes dygtiggørelse. Nedenfor finder du et skema, hvori du bedes notere 6-8 konkrete eksempler på udviklingsmål, som du har sat for dine teamledere inden for de seneste 6-12 måneder. Hvis sådanne mål ikke er blevet sat, efterlades skemaet blankt. 7

9 Coaching På Middle Management Program bliver du trænet i at coache dine teamledere. Du bedes derfor forberede 1-2 emner eller temaer, som du som leder gerne vil coaches på, og som har forbindelse med dine daglige ledelsesudfordringer som mellemleder. Notér nedenfor venligst dine 1-2 emner. 8

10 Vurdering af dine teamlederes performance Beskriv nedenfor hvordan du som mellemleder gennemfører vurderingen af dine teamlederes performance. I din beskrivelse skal du besvare følgende spørgsmål: 1. Følger du en særlig proces (med givne værktøjer) designet til hjælpe dig i din vurdering af dine teamledere? 2. Hvis ja, hvordan ser processen ud og hvilke værktøjer/koncepter anvendes i din forberedelse, i vurderingen, i tilbagemeldingen etc.? 3. Hvis nej, hvordan har du så selv som mellemleder besluttet at vurdere dine teamledere? 4. Hvad fokuserer du på/tillægger værdi i vurderingen af dine teamlederes performance? 5. Hvordan giver du feedback på performance? 9

11 Hvad anvender du din tid på? Angiv i skemaet nedenfor hvor mange timer, du hver måned gennemsnitligt set bruger på de ledelsesopgaver, som er listet i skemaet. Angivelsen af timeantallet skal tage afsæt i en gennemsnitlig arbejdsuge på timer, dvs. 160 arbejdstimer per måned. Tema Tid Fastsættelse af præstationsmål Operationel planlægning Struktureret teamlederudvikling Coaching af teamledere Vurdering af teamledernes performance Kommunikation Konfliktløsning 10

12 Ledelse af snitflader Hvordan ser din organisation ud? Medbring venligst et organisationsdiagram for din organisation, som klart viser, hvordan din organisation er opbygget. Forklar evt. hvorfor du har valgt at sammensætte den som du har? Notater til eget brug. 11

13 Rekruttering og udvælgelse Tænk tilbage på dine seneste 2-3 rekrutteringer. Lav en oversigt over hvilke kriterier, som er afgørende for din udvælgelse af teamledere, dvs. hvilke forhold var udsalgsgivende for, at du valgte at ansætte netop disse teamledere. 12

14 Relationsopbygning Lav en liste over dine / dit teams væsentligste interessenter, både de primære og de sekundære. De primære interessenter er de individer (både i og uden for virksomheden) samt de øvrige teams/afdelinger i virksomheden, som det er afgørende at have som medspillere for at du og dit team kan nå jeres mål. De sekundære interessenter er de individer og eller teams/afdelinger, som har mulighed for at påvirke din og dit teams opnåelse af jeres mål, men som har mindre betydning herfor end de primære interessenter. Vælg 2-3 af dine primære interessenter ud og beskriv kortfattet, hvordan du konkret plejer disse 2-3 interessenter (forskellige former for pleje kunne være vidensdeling, mundtlig og skriftlig kommunikation, involvering, projektdeltagelse, høringer osv.) 13

15 Motivation / Engagement Hvis du er ansat i en virksomhed, som én gang årligt måler medarbejdernes motivation / tilfredshed med at arbejde for virksomheden, bedes du medbringe de seneste/nyeste resultater for din egen organisationen. Hvis sådanne data ikke er tilgængelige, bedes du blot se bort fra dette punkt. Nedenfor kan du notere mulige hovedkonklusioner fra målingen. 14

16 Hvilke ledelsesopgaver bruger du mest tid på? Angiv i skemaet nedenfor hvor mange timer, du hver måned gennemsnitligt set bruger på de ledelsesopgaver, som er listet i skemaet. Angivelsen af timeantallet skal tage afsæt i en gennemsnitlig arbejdsuge på timer, dvs. 160 arbejdstimer per måned Tema Tid Ledelse / styring af snitflader i din organisation (mellem teams) Udvikling af afdeling/organisation Rekruttering af teamledere Planlægning og fordeling af ressourcer i din organisation Kommunikation Relationsopbygning 15