Referat fra Hovedbestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat fra Hovedbestyrelsesmøde Mødedato: Søndag den Mødested: Klublokalet Tidspunkt: Kl. 10:00 14:00 (mødes kl. 9:45) Mødetype: Hovedbestyrelsesmøde nr. 05 Fortæring: Tegnstyrer: Kvaje slik: & Referent: TL Deltagere: Fraværende: Daniel Vest (), Tine Lind (TL), Kim Larsen Christensen (), Jutta A. Nielsen (JAN), Jesper Fløe (), Nikolaj Seemann (NS), Tine M. Vest (TV) Maria Grandt (MG), Kim Aarosiin (KA) Dagsorden Åben/Lukket 1. Formanden har ordet... LUKKET 2. Godkendelse af dagsorden... Fælles Godkendt efter enkelte tilføjelser. 3. Korrespondanceliste fra sidste møde... Fælles har ikke nået at lave telefonliste. har ikke nået at lave pris liste med to kolonner. har ikke arbejdet videre med tilmeldingssystem. 4. Administration a. Bordet rundt (fx sidste nyt, ferie m.m.)... Fælles holder ferie i uge 43. orienterer om formandsnetværksmøde d. 28. september. Der er kommet udkast på diverse vedtægts ændringer mv., det endelige udkast kommer medio november. HB enes om, at vi holder debat aften d. 11. december om disse vedtægtsændringer. FU arbejder videre med dette. b. Fremlæggelse af regnskab for 3. kvartal fremlagde et detaljeret regnskabet, vi kan se, at vi har fået flere penge ind på kontingent indtægter dejligt! sender regnskab ud på mail. c. Økonomi... Vi skal betale 200 kr. til banken som erhvervsforsikring, så er vi forsikrede mod bl.a. hacking i netbank. Caféudvalget har fået besked på, at de ikke må gå i pengeskabet og veksle penge, det er KUN HB, der må gøre det. d. Budgetopfølgning... sender et let overskuelig budget opfølgning ud pr. mail. e. Digital post pr Der er kommet ny lov om, at alle med cvr. nummer skal oprettes med digitalt post senest d. 1. november sørger for at gøre dette på foreningens vegne.

2 5. Forening a. Medlemskab... JAN Der er sendt kontingent rykkere ud til 23 medlemmer, 8 ud af disse har betalt kontingent. Nogle har betalt direkte til DDL, disse navne mangler vi stadig at få oplyst fra DDL vil tage kontakt til dem og bede om navnene. Medlemmer, der ikke har betalt kontingentet er nu sortlistet hos os og DDL, JAN kontakter DDL med navne på dem, der har betalt og dem der ikke har betalt og som er sortlistet. Hvilket betyder, at disse medlemmer ikke kan melde sig ind i andre foreninger, før kontingentet er betalt hos os. Flere mangler stadig medlemskort. HB ytrer frustrationer over dette, da medlemmerne bliver sure på HB når HB beder om at se medlemskort. HB diskuterer om det kunne være en god ide, at DDL fremover sender medlemskortene til foreningerne, hvor foreningerne sørger for at udlevere dem personligt/sende ud med posten for at sikre, at medlemmerne får deres medlemskort? vil undersøge, om det kan lade sig gøre at vi udsender nyhedsbreve mm. via digital post, som vi skal have etableret. 1. Opdatering af medlemsliste... TL Fredagscafé mangler opdatering af medlemsliste, det er meget vigtigt at det bliver gjort da fredagscafé jævnligt har diskussioner med medlemmer, der siger de har betalt, men de ikke har fået medlemskort og de ikke medbringer kvittering. HB enes om, at medlemskort skal fremvises ved hvert arrangement. HB skal have opdateringer på skyldner listen. b. fra Kim Aarosiin... Kim Aarosiin har sendt mail og skrevet, at han fratræder sin post i bestyrelsen. HB tager hans mail til efterretning. svarer ham. c. Generalforsamling Vi har fået lov til at låne Center for Høretab (Fredericiaskolen) til generalforsamlingen. Dirigent og referent er fundet, kontakter dem. JAN, TL, og indgår i arbejdsgruppe i forbindelse med generalforsamlingen, de skal forberede dagen, eftermiddagskaffe, aftensmad mv. HB diskuterede hvordan strukturen skulle være, om vi skal ændre til 5 bestyrelsesmedlemmer som før eller om vi skal bevare 7. Enighed om, at vi gerne vil ændre til 5 bestyrelsesmedlemmer igen og mere struktur skal gøre at det kan fungere. Vores bud er: formand, næstformand (inkl. ejendomsleder), kasserer, caféleder og kulturleder. Møde hver halvanden måned. d. Arbejdsopgaver... TL Alle skal skrive hvilke arbejdsopgaver de besidder som f.x. caféudvalgsleder hvilke opgaver har caféudvalgsleder? Det vil gøre det nemmere for nye bestyrelsesmedlemmer fremadrettet at vide, hvilke opgaver der ligger i posten. e. 3U... TL / LUKKET f. Frivilligfest... TL Der skal være frivillig fest til marts, og TV arrangerer

3 g. Medlemsmøde d. 13. november TL Alle fra HB deltager i medlemsmødet. NS sørger for at bestille tegnsprogstolk. Ejendomsudvalget er ved at planlægge to møder, det ene møde skal HB deltage i og det andet er kun for ejendomsudvalget. h. FTSF s fødselsdag d. 25. oktober TL og laver lagkager. Fælles spisning i byen på Jensens Bøfhus kl , vi mødes ved FTSF kl bestiller bord. kommer ikke på grund af arbejde. kontakter cafeudvalget og kaffeudvalget og hører, om de kan hjælpe den dag. Kaffeudvalget møder ind kl , det samme gør cafeudvalget. 6. Nyt fra udvalgene a. Caféudvalg... er ved et uheld kommet til at ødelægge det lille køleskab i baren, han har fundet en ny (gratis) i Aarhus som han vil hente. Fredagscafé har succes i øjeblikket, det hjælper at have tema fredage det lokker folk til. Næste fredagscafé er d. 1. november med J-dag som tema. Der arbejdes stadig på stempelkort ordning. vil kontakte Carlsberg for et nyt køleskab til drikkevarer, da den nuværende larmer rigtigt meget og den er fra HB opfordrer til at sende fredagscafé program ud i god tid. 1. Kaffeudvalg... TL 2. Fjernelse af radiator ved Café... HB godkender, at radiatoren ved caféen fjernes, da bordet hænger lidt og har brug for noget støtte, pt. er det svært da radiatoren står i vejen. HB godkender også, at der købes bolte til at lukke radiatoren af med. 3. Computer til Fredags Café... Der har været problemer med, at caféens bærbare med alt musik i ikke har været i FTSF når der har været fredags café HB enes om, at der byttes rundt på de bærbare, således at kasseren får en bærbar, hvor regnskabsprogrammet er i og en anden bærbar til caféen, hvor alt musik er i. Husk, vi har et YouSee abonnement, brug musikken derfra. b. Ejendomsudvalg... NS Der har været ejendomsudvalgsmøde og beboermøde. Der flytter en ny beboer ind d. 15. oktober på Nørrebrogade. Ros til DB for hans arbejde med toilettet under fredagscafé. TL sender referater fra ejendomsudvalgsmøde og beboermøde til HB. c. Fanebærerudvalg... JAN Ingen bemærkninger. d. Festudvalg... TL 1. Evaluering af sommerfest... Kort summering; uheldigt med vejret, fin fest, popcorn maskinen ikke en succes, meget mad i overskud, problemer med aflagte ben på græsplænen, fedtpletter på væggen, klage fra CFH. sender referat ud til HB

4 2. Julefrokost TL Julefrokost udvalg har haft møde, der er fremlagt budget. HB foreslår, at priserne bliver 200 kr. for medlemmer, 300 kr. for DDL medlemmer, 400 kr. for ikke-medlemmer. Vi er nødt til at give vores egne medlemmer medlemsfordele fremfor DDL-medlemmer og ikkemedlemmer. spørger caféudvalget, om de vil hjælpe med at sælge den dag. e. Historiskudvalg... Der sker lidt i udvalget, der bliver pt. ryddet op i rummet i kælderen. opfordrer, at der til 2014 budget laves et budget til historisk udvalg, da de har nogle økonomiske ønsker i forhold til indkøb af materialer. f. Kioskudvalg... Det kører fint i kiosken, der tjenes penge og stadig kun 2 frivillige. g. Kulturudvalg... TV Der har været møde i kulturudvalget, programmet for resten af året er planlagt og en del af forår 2014 er også planlagt. 1. Kreative onsdage / entré... TV Diskussion om entré til kreative dage, da vi oplever enkelte personer, der kommer, er ikke medlem hos os. HB enes herefter om, at fra 1. januar 2014 skal der betales entré for DDL medlemmer og ikke-medlemmer. Dette gælder både for Kreative onsdage og Fredags café. 2. Foreningsaftener... TL HB oplever jævnligt til foreningsaftener ved foredrag mm., at der er meget uro blandt medlemmer, flere vælger at sidde ved baren og snakke, selvom der bliver bedt om at ikke snakke. HB enes om at projektoren flyttes ned til den anden væg, der sættes whiteboard op så vi fremover sidder mod den anden væg i stedet for som det er nu. vil gøre det i uge 43. h. Medieudvalg... Fælles 1. Vejledning til opsætning af nyhedsbrev... TL TV og TL har lavet vejledning til opsætning af nyhedsbrev/opslag om udflugt, fredags café mm. Dette sendes ud til HB. 7. Nyt fra afdelinger a. Døves Idrætsklub FREMAD... FREMAD er ved at finde ud af, om de vil planlægge DM i Futsal januar b. Tegnsprog CI... Der har været møde, hvor medlemmerne af udvalget blev enige om, at de skiftes til at arrangere sammenkomster. TV er tovholder. c. Whist... Der er trekantsturnering i Fredericia d. 30. november Næste møde... Søndag den , kl. 10:00 14:00. Fortæringsansvarlig: NS Suppleanter er velkomne til at deltage til bestyrelsesmøde, dog har suppleanter ingen stemmeret, kun taleret

5 Korrespondanceliste: Lave telefonliste Lave prisliste med to kolonner Undersøge tilmeldingssystem Arbejde videre med medlemsmøde d. 11. december Sende regnskab til HB på mail Sende budget opfølgning til HB på mail Oprette digital post til FTSF Kontakte DDL vedr. opdateret medlemsliste/sortliste Kontakte DDL vedr. betalte medlemmer Undersøge digital post / nyhedsbreve Svare KA Forberede generalforsamling 2014 Beskrive arbejdsopgaver Arrangere frivillig fest Deltage til medlemsmøderne Bestille tolk til medlemsmødet d. 13. november Bestille bord på Jensens Bøfhus d. 25. oktober Kontakte kaffe og caféudvalget mht. 25. oktober Arbejde videre med stempel kort Kontakte Carlsberg mht. ny køleskab Kaffe og caféudvalgsmøde Fjerne radiator Sende referater fra ejendomsudvalgsmøde og beboermøde til HB Sende referat fra sommerfest til HB Lave ændringer i klublokalet FU JAN, JAN, + TL ALLE + TV ALLE NS TL - 5 -