Velkommen. Endnu engang tak, fordi du vil bruge tid på at hjælpe nogle af verdens fattigste mennesker til at få et bedre liv.

Transkript

1

2

3 Velkommen Velkommen som indsamlingsleder til Folkekirkens Nødhjælps Sogneindsamling. Sogneindsamlingen afholdes hvert år den første søndag i marts, og vi glæder os til det fremtidige samarbejde. Sogneindsamlingen er gennem de seneste år vokset. Over halvdelen af alle sogne er med, og over indsamlere er på gaden den dag. Det er virkelig en opgave, vi står sammen om både kirke og folk, og med det store indsamlingsbeløb er det en indsamling, som helt konkret gør en forskel. Som indsamlingsleder er du Folkekirkens Nødhjælps lokale repræsentant, og som ansvarlig for husstandsindsamling i dit område vil vi give dig al den støtte, som du synes er nødvendig for at løse opgaven. For at det skal være så nemt som muligt at arrangere husstandsindsamling, har vi lavet denne håndbog, som trin for trin fortæller dig, hvad du skal gøre. Er du i tvivl om bogens anvisninger, så skriv til sogneindsamling@dca.dk På har du som indsamlingsleder din egen hjemmeside. Her kan du få inspiration til at hverve indsamlere, bestille materialer samt finde billeder og artikler om indsamlingen. Adgangskoden står på det dataark, du modtager sammen med velkomstbrevet. I Folkekirkens Nødhjælp er vi virkelig stolte af denne indsamling, som kun kan lade sig gøre, fordi I lokalt er mange, som tager ansvaret på jer. Endnu engang tak, fordi du vil bruge tid på at hjælpe nogle af verdens fattigste mennesker til at få et bedre liv. Henrik Stubkjær ı Generalsekretær i Folkekirkens Nødhjælp

4 Adresser 3 Forberedelse før jul 4 Indsamlingsleder 4 En artikel i kirkebladet 4 Forberedelse efter jul 5 Inspirationsmøde 5 Skriv til lokalaviserne 5 Bestilling af materialer 5 Lave ruter 6 Find indsamlere og bestil materiale 7 Kontakt tidligere indsamlere 7 Hæng plakater op 7 Presse 7 Kontakt til lokale organisationer 7 På selve indsamlingsdagen 10 Legitimationsskilt, kontrolkupon og mærkat 10 Huskeliste til indsamlingsdagen 11 Optælling 11 Indtelefonering af det indsamlede beløb 13 Indbetaling af det indsamlede beløb 13 Efter indsamlingen 14 Den gode historie Presse 14 Mærkater og legitimationskort 14 Holdere og indsamlingsbøsser 14 Evaluering 14 Sogneindsamling Stikord 16 Praktiske ting 8 Lokale 8 Sponsorat 8 Klarmelding af sogn 8 Har du modtaget alle materialer? 9 Optællingsskema 9

5 Adresser Folkekirkens Nødhjælp Nørregade København K Telefon Fax sogneindsamling@dca.dk Optællingslinie Telefon Returnering af ubrugte indsamlingsbøsser Sundtoftegård Eggertsvej Nykøbing F. Att. Folkekirkens Nødhjælp 3

6 Forberedelser før jul Indsamlingsleder Hvis du er ny indsamlingsleder, har fået en ny adresse, eller er flyttet, skal du ringe og registrere dig hos Folkekirkens Nødhjælp på telefon Af sikkerhedsmæssige hensyn kan du ikke rette disse oplysninger elektronisk. Som ny indsamlingsleder modtager du en velkomstmappe indeholdende: Dataark for både sogn og indsamlingsleder, samt indsamlingslederhåndbogen. En artikel i kirkebladet For at lette dit arbejde har vi lavet 2 artikler, du kan bruge til det lokale kirkeblad eller lokalavisen. Artiklerne vil informere om årets tema for Sogneindsamlingen og opfordre læsere til at melde sig som indsamlere. Du modtager artikler i november med posten. Der vil ligge en digital version + billeder på 4

7 Forberedelser efter jul Inspirationsmøde Inspirationsmødet er startskuddet til årets Sogneindsamling. Her vil du få en grundig introduktion til årets tema. Vi anbefaler alle at deltage, da det er en rigtig god måde at møde andre indsamlingsledere på og samtidig få inspiration til, hvordan man hverver alle de indsamlere, man har brug for. Skriv til lokalaviserne Efter nytår er det en god ide at tage kontakt til de lokale aviser for at varsle indsamlingen. En artikel i avisen er også god til at skaffe indsamlere. På vores hjemmeside kan du finde et par artikler og billeder til inspiration. Du er også velkommen til at ringe til Folkekirkens Nødhjælp, hvor vores journalister er parate til at hjælpe med pressearbejdet. Husk de fleste aviser foretrækker at modtage artikler elektronisk. Bestilling af materialer Tjek den tilsendte materialebestillingsliste. Er der hvad du skal bruge? Hvis du har brug for ekstra materiale kan det bestilles på klik på Service Center i venstre menu. Tjek, at du har dataarket for dit/dine sogne. Du skal bruge sognets FKN-nummer til at logge ind på Service Centeret. 5

8 Lave ruter Som indsamlingsleder har du mulighed for at benytte dig af Eniro s online-rutesystem. Her kan du opbygge, redigere, gemme og udskrive dine ruter. Resultatet bliver et flot rutekort med logo, overskrift, toptekst, rutebeskrivelse, bemærkninger, skaleret kort med ruten tegnet ind og bundtekst. Sidst, men ikke mindst gemmes ruterne hér til videre eller senere brug. Du finder ruteplanlægningsværktøjet på Af sikkerhedsmæssige hensyn skal du logge ind. Password og FKN nummer står på tilsendte dataark. Skriv følgende: < < < < < Organisation: skriv FKN med store bogstaver Områdetype: vælg sogne - vent på den opdaterer Område: find dit sogn. Distrikt: Skriv dit sogns 6 cifrede FKN nummer Adgangskode: Skriv password Vær opmærksom på, at systemet bruger betegnelsen distrikt for sogn. Yderligere vejledning finder du under hjælp oppe i højre hjørne. Du er også velkommen til at ringe på , hvis du ønsker en personlig vejledning. 6

9 Find indsamlere og bestil materiale Kontakt tidligere indsamlere Tag kontakt til tidligere indsamlere og hør, om de vil hjælpe til igen i år. Hæng plakater op Du kan bestille plakater til hvervning af indsamlere hos Folkekirkens Nødhjælp på hjemmesiden eller pr. telefon. Hæng dem op i kirken, på skolen, i de lokale butikker eller, hvor der ellers kommer mange mennesker. Presse Tag kontakt til de lokale medier og fortæl om indsamlingen vi har udkast til pressemeddelelser, som kan hentes på Kontakt til lokale organisationer Det er en fordel at tage kontakt til de lokale spejdere og idrætsforeninger, Y s Men, Rotary, Lions, menighedsråd, lokalpolitikere, efterskoler og/eller andre organisationer i dit lokale område. På den måde kan du nemmere få tilknyttet indsamlere. Husk at skrive dit navn og telefonnummer på alle henvendelser. 7

10 Praktiske ting Lokale Find i god tid et egnet lokale til indsamlingen. Det kan f.eks. være konfirmandlokalet, præstegården, aktivitetshuset eller din egen stue. Sponsorat Find dig eventuelt en sponsor blandt de lokale handlende. Sponsorer kan f.eks. hjælpe med kaffe og mad til indsamlerne på selve indsamlingsdagen. Klarmelding Du skal klarmelde dit indsamlingssted hvert år, hvilket sker ved, at du giver besked til Folkekirkens Nødhjælp om starttidspunkt og sted gerne via hjemmesiden. Du bestemmer selv, hvornår på dagen du vil lægge indsamlingen, men de fleste starter indsamlingen mellem kl. 10 og 13. Det er vigtigt, at du melder dit sogn klar til indsamling senest 3 uger før indsamlingsdagen. 8

11 Har du modtaget alle materialer? Når du modtager indsamlingsmaterialerne, så tjek med det samme, om alt hvad du bestilte er i kassen. Du vil have materialerne senest 1 uge før indsamlingsdagen har du ikke det, skal du ringe med det samme til , så vi kan sikre, at indsamlingsbøsserne når frem i tide. Bemærk: Eventuelle papirmaterialer ligger under bøsserne og under et tykt papskilt. Disse materialer kan du finde i kassen: Indsamlingsbøsser Navneskilte + holdere Legitimationskort/kontrolkupon/mærkat til indsamlingsbøsser Indsamlingsvejledninger Optællingsskema med girokort Plastikposer Girokort til folk der ikke er hjemme ca. 25 pr. 100 husstand Optællingsskema Tjek, at du har modtaget optællingsskemaet. På optællingsskemaet er der et girokort samt personlig kode, du skal bruge, når du skal indringe sognets resultat på indsamlingsdagen. 9

12 På selve indsamlingsdagen Mød op på indsamlingsstedet i god tid, så du kan nå at fordele ruterne og lægge dem klar til indsamlerne. Indsamlingslokalet gøres klar ved at hænge plakater op og have forfriskninger klar. Ifølge loven må børn under 11 år kun samle ind, hvis de er i følge med voksne. Børn mellem 11 og 18 år skal følges ad to og to. 1 2 Legitimationsskilt, kontrolkupon og mærkat Alle indsamlere skal bære synligt legitimationsskilt, og alle indsamlingsbøsser skal være forsynet med et mærkat. Kun når både skilt og mærkat bæres af indsamleren, er indsamlingen lovlig. Legitimationsskilt, kontrolkupon og mærkat er samlet i et sæt med 3-lags gennemslagspapir. Når du skriver på legitimationskortet vil navnet gå igennem på kontrolkuponen og mærkatet. 1. Legitimationskort foldes og sættes i holderen, som bæres på brystet Kontrolkupon bruges af indsamlingslederen til at styre, hvem der har fået udleveret den enkelte bøsse. Endvidere skrives det indsamlede beløb ind på kontrolkuponen, når bøssen kommer tilbage. Selvklæbende mærkat til at sætte på indsamlingsbøssen. 10

13 Indsamlerne registreres vurdér om der skal vises ID og sendes af sted med indsamlingsbøsser, rutekort og de materialer, der skal bruges på ruten. Indsamlerne kommer tilbage. Hav forfriskninger klar til dem og vær klar til optælling. Bed dem udfylde evalueringsskemaerne, mens du og hjælpere optæller indholdet af de fyldte indsamlingsbøsser. det samlede beløb for alle indsamlere optælles og indtelefoneres til Folkekirkens Nødhjælp. Huskeliste til indsamlingsdagen Materialer tilsendt fra Folkekirkens Nødhjælp Brødkniv til at åbne indsamlingsbøsser Kasse til opbevaring af de indsamlede penge Forplejning, kaffe, te mv. Kopper, termokander mv. Borde/stole Rutekort/ruteoversigt Kuglepenne Mappe til kontrolkuponer, hulmaskine mv. Papir mv. Mobiltelefon Optælling Det nemmeste er, at du og en hjælper selv tæller pengene op. Men er I et stort sogn, eller har I i forvejen en god kontakt til et lokalt pengeinstitut, er det en god idé at spørge, om de vil hjælpe med optællingen. I de store byer har vi 11

14 På selve indsamlingsdagen lavet en aftale med BG-Bank, som ekstraordinært holder åbent om søndagen. Husk at tilmelde jer hos os, hvis I vil aflevere penge i BG-Bank på dagen. HUSK: Uanset hvordan I tæller op, skal I anvende optællingsskemaets girokort og personlige kode til indtelefonering. Når I anvender optællingsskemaet, skal I være to personer med til optællingen, og begge skal attestere optællingsskemaet. Hvis I tæller op med maskine: Det totale resultat skrives i sammentællingsfeltet. Hvis I tæller op i hånden: I skal tælle de enkelte møntenheder op hver for sig. De to personer skal hver især foretage en sammenregning af resultatkolonnen. Det udfyldte skema indsendes til Folkekirkens Nødhjælp snarest efter indsamlingen. Resultaterne indgår i Sogneindsamlingens centrale bogholderi. 12

15 Indtelefonering af det indsamlede beløb Det indsamlede beløb skal efter optælling indtelefoneres til Folkekirkens Nødhjælp. Vi har oprettet en særlig telefontjeneste på dagen < < < < < Hav optællingsskemaet parat. Ring op på nummeret står også på optællingsskemaet. Indtast sognets nummer (står på optællingsskemaet). Indtast din personlige PIN-kode (står på optællingsskemaet). Følg instruktionerne i telefonen. Indbetaling af det indsamlede beløb Første hverdag efter indsamlingen skal du overføre/indbetale de indsamlede penge til Folkekirkens Nødhjælp på det tilsendte girokort. Er du indsamlingsleder i mere end ét sogn, vil vi bede dig om at tælle de enkelte sogne op hver for sig. Dette vil lette vores bogholderi og revision samt gøre vores arbejde med fremtidige indsamlinger bedre. 13

16 Efter indsamlingen Den gode historie Presse Har I en god historie til pressen fra indsamlingsdagen, sidder Folkekirkens Nødhjælps journalister klar på telefonerne i sekretariatet. Du kan også sende med billeder. Ønsker du indsamlingsstedets resultat i den lokale avis eller i lokalradioen, så tag selv kontakt til redaktionen. Mærkater og legitimationskort For at undgå misbrug af indsamlingsmaterialerne, skal alle overskydende mærkater og legitimationskort gøres uanvendelige og destrueres umiddelbart efter indsamlingen. Holdere og indsamlingsbøsser Holdere og indsamlingsbøsser skal genbruges. I kan enten selv gemme dem et sikkert sted til næste år eller sende dem til vores pakkecentral på Sundtoftegård: Sundtoftegård Eggertsvej Nykøbing F. Att. Folkekirkens Nødhjælp Evaluering For at gøre vores indsamling så effektiv som muligt vil vi efter indsamlingen bede om din hjælp til at udfylde et evalueringsskema. Evalueringsskemaerne skal danne baggrund for det kommende års indsamling. Har du i øvrigt ris og ros, er du altid velkommen til at kontakte os. 14

17 Sogneindsamling søndag den 4. marts 2008 søndag den 2. marts 2009 søndag den 1. marts 2010 søndag den 7. marts 15

18 Stikord Adresser 3 Bestilling 5, 7 BG-Bank 12 Børn 10 Destruering 14 Dataark 4, 5, 6 Evaluering 11, 14 Forfriskninger 8, 10, 11 Girokort 9, 12, 13 Huskeliste 11 Hejmmeside 3, 4, 5 ID 11 Indbetaling 13 Indsamlere 7 Indsamlingsbøsser 9, 10, 11, 14 Indsamlingsleder 4 Indsamlingssted 8, 10 Indtelefonering 13 Inspirationsmøde 5 Kirkebladet 4 Klarmelding 8 Kontrolkupon 10 Legitimationsskilt 10, 14 Lokalaviser 4, 5, 7 Lokale 8, 10 Materialer 5, 9 Mærkat 10, 14 Navneskilte 9, 10, 14 Optælling 11 Optællingsskema 9, 13 Plakater 7 Presse 4, 5, 14 Resultat 12, 13 Returnering 3, 14 Ruteplanlægning 6, 10 Servicecenter 5 Sponsorat 8 Sundtoftegård 3, 14 16

19

20 FOLKEKIRKENS NØDHJÆLP NØRREGADE KØBENHAVN K TELEFON