UNIVERSITY COLLEGE LILLEBÆLT. Politik for ansættelse, fastholdelse og fratrædelse

Transkript

1 UNIVERSITY COLLEGE LILLEBÆLT Politik for ansættelse, fastholdelse og fratrædelse HSU 16.marts 2016

2 Indhold 1. Indledning Ansættelsespolitik Formål Rekruttering Ansættelse Elever Introduktion af nye medarbejdere Fastholdelsespolitik Fratrædelsespolitik Formål Fratrædelse efter eget ønske (ansøgt) Afskedigelse begrundet i institutionelle forhold (uansøgt) Opsigelse begrundet i den ansattes forhold (uansøgt) Generelt om afskedigelse Udtalelse Kriterier ved udvælgelse af medarbejdere til afskedigelse... 7 Bilag 1 - kriterier... 8 Bilag 2 - skema... 10

3 1. Indledning Ansættelses- og fratrædelsespolitikken er en del af University College Lillebælts (UCL) overordnede personale- og ledelsespolitik og bygger på institutionens værdier: Vi bygger på viden Vi er nysgerrige Vi samarbejder 2. Ansættelsespolitik Ansættelsespolitikken er et udtryk for UCL s holdninger i forbindelse med håndtering af de elementer der indgår i en medarbejders ansættelse. 2.1 Formål Formålet med denne del af politikken er at sikre UCL til stadighed kan tiltrække og ansætte kvalificerede medarbejdere med relevante, faglige og personlige kompetencer som specifikt kan bidrage til UCL s overordnede mål, vision og strategier og den enkelte enheds mål og visioner sikre særlig opmærksomhed på den første tid for en ansat, da denne anses for at være særlig vigtig i forhold til trivsel, udvikling og fastholdelse sikre mangfoldighed i personalesammensætningen, således at UCL har medarbejdere af begge køn og som afspejler den etniske befolkningssammensætning i det danske samfund sikre UCL s sociale medansvar afspejles i viljen til at søge beskæftigelsesmuligheder for særligt udsatte grupper. 2.2 Rekruttering Behovet for at rekruttere en ny medarbejder vil altid give anledning til, at ledere med ansættelseskompetence, overvejer og vurderer, hvilke profiler, der er behov for i enheden og om organisationsstrukturen er den rigtige. UCL forpligter sig til at ansætte og uddanne et passende antal elever og praktikanter. I UCL gennemføres der professionelle og ordentlige rekrutteringsforløb, hvor målet er at tiltrække flest mulige kvalificerede og motiverede kandidater, så der sikres et bredt ansøgerfelt. Dette gøres i samarbejde med medarbejdersiden. Ansøgere, der er ansat i UCL, skal indkaldes til samtale, hvis de opfylder de formelle krav til stillingen. UCL opslår alle faste stillinger eksternt. Dette princip kan fraviges i særlige tilfælde, fx ved ønske om intern rekruttering eller ved mange afskedigelser begrundet i besparelser. side 3

4 Læs mere i Retningslinjer for rekruttering Ansættelse I UCL sker ansættelsen som udgangspunkt med en prøvetid på 3 måneder. Fravigelse kan ske, såfremt medarbejderen har været ansat i en sammenlignelig stilling i UCL i minimum 6 måneder. Ved internt stillingsskift til en avancementsstilling kan prøvetid indgå i de nye ansættelsesvilkår, såfremt der samtidig bevilges orlov i den hidtidige stilling. Det tilstræbes, at den der ansættes er bekendt med de fremtidige ansættelsesvilkår inden denne evt. skal opsige sin stilling hos en anden arbejdsgiver. Ansættelse i UCL sker som udgangspunkt med ét primært ansættelsessted (enhed), som dog kan have flere adresser. Dette princip kan fraviges ved ansættelse i en kombinationsstilling. Læs mere i Retningslinjer for interne kombinationsstillinger i UCL pdf UCL tilstræber mest mulig digital kommunikation i forbindelse med ansættelsen, fx via E- boks Elever UCL ønsker at deltage aktivt i uddannelse af elever på det teknisk, administrative område. Med henblik på at hjælpe en elev godt videre efter endt elevtid, tilbydes vedkommende ansættelse i 3 måneder på minimum 30 timer pr. uge. 2.4 Introduktion af nye medarbejdere UCL ønsker at alle nye medarbejdere hurtigt finder sig til rette på arbejdspladsen, i forhold til opgaver, relationer og praktiske forhold. Det tilstræbes, at der foreligger en plan for den første tid, som omhandler introduktion til opgaver, organisation mv. UCL afholder jævnligt introduktionskursus for nyansatte medarbejdere. Form, indhold og tidspunkt kan ses på mit.ucl.dk. Deltagelse i dette kursus skal prioriteres i forbindelse med enhedens planlægning. 3. Fastholdelsespolitik Fastholdelsespolitikken er et udtryk for UCL s holdninger til at fastholde medarbejdere. Formålet med denne del af politikken er at: sikre at tilrettelæggelsen af arbejdet tager mest muligt hensyn til den enkeltes arbejdsog livssituation (karriereønsker, familiesituation, sygdom, alder mv.) UCL ønsker at fastholde medarbejdere, der bidrager til at nå UCL s mål. side 4

5 UCL ønsker at gøre en særlig indsats for at fastholde medarbejdere der af den ene eller anden grund har brug for særlig støtte og hensyntagen. Formålet er at skabe en rummelighed i arbejdsforholdene tilpasset den enkeltes medarbejders særlige behov, således at der opnås balance mellem arbejdsliv og privatliv. Indsatserne skal dog afpasses den driftsmæssige situation og lokale forhold. Derudover understøttes indsatsen af de relevante politikker, strategier mv. der er aftalt i UCL: Seniorpolitik, kompetencestrategier og sygefraværspolitik. 4. Fratrædelsespolitik Fratrædelsespolitikken er et udtryk for UCL s holdninger i forbindelse med en medarbejders afsked - ansøgt som uansøgt. Det er et grundlæggende hensyn, at UCL skal være i stand til at varetage sine arbejdsopgaver på en kvalificeret måde. 4.1 Formål Formålet med denne del af politikken er at opnå gennemskuelighed og genkendelighed for både leder og medarbejder i håndteringen af processen omkring ansøgt og uansøgt afsked sikre værdige afskedigelsesprocesser for alle parter, inklusiv de tilbageblevne kolleger og at processen er præget af ordentlighed fra start til slut sikre inddragelse af medarbejdere i beslutninger om organisationsændringer m.v. sikre at omplacering overvejes som alternativ til afskedigelse sikre afskedigelse af medarbejdere, når det ikke kan undgås, sker på et sagligt grundlag uden vilkårlighed og forskelsbehandling. 4.2 Fratrædelse efter eget ønske (ansøgt) UCL ønsker i videst muligt omfang at imødekomme et ønske om særlige aftaler i forbindelse med egen opsigelse, fx forkortet opsigelsesperiode. UCL ønsker at være en attraktiv arbejdsplads, og søger løbende viden om årsagen til at medarbejdere opsiger deres job. Derfor vil alle medarbejdere som opsiger sit job, få mulighed for at svare på få spørgsmål i anonym form (ingen navn eller enhed), om årsagen til opsigelsen. 4.3 Afskedigelse begrundet i institutionelle forhold (uansøgt) Ved mangel på beskæftigelse på grund af forhold i organisationen, kan det blive nødvendigt at afskedige én eller flere medarbejdere. Denne mangel på beskæftigelse kan være begrundet i omstruktureringer eller økonomiske forhold. Ledelsen skal forelægge beskæftigelsesproblemet for de(t) relevante samarbejdsudvalg. Her skal alternative løsningsmuligheder drøftes og der kan aftales en frist for udvalget (høringsperiode) til at komme med alternative forslag, som kan hindre eller minimere side 5

6 afskedigelser, fx frivillig fratrædelse, ønsker om nedsat arbejdstid etc. På dette LSU aftales den videre proces i den konkrete situation. I tilfælde af nedlæggelse af en lille enhed (få medarbejdere) bør det undgås at et samarbejdsudvalg (LSU) orienteres, inden de direkte berørte medarbejdere er informeret om de påtænkte ændringer. HSU vil alene blive inddraget, hvis der er tale om masseafskedigelser. Efter udløbet af en eventuel høringsperiode for samarbejdsudvalget skal ledelsen orientere samarbejdsudvalget om hvilke tiltag, der iværksættes. Hvis afskedigelse ikke kan undgås skal ledelsen overfor samarbejdsudvalget redegøre for den videre proces, herunder en tidsplan. Dette kan, efter aftale, ske pr. mail, hvis fysisk møde ikke er muligt af tidsmæssige årsager. Det tilstræbes at der afsættes tid til at drøfte detaljerne i den videre proces med samarbejdsudvalget. Ledelsen træffer beslutning om hvem der skal afskediges. Det sker med udgangspunkt i de aftalte kriterier (se bilag 1). Lederen for den berørte enhed skal anvende Skema til udvælgelse (se bilag 2). Detaljerne i en afskedigelsesproces fastlægges i dialog med tillidsrepræsentanter, fx om forløbet af samtaler, tillidsrepræsentantens deltagelse som bisidder, information til øvrige ansatte mv. Inden der træffes endelig beslutning om afskedigelse af en medarbejder (i partshøringsperioden), vil HR og Kommunikation afdække alternative beskæftigelsesmuligheder indenfor tilsvarende faglige arbejdsområde ved en anden enhed i UCL. Hvis det ikke er muligt at finde alternativ beskæftigelse effektueres afskedigelsen. Hele processen er beskrevet i Guide til lederens håndtering af afskedigelser. 4.4 Opsigelse begrundet i den ansattes forhold (uansøgt) Afskedigelse begrundet i fx arbejdsindsats, arbejdsevne og sygdom må ikke ske uden en forudgående proces, som har haft til formål at undgå afskedigelsen. Det er således lederens ansvar at agere konsekvent og ansvarligt i forhold til de arbejdssituationer, hvor en medarbejder ikke lever op til ledelsens krav og forventninger fagligt eller adfærdsmæssigt. Forinden varsling af en afskedigelse, påhviler det derfor lederen, at forsøge at forebygge afskedigelse, ved fx hurtig indgriben overfor forsømmelser, bidrage til problemløsning, iværksætte kompetenceudvikling og hjælpeforanstaltninger. Dette sker ved samtaler mellem leder og medarbejder. Hvis der er tale om tjenstlige samtaler, skal der deltage en HR-juridisk konsulent fra HR og Kommunikation. Medarbejderen opfordres til at medtage en bisidder. 4.5 Generelt om afskedigelse Rektor skal godkende alle afskedigelser. Derfor skal lederen indlede en afskedigelse ved at udfylde en online formular på Lederportalen. Rektor og vicedirektør orienteres således om baggrunden for afskedigelsen, herunder hvad der er gået forud. Rektor skal herefter godkende, inden processen kan gå videre. side 6

7 Rektor har afskedigelsesbemyndigelse for stabene. Når afskedigelserne er effektueret, kan der undtagelsesvis aftales særlige forhold der gælder i opsigelsesperioden. En sådan aftale skal forhandles af HR og Kommunikationschefen og indgås med medarbejderen og eventuelt tillidsrepræsentant/faglig organisation. Forhandling vil som udgangspunkt først kunne indledes, når afskedigelsen er effektueret. Tillidsrepræsentanten skal holdes orienteret ved forestående afskedigelser af personale. 4.6 Udtalelse Medarbejdere, der fratræder sin stilling ved UCL, kan bede nærmeste leder om en skriftlig udtalelse, der minimum skal indeholde ansættelsesforholdets varighed samt beskrivelse af stilling og arbejdsopgaver. 4.7 Kriterier ved udvælgelse af medarbejdere til afskedigelse Såfremt det er nødvendigt at afskedige begrundet i institutionens forhold, vil de aftalte fælles kriterier danne udgangspunkt for vurdering af medarbejderne (Se bilag 1). Det kan aftales at der i LSU vedtages supplerende kriterier til brug i en given situation. Såfremt disse ikke er aftalt når en afskedsproces påbegyndes, skal alene de centralt aftalte kriterier anvendes. Ved udvælgelsen af medarbejder(e) der påtænkes afskediget, skal der foretages en konkret og individuel vurdering af medarbejderens kvalifikationer ud fra de aftalte kriterier, sammenholdt med en vurdering af organisationens fremtidige behov for kompetencer. For at sikre en saglig udvælgelse, er der udarbejdet et skema (se bilag 2) til støtte for lederen. side 7

8 Bilag 1 - kriterier Kriterier til brug ved afskedigelse begrundet i institutionens forhold UCL skal overordnet set vælge at fastholde de medarbejdere, som er bedst kvalificerede til at varetage organisationens opgaver, nu og i fremtiden. Ledelsen er forpligtet til at foretage en konkret, individuel vurdering af medarbejderne i enheden, med henblik på at vurdere, hvem der, skal afskediges. I denne proces skal det derfor sikres at den, samlet set, bedst kvalificerede arbejdskraft bibeholdes. Kvalifikationsvurderingen indeholder en samlet vurdering af de 3 elementer: Faglige kvalifikationer, opgavevaretagelse og personlige kvalifikationer. Skema til udvælgelse skal anvendes (Se bilag 2). Medarbejderen, der påtænkes afskediget, skal partshøres på skemaets indhold. Det betyder, at medarbejderen får skemaet tilsendt sammen med partshøringsbrevet. Skemaer på medarbejdere, som har indgået i vurderingen, skal makuleres. Faglige kvalifikationer - her er det relevant at se på medarbejderens: Uddannelse Kurser Relevant erhvervserfaring Varetagelse af definerede specialistfunktioner Faglig fleksibilitet Kriterier: Medarbejderens faglige uddannelse set i forhold til arbejdsområdets opgaver Medarbejderens faglige erfaringer med arbejdsområdets opgaver Medarbejderens varetagelse af definerede specialistfunktioner Medarbejderens faglige fleksibilitet med henblik på varetagelse af flere typer af arbejdsområdets opgaver side 8

9 Opgavevaretagelsen her er det relevant at se på medarbejderens: Kvalitet i arbejdet Effektivitet Omstillingsparathed Overblik Kriterier Har høj kvalitet og stærk faglighed i løsningen af opgaver Effektivitet i opgaveløsningen Være omstillingsparat og proaktiv Evne til at bevare overblikket Levere helhedsorienterede løsninger Personlige kvalifikationer her er det relevant at se på medarbejderens: Engagement Fleksibilitet Samarbejdsevne Ansvarlighed Service-orienteret Kriterier Engagement og samarbejdsevne i forhold til interne og eksterne aktører Evne og lyst til at indgå i nye sammenhænge fagligt og opgavemæssigt mv. Ansvarlighed i opgaveløsningen Serviceorienteret i forhold til kolleger, studerende og eksterne aktører. Medvirker til et godt kollegaskab Kriterierne er ikke opstillet i prioriteret rækkefølge. side 9

10 Bilag 2 - skema Skema til udvælgelse Medarbejderen vurderes ud fra nedenstående kriterier, som ikke er anført i prioriteret rækkefølge. I kolonnen Kolleger anføres de supplerende eller sammenfaldende kvalifikationer som findes hos kolleger. Vær særlig opmærksom på, at medarbejderen der påtænkes afskediget skal partshøres på skemaets indhold. Det betyder, at medarbejderen vil få det tilsendt sammen med partshøringsbrevet. Enhed: Medarbejders navn: Faglige kvalifikationer Medarbejder Kolleger Fremtidige behov/krav Medarbejderens faglige uddannelse, set i forhold til arbejdsområdets opgaver Medarbejderens faglige erfaringer med arbejdsområdets opgaver Medarbejderens varetagelse af definerede specialistfunktioner Medarbejderens faglige fleksibilitet med henblik på varetagelse af flere typer af arbejdsområdets opgaver. Samlet vurdering faglige kvalifikationer side 10

11 Opgavevaretagelsen Medarbejder Kolleger Fremtidige behov / krav Har høj kvalitet og stærk faglighed i løsningen af opgaver Effektivitet i opgaveløsningen Være omstillingsparat og proaktiv Evne til at bevare overblikket Levere helhedsorienterede løsninger Samlet vurdering opgavevaretagelsen Personlige kvalifikationer Medarbejder Kolleger Fremtidige behov/krav Engagement og samarbejdsevne i forhold til interne og eksterne aktører Evne og lyst til at indgå i nye sammenhænge fagligt og opgavemæssigt m.v. Ansvarlighed i opgaveløsningen Serviceorientering i forhold til kolleger, studerende og eksterne aktører. Medvirker til et godt kollegaskab Samlet vurdering personlige kvalifikationer side 11

12 Opmærksomhedspunkter Særlige opmærksomhedspunkter Medarbejder Graviditet? Er medarbejderen gravid eller er i fertilitetsbehandling. Vær også opmærksom på adoption og fædre der har tilkendegivet at de ønsker at afholde barsel. Afskedigelsesbeskyttelse / Særlige forhold? Omfatter tillidsrepræsentanter og suppleanter og arbejdsmiljørepræsentanter. Medarbejderrepræsentanter i bestyrelsen, samarbejdsudvalg (HSU, LSU, HAU og LAU) samt suppleanter. Tjenestemænd eller tjenestemandslignende ansat? Risiko for forskelsbehandling? Omfatter medarbejdere, hvor de kan opfatte sig diskrimineret særligt pga. køn, *alder, religion, hudfarve, *handicap, politisk anskuelse, seksuel orientering, national, social eller etnisk oprindelse. * fx ansat i fleksjob eller seniormedarbejder Særlige kompetencer, der er anvendelige i UCL s samlede opgaveløsning? Opmærksom på andre kompetencer, som den pågældende har, herunder tidligere og nuværende beskæftigelse i andre dele af UCL eller andre steder. (anvendes i forbindelse med evt. omplacering til anden enhed) Samlet vurdering (alle punkter): Dato Underskrift nærmeste leder side 12

13 UCL leverer uddannelser og viden med mening, mennesker og muligheder Vi udbyder uddannelserne til administrationsbachelor, bioanalytiker, ergoterapeut, fysioterapeut, lærer, pædagog, radiograf, socialrådgiver og sygeplejerske. Vi faciliterer videre- og efteruddannelse inden for pædagogik, undervisning, socialt arbejde, sundhed og ledelse og stiller desuden læringsressourcer, viden og kompetencer til rådighed for skoler og lærere. Og som vidensinstitution producerer og formidler vi forsknings- og udviklingsviden til gavn for fremtidens velfærd. UCL har adresse i Odense, Vejle, Svendborg og Jelling. Blangstedgårdsvej Odense SØ Telefon ucl@ucl.dk. ucl.dk