Procedure for kursus- og kongresansøgning (samtlige blanketter findes på intranettet under serviceguiden/rejseservice)

Transkript

1 1 Procedure for kursus- og kongresansøgning (samtlige blanketter findes på intranettet under serviceguiden/rejseservice) Denne procedure består dels af specifikke retningslinjer for ansøgning m.v. af alle indenlandske og udenlandske kurser/kongresser samt nogle principper, gældende specifikt for hjertemedicinsk samt for SLB generelt. Sidst i notatet vil tjenestekørsel og afregning heraf blive beskrevet. Vejledning: 1. (pkt. 1 er kun gældende for læger) Alle ønsker om kurser/kongres, incl. obligatoriske kurser, fremsendes til ledende overlæge, så snart kursustidspunkt er kendt. Der vil kun blive planlagt frihed til kursus i arbejdsplanen såfremt, der foreligger en kursusansøgning på planlægningstidspunktet. Derfor fremsend altid kursusansøgningen sammen med YL-ønskesedlen. 2. Blanketten kursus og kongresansøgning udfyldes (oplys forventet prisniveau) og afleveres til Afdelingsledelsen. Samme blanket gælder for både ind- og udland/intern og ekstern finansiering. Husk at vedhæfte kursusprogram. 3. Afdelingsledelsen godkender/afslår din ansøgning og sender blanketten tilbage til dig. Du opbevarer selv kursusblanketten, der fungerer som dokumentation ved evt. afregning efter endt kursus. 4. Tilmelding til kurset kan ske nu! 5. Det videre forløb med bestilling af rejser, hotel m.m. og betaling af kursusafgift, foregår altid gennem Rejseservice SLBs interne afdeling for rejser. Bestilles der rejser uden om Rejseservice godtgøres rejseudgifterne ikke af Sygehus Lillebælt! 6. Efter endt kursus/kongres/konference sker afregning af udgifter ved fremsendelse af relevant afregningsblanket til Rejseservice V4, Vejle Sygehus. Husk: Kursusprogram samt originale bilag/ - kvitteringer vedlægges. Der findes forskellige blanketter for henholdsvis ind- og udland. For at give et overblik kan nedenstående retningslinjer for bestilling samt afregning af rejser, hotel m.v. med fordel følges! OBS der er særskilte retningslinjer for indland og udland. Alle blanketter og vejledninger, herunder også Gouda Forsikringskort findes på intranettet under Serviceguiden\Rejseservice

2 2 Retningslinjer for bestilling af rejser, hotel m.v. Indland Retningslinjer for bestilling af rejser, hotel m.v. i forbindelse med kurser, konferencer m.v. (bestilles der rejser uden om Rejseservice godtgøres rejseudgifterne ikke af Sygehus Lillebælt) Kursusansøgning: Bestilling af hotel / fly: Blanket udfyldes afdelingsleder Blanket udfyldes på Intranettet afdelingsleder. Navnet på den leder, der har godkendt skrives på den elektroniske blanket Klippekort til tog/ brobizz: Afhentes inden afrejse i: Kolding: Informationen KS Vejle: Rejseservice, byg. E130 Afregning: Udfyldes elektronisk på Intranettet Afregningsblanketten og kursusprogram sendes sammen med originalbilag (af hensyn til revisionen) pr. intern post til Rejseservice, V4 Rejseservice: Er din kontaktperson under hele rejseaktiviteten Behjælpelig med evt. betaling af kursusudgifter Medarbejderne er selv ansvarlige for tilmelding Såfremt kursusafgiften skal betales ved tilmeldingen kontakt Rejseservice Kursusansøgningen skal opbevares i egen afdeling Den elektroniske blanket sendes til Rejseservice Fredericia: Informationen FS Husk at aflevere klippekort/brobizz Må ikke sendes som intern post Bestiller hotel og fremsender rejsepakken Udleverer/modtager klippekort til tog/brobizz Afregner rejseudgifterne

3 3 Retningslinjer for bestilling af rejser, hotel m.v. Udland Retningslinjer for bestilling af rejser, hotel m.v. i forbindelse med kurser, konferencer m.v. (bestilles der rejser uden om Rejseservice godtgøres rejseudgifterne ikke af Sygehus Lillebælt) Kursusansøgning: Bestilling af hotel / Afregning: fly: Blanket udfyldes Blanket udfyldes på Udfyldes elektronisk på Intranettet Intranettet godkendes af en afdelingsleder afdelingsleder, som du skriver på den elektroniske blanket Medarbejderne er selv Den elektroniske ansvarlige for tilmelding blanket sendes til Rejseservice og rejsebureauet Såfremt kursusafgiften skal betales ved tilmeldingen kontakt Rejseservice Kursusansøgningen skal opbevares i egen afdeling Afregningsblanketten og kursusprogram sendes sammen med originalbilag (af hensyn til revisionen) pr. intern post til Rejseservice, V4 Rejseservice: Er din kontaktperson inden og efter rejseaktiviteten Behjælpelig med evt. betaling af kursusudgifter Ansvarlig for at rejsetilbuddet godkendes og fremsender herefter rejsepakken til medarbejderen Afregner rejseudgifterne Rejsebureauet er backup under selve rejsen

4 4 Specifikke principper for Hjertemedicinsk afdeling Der gives fri med løn til alle obligatoriske kurser Øvrige kursusansøgninger prioriteres i forhold til relevans, pris, antallet af øvrige kursusdage for den pågældende m.v. Der gives som hovedregel ikke fri med løn på planlagte fri- eller afspadseringsdage der vil i det enkelte tilfælde ske en vurdering af afdelingsledelsen. Der gives ikke timedagpenge eller diæter Kurser kodes altid (dog undtaget kurser, der varer kortere tid) Generelle principper for hele Region Syddanmark Principperne er beskrevet i Region Syddanmarks retningslinjer for tjenesterejser og befordringsgodtgørelse Nedenfor er uddrag af principperne: Fortrinsvis benyttelse af offentlig transport (dog vurderes hvad det mest hensigtsmæssige og økonomiske transportmiddel er for arbejdspladsen) Der er aldrig kørselsgodtgørelse for transport mellem hjem og tjenestested (vagtkørsel dog undtaget) Rejser skal så vidt muligt foretages på økonomiklasse Region Syddanmark har tegnet en rejseforsikring som gælder for alle ansatte. Ved rejser til udlandet medbringes et kort fra Gouda Rejseforsikring. Dette kort printes fra nettet og findes under Rejseservice. Ved udlandsrejser er der fast definerede dispositionsbeløb. Det vil sige, at det eks. maks. må koste 100 Euro at overnatte i Tyskland. Hvis din udgift er højere vil du ikke få differencen dækket. Overnatning i Danmark må maks. koste følgende (pr ) (evt. difference godtgøres ikke) Hovedstadsomr: kr Århus: kr Øvrig DK: kr. 805 Husk rejser skal altid bestilles gennem Rejseservice

5 5 Tjenesterejser afregning af erhvervsmæssig kørsel/befordringsgodtgørelse Ved afregning af erhvervsmæssig kørsel/befordringsgodtgørelse benyttes ikke kursusskemaet, men i stedet for Blanket til afregning af tjenesterejser. Blanketten sendes i udfyldt stand med intern post til HR-afdelingen V2- Vejle Sygehus. Afregning af erhvervsmæssig kørsel tager udgangspunkt i Region Syddanmark retningslinjer for tjenesterejser og befordringsgodtgørelse. Nedennævnte er uddrag af retningslinjerne. I forbindelse med udbetaling af skattefri befordringsgodtgørelse stiller Skat visse dokumentationskrav. o Rejseruten skal præcist fremgå, dvs. med oplysning om adresse fra og til. o Det er vigtigt at være opmærksom på, at tjenesterejsens formål skal være udfyldt korrekt. Det er ikke nok at skrive møde. Mødets formål skal tydeligt fremgå, f.eks. kan det skrives møde: tilsyn på institution. Fremgår mødets formål ikke tydeligt, vil der ske beskatning af befordringsgodtgørelsen. Det er den enkelte medarbejders ansvar at udfylde korrekt. Bogføringsbilag vedr. den erhvervsmæssige kørsel skal indeholde: o Modtagerens navn, adresse o Kørslens erhvervsmæssige formål o Dato for kørslen o Kørslens mål med eventuelle delmål o Angivelse af antal kørte kilometer o De anvendte satser Såfremt afregningen ikke indeholder alle oplysninger vil den blive sendt retur til dig.