Protokol af møde den 24. juni 2014 blev godkendt.

Transkript

1 Bestyrelsesmøde tirsdag den 18. august 2014 kl Deltagere: Formand Erik Piilgaard Næstformand Dan Christensen Sekretær Bendt Nielsen Bestyrelsesmedlem Tom Sørensen Karin Jørgensen Peter Kragballe Anders Nielsen Direktør Anders Rønnebro Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden. 2. Protokol. 3. Revisionsprotokol. 4. Byggeri 5. Indstilling til dispositionsfonden a. Dækning af udgifter til KTP data ifm. Elektronisk data fra Affald/Varme b. Boligsocial helhedsplan fra afd. 17, 18, 19 og 20 Vandtårnsområdet c. Boligsocial helhedsplan fra 30, Frydenlund d. Boligsocial helhedsplan fra 35, 37, 38 og 39 Herredsvang e. Dækning af ekstraordinære udgifter til inkassobureau ifm. nye forældelsesregler f. Dækning af rådgiverhonorar ifm. genopførelse af brændt lejlighed 6. Udvalg. 7. Nyt fra administrationen. 8. Eventuelt. 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. 2. Protokol Protokol af møde den 24. juni 2014 blev godkendt. 3. Revisionsprotokol Intet nyt. 4. Byggeri Byggemøde Erik Piilgaard orienterede om afholdelse af byggeudvalgsmøde til september.

2 Råderetssager Erik Piilgaard orienterede om råderetsprocedurer. Afdeling 65 - Æblelunden Erik Piilgaard orienterede: Solceller er i nabohøring med svarfrist 18. august. Anders Rønnebro orienterede om byggeregnskab. Solcelleproduktion Anders Rønnebro orienterede om el-produktionen i afdeling i afdeling 41 og 65. Det ser rigtigt lovende ud for afdelingerne. 5. Indstilling til dispositionsfonden: a. Indstilling til dækning af udgifter til KTP data ifm. udarbejdelse af IT system ifm. elektronisk data fra Affald/Varme I 2002 indgik vi en aftale med Aarhus Kommune om at fremme og udvikle IT kommunikation. I den forbindelse blev der udarbejdet en positivliste, over de opgaver, som begge partner kunne have en interesse i at udvikle. Aarhus Kommune skulle selv afholde deres IT udgifter til udvikling mv., og boligorganisationerne skulle også selv afholde deres IT udgifter. Boligorganisationerne igangsatte et projekt, hvor vi skulle modtage oplysninger elektronisk fra Affald/Varme, så alt kunne bogføres automatisk. Boligorganisationerne aftalte, at AAB skulle være koordinator, og når projektet afsluttes, skulle AAB sende regning ud til de boligorganisationer, der brugte KTP, og disse udgifter skulle derefter deles efter antal lejemål. AAB har betalt den tid, KTP har brugt på opgaven, men projektet er desværre ikke afsluttet, da Affald/Varme har skiftet EDB system og trukket sagen i langdrag. AAB og KTP har brugt rigtig mange timer på det, og ikke fået noget som helst ud af det. I 2013 valgte AAB at trække sig fra samarbejdet med Affald/Varme, og har meddelt, at vi fremover ikke er interesseret i at indgå i samarbejde ang. IT. Såfremt der skal laves et nyt projekt, er det ikke AAB, der vil indgå som forsøgsperson. Vi har udbetalt kr til KTP, som vi søger dækket af dispositionsfonden. Bestyrelsen godkendte indstillingen b. Anmodning fra Afdeling 17, 18, 19 og 20, Vandtårnsområdet. Indstilling om: Boligsocial helhedsplan Boligkontoret Aarhus har på vegne af de 10 boligafdelinger i Vandtårnsområdet søgt og modtaget tilsagn om bevilling på i alt kr fra Landsbyggefonden. Bevillingen gælder en 4-årig periode Landsbyggefondens krav om medfinansiering (boligorganisationerne/kommune) er på kr , og i ansøgningen er det forudsat at det finansieres af boligafdelingerne i

3 Vandtårnsområdet og Aarhus Kommune. Boligorganisationer forudsættes at bidrag med kr , og kr forudsættes dækket af Aarhus Kommune. Århus Kommune har godkendt deres andel af finansieringen. Bestyrelsen anmodes derfor om finansiering af kr over en 4-årig periode svarende til kr pr. år. Dette beløb søges dækket af dispositionsfonden. c. Anmodning fra Afdeling 30, Frydenlund Indstilling om: Boligsocial helhedsplan Boligkontoret Aarhus har på vegne af de 5 boligafdelinger i Frydenlund søgt og modtaget tilsagn om bevilling på i alt kr fra Landsbyggefonden. Bevillingen gælder en 4-årig periode Landsbyggefondens krav om medfinansiering (boligorganisationerne/kommune) er på kr og i ansøgningen er det forudsat at det finansieres af boligafdelingerne i Frydenlund og Aarhus Kommune. Boligorganisationer forudsættes at bidrag med kr og kr forudsættes dækket af Aarhus Kommune. Århus Kommune har godkendt deres andel af finansieringen. Bestyrelsen anmodes derfor om finansiering af kr over en 4-årig periode svarende til kr pr. år. Dette beløb søges dækket af dispositionsfonden. d. Anmodning fra Afdeling 35, 37, 38 og 39, Herredsvang Indstilling om: Boligsocial helhedsplan AAB har på vegne af de 8 boligafdelinger i Herredsvang søgt og modtaget tilsagn om bevilling på i alt kr fra Landsbyggefonden. Bevillingen gælder en 4-årig periode Landsbyggefondens krav om medfinansiering (boligorganisationerne/kommune) er på kr I ansøgningen er det forudsat at det finansieres af boligafdelingerne i Herredsvang og Aarhus Kommune. Boligorganisationer forudsættes at bidrag med kr og kr forudsættes dækket af Aarhus Kommune. Århus Kommune har godkendt deres andel af finansieringen. Bestyrelsen anmodes derfor om finansiering af kr over en 4-årig periode svarende til kr pr. år. Dette beløb søges dækket af dispositionsfonden.

4 e. Indstilling om: Dækning af ekstraordinære udgifter til inkassobureau ifm. nye forældelsesregler I forbindelse med der blev indført nye forældelsesregler, var vi på arkivet, for at finde de rigtig gamle fraflytningssager frem og indsendte disse sager til et inkassobureau for, at sikre os, at de ikke blev forældet. I den forbindelse skulle vi betale pr. sag de fik overdraget, samt et retslig betalingspåkrav på de sager, vi ville have videre i systemet. I den forbindelse har vi haft en samlet udgift på kr ,50. Denne udgift vedrører rigtig mange afdelinger, og da der ikke er en garanti for at afdelingerne får en indtægt, i form af, at dem der er fraflyttet betaler, har vi valgt at sende ansøgning om at få udgiften dækket af dispositionsfonden. Vi valgte, at sende dem til et inkassobureau, for at gøre et ekstra forsøg på at inddrive restancen, og vi vil gerne have det renommé, at vi gør alt, hvad vi kan, for at inddrive pengene hos fraflytter. f. Anmodning fra Afdeling 35, Trillegården Indstilling om: Dækning af rådgiverhonorar i forbindelse med genopførelse af brændt lejlighed. I henhold til aftale med Gjensidige forsikring er udgifter til byggeteknisk rådgivning og tilsyn ikke dækket. Afdelingen er derfor påført en betydelig udgift i forbindelse med brand på Trillegårdsvej 17. Ved forhandling har selskabet indvilget i, pr. kulance, at betale kr Den samlede udgift til rådgiver oversteg dette beløb med kr Bestyrelsen anmodes herved om at dispositionsfonden dækker denne ekstraordinære udgift. 6. Udvalg Almene Boligdage den 5-6. september 2014 Erik Piilgaard orienterede. Der er 17 deltagere program er udsendt til deltagerne. Afdeling 65 - Æblelunden

5 Erik Piilgaard orienterede. Der er indkaldt til 1. afdelingsmøde 1. september. Repræsentantskabsweekend Bendt Nielsen orienterede om status på weekenden. Afdelingsmøder Erik Piilgaard orienterede om afholdelse af ekstraordinært afdelingsmøde i afdeling 26, den 15. september. Orienterede om afholdelse af ekstraordinært afdelingsmøde i afd. 32 Abildhaven, den 27. august kl i AAB. Håndbog for Beboervalgte Dan Christensen overtager redigering af mappen sammen med Ajaja Hyttel. Elektronisk referat til afdelingsmøde Bendt Nielsen orienterede om status. Dan Christensen og Bendt Nielsen arbejder videre med projektet. Elektronisk referat af afdelingsbestyrelsesmøde Der er udsendt test til forslag til elektronisk referat af afdelingsbestyrelsesmøde. Dan Christensen og Bendt Nielsen arbejder videre med projektet. 5. kreds Dan Christensen orienterede om mødet den 12. august. Formanden for 5. kreds Anders Rønnebro er valgt ind i BL s forretningsudvalg. Anders Rønnebro orienterede om Fællessekretariatet. Dan Christensen orienterede om aktivitetsudvalget. Der afholdes ikke weekendkonference, i de år, der er Almene Boligdage, men 1 dages konference. I 2014 er der ingen kredskonference, men der bliver en bustur rundt til forskellige boligforeningers afdelinger lørdag den 25. oktober Konkurrence og Forbrugerstyrelsen Sagen mod boligorganisationerne i Skanderborg er frafaldet Jubilæum Bestyrelsen bedes reservere 24/ Bestyrelsesmødedatoer Ændrede datoer: 16/9 til 3/9 2014, 20/1 til 27/ Nyt fra administrationen Anders Rønnebro orienterede om: Projekt om QR-koder, registreringer omkring lejemål. Principper for salg af jord og ejendomme, administrationen bemyndiges til at arbejde videre og kommer med oplæg til bestyrelsen.

6 Elektronisk tilmelding Er opgraderet, og vil blive tage i brug senere. 2. kvartalsregnskab for 2014, ser rimeligt stabilt ud 8. Eventuelt Intet. Næste møde i bestyrelsen er mandag den 3. september 2014 kl Bendt Nielsen Referent