Prækvalifikation. Aarhus Kommune. Begrænset udbud. Levering af arbejdsbeklædning, sikkerhedsfodtøj og arbejdsfodtøj. Side 1

Transkript

1 Prækvalifikation Begrænset udbud Aarhus Kommune Levering af arbejdsbeklædning, sikkerhedsfodtøj og arbejdsfodtøj Side 1

2 Prækvalifikationsmateriale Marts 2014 Side 2

3 Indholdsfortegnelse INDHOLDSFORTEGNELSE BESKRIVELSE AF UDBUDDET AARHUS KOMMUNES FREMTIDIGE RAMMEAFTALER UDBUDDETS OMFANG MINIMUMSKRAV UDVÆLGELSESKRITERIER TILDELINGSKRITERIUM FRIST FOR ANMODNING OM DELTAGELSE KONTAKTPERSON HOS AARHUS KOMMUNE BILAG... 7 BILAG TRO OG LOVE ERKLÆRING... 7 Side 3

4 1. Beskrivelse af udbuddet Udbuddet gennemføres i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud. Ved begrænset udbud er det kun de virksomheder, der bliver prækvalificerede som vil have mulighed for at give tilbud. Dvs. det er kun de prækvalificerede virksomheder, der vil få udbudsmaterialet tilsendt. Hvordan man kan anmode om, at blive prækvalificeret er beskrevet i dette materiale. 2. Aarhus kommunes fremtidige rammeaftaler Udbuddet vedrører levering af arbejdsbeklædning, sikkerhedsfodtøj og arbejdsfodtøj til Aarhus Kommune. Udbuddet er opdelt på tre delaftaler henholdsvis: delaftale A (arbejdsbeklædning, sikkerhedsbeklædning og profilbeklædning) delaftale B (sikkerhedsfodtøj og almindelig arbejdsfodtøj) delaftale C (fodtøj til pleje- og køkkenpersonale) Der prækvalificeres 5 ansøgere pr. delaftale. Der kan ansøges om at blive prækvalificeret på én eller begge delaftaler. Ved ansøgning skal det oplyse hvilke(n) delaftale(r), der ansøges om at blive prækvalificeret til. 3. Udbuddets omfang Udbuddet omfatter: Delaftale A (arbejdsbeklædning, sikkerhedsbeklædning og profilbeklædning) Delaftale B (sikkerhedsfodtøj og almindelig arbejdsfodtøj) Delaftale C (fodtøj til pleje- og køkkenpersonale) Udbuddet omfatter derimod ikke beklædning til pleje- og køkkenpersonale samt handsker. Delaftalerne er kort beskrevet nedenfor. Udbuddets omfang beskrives yderligere i udbudsmaterialet der sendes til de prækvalificerede ansøgere. Delaftale A (arbejdsbeklædning, sikkerhedsbeklædning og profilbeklædning) Delaftale A omfatter: Arbejdsbeklædning som fx arbejdsjakker, arbejdsbukser, shorts, overalls, kedeldragter, arbejdsskjorter, sweatshirts, T-shirts, regntøj osv. Sikkerhedsbeklædning i henhold til EN20471 og ISO Profilbeklædning fx herrebukser, damebukser, skjorter, bluser osv. Århus Kommunes anslåede samlede forbrug af arbejds-, sikkerheds- og profilbeklædning omfattet af udbuddet udgør på årsbasis cirka 1,7 mio. danske kr. ekskl. moms. Det primære forbrug er på arbejdsbeklædning og sikkerhedsbeklædning. Antallet af personer der enten benytter arbejds-, sikkerheds- eller profilbeklædning er på årsbasis ca. 800 personer. På delaftale A ønskes der én leverandør, og udbuddet vil således munde ud i en eneleverandøraftale. Det vil sige en samhandelsaftale mellem én leverandør og Århus Kommune på den pågældende delaftale. Side 4

5 Delaftale B (sikkerhedsfodtøj og almindelig arbejdsfodtøj) Delaftale B omfatter: Sikkerhedsfodtøj i henhold til EN20345 Almindeligt arbejdsfodtøj Aarhus Kommunes anslåede samlede forbrug af sikkerhedsfodtøj og arbejdsfodtøj omfattet af udbuddet udgør på årsbasis cirka 1. mio. danske kr. ekskl. moms. Hvoraf det fordeler sig som ca kr. på sikkerhedsfodtøj, ca kr. på almindeligt arbejdsfodtøj og ca på diverse tilbehør. Antallet af personer der enten benytter sikkerhedsfodtøj eller almindeligt arbejdsfodtøj er på årsbasis ca. 700 personer. Delaftale C (fodtøj til pleje- og køkkenpersonale) Delaftale C omfatter: Hvidt fodtøj (pleje/sundhed/køkken/rengøring inde/ude våd/tør område) Aarhus kommunes anslåede samlede forbrug af hvidt fodtøj omfattet af udbuddet udgør på årsbasis ca danske kr. ekskl. Moms. På delaftale B og C ønsker Århus Kommune 3 leverandører, og udbuddet vil munde ud i en obligatorisk rammeaftale. Det vil sige, Aarhus Kommune indgår en samhandelsaftale med 3 leverandører på det pågældende vareområde. Aarhus Kommunes institutioner mv. er forpligtet til at anvende én af de indgåede aftaler. Den samlede omsætning på det pågældende vareområde vil således fordele sig blandt de leverandører, der er indgået aftale med. 4. Minimumskrav Oplyses i udbudsmaterialet. Det skal dog oplyses, at aktører der tildeles kontrakt, senest ved kontraktstart skal have et lokalt udleveringssted med et lager af en størrelsesorden, som sikrer, at nyansatte i Aarhus Kommune altid vil kunne prøve og rekvirere henholdsvis beklædning og fodtøj omfattet af udbuddet. Det lokale udleveringssted skal være beliggende inden for Aarhus Kommune 1. Prøvning og udlevering skal kunne finde sted på alle arbejdsdage inden for normal åbningstid. Påtrykning af logo på beklædning skal kunne ske på udleveringsstedet. Endvidere skal varer kunne bestilles via leverandørens hjemmeside. 5. Udvælgelseskriterier Der vil blive foretaget en prækvalifikation af egnede virksomheder. Prækvalifikationen vil blive foretaget ud fra en vurdering af virksomhedens egnethed som leverandør af henholdsvis Arbejdsbeklædning, sikkerhedsbeklædning og profilbeklædning. Sikkerhedsfodtøj og almindelig fodtøj. 1 Udlevering kan eksempelvis ske fra eget forretningssted, via forhandler eller via aftale med tredjepart. Side 5

6 Fodtøj til pleje- og køkkenpersonale. Vurderingen foretages i forhold til de nedenfor angivne kriterier på baggrund af den efterspurgte dokumentation, som skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Økonomisk og finansiel kapacitet: Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang aktøren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular findes som bilag 1. I muligt omfang (dvs. afhængigt af hvornår aktør startede sin virksomhed) årsrapporter for de seneste 2 afsluttede regnskabsår, eksempelvis regnskabsårene 2010/2011 og 2011/2012. Redegørelse for virksomhedens status p.t., eventuelle koncernforhold og uddybning af specielle forhold, der fremgår af de vedlagte årsrapporter, kan medsendes. Udfyldt bilag 1 med information om finansielle oplysninger Teknisk kapacitet: Referenceliste over de betydeligste lignende opgaver, der er udført i løbet af de sidste tre år. Her skal angives tidspunkt, kunde samt kontaktperson og kontaktoplysninger hos den pågældende kunde. Præsentation af virksomheden. Nedenstående udvælgelseskriterium gælder kun for delaftale A (arbejds-, sikkerheds- og profilbeklædning): Beskrivelse af hvilke former for arbejdstøj, sikkerhedstøj og profiltøj aktøren kan levere. Vedrørende delaftale B og C Beskrivelse af hvilke typer af fodtøj aktøren kan levere på de 2 forskellige delaftaler 6. Tildelingskriterium Oplyses i tilbudsmaterialet 7. Frist for anmodning om deltagelse Anmodning om deltagelse skal være skriftlig og afgivet på dansk. Anmodning om deltagelse skal være Aarhus Kommune, Aarhus kommune, Borgmesterens afdeling, Indkøb og Udbud, Rådhuset, vær 434, 8000 Aarhus C, att.: Eva Houmann Baungaard i hænde senest den 22. april 2014, kl Anmodningen skal være mærket Prækvalifikation på levering af arbejdsbeklædning Anmodningen bedes afleveret i 8 eksemplarer. Ansøger bedes endvidere vedlægge en elektronisk version af det samlede anmodningsmateriale på USB-nøgle. Såfremt der er uoverensstemmelse mellem det skriftlige og elektroniske materiale gælder den skriftlige anmodning. Ansøger bærer selv ansvaret for, at anmodningen når rettidigt frem. Aarhus Kommune vil hurtigst muligt efter fristens udløb træffe beslutning om, hvilke virksomheder der prækvalificeres til at afgive tilbud. Aarhus Kommune forventer at prækvalificere 5 virksomheder pr. delaftale. Prækvalificerede virksomheder vil herefter få tilsendt udbudsmaterialet. Udbudsmaterialet forventes udsendt i uge 19. Side 6

7 8. Kontaktperson hos Aarhus Kommune Aarhus Kommunes kontaktperson i forbindelse med udbuddet er: Eva Houmann Baungaard, Borgmesterens afdeling, Indkøb og Udbud, Rådhuset, vær 434, 8000 Aarhus C. Mail: ehb@aarhus.dk. Tlf.: Bemærk, at der mulighed for at stille spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet. Spørgsmål skal være Aarhus Kommune i hænde senest den, 2 april 2014, kl og skal fremsendes til Aarhus Kommune pr. til ehb@aarhus.dk Svar på skriftlige spørgsmål vil i anonymiseret form blive lagt ud på kommunens hjemmeside, senest den 9 april Svarene kan findes på kommunens hjemmeside på følgende link hvor det aktuelle udbud vælges. (Vælg Begrænset udbud på levering af arbejdsbeklædning. 9. Bilag Bilag 1 Tro og love erklæring Ifølge Lov nr af 21.december 1994 som ændret ved Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser kræve, at enhver tilbudsgiver afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. Aarhus Kommunes retningslinier for administration af loven vedlægges til virksomheden. Undertegnede afgiver herved under strafansvar på tro og love nedenstående erklæring. Virksomhedens navn: Adresse: CVR.nr: Oplysning om gæld til det offentlige (sæt kryds) 1 Virksomheden har ikke ubetalt, forfalden gæld til det offentlige 2 Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, men denne gæld er under kr. 3 Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, og denne gæld er på kr. eller derover Efterstående punkt 4 og 5 udfyldes kun, hvis der er sat kryds i punkt 3 4 Der er over for inddrivningsmyndigheden stillet sikkerhed for betaling af gælden Der vil over for inddrivningsmyndigheden blive stillet sikkerhed for betaling af gælden Inddrivningsmyndighedens navn: Inddrivningsmyndighedens adresse: Gade/Vej: Postnr.: By: Dato for sikkerhedsstillelse (dd/mm/åååå): 5 Der er med inddrivningsmyndigheden indgået en afdragsordning vedrørende ubetalt, forfalden gæld, og denne ordning er overholdt Side 7

8 Inddrivningsmyndighedens navn: Inddrivningsmyndighedens adresse: Gade/Vej: Postnr.: By: Dato for ordningens etablering (dd/mm/åååå): Ovennævnte oplysninger er afgivet i medfør af 1 i Lov nr af 21. december 1994 som ændret ved Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Jeg giver samtidig samtykke til, at ordregiveren kan kontrollere ovennævnte oplysninger ved henvendelse til kommunale skattemyndigheder og Told og Skat inden for et år fra dato. Dato: Virksomhedens/Ledelsens underskrift: RETNINGSLINIER FOR AARHUS KOMMUNES ADMINISTRATION AF LOV NR AF DEN 21. DECEMBER 1994 OM BEGRÆNSNING AF SKYLDNERES MULIGHEDER FOR AT DELTAGE I OFFENTLIGE UDBUDSFORRETNINGER. 1. Formål: Retningslinierne skal i overensstemmelse med loven dels medvirke til at nedbringe erhvervslivets gæld til det offentlige og dels begrænse muligheden for konkurrenceforvridning mellem virksomheder med gæld til det offentlige og virksomheder uden gæld til det offentlige. Retningslinierne har endvidere til formål, at loven administreres ensartet af kommunens forvaltninger over for tilbudsgivere. Dette skal sikres ved, at der ikke må antages tilbud fra virksomheder med ubetalt forfalden gæld til det offentlige på kr. eller derover, med mindre andet følger af nedennævnte bestemmelser. 2. Omfang: Retningslinierne finder anvendelse i alle kommunens udbudsforretninger omfattet af loven, herunder: Alle EU-udbud. Udbud af arbejder i licitation efter tilbudsloven, hvad enten der er tale om offentlig licitation, indbudt licitation, offentlig eller begrænset udbud i totalentreprise. Indhentning af tilbud fra flere end 2 virksomheder på levering af varer eller tjenesteydelser i øvrigt. Indhentning af underhåndsbud fra indtil 2 virksomheder er således ikke omfattet af loven. 3. Gæld: Ved gæld til det offentlige forstås: Side 8

9 Ubetalte forfaldne skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret (eksempelvis virksomhedens A-skat, moms, ejendomsskat, forbrugsafgifter eller arbejdsmarkeds- bidrag). Der må ikke antages tilbud fra en tilbudsgiver, som har forfalden ubetalt gæld til det offentlige på kr. eller derover, med mindre én af nedennævnte betingelser er opfyldt. Tilbudsgiveren har i rimelig tid inden tilbudstidspunktet indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om afvikling af gælden, og denne aftale er overholdt. Tilbudsgiveren har inden tilbudstidspunktet over for inddrivelsesmyndigheden stillet sikkerhed for betaling af gælden. Tilbudsgiveren har senest på tilbudstidspunktet erklæret sig indforstået med - inden en aftale indgås - at dokumentere, at der er stillet sikkerhed for gælden over for de relevante inddrivelsesmyndigheder. Alle tilbudsgiverne, som opfylder betingelserne i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsmaterialet, har ubetalt forfalden gæld til det offentlige på kr. eller derover. 4. Procedure: Ved alle kommunale udbudsforretninger skal det i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsmaterialet kræves, at enhver tilbudsgiver senest samtidig med afgivelsen af sit tilbud afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang virksomheden har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Erklæringen afgives på en fortrykt formular, som af ordregiveren udleveres til eventuelle tilbudsgivere. Hvis en tilbudsgiver ikke afgiver den krævede erklæring om, i hvilket omfang virksomheden har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, må tilbuddet ikke antages. Vedtaget af Aarhus Byråd den 20. marts Side 9

10 Side 10