Vejledning om dannelse og godkendelse af nye foreninger i Gentofte Kommune

Transkript

1 GENTOFTE KOMMUNE Kultur, Unge og Fritid Vejledning om dannelse og godkendelse af nye foreninger i Gentofte Kommune Dannelse af ny forening En ny forening dannes ved at afholde en stiftende generalforsamling, hvor deltagerne danner foreningen og vedtager foreningens vedtægter. Læs nærmere krav til vedtægter senere. Godkendelse af ny forening Formålet med at være godkendt som folkeoplysende forening i kommunen er, at det giver ret til at ansøge om medlems og lokaletilskud til foreningens aktiviteter og ret til at ansøge om at få stillet kommunale lokaler vederlagsfrit til rådighed. Det er Folkeoplysningsudvalget i Gentofte Kommune, der behandler ansøgninger fra nye foreninger om at blive godkendt som folkeoplysende foreninger i kommunen. Ansøgning om at blive godkendt skal sendes til fritid@gentofte.dk. Ansøgningen skal omfatte: Referat af stiftende generalforsamling underskrevet af referenten og formanden. Vedtægter underskrevet af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Oplysninger om økonomi og budget for det kommende år. Navne og adresseliste for samtlige bestyrelsesmedlemmer (Der må ikke være familiær, adresse eller forretningsmæssig forbindelse mellem formand og kasserer). Navn og adresse på den valgte revisor. Revisor må ikke være del af bestyrelsen og må ikke have familiær, adresseeller forretningsmæssig forbindelse til noget medlem af bestyrelsen. Oplysning om samlet medlemstal. Der skal på ansøgningstidspunktet være mindst 5 aktive medlemmer. Oplysning om antallet af medlemmer under 25 år. Oplysning om andelen af medlemmer, der er hjemhørende i Gentofte Kommune (det er et krav, at der på ansøgningstidspunktet skal være mindst 1/3 af med bopæl i kommunen).

2 Krav til vedtægter Foreningens vedtægter skal som minimum indeholde oplysninger om: 1. Foreningens formål 2. Foreningens hjemsted (Gentofte Kommune) 3. Betingelser for medlemskab 4. Valg til bestyrelse 5. Regnskabs og formueforhold, herunder valg af revisor 6. Tegningsret for foreningen 7. Procedure for vedtægtsændringer 8. Anvendelse af foreningens eventuelle overskud ved nedlæggelse af foreningen ophør Foreningens formål For at blive godkendt skal foreningen leve op til folkeoplysningslovens formålsparagraf, som lyder: Formålet med det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde er at fremme demokratiforståelse og aktivt medborgerskab om med udgangspunkt i aktiviteten og i det forpligtende fællesskab at styrke folkeoplysningen og dermed styrke medlemmernes evne og lyst til at tage ansvar for eget liv og til at deltage aktivt og engageret i samfundslivet Det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde rummer idræt samt idébestemt og samfundsengagerende børne og ungdomsarbejde, hvortil der er knyttet en deltagerbetaling. I Gentofte Kommune kræves for at opnå medlemstilskud minimum kr. 200 i årligt i medlemskontingent. Foreningens formålsparagraf skal tage udgangspunkt i ovenstående. Det er ikke nok at skrive, at man i foreningen kan dyrke f.eks. badminton, fodbold, spejderarbejde el. Formålsparagraffen skal også beskrive forenings mål for såvel det forpligtende fællesskab som det aktive medlemskab. Med det forpligtende fællesskab og aktive medlemskab menes, at et medlem af en forening er en del af foreningen med indflydelse på og ansvar overfor foreningens fællesskab og aktiviteter. Det forpligtende fællesskab, medlemsindflydelse og aktive medlemskab er samtidig de begreber, som adskiller den frivillige forening fra de kommercielle tilbud, hvortil der ikke ydes offentlige tilskud eller stilles lokaler til rådighed. Nedenstående er 2 eksempler på hvordan en forenings formål kunne formuleres:

3 1. Det er (foreningens navn) formål at tilbyde interesserede mulighed for at dyrke (aktiviteten) samt med udgangspunkt i (foreningens navn) at udvikle medlemmernes evne og lyst til at engagere sig og tage medansvar i foreningen og i det lokale samfund. 2. Det er (foreningens navn) formål at skabe gode muligheder for at medlemmerne kan dyrke (aktiviteten), og med udgangspunkt i og ansvar for fællesskabet og det sociale liv i klubben at udbrede kendskabet til (foreningens navn/aktiviteten). Folkeoplysningsloven støtter ikke foreninger, der etableres alene med det formål at afholde ét arrangement. Der skal være tale om faste, planlagte arrangementer. Folkeoplysningsudvalget anser som udgangspunkt 6 årlige arrangementer som minimum for at opnå godkendelse af en forening. Foreningen må ikke oprettes og drives kommercielt og overskud må ikke tilfalde enkeltpersoner. Foreningens hjemsted Foreningen skal være hjemmehørende i og have sin lokale forankring i Gentofte Kommune. En forening har kun ret til tilskud og lokaler i den kommune, hvor foreningen er hjemmehørende og hvor foreningen er en del af lokalsamfundet. Flertallet af foreningens aktiviteter skal foregå i Gentoft Kommune. Betingelser for medlemskab Foreningen skal være åben for alle, som kan tilslutte sig foreningens formål. Der ikke må ske diskrimination på grund af etnisk baggrund, religion, politisk tilhørsforhold eller andre lignende forhold. Medlemskab betinget af køn, vil dog opfylde åbenhedskriteriet. Valg af bestyrelse Foreningen skal være demokratisk opbygget, og foreningens bestyrelse skal være demokratisk valgt. Dette vil normalt ske ved afholdelse af en årlig generalforsamling, hvor foreningens myndige medlemmer skal have adgang, tale og stemmeret.

4 Børn, der er medlemmer af en forening, kan have stemmeret ved deres forældre eller ved foreningens bestemmelser kan have stemmeret. Procedure omkring afholdelse af generalforsamling vil normalt fremgå af foreningens vedtægter. Eksempel på dagsorden til generalforsamling: 1. Valg af dirigent 2. Valg af stemmeoptællere 3. Bestyrelsens beretning 4. Aflæggelse af regnskab 5. Fastsættelse af kontingent 6. Indkomne forslag, herunder vedtægtsændringer 7. Valg af bestyrelse i henhold til vedtægten Formand (f.eks. lige år) Sekretær (f.eks. lige år) Kasserer (f.eks. ulige år) Bestyrelsesmedlem (f.eks. lige år) Bestyrelsesmedlem (f.eks. ulige år) Suppleant (f.eks. ulige år) 8. Valg af revisor og revisorsuppleant for et år 9. Eventuelt Bestyrelsen er ansvarlig over for kommunalbestyrelsen for anvendelse af tilskud, brugen af anviste lokaler samt at regnskab og dokumentation for virksomheden sker efter de givne retningslinjer Regnskab og formueforhold, herunder valg af revisor Foreningens regnskabsår skal fremgå af vedtægterne. Valg af revisor og revisorsuppleant skal også fremgå af vedtægterne, hvilket normalt sker på den årlige generalforsamling. Vedtægterne skal også beskrive principper for fastsættelse af kontingent for det kommende år, hvilket ligeledes ofte sker på den årlige generalforsamling. Tegningsret for foreningen Det skal fremgå, hvem der tegner foreningen dels overfor Gentofte Kommune og dels i økonomiske anliggender. Som regel tegnes foreningen af formanden evt. sammen med kassereren.

5 Procedure for vedtægtsændringer Det skal fremgå, hvorledes vedtægten kan ændres, hvilket som regel kan ske gennem forslag på den årlige generalforsamling. Ofte vælger foreninger, at vedtagelse af vedtægtsændringer kræver 2/3 eller 75 % flertal af de afgivne stemmer blandt de fremmødte medlemmer, hvorimod vedtagelse af andre forslag kun kræver mere en 50 % af de afgivne stemmer. Anvendelse af foreningens eventuelle overskud ved ophør Når en folkeoplysende forening opløses skal et eventuelt overskud, der er opstået ved foreningens drift tilfalde et almennyttigt formål. Det skal fremgå af vedtægten, hvilket almennyttigt formål. Når foreningen er godkendt af Folkeoplysningsudvalget. Når foreningen er godkendt af Folkeoplysningsudvalget er foreningen omfattet af Gentofteordningens muligheder for medlems og lokaletilskud samt tilskud til lederuddannelse, og foreningen vil automatisk modtage information om ansøgningsprocedure for diverse tilskud primo januar. Læs mere om Gentofteordningen på ogfritid/tilskud og retningslinier for foreninger/tilskud/tilskud tilforeninger/tilskudsordning til foreninger med medlemmer under 25 %C3%A5r Foreningen vil desuden fremover modtage al post, som udsendes til foreningerne i kommunen. Foreningsoversigt Når man etablerer sig som forening i Gentofte Kommune er det et krav at foreningen er offentlig tilgængelig. Borgere i kommunen skal kunne finde oplysninger om foreningen på kommunens hjemmeside. Derfor skal foreningen udarbejde en præsentation af foreningen, som kan komme både på kommunens hjemmeside og på Lån af lokaler Hvis foreningen har brug for at låne lokaler, kan det ske på kommunens folkeskoler, som beskrevet i det følgende: Lån vil normalt kunne finde sted mandag torsdag (begge dage inkl.) i tidsrummet kl

6 Weekendskoler Lokaler kan lånes i weekends på Bakkegårdsskolen og Gentofte Skole fredage kl og lørdage/søndage kl Kontaktperson Lena Kjelfred tlf Aktiv Sommer/Aktivt Efterår/Aktiv Vinter Hvert år arrangerer Kultur, Unge og Fritid i samarbejde med kommunens foreninger ferietilbud til kommunens skolebørn. Mere information herom udsendes til foreningerne primo januar. Yderligere spørgsmål Har foreningen yderligere spørgsmål eller spørgsmål til ovenstående, kan du altid kontakte Lena Kjelfred på telefon eller Christian Madsen på telefon eller mail fritid@gentofte.dk Du kan også læse mere på kommunens hjemmeside og fritid Senest redigeret den 1. maj 2015