Halsnæs Ny Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 4. december 2012 kl i festlokalet, Møllehaven, Melby

Transkript

1 Halsnæs Ny Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 4. december 2012 kl i festlokalet, Møllehaven, Melby Dagsorden: 1 Godkendelse af referat Halsnæs Ny Boligselskab Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Bestyrelsesforhold Bestyrelseshonorar Boligselskabets årsregnskab for 2011/ Revisionsprotokol Bestyrelsens årsberetning Godkendelse af styringsrapport Boligselskabets budget for Årsregnskab for perioden 2010/ Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Valg af kredsdelegerede til BL Bestyrelsens forretningsorden Repræsentantskabets forretningsorden Forvaltningsrevision årlig opfølgning Udlejningsforhold Regulering af indskud ved genudlejning Personaleforhold Generel orientering Udskydelse af genforhandling af forretningsføreraftaler til efter Markedsføring og synlighed Fremlæggelse af logoforslag ved skilteudvalget Fremlæggelse af udkast til skiltning ved skilteudvalget Nybyggeri Boligselskabets afdelinger Årsregnskaber for 2011 / Driftsbudgetter for Orientering om driftsforhold Mandskabsfaciliteter Renovation Elmegården gåsebillelarveangreb Renoveringsprojekt afdeling Lathyrushaven Renoveringsprojekt afdeling Snerlevej/Rønnevej/Syrenvej Afdeling Lahyrushaven Tilgodehavende afdeling Elmegården Mødeplanlægning Eventuelt... 18

2 Deltagere fra bestyrelsen: Inge-Lise Rasmussen, formand Birgit Nielsen Bjarne Nederby Jessen Ulla Torp Karin Thomsen Kern Månsson Ole Stolberg Svend Aage Petersen Afbud fra: Ketty Andersen Svend Aage Petersen mødte ikke op Øvrige deltagere: Anders Hornehøj, Domea Domea Boligcenter Frederikssund, den 10. december 2012

3 1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 12. september Bestyrelsen godkendte og underskrev referatet uden kommentarer. 2 Halsnæs Ny Boligselskab 2.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning uden bemærkninger. 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Karin Thomsen orienterede om, at Domea havde fået ny administrerende Direktør Thomas Holluf, som hun forventede sig meget af. Han er, som Karin sagde, en som har stor fokus på beboerdemokratiet. Karin informerede også om, Domea 2015 planen. Det var ikke så meget hun kunne sige, på nuværende tidspunkt, men der vil komme til at ske mange ting. Personalet i Domea og ledende ejendomsfunktionærer bliver informeret om planen på et stort mødt den 28. januar Karin oplyste om, at Landskonferencen 2013 vil blive afholdt den 7 og 8. juni i Kolding. Bestyrelsen tog formandens orientering til efterretning uden kommentarer. Side 3 af 18

4 2.3 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har i dag følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Inge-Lise Rasmussen Formand Repræsentantskabet 2013 Bjarne Nederby Jessen Næstformand Repræsentantskabet 2012 Birgit Nielsen Medlem Repræsentantskabet 2013 Karin Thomsen Medlem Domea Kern Månsson Medlem Repræsentantskabet 2013 Ketty Andersen Medlem Repræsentantskabet 2012 Ole Stolberg Medlem Repræsentantskabet 2012 Svend Aage Petersen Medlem Repræsentantskabet 2012 Ulla Torp Medlem Repræsentantskabet 2013 Trine Feldstedt Suppleant Repræsentantskabet 2012 Med Domea som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Bjarne Nederby Jessen, Ketty Andersen, Ole Stolberg og Svend Aage Petersen er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.4 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2012 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,08 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 44,44 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Ulla Torp mente ikke, at hun havde fået bestyrelseshonorar. Anders lovede, at undersøge sagen. Bestyrelsen godkendte, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Side 4 af 18

5 2.5 Boligselskabets årsregnskab for 2011/2012 Årsregnskabet skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Årsregnskab for perioden 1. juli 2011 til 30. juni 2012 lægges op på bestyrelsens side som bilag. Regnskabet udviser et underskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 11 til 36. Alle regnskaber er godkendt af afdelingsbestyrelserne, på nær i Møllegården, hvor der pågår en undersøgelse af tilbagebetaling af ejendomsskat og udgift til Rafn og søn. Regnskabet blev godkendt med forbehold for dette punkt. Bestyrelsen godkendte årsregnskabet til forelæggelse for repræsentantskabet til endelig godkendelse. 2.6 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. juli 2011 til 30. juni 2012 lægges op på bestyrelsens side som bilag. Domea har ingen kommentarer til protokollen. Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen til forelæggelse for repræsentantskabet til endelig godkendelse. Side 5 af 18

6 2.7 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 11 til 36 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Formandens skriftlige beretning var blevet lagt op på bestyrelsens side inden mødet. Bestyrelsen godendte såvel årsberetningen samt formandens skriftlige beretning uden kommentarer. 2.8 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne lægges op på bestyrelsens side som bilag. Domea har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Eventuelle bemærkninger eller ønsker fra afdelingsbestyrelsernes side vil blive forelagt på mødet. Der var ingen ændringer i forhold til, hvad der er besluttet i de enkelte afdelinger. Styringsrapporten var blevet lagt op på bestyrelsens side en dag forud for mødet i bestyrelsen. Bestyrelsen gennemgik, tilpassede og godkendte styringsrapporterne uden kommentarer. 2.9 Boligselskabets budget for Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 1. juli 2013 til 30. juni 2014 lægges op på bestyrelsens side som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Domea har ingen kommentarer til budgetforslaget. Bestyrelsen godkendte budgettet uden bemærkninger. Side 6 af 18

7 2.10 Årsregnskab for perioden 2010/2011 Halsnæs Kommune har med brev af meddelt, at årsregnskab for perioden 1. juli 2010 til 30. juni 2011 er taget til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning uden bemærkninger Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Til Domeas repræsentantskab kan boligselskaberne vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog højst 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En repræsentant fra boligorganisationen kan have fuldmagt til at råde over alle boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Halsnæs Ny Boligselskab kan vælge op til 3 repræsentanter. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger op til 3 repræsentanter af sin midte for 1 år. Bestyrelsen valgte, at vente med at udpege repræsentanter, til umiddelbart efter repræsentantskabsmødet den 12. december, hvor der vælges bestyrelsesmedlemmer Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Halsnæs Ny Boligselskab kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Bestyrelsen valgte, at vente med at udpege repræsentanter, til umiddelbart efter repræsentantskabsmødet den 12. december, hvor der vælges bestyrelsesmedlemmer. Side 7 af 18

8 2.13 Bestyrelsens forretningsorden I henhold til vedtægterne fastsætter bestyrelsen selv sin forretningsorden. Senest godkendte forretningsorden lægges op på bestyrelsens side og anbefales godkendt som ny forretningsorden. Bestyrelsen godkendte og underskrev bestyrelsens forretningsorden Repræsentantskabets forretningsorden I henhold til vedtægterne godkender bestyrelsen forretningsordenen for repræsentantskabet, inden det forelægges repræsentantskabet til godkendelse og underskrift. Senest godkendte forretningsorden for repræsentantskabet i Halsnæs Boligselskab lægges op på bestyrelsens hjemmeside og anbefales godkendt som ny forretningsorden for repræsentantskabet i Halsnæs Ny Boligselskab. Det indstilles, at bestyrelsen godkender forretningsordenen for repræsentantskabet. Bestyrelsen godkendte forretningsordenen for repræsentantskabet Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Bestyrelsen tog evalueringen til efterretning uden bemærkninger og godkendte at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Side 8 af 18

9 2.16 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 621 personer. Heraf har 345 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Rum Antal boliger Aktive på liste I bero på liste I alt på liste Aktive pr. bolig Lathyrushaven Elmegården Snerlevej/ Syrenvej Fraflytningsstatistik for perioden til for samtlige afdelinger er på 34 stk. Der var en drøftelse af ventelisterne, som særligt i nogle afdelinger, er meget tynde. Man enedes om, at fortsætte med arbejdet for, at gøre boligselskabet mere synligt og have fokus på, at søge veje til, at få flere til at skrive sig op i Boligselskabet. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, dog manglede der de 4 rums lejemål, i afdeling 25-25, som nu er kommet med i ovenstående skema Side 9 af 18

10 2.17 Regulering af indskud ved genudlejning Indstilling Regulering af indskud ved genudlejning af familieboliger kan reguleres uden kommunal godkendelse, hvis blot indskuddet efter regulering ikke overstiger kr. 226,00 /m 2 for den enkelte bolig. Det nævnte beløb skal først anvendes fra starten af det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. december Beboerindskud reguleres eller indekseres ikke automatisk, og i ældre afdelinger er indskuddet derfor ofte utilstrækkeligt til at dække lejernes forpligtelser overfor afdelingen - herunder udgifter i forbindelse med det lejedes fraflytning. For i videst muligt omfang at sikre afdelingerne økonomisk anbefaler Domea generelt at indskud forhøjes ved fraflytning til kr. 226,00 pr. m 2 i afdelinger, hvor det har relevans. For boligselskabets afdelinger kan de aktuelle indskudsbeløb for familieboliger opgøres som følger: Afdeling Indskud/m2 Lathyrushaven kr 226,00 Elmegården kr 352,79 Snerlevej/ Syrenvej kr 226,00 På baggrund heraf anbefales det, at indskud fremover reguleres ved genudlejning i afdelingerne Lathyrushaven, Elmegården og Snerlevej/ Syrenvej. Beslutning om regulering af indskud ved genudlejning kan træffes af organisationsbestyrelsen. Forholdet skal ikke behandles på afdelingsmøde, idet de nuværende beboere ikke berøres af reguleringen (medmindre de på et senere tidspunkt flytter internt i boligorganisationen). Domeas arbejde med beregning og registrering af nye indskudsbeløb for de enkelte boligtyper faktureres overfor boligorganisationen som en tillægsydelse efter medgået tid. Bestyrelsen godkendte, at indskud reguleres ved genudlejning til kr. 226,00 pr. m 2 i afdelingerne Lathyrushaven og Snerlevej/ Syrenvej. Der var enighed om, at man skal holde øje med, udviklingen af indskuddene, så de ikke bliver så store, at det bliver et problem, at leje boligerne ud. For nye afdelinger, så som Elmegården er det 2% af anskaffelsessummen, hvilket er forklaringen på det høje indskud her. Side 10 af 18

11 2.18 Personaleforhold Generel orientering Anders Hornehøj orienterede om, at funktionæren som var blevet verbalt overfaldet og som har været sygemeldt, på grund heraf, nu er delvist tilbage på jobbet og at han følger sagen. Anders Hornehøj har også haft en snak med lejeren, som havde overfaldet funktionæren. Lejeren har lovet, fremover at undlade den slags adfærd. Anders oplyste også, at den højt skattede ejendomsfunktionær Finn Bo Jørgensen har meddelt, at han ønsker at gå på pension i løbet af foråret. Der vil blive iværksat en ansættelse af en afløser for Finn. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning uden bemærkninger Udskydelse af genforhandling af forretningsføreraftaler til efter Organisationsbestyrelsesmedlemmer er ved kundebrev dateret den 24. oktober 2012 blevet bedt om at drøfte, om en kommende genforhandling af forretningsføreraftalen med Domea kan skubbes til i 2015 ved at forlænge den eksisterende forretningsføreraftale. Der er fremsendt skrivelse fra Domea herom til samtlige bestyrelsesmedlemmer og brevet lægges op på bestyrelsens side som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt bestyrelsen vil vente med at genforhandle forretningsføreraftalen til regionchef Bent Gordon Johansen. Bestyrelsen besluttede at afvente beslutningen til næste møde, da man ikke umiddelbart havde kendskab til, hvornår den nuværende aftale udløber. Det er nu undersøgt og der står følgende i aftalen: Det vil i praksis sige, at I kan opsige aftalen den med et års varsel, til et regnskabsårs afslutning og det vil sige, Bemærk også sidste afsnit f.s.v.a. helhedsplaner. Side 11 af 18

12 3 Markedsføring og synlighed 3.1 Fremlæggelse af logoforslag ved skilteudvalget Bjarne Nederby fremviste to udkast til logoer, hvorefter det ene med træer på, efter en længere drøftelse, blev valgt. Det blev lovet af Bjarne, at han vil få designeren til, at lave et brevpapir, så bestyrelsen kan se hvordan det tager sig ud, på et sådant. Logoet er tænkt brugt på f.eks. skilte, arbejdstøj, køretøjer m.m Fremlæggelse af udkast til skiltning ved skilteudvalget Det blev besluttet, at arbejdet med udarbejdelse af, bestilling af og montage af skiltene kan fortsætte, ud fra det fremlagte udkast. De var også enighed om, at man skulle søge, at lave farver og skrifttyper, så hele skiltet har et harmonisk udseende. Der er bevilliget op til kr til arbejdet. Overslaget kan ses nedenfor: 4 Nybyggeri Ingen punkter under nybyggeri. Side 12 af 18

13 5 Boligselskabets afdelinger 5.1 Årsregnskaber for 2011 / 2012 Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 1. juli til 30. juni 2012 lægges op på bestyrelsens side som bilag. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling Lahyrushaven / overskud på kr Afdeling Engparken: overskud på kr Afdeling Tømmerpladsvej: underskud på kr Afdeling Møllehaven: underskud på kr *) Afdeling Elmegården: overskud på kr. 197 Afdeling Snerlevej / Rønnevej / Syrenvej: overskud på kr Afdeling Tschernings Have: overskud på kr Afdeling Skovbrynet: overskud på kr Afdeling Havlitvej: overskud på kr Afdeling Servicearealer: overskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 11 til 36. *) Alle regnskaber er godkendt af afdelingsbestyrelserne, på nær i Møllegården, hvor der pågår en undersøgelse af tilbagebetaling af ejendomsskat og udgift til Rafn og søn. Regnskabet blev godkendt med forbehold for dette punkt. Bestyrelsen godkendte årsregnskaberne til forelæggelse for repræsentantskabet til endelig godkendelse. Side 13 af 18

14 5.2 Driftsbudgetter for Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1. juli til 30. juni 2014 lægges op på bestyrelsens side som bilag. Der er vedtaget følgende huslejestigninger på afdelingsmøderne for Halsnæs Ny Boligselskab: Afdeling Huslejestigning i % Afdeling Lathyrushaven: 10,00 % Afdeling Engparken 2,70 % Afdeling Tømmerpladsvej: 0,00 % Afdeling Møllehaven 2,99 % afventer godk. Afdeling Elmegården: 0,00 % Afdeling Snerlevej / Rønnevej / Syrenvej 4,80 %afventer godk. Afdeling Tschernings Have: 2,85 % Afdeling Skovbrynet: 2,76 % Afdeling Havlitvej: 3,42 % Afdeling Servicearealer: 3,23 % Domea har følgende kommentarer til budgettet i afdeling Lathyrushaven: Afdeling 25-02: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 10 % pr. 01. juli Budgettet er godkendt på afdelingsmøde. Varslingsteksten til stigningen er som følger: De kr , svarende til 7,42 % stigning er udelukkende til ydelserne på lån til de nye fjernvarmeinstallationer, hvorfor den reelle stigning er på 2,58 %, hvilket er mindre end de generelle udgiftsstigninger i samfundet og dækker også øgede henlæggelser til drift- og vedligeholdelse, øgede henlæggelser til tab ved fraflytning, ydelser til de nye mandskabsfaciliteter i boligselskabet. Stigningen på de 7,42 % til fjernvarme, modsvares af en besparelse på fjernvarme der er større. Det vil sige, at I sparer mere på fjernvarmeudgiften end denne stigning. Derfor er der tale om en overskudsforretning. Fjernvarmeprojektet skal som helhed vedtages på afdelingsmødet. Dette budget er altså under forudsætning, af en vedtagelse af fjernvarmeprojektet. Økonomien vil blive gennemgået på mødet. Afdeling 25-08: Der har i mange år stået en post på kr , som tilgodehavende i afdelingens regnskaber. Anders Hornehøj har undersøgt, hvad sagen drejede sig og og er nået frem til, at beløbet skal godskrives afdelingen, som en indtægt. Beløbet er et kommunegebyr vedr. bygherrekonkurrence. Dette beløb skulle have været betalt af organisationen (Kregme-Vinderød Boligselskab), som bygherre, under byggeriet. Det er det aldrig blevet. Bent Gordon bekræfter, at dette er korrekt og at pengene bør tages fra selskab 2500 s dispositionsfond og føres over til afdelingen. Det er det så blevet nu. Af denne årsag, er det ikke nødvendigt, at sætte huslejen op i afdelingen til næste år. Side 14 af 18

15 Bestyrelsen godkendte budgetterne til forelæggelse for repræsentantskabet til orientering. Bestyrelsen ønskede, at der fremover skulle påføres m2 huslejen, i ovenstående skema. 5.3 Orientering om driftsforhold Rågepolitik i Halsnæs Kommune På møde i bestyrelsen den 12. september 2012 orienterede driftschef Anders Hornehøj om, at der er i Halsnæs kommune, er en sagsbehandling omkring en rågepolitik i kommunen, i gang. Det skulle gerne betyde, at kommunen kan bekæmpe rågerne, som er nabo til Møllehaven, til foråret. Herudover er det konstateret, at de samme råger og flere andre fugle, har ødelagt store græsarealer i afdeling Elmegården med store og bekostelige skader til følge. Bestyrelsen havde derfor besluttet, at der til næste møde skulle indhentes tilbud på udførsel af opgaven, hvorefter organisationsbestyrelsen ville tage endelig stilling til sagen. Anders Hornehøj kan oplyse, at han har haft yderligere dialog med kommunen i denne sag og der kommer en indstilling om en vedtagelse af en Rågepolitik fra kommunens embedsmænd til det politiske system inden længe. Der er mange aspekter, som bliver taget med i en sådan indstilling, som vi ikke har indflydelse på, men kommunen har lyttet til os og tager hensyn til det i deres indstilling. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning uden kommentarer. 5.4 Mandskabsfaciliteter Driftschef Anders Hornehøj oplyser, at sagen er til byggesagsbehandling i kommunen. Så snart der foreligger en byggetilladelse, bliver der afholdt licitation. Efter mødets afslutning er der modtaget byggetilladelse. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning uden bemærkninger. Side 15 af 18

16 5.5 Renovation Domea afventer stadig svar i sagen. Efter mødet er det kommet frem i dagspressen, at VestForbrændingen og deres interessenter har besluttet at nedsætte gebyrerne for, at ejendomsfunktionærerne kører ind på genbrugsstationerne med selskabets køretøjer og lejernes storskrald, vil blive nedsat med 75 %. Halsnæs kommune, har som den eneste i området, indtil nu, grundet de verserende klager, afventet udspillet fra VestForbrændingen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning uden kommentarer Elmegården gåsebillelarveangreb Der har været behandling af en ansøgning til dispositionsfonden om bevilling af penge til, opretning af græsarealer og bekæmpelse af gåsebillelarverne. Organisationsbestyrelsen besluttede enstemmigt, at bevillige op til kr til dette arbejde. Efter at have konsulteret flere specialister på området, er der fundet en lidt billigere løsning på problemet og arbejdet er igangsat. Der har været arbejdet videre med sagen, siden ansøgningen og man er nået frem til en løsning, som bliver en hel del billigere end det bevilligede. Regningen kommer ned på det halve, men der skal så udtages nogle jordprøver og udarbejdes en gødningsplan, som så også skal føres ud i livet. Men stadig bliver det en hel del billigere end bevilliget. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning uden kommentarer. 5.7 Renoveringsprojekt afdeling Lathyrushaven Anders Hornehøj orienterede om, at man afventer Landsbyggefondens besøg i foråret 2013, hvorefter der arbejdes videre med planen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Side 16 af 18

17 5.8 Renoveringsprojekt afdeling Snerlevej/Rønnevej/Syrenvej Anders Hornehøj orienterede om, at der den 5/ skulle være møde med bestyrelsen i afdelingen, Domea Byg, Arkitekt Karl-Henning Sørensen og Anders Hornehøj, hvor man skulle lægge sidste hånd på den foreløbige helhedsplan, som skal indsendes til Landsbyggefonden. Indsendelsen forventes indsendt ultimo januar Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5.9 Afdeling Lahyrushaven På møde i bestyrelsen den 28. juni 2012 besluttede bestyrelsen, at der skulle udarbejdes en ny aftale i forbindelse med, Halsnæs kommune ville afgive anvisningsretten til 9 af 2 rumsboligerne, og at kommunen stadig ville have anvisningsret til hver fjerde af selskabets familieboliger. Der er kommet et udkast til en ny aftale, som vi har bedt om, i en underskrevet udgave. Når dette fremkommer, vil bestyrelsen i afdelingen og formand, samt næstformand i organisationen, skrive under. Herefter er aftalen en realitet. Aftalen er nu underskrevet og trådt i kraft. Bjarne Nederby Jessen orienterede om sagen, som var løst til afdelingens store tilfredshed. Med hensyn til, startboliger i sammen afdeling, var der indkaldt til møde på Rådhuset den 20. september, hvor flere bestyrelsesmedlemmer fra 25-02, sammen med Anders Hornehøj, deltog. Afdelingen har på det foreliggende grundlag, har afdelingen afvist, at gå ind i en aftale om startboliger. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Tilgodehavende afdeling Elmegården Der har igennem flere år stået et tilgodehavende i afdeling Elmegårdens regnskab. Det drejer sig om et beløb på kr. kr Det har vist sig, at være et kommunegebyr vedr. bygherrekonkurrence i forbindelse med opførelsen af ejendommen. Dette beløb skulle have været betalt af dispositionsfonden i Kregme-Vinderød Boligselskab. Men det er betalt af afdelingen, hvorfor der nu bliver lavet en ompostering, så afdelingen får beløbet indtægtsført og organisationsbestyrelsen får dem udgiftsført i dispositionsfonden. Domea har fået afsluttet hele byggesagen med Boligselskabet Sjælland og det viste sig, at der stod et afsætningsbeløb på kr , som aldrig var blevet brugt. Normalt skal det køres ind i byggesagsregnskabet, men da dette for længst er afsluttet, vil Boligselskabet Sjælland udbetale det. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og besluttede, at lade de kr tilgå afdelingen, som ekstraordinær indtægt. Side 17 af 18

18 6 Mødeplanlægning På møde i bestyrelsen den 12. september 2012 fandt bestyrelsen, at systemet hvor man på december mødet, aftaler næste års møder, er OK. Bestyrelsesmedlemmerne blev på mødet opfordret til, inden mødet, at have fundet fælles fodslag for 4 datoer til organisationsbestyrelsesmøder og 1 for repræsentantskabsmøde i Disse vil så ligge fast. Der skal således berammes følgende møder og arrangementer for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i 2013: xx-xx-20xx Bestyrelsesmøde kl. xx.xx på [mødested] xx-xx-20xx Bestyrelsesmøde kl. xx.xx på [mødested] xx-xx-20xx Bestyrelsesmøde (regnskabsmødet) kl. xx.xx på [mødested] xx-xx-20xx Ordinært repræsentantskabsmøde kl. xx.xx på [mødested] Jeg har fundet korrespondancen omkring datoer frem: Bestyrelsen besluttede, at afvente valget af nye medlemmer, inden man fastlagde datoerne. Det sker så i umiddelbar forlængelse af repræsentantskabsmødet den 12/ Eventuelt Bestyrelsen drøftede og vedtog, fremover at udsende dagsorden, Erindringsskrivelser, selskabets regnskab samt revisionsprotokollat, som vedhæftede filer til medlemmerne af organisationsbestyrelsen og repræsentantskabet. Samtidig skal de, stadig sammen med øvrige bilag, lægges op på hjemmesiderne. Dette vil formentlig kunne minimere, hvad medlemmerne har behov for, at udskrive før møderne. Bjarne Nederby blev opfordret til, at undersøge hvorvidt Halsnæs Ny Boligselskab er berettiget til en eller flere pladser i bestyrelsen i Halsnæs Forsyning. Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Inge-Lise Rasmussen Side 18 af 18