Bilag til pkt. 6. Kommunikationsstrategi for Lynettefællesskabet

Transkript

1 Bilag til pkt. 6 Kommunikationsstrategi for Lynettefællesskabet Opdateret september2012 1

2 Baggrund Lynettefællesskabets (LF) kommunikationsstrategi omfatter den interne såvel som den eksterne kommunikation. Formålet med kommunikationsstrategien er at sikre en effektiv kommunikation samt at øge offentlighedens bevidsthed om LF og den væsentlige miljøopgave, som LF udfører. Overordnet strategi LF s kommunikationsstrategi giver retningslinjer for, hvordan LF kommunikerer professionelt og effektivt. Det gælder den interne kommunikation såvel som kommunikation til offentligheden. Strategien fastslår desuden LF s nøglebudskaber, der bliver brugt, når LF kommunikerer til målgrupperne. Strategien skal endvidere sikre, at kommunikation og budskaber bliver forankret internt i virksomheden. Kommunikationen skal udformes, så den er tilgængelig, let at forstå og nem at håndtere under hensyn til de til rådighedsværende ressourcer. LF s ejerkommuner skal så vidt muligt være informeret om kommunikationen og være nævnt, når LF kommunikerer eksternt. LF s kommunikation er rettet mod borgerne i LF s ejerkommuner i særdeleshed og den brede offentlighed i almindelighed. Som led i den eksterne kommunikation, laver LF regelmæssigt en større adfærdskampagne. Kampagnerne er en væsentlig del af strategien om at øge LF s kendskab og synlighed blandt offentligheden. Adfærdskampagnerne kan blive fulgt op med en nålestikskampagne imellem kampagnerne. Nålestikskampagnerne er et mindre kampagnetiltag, der har til hensigt at bygge bro mellem de store kommunikative træk samtidig med, at de skal følge op på adfærdskampagnernes budskab. Intern kommunikation omkring LF s projekter, udvikling og ændringer er nødvendig forudsætning for at skabe forståelse og engagement hos medarbejderne. Stolte medarbejdere gavner LF s omdømme, når medarbejderne repræsenterer virksomheden i offentligheden. Mål for kommunikationen Kommunikationsstrategien skal være med til at opfylde følgende overordnede mål: Øge synligheden af LF s arbejde som miljøvirksomhed og den værdi, LF skaber for borgerne og miljøet 2

3 Vedligeholde og styrke LF s position som en innovativ virksomhed, der ved hjælp af udvikling, forskning og teknologi skaber værdi for miljøet og andre virksomheder Skabe forståelse og forpligtelse i ejerkommunerne og bidrage til borgernes miljøbevidsthed Positionere LF som ekspert inden for spildevandsrensning og slambehandling i Danmark og dermed være journalisternes foretrukne kilde, når de søger information om spildevandsindustrien Skabe stolthed blandt medarbejderne og være med til at nuværende såvel som kommende medarbejdere opfatter LF som en attraktiv arbejdsplads LF er en virksomhed, der ønsker at fremstå som en åben, troværdig, ansvarsfuld og effektiv virksomhed. Åben refererer til, at LF skal være tilgængelig for pressen og for borgerne. Troværdig indebærer, at vi siger, hvad vi gør, og gør hvad vi siger. Ansvarsfuld betyder, at LF samvittighedsfuldt løser sin opgave ud fra gældende lovgivning, optræder ansvarligt over for sine medarbejdere, og forvalter de offentlige midler med størst mulig omtanke. Effektiv betyder, at LF i sit arbejde og arbejdsmetoder viser høj effektivitet. Budskaber I kommunikation med omverdenen ønsker LF at adressere en række nøglebudskaber, der afspejler de overordnede mål for kommunikationen: LF skaber et renere vandmiljø og bidrager til renere badevand i Øresund LF er Danmarks største miljøvirksomhed inden for spildevandsrensning LF benytter aktivt udvikling og forskning, der kan fremme teknologier til gavn for vandmiljøet LF arbejder aktivt med at påvirke borgernes adfærd i en mere miljørigtig retning i forhold til spildevand LF arbejder målbevidst på at være på forkant med fremtidens krav til offentlige virksomheder eksempelvis med hensyn til kvalitet, effektivitet, medarbejdertilfredshed og kundetilfredshed LF er en god arbejdsplads, som medarbejderne kan være stolte af 3

4 Målgrupper En kortlægning af målgrupper sikrer, at budskaberne bliver kommunikeret til alle relevante parter Borgere Borgerne i LF s otte ejerkommuner Øvrige borgere i Danmark Naboer til LF s to renseanlæg, Lynetten og Damhusåen Kommuner Embedsmænd og politikere i de otte ejerkommuner Andre embedsmænd og politikere, der beskæftiger sig med spildevandsrensning og/eller har indflydelse og interesse i LF s drift Samarbejdspartnere Andre spildevandscentre i Danmark Forsknings- og uddannelsesinstitutioner, der har interesse i LF s arbejde som spildevandscenter og miljøvirksomhed Faglige organisationer Rådgivere Virksomheder og industrier DANVA Vandkvalitetsinstituttet Miljøministeriet Sverige og Østersølandene Medarbejdere Medarbejdere i LF Kommunikationskanaler LF benytter sig af forskellige interne og eksterne kommunikationskanaler, der sikrer effektiv kommunikation. De centrale platforme, hvori budskaberne kan adresseres er følgende: Intern Intranet Nyhedsbrev Præsentationsmateriale til nye medarbejdere Pressen TV: (nationalt/regionalt) (fx TV-Avisen, TV2 Nyhederne, Lorry) Radio: (Nationalt/regionalt) (Radioavisen, P4 København) Fagblade (fx DANVA, Ingeniøren og Teknik&Miljø) Landsdækkende dagblade (fx Politiken, Berlingske) Regionale aviser (fx Frederiksborg Amts Avis) 4

5 Lokale aviser i de otte ejerkommuner (fx Frederiksberg Bladet, City Avisen) Online medier (fx Avisen.dk, Teknik&Viden) Evt. sociale medier Web - Kampagner Adfærdskampagner Nålestikskampagner Arrangementer Events Åbent hus Trykt materiale: Besøgsmateriale Skole- og undervisningsmateriale Ejerkommunerne Kommunikationsafdelingerne Miljø- og Teknikafdelingerne Øvrige Bestyrelsen Embedsmandsudvalget Kommunikationspolitik LF kommunikerer over for alle målgrupper åbent og ærligt, hurtigt og præcist også i ubehagelige situationer. Det indebærer, at LF: tilstræber at besvare alle pressehenvendelser inden for en time gør al relevant materiale tilgængeligt og er lette at komme i kontakt med Succeskriterier for PR-indsatser Adfærdskampagnerne henvender sig til borgerne i de otte ejerkommuner, hvorfor de regionale og lokale medier er vigtige at komme igennem til. Såfremt kampagnen også skaber landsdækkende omtale, er det er plus, men ikke nødvendig forudsætning for en vellykket pr-indsats. Målene for pressehistorier afhænger af nyhedsværdien i de enkelte historier. Hvis muligheden er der for landsdækkende medier, har disse medier altid første prioritet. 5

6 Gældende for alle historier, uanset om de har været i lokale eller i landsdækkende medier er dog, at pressemeddelelser altid, uanset nyhedsværdi, bliver udsendt bredt. Herunder sendes pressemeddelelsen til ejerkommunernes kommunikationsafdelinger. Efterfølgende bliver pressemeddelelsen lagt op som nyhed på Når pressen henvender sig Alle henvendelser fra pressen til LF går til LF s direktør og gerne gennem den presseansvarlige fra kommunikationsfirmaet, så vidt det er muligt. Uanset spørgsmålets karakter, er det op til direktøren at vurdere, hvem der skal svare på henvendelsen. I sit fravær udpeger direktøren en stedfortræder, der kan udtale sig/give forespørgselen videre. Uden for normal arbejdstid vil vagtchefen dog ved henvendelser fra pressen kunne videregive faktuelle oplysninger om konkrete hændelser, der er opstået i vagtperioden. Inden for normal arbejdstid er det således kun direktøren, der udtaler sig på virksomhedens vegne, med mindre andet er aftalt. Undtaget herfra er henvendelser til LF s bestyrelsesformand, der svarer på henvendelser af politisk art, om muligt efter drøftelse med LF s direktør. Ved formandens fravær, er det næstformanden, der udtaler sig. Bestyrelsesformanden orienterer efter pressekontakt LF s direktør. Når LF går til pressen LF s direktør og Miljøgruppen drøfter løbende, hvilke aktiviteter i LF, der er mulige at lave pressehistorier på. I samarbejde med kommunikationsfirmaet, bliver der udarbejdet en presseplan over, hvilke pressehistorier LF skal ud i medierne med. Presseplanen bliver opdateret løbende. Når LF henvender sig til pressen, skal det være med historier, der er relevante for det pågældende medie. Kommunikationsfirmaet er presseansvarlig for LF og varetager derfor produktion af pressemeddelelser, pitch til det pågældende medie, udsendelse af pressemeddelelser eller opsætning af interview med LF s direktør med mindre henvendelser fra journalister sker direkte til LF. Når LF henvender sig til borgerne LF ønsker aktivt at bidrage med gode råd og faktuelle oplysninger i brochurer, kampagner og andet informationsmateriale, der kan ændre adfærd hos borgerne til gavn for miljøet. Dette informationsmateriale kan udarbejdes: selvstændigt 6

7 i samarbejde med beslægtede virksomheder i samarbejde med ejerkommunerne ved hjælp af øvrige offentlige midler LF inddrager, så vidt det er muligt, ejerkommunerne i udformningen af informationsmateriale, og i alle tilfælde bliver ejerkommunerne nævnt ved navn i materialet. Krisekommunikation Hvis der indtræffer en krise ønsker LF at handle hurtigt og optræde med størst mulig: Åbenhed/tilgængelighed Troværdighed Beslutsomhed Talsmand Talsmand ved kriser er i udgangspunktet altid LF s direktør, der derfor også altid skal underrettes omgående, hvis en krise indtræffer. Proceduren Den vejledende procedure for krisen er: 1. Nedsæt kriseteam: Direktør og om nødvendigt faglig/teknisk medarbejder, der kan forklare og inddæmme krisen. Tiden er en vigtig faktor. Det skal ske så hurtigt som overhovedet muligt. Uden for normal arbejdstid kontakter vagtchefen den direktør. 2. Orientering til myndigheder 3. Orientering af medarbejderne via intranet og eventuelt opfølgende medarbejdermøde 4. Orientering af bestyrelsesformand og efterfølgende til den øvrige bestyrelse. I nogle tilfælde kan det være relevant, at det er bestyrelsesformanden, eller næstformanden ved formanden fravær, der udtaler sig eller at bestyrelsesformanden i hvert fald er tilgængelig for medierne som opfølgning på den umiddelbare kommunikation fra LF 5. Orientering til medierne. Dette punkt skal vurderes i situationen. Udgangspunktet er, at LF ønsker at være proaktive og orientere medierne, før medierne kontakter LF. Det giver mulighed for at få den rigtige vinkel på krisen, hvis LF udsender en pressemeddelelse 7

8 6. Orientering af andre interessenter Opfølgning og genopbygning LF skal følge op på den første del af krisen ved fortsat at være tilgængelig og åben omkring krisen både i forhold til medarbejdere og medier. Når krisen aftager, skal behovet for genopbygning af eventuelt tabt troværdighed til LF vurderes. En krise giver ekstra opmærksomhed og kan derfor også udnyttes til at vise handlekraft og demonstrere åbenhed Mulige krisescenarier Håndteringen af en eventuel krise vurderes i det enkelte tilfælde. Følgende er eksempler på kriser: Slamudslip eller anden udledning af urenset spildevand Brand Arbejdsulykke med dødsfald, alvorlige kvæstelser etc. Arbejdsnedlæggelse med konsekvens for driften Ulovligheder blandt medarbejderne 8