Dialogbaseret Aftalestyring. Aftale 2007 EPO-staben

Transkript

1 Dialogbaseret Aftalestyring Aftale 2007 EPO-staben

2 Indholdsfortegnelse 1.0 Indledning Den politiske ramme Den faglige ramme Egen ramme Den administrative ramme Den økonomiske ramme...7 Bilag 1 Faglig indsats. - Projektorganisering...8 Bilag 2 Fagligt indsatsområde Aftalestyring...9 Bilag 3: Fagligt indsatsområde Ledelsesinformation...10 Bilag 4: Eget indsatsområde - Evaluering...11 Bilag 5: Eget indsatsområde - Ressourcestyring Indledning 1.1 Aftalens parter og løbetid Ved indgåelsen af aftalen forpligter direktionen og aftaleholderen sig til målrettet at arbejde for at opfylde aftalens indhold. Aftaleholderen er ansvarlig for at levere det aftalte serviceindhold, samt at opfylde de vedtagne målsætninger og indsatsområder. Dette skal ske inden for de generelle spilleregler for Decentral Ledelse og Centrale Styring, samt den tildelte budgetramme. Aftaleparter for aftale 2007, fra til Godkendt Kommunaldirektør d. 6. februar 2006 Strategi og organisationschef Finn G. Johansen Staben for EvalueringProjektOrganisation (EPO) 1.2 Aftaleområdets kerneydelse Organisationsforandringer og styreformer Drift af styringskonceptet Dialogbaseret Aftalestyring Formulering og gennemførelse af digitaliseringsstrategier Udvikling og anvendelse af systematisk ledelsesinformation i hele organisationen Driftsoptimering, kvaliltetsudvikling og evaluering Udvikle og understøttte fælles kultur og koncept for projektstyring- og ledese Projektledelse og konsulentbistand i forhold til ovennævnte områder 2

3 2.0 Den politiske ramme 2.1 Politiske visioner og målsætninger Nedenfor er de politiske målsætninger, som Sammenlægningsudvalget har formuleret for økonomiudvalgets arbejde. Målsætningerne er centrale for EPO's funktion som tværgående og udviklingsorienteret stabsfunktion. EPO skal understøtte et tværgående perspektiv, som: sikrer at udviklingsstrategien er den hammel, som alle trækker på i fællesskab sikrer grundlaget for kommunalbestyrelsens arbejde med udviklingsstrategien sikrer koordinering og balance mellem høje mål på forskellige fagområder fastholder det langsigtede perspektiv på prioriteringerne i organisationen EPO skal understøtte politiske mål og økonomiske prioriteringer: så der hvert år skabes et ikke ubetydeligt økonomisk råderum til politisk prioritering så Økonomiudvalget kan stå i spidsen for markante initiativer til effektivisering og prioritering så der er tæt sammenhæng mellem de konkrete økonomiske prioriteringer og de formulerede mål EPO skal understøtte Økonomiudvalget, med at: videreudvikle organisations- og styringsmodellen for koncernen formulere klare mål for digitalisering og evaluering Særligt om driftsoptimering Opgaven med at fremskaffe et økonomisk råderum til politisk prioritering forankres dels i forhold til den enkelte aftaleholder, der via den årlige aftale forpligtiges til at udarbejde forslag til effektiviseringer/besparelser indenfor eget aftaleområde (eksempelvis som en procentandel af eget driftsbudget) og dels hos EPO- og Økonomistaben i forhold til udarbejdelse af oplæg til tværgående effektiviseringer/besparelser. Delpolitikken Økonomisk driftsoptimering understøttes af politikker angående servicestrategi, udbudspolitik og indkøbspolitik, ligesom politik vedr. evaluering og bench-marking anvendes til dokumentation heraf. EPO- og Økonomistaben udarbejder koncept herfor, der sikrer såvel indarbejdelse i aftalesystemet som gennemførelse af tværgående projekter. Særligt om styringsværktøjer Der skal indføres bedre værktøjer i forhold til ledelsesinformationssystemer - se faglige indsatsområde bilag 2 Spilleregler for Dentral Ledelse og Central Styring skal evalueres årligt. EPO er tovholder på at denne evaluering gennemføres 2.2 Politiske indsatsområder Ledelsesinformation som er beskrevet under faglige indsatsområder i bilag 3 3

4 3.0 Den faglige ramme 3.1 Faglige målsætninger Det er direktionens mål, at alle fagsekretariater og stabe skal være fagligt stærke kompetencecentre. Derfor er det fag- og stabchefernes rolle, at være katalysator for faglig udvikling af netop deres fagområde i alle relevante dele af organisationen. En rolle som fordrer en dialogbaseret ledelsesprofil, hvor både evnen til at lytte og til at engagere andre for fælles mål er centrale kompetencer. Direktionen ønsker at coaching bliver et nøglebegreb i den måde, hvorpå fag- og stabcheferne og kompetencecentret understøtter arbejdet i institutionerne. Fagsekretariater og stabe er ikke spillende trænere, men skal søge at forbedre spillet i institutionerne gennem taktisk overblik, udviklingsarbejde og de retningslinier og den coaching, som kan udøves fra sidelinien. Det er fagsekretariater og stabes ansvar, at de understøtter den politiske proces med at formulere mål og succeskriterier for eget fagområde, herunder tilrettelægger den relevante dialog med brugere og interessenter, samt fokuserer på evaluering af de politisk formulerede mål. Det er fag- og stabchefernes ansvar at bidrage til at kvalificere arbejdet med den fælles udviklingsstrategi og i sammenhæng hermed også bidrage til at tilvejebringe det nødvendige økonomiske råderum. Dialogbaseret Aftalestyring Med overgangen til FMK-styreformen Dialogbaseret Aftalestyring stilles der store krav til udformning, implementering og drift af aftalesystemet. Dette sker bl.a. med udgangspunkt i ønsket om central styring og decentral ledelse. Det er målet: at der opbygges en stærk aftale- og evalueringskultur. at øge fokus på organisationens mål, handling og resultater på drifts- og udviklingsopgaver. at der udvikles en fælles styringsramme i relation til fælles sprog, dialog, aftaler, virksomhedsplaner, skabeloner mv. at opbygge en systematisk brug af ledelsesinformation, der ikke ensidigt fokuserer på økonomi, men også henleder opmærksomheden på organisationens bløde mål og resultater. Se også indsatsområdet i bilag 3 samt koncernmål for 2007 i afsnit 5. EPO s kerneopgave er at undersøtte hele organisationen i at håndtere disse udfordringer. EPOstaben skal sikre fælles ejerskab til og implementere, drifte, evaluere og udvikle det nye fælles styringskoncept samt sikre at aftalemøllen maler stabilt på alle områder. Derfor får EPO-staben det overordnede ansvar for rammer og processer vedrørende indgåelse af aftaler, og fungerer som sekretariat i forhold til formulering af centrale elementer i aftaler for aftaler. Se også koncept for Dialogbaseret Aftalestyring samt beskrivelse i bilag 2. Strategisk organisationsudvikling. EPO-staben skal med dette udgangspunkt såvel som udfra andre relevante parametre for organisationsudvikling - rådgive direktionen mht. hvordan den samlede organisation i FMK justeres og udvikles. Dette sker inden for rammerne af kommunens samlede udviklingsstrategi samt direktionens strategi, som udarbejdes årligt. Projektorganisation EPO-staben har en nøglerolle i at udvikle og fremme en fælles projektkultur. EPO-staben skal bistå organisationen med klart at definere, hvornår en opgave løses som en del af den daglige drift og hvornår der iværksættes et projekt med et veldefineret indhold med resultatkrav, 4

5 milepæle, ressourceforbrug, kompetenceforhold. Faglige ressourcepersoner på de forskellige områder skal understøttes og udfordres i samarbejdet med medarbejdere fra EPO-staben, som forventes at kunne bistå med erfaringer i fht. projektledelse, analysemetoder mv. Se også indsatsområdet bilag 1. EPO skal i 2007 udforme et projekt- og ressourcestyringskoncept, som kan synliggøre målsætninger med og omfang af organisationens centrale projekter og i sammenhæng hermed skal EPO synliggøre omfang og prioriteringskriterier for projektbistand til fagsekretariater og stabe. Digitalisering: EPO-staben fungerer som en digital taskforce med et overordnet ansvar for, at indførelsen af ny teknologi finder sted på den mest hensigtsmæssige måde, således at organisationen indhøster de mulige gevinster i fht. kvalitet og effektivitet. Målet er at digitalisering skal skabe den mest effektive og kvalitetsbevidste opgavevaretagelse. EPO er tovholder på udarbejdelsen af servicestrategi i EPO skal have fokus på proces og metode til udmøntning af driftoptimering i samarbejde med Økonomistaben. 3.2 Faglige indsatsområder Projektorganisation, se bilag 1 Dialogbaseret Aftalestyring, se bilag 2 herunder Evalueringskoncept jf. bilag 4 Ledelsesinformation se bilag 3 Digitalisering, der udarbejdes en handleplan for strategiske digitaliseringsprojekter i Gældende politikker, retningslinier, planer mv. for staben Se afsnit Egen ramme 4.1 Egen ramme EPO vil i 2007 have fokus på etableringen af en samlet Evaluerings, Projekt og Organisationsstab som kan understøtte hele organisationen vedr. organisatoriske, aftale-, dialog- og evalueringsmæssige forhold. EPO-staben rummer bevidst en række forskellige kompetencer som internt skal fusioneres således de samlet kan understøtte organisationen bedst muligt. EPO arbejder netop nu på intern værdiproces der sikre at EPO-konsulenter med afsæt i følgende kerneværdier: dygtige, muntre, opfindsomme, handlekraftige og troværdige kan udfylde rollen som interne konsulenter på tværs og på alle niveauer i organisationen. 4.2 EPO's egne indsatsområder Egne indsatsområder vil i 2007 være: Udvikling af evalueringskoncept i samarbejde med det kommunale evalueringsinstitut, hvor målet er at skabe ny viden om det strategiske grundlag for fremtidens evaluering i FMK samt udvælger evalueringsværktøjer og modeller samt processer, der vil være hensigtsmæssige i 5

6 Faaborg-Midtfyn, jf. indsatsbeskrivelse bilag 4 Projekt skriv bedre dansk: Der vil blive tilrettelagt intern revision og fælles kompetenceforløb med det formål at alle medarbejdere i EPO kan skrive et klart og forståeligt dansk. Inden sommerferien har EPO taget et fælles projekt, opgave- og ressourcestyringsprogram (tidsregistering) i brug,jf. indsatsbeskrivelse bilag Den administrative ramme 5.1 Direktionens koncernmål Ledelsesgrundlag og værdier: Lederforum formulerer et fælles grundlag for god ledelse som i videst muligt omfang træder i stedet for en detaljeret regelstyring. Det er et koncernmål at alle aftaleholdere bidrager konstruktivt til denne proces - og at hver aftaleholder udmønter de fælles ledelsesgrundlag og værdier i eget fagsekretariat, stab eller institution. HR-staben er tovholder på tilrettelæggelsen og gennemførelsen af dette koncernmål. Medarbejdertrivsel: Direktionen lægger stor vægt på at opbygge en organisation, hvor medarbejdernes trivsel er rigtig god. Derfor skal bl.a. gennemføres to trivselsundersøgelser i hele organisationen i løbet af Med dette initiativ ønsker direktionen at sætte yderligere fokus på medarbejdernes trivsel. Det er et koncernmål at hver enkelt aftaleholder følger op på resultaterne af disse undersøgelser og arbejder systematisk med medarbejdertrivsel i eget fagsekretariat, stab og institution. HR-staben er tovholder på tilrettelæggelsen og gennemførelsen af dette koncernmål. En åben og proaktiv kommune: Faaborg-Midtfyn Kommune skal være kendt som en åben og proaktiv organisation, hvor de ansatte i videst mulig omfang benytter deres faglige og personlige kompetencer til at synliggøre initiativer og opgaveløsning i den form Faaborg-Midtfyn har besluttet. Det er et mål at kommunens ansatte har en forståelse for og en oplevelse af, at reglerne om offentlig ansattes ytringsfrihed ikke blot er gældende, men også at ledelsen understøtter brugen heraf. Fællessekretariat er tovholder på tilrettelæggelsen og gennemførelsen af dette koncernmål. Dialogbaseret Aftalestyring: Dialogbaseret aftalestyring skal skabe fokus på organisationens mål og resultater på alle niveau. Derfor er det afgørende for direktionen at hele organisationen i 2007 oplever, at den politiske dialog og målformulering udgør et godt grundlag for udarbejdelse af aftaler i tæt dialog og samspil med brugere og medarbejdere. Det forventes at alle aftaleholdere aktivt arbejder med formidling af formålet med aftalestyring samt inddrager medarbejdere, brugerbestyrelser o.lign. i arbejdet. Det er ligeledes direktionens mål, at alle aftaleholdere får de redskaber og kompetencer, som gør dem i stand til at udøve den nødvendige styring og ledelse i fht. aftalernes forskellige rammer. EvalueringProjektOrganisation-staben (EPO) er tovholder på implementering, udviklingen og evaluering af Dialogbaseret Aftalestyring. En detaljeret beskrivelse af direktionens koncernmål fremgår at notat vedrørende direktionens Koncernmål for 2007 samt direktionens aftaler med HR, Fællessekretariatet samt EvalueringProjektOrganisation-staben (EPO). 5.2 Spilleregler for aftalestyring Der henvises til Spilleregler for Decentral ledelse og Central Styring vedtaget i Kommunalbestyrelsen den

7 5.3 Politikker, retningslinier mv. på koncernniveau Der henvises til Styrelsesvedtægten, Kasse- og regnskabsregulativet, Personalepolitikken, koncept for Dialogbaseret Aftalestyring, Indkøbspolitikken, IKT-arkitektur og den fælles designmanual. 6.0 Den økonomiske ramme 6.1 Driftsbudget for aftaleholderen Stab Projekt, Plan og Evaluering Det oprindelige driftsbudget for Stab EvalueringProjektOrganisation er budgetlagt med netto kr. Budgetrammen vil i løbet af foråret 2007 blive reguleret inden for følgende områder: Forsikringer IT Lederløn Tjenestemandspension til afgåede tjenestemænd Det er op til den enkelte aftaleholder at holde sig ajour med eventuelle yderligere korrektioner af budgetrammen. De øvrige forudsætninger lagt til grund for budgettet er nærmere beskrevet i budgetbemærkningerne indeholdt i Budget For en præcisering af de generelle aftaleforhold henvises til de generelle spilleregler vedrørende aftalestyring ( Spilleregler for Central Styring og Decentral Ledelse ) samt Faaborg-Midtfyn Kommunes Kasse- & Regnskabsregulativ med tilhørende bilag. 7

8 Bilag 1 Faglig indsats. - Projektorganisering Emne Aftaleholderen Faglige målsætninger Faglig indsatsområde 2007 Projektorganisation EvalueringProjektOrganisation (EPO) Projektorganiserede arbejdsformer skal understøtte den valgte organisationsmodel. Opbygge en projektorganisation, som sikre vidensdeling og opgaveløsning på tværs af traditionelle, faglige og institutionelle skillelinier. Der skabes et fælles projektsprog og -kultur. Der udformes og implementeres et fælles projektstyringskoncept Delmål A) Udarbejdelse af fælles projektstyringssprog B) Udarbejde en strategi for skabelsen af fælles projektorganisation/kultur C) Understøtte og iværksætte tiltag som fremme organisationens projektkultur D) Aktiv inddragelse af lederforum samt konsulenter i fagsekretariaterne. E) Etablering af netværk for konsulenter intern i organisationen F) Udarbejde oplæg til konkret implementering af fælles projeks- og ressourcestyringskoncept Succeskriterier at 80 % oplever at de arbejder mere projektorienterede end tidligere. at 75 % angiver at de ser en merværdi ved at arbejde projektorienteret at 60 % oplever en høj grad af vidensdeling og opgaveløsning i organisationen (2007) at 75 % oplever en høj grad af vidensdeling og opgaveløsning i organisationen (2008) (Det er tilstækkeligt med opfølgning og målinger i lederforum) Overordnet handleplan Mål- og resultatopfølgning Opfølgning på succeskriterierne i foråret 2008 Økonomi EPO forventer at anvende ca. 100 timer på udarbejdelse af projektsprog og implementering samt 60 timer på tiltag der understøtte projektorganiseringen i 2007 EPO understøtter organisationen med proces og projektledelse ca timer, f.eks. projektledelse på hjemmeside, intranet, designmanual, temamøde i KB. Resultatkrav Udarbejdelse af fælles projektsprog i inden 1. maj 2007 Udarbejdelse af strategi inden

9 Bilag 2 Fagligt indsatsområde Aftalestyring Emne Aftaleholderen Faglige målsætninger Faglig indsatsområde 2007 Dialogbaseret Aftalestyring EvalueringProjektOrganisation (EPO) Dialogbaseret aftalestyring skal bl.a. skabe fokus på organisationens mål og resultater på alle niveauer. ( se koncept for dialogbaseret aftalestyring ) Delmål A) at synliggøre sammenhæng mellem de politisk fastsatte mål og opnåede resultater. B) at EPO understøtter politikformulering samt bidrager aktivt til fagområdernes tilrettelæggelse af dialog med brugere og interessenter, samt fokuserer på evaluering af de politisk formulerede mål. B) At alle aftaleholdere får de redskaber og kompetencer, som gør dem i stand til at udøve den nødvendige styring og ledelse i fht. deres egen aftales forskellige rammer. C) Udarbejde et fælles evalueringskoncept i løbet af 2007 med henblik fælles ramme for mål og resultatopfølgningen på aftalerne for 2007 samt skabelse af en evalueringskultur. Succeskriterier At der sker en relevant dialog og brugerinddragelse på alle politikområder i processen med at formulere målsætninger, delmål og succeskriterier At der ved budgetvedtagelse 2008 er formuleret klare mål for alle politikområder At Kommunalbestyrelsen er tilfreds med processen omkring udformningen af de politiske mål Overordnet handleplan Se koncept for Dialogbaseret Aftalestyring Mål- og resultatopfølgning At der ved årets udgang er igangsat en evaluering blandt aftaleholderne af proces for 2007 samt Spilleregler for Central Styring og Decentral Ledelse Økonomi Drift og videreudvikling af aftalestyring 150 timer. Dialogstruktur og rammer 50 timer. Evaluering af 1. generations aftaler samt spilleregler 45 timer. Resultatkrav At der er udarbejdet et udkast til evalueringskoncept i primo oktober 2007 Spillereglerne evalueres inden aftalerne for 2007 vedtages. Proces vedr. aftale for 2007 evalueres på fag/stabsmøde inden april

10 Bilag 3: Fagligt indsatsområde Ledelsesinformation Emne Aftaleholderen Faglige målsætninger Faglig indsatsområde 2007 Ledelsesinformation EvalueringProjektOrganisation (EPO) Det er et klart mål at der indføres bedre værktøjer i forhold til ledelsesinformationssystemer. Dvs. forhold til økonomiafrapportering, nøgletal, statistikker mv. Målet er bl.a. At understøtte den overordnede politiske og administrative ledelse At synliggøre sammenhæng mellem de politisk fastsatte mål og opnåede resultater. At skabe et bedre grundlag for beslutninger om fremtidige mål og udviklingstiltag. At give grundlag for at vurdere den aktuelle udvikling og justere kursen, hvor udviklingen ikke måtte være tilfredsstillende. At skabe grundlag for feedback og dialog internt og eksternt. Delmål At ledelsesinformationssystemer i første omgang skal understøtte det politiske niveau og direktionen. At ledelsesinformationprojektet udarbejdes i tæt samarbejde med økonomistaben At der arbejdes aktivt på kobling mellem et styringsværktøj til aftaler og ledelsesinformation Succeskriterier At der er etableret et funktionelt (baissystem) ledelsesinformationssystem inden udgangen af Overordnet handleplan Der nedsættes projektgruppe i foråret 2007 samt arbejdes med implementering i efteråret Mål- og resultatopfølgning At der ved årets udgang er igangsat en evaluering blandt aftaleholderne af proces/indhold af aftalerne for Økonomi EPO forventer at anvende 120 timer på projektbeskrivelse, koncept, samt valg af IT-system. Dertil kommer timer til implementeringen af systemet samt udgifter til køb- og drift. Dette vil være afhængig af system og ambitionsniveau for Resultatkrav At der er udarbejdet en projektbeskrivelse inden som danner baggrund for en drøftelse med direktionen i marts. At der præsenteres et beslutningsoplæg til direktionen i august

11 Bilag 4: Eget indsatsområde - Evaluering Emne Aftaleholderen Målsætninger Eget indsatsområde 2007 Udvikling af et evalueringskoncept EvalueringProjektOrganisation Udvikling af evalueringskoncept som understøtter arbejdet med evaluering og kvalitetsudvikling på tværs af samtlige aftaleholdere i Faaborg-Midtfyn Kommune Delmål A) Fastlægge rammer og retningslinierne for det fremtidige mål og resultatopfølgninger på aftalerne. B) Skitser rammerne for de fremtidige interne og eksterne brugerevalueringer C) Indeholde en strategi for videreudviklingen af evaluerings- og læringskulturen Succeskriterier Opnået et klart og præcist billede af den eksisterende evalueringskultur At der er et klart billede af hvordan evalueringskulturen fremadrettet bedst understøttes af en central evalueringsstab. At fremtidige evalueringsværktøjer har afsæt i aftaleholderens reelle behov, og dermed øger chancerne for at evaluering finder bred accept og anvendelse i organisationen. At EPO er tovholder på gennemførelse af række brugerundersøgelser inden udgangen af At aftaleholderne bakker op omkring evalueringskonceptet 75 % af aftaleholderne med udgangen af 2008 mener, at EPO har bidraget til, at organisationen arbejder mere systematiske med evaluering end tidligere. 75 % af aftaleholderen med udgangen af 2008 mener at kommunens evalueringsfokus har ført til øget kvalitetsudvikling Overordnet handleplan Fase 1 Projektbeskrivelse og afgræsning jan feb Fase 2 Undersøgelsesfasen marts juni Erfaringsopsamling, ideudvikling og afprøvning via KREVI-projektet, samt undersøgelse af evalueringskulturen. Fase 3 Udarbejdelse af koncept juni oktober Evt. intern arbejdsgruppe samt udformning af koncept samt testning heraf. Mål- og resultatopfølgning Primo 2008 Økonomi Det forventes at der anvendes ca. 300 timer af EPO interne ressourcer. Resultatkrav Udarbejdet et evalueringskoncept inden primo oktober

12 Bilag 5: Eget indsatsområde - Ressourcestyring Emne Aftaleholderen Eget indsatsområde 2007 Ressourcestyringsværktøj EPO Institutionens egne målsætninger Afprøvning og brug af ressourcestyrringsværktøj på alle ansatte i EPO. Delmål A) Afprøve opgave- og tidsregistrereing i EPO B) Implementere ressourcestyring Succeskriterier A) Alle EPO s ressourcer styres via værktøjet B) Tidsregistrering foretages på projekter, driftsopgaver og intern tid C) At tidsregistering anvendes aktivt i fht. EPO interne fokusering og prioritering af ressourcer Overordnet handleplan Inden 1. marts 2007 benytter alle i EPO ressourcestyringsvæktøjet til at registrere samtlige opgaver samt ressorcer brugt herpå. Inden sommerferien har EPO stabil drift internt på opgave- og ressourcestyring via fælles tidsog opgaveregistreringsværktøj 1/9 har EPO udarbejet oplæg til hvordan opgave- og ressourcestyring bør bruges i den løbende interne opfølgning og prioritering i forhold til de opstillede mål. Mål- og resultatopfølgning Primo 2008 Økonomi Udviklingen og implementering 30 timer. Koncept for organisationen samt præsentation i lederforum og evt. implementering 70 timer. Resultatkrav At alle i EPO registrere deres samlede arbejdstid på projekter og øvrige opgaver stabilt for hele 2. halvår