Bilag B. Retningslinjer for gennemførelse af Direkte tildeling eller Miniudbud. Rammeaftale Fødevarer & drikkevarer Totalleverandører

Transkript

1 Bilag B Retningslinjer for gennemførelse af Direkte tildeling eller Miniudbud Rammeaftale Fødevarer & drikkevarer Totalleverandører

2 Indholdsfortegnelse 1. Proces for tildeling sådan vælger SKI-Rammeaftalen Leverandør for Kunden Generelt om Direkte tildeling Kriterier for valg af Leverandør Sådan foretages en Direkte tildeling Miniudbud Hvornår skal Kunden anvende Miniudbud? Kriterier for valg af Leverandør Sådan gennemføres et Miniudbud... 9 Side 2 af 11

3 1. Proces for tildeling sådan vælger SKI- Rammeaftalen Leverandør for Kunden Tildeling af en Aftale via Rammeaftalen sker enten ved Direkte tildeling eller, hvor betingelserne herfor er opfyldt ved Miniudbud. Kundens forpligtelse til at afholde Miniudbud er opfyldt, når Kundens opgjorte Varekurv andrager en samlet ordresum på DKK 30 mio. eller derover jf. punkt 3.1. Nedenfor gennemgås, hvordan henholdsvis Direkte tildeling og Miniudbud gennemføres. Kunden skal følge den tildelingsprocedure, der følger af beskrivelsen i dette bilag. Der er således ikke tale om, at Kunden vil have et frit valg hverken mellem Direkte tildeling og Miniudbud eller mellem Leverandørerne på Rammeaftalen. Derimod vil situationen være den, at Kundens tildeling af en kontrakt til en Leverandør, sker som en direkte følge af anvendelse af den heri beskrevne tildelingsprocedure. Med andre ord: Rammeaftalen vælger Leverandør for Kunden ved anvendelse af tildelingsproceduren. Kunden er berettiget til at anskaffe de varer (Varekurven), som er omfattet af Rammeaftalens udbudte varesortiment, jf. bilag E, idet Kunden ved anskaffelse af de varer, som er omfattet af det udbudte varesortiment har afløftet sin udbudspligt. Foretager Kunden anskaffelse af andre varer end dem, der fremgår af varesortimentet, er udbudspligten ikke afløftet ved brug af Rammeaftalen. Ved brug af periodekøb,(jf. punkt 2.2., A2 og punkt 3.3.) er Kunden endvidere begrænset til at købe de varer, der er medtaget i Varekurven, som ligger til grund for den Direkte tildeling eller Miniudbuddet. Ved indgåelse af en Aftale med en af Rammeaftalens Leverandører skal Kunden sagligt kunne begrunde, på hvilket grundlag Rammeaftalen har valgt den pågældende Leverandør. Kunden har således ikke frit valg blandt Rammeaftalens Leverandører, idet Kunden er forpligtet til at indgå Leveringsaftalen med den blandt Rammeaftalens Leverandører, som ved udbuddet af Rammeaftalen har tilbudt den laveste pris på de varer, som Kunden efterspørger i sin varekurv. Kunden er afskåret fra at foretage ændringer i Leverancevilkår og Leveringsaftaler, som Kunden er forpligtet til at anvende, jf. bilag C.1., C.2., C.3. og C.4. Side 3 af 11

4 2. Generelt om Direkte tildeling Kunden er forpligtet til at anvende Direkte tildeling ved indgåelse af samtlige Aftaler under Rammeaftalen, bortset fra de tilfælde, hvor der skal anvendes Miniudbud. Direkte tildeling foretages som beskrevet i punkt 2.2. Direkte tildeling indebærer ikke anden kontakt mellem Kunde og Leverandør end Kundens afgivelse af bestilling. Såvel Kunden som Leverandøren er afskåret fra at foretage ændringer i Leverancevilkårerne, jf. bilag C.1. og C.2., som Kunden og Leverandøren er forpligtet til at anvende, og som Kunden automatisk accepterer ved afgivelse af bestilling. Tildeling af Ordrer sker udelukkende på grundlag af Leverandørens oprindelige tilbud på Rammeaftalen, jf. bilag E.2. og E.3. samt eventuelle prisreguleringer jf. bilag F. En Direkte tildeling indebærer dermed, at Kunden ikke må indhente et nyt tilbud fra Leverandørerne på Rammeaftalen eller på anden måde drøfte tildelingen med Leverandøren/Leverandørerne Kriterier for valg af Leverandør Ved Direkte tildeling skal Kunden vælge den Leverandør, som tilbyder laveste pris på de af Kunden valgte varer, som nærmere beskrevet i punkt Sådan foretages en Direkte tildeling Direkte tildeling foretages af Kunden enten som et Enkeltkøb ved én bestilling, eller hvor Kunden sagligt kan begrunde dette, som et Periodekøb, hvor bestillinger foretages løbende over tid. Ved Enkeltkøb, der forstås som en mellem Kunden og Leverandøren indgået aftale om levering af en enkelt leverance jf. rammeaftalens punkt 1, henviser Enkeltkøb, Ordre og Leverance til alle varerne i Varekurven. Disse leveres af Leverandøren på baggrund af Kundens bestilling. Side 4 af 11

5 Ved Periodekøb forstås en konkret mellem en Kunde og Leverandøren (...) indgået Aftale for en tidsbegrænset periode om løbende leverancer af varer under Rammeaftalen i henhold til bestillinger fra Kunden til Leverandøren jf. rammeaftalens punkt 1. Ved periode forstås her leveringsaftalens længde; ved køb forstås Kundens samlede Ordre (Varekurven); ved Leverance forstås separate leveringer af varer, som foretages på baggrund af Kundens løbende separate bestillinger i aftaleperioden. A1: Enkeltkøb Ved et Enkeltkøb foretager Kunden én bestilling trin for trin som beskrevet nedenfor: Trin 1 - Kundens behov Direkte tildeling påbegyndes ved, at Kunden foretager en opgørelse af sit behov (varer, og antal enheder pr. varelinje). Leveringssted eller leveringsstederne angives i forbindelse med Kundens bestilling. Kundens opgjorte samlede behov betegnes i nærværende bilag som "Varekurven". Trin 2 - Kunden identificerer varerne Kunden identificerer de varer, som Kunden ønsker at anskaffe ved brug af Underbilag C.1.1. Varekurv til bilag C.1 Leverancevilkår Enkeltkøb. Kunden kan via log in på hente SKIs E-katalog med Leverandørernes prisoplysninger. Trin 3 - Varer, som indgår i varekurven Kunden vælger den/de vare(r), som skal indgå i Varekurven. Varekurven vil herefter være Underbilag C1.1. Varekurv til bilag C.1 Leverancevilkår Enkeltkøb. Trin 4 - Kunden sammenholder priser Kunden sammenholder priserne i Varekurven mellem Leverandørerne på Rammeaftalen med henblik på at finde den Leverandør, som har tilbudt Varekurven til den laveste pris. Kunden skal lægge prisen på hver enkelt vareenhed, som indgår i Varekurven, sammen og herefter beregne hver enkelt Leverandørs samlede pris på enhederne i Varekurven. Kunden skal lægge de - eventuelt Regulerede - priser fra Rammeaftalen til grund. Trin 5 - Tildeling af ordren Kunden tildeler den samlede Varekurv til den Leverandør, som har den laveste pris for Varekurven. Det anbefales, at Kunden på baggrund af tildelingen udfærdiger et tildelingsnotat, som redegør for Kundens tildeling. Det anbefales endvidere, at Kunden udfylder en profylaksebekendtgø- Side 5 af 11

6 relse, jf. Håndhævelseslovens 4, samt efter offentliggørelse af profylaksebekendtgørelsen afholder frivillig standstill på 10 dage. Trin 6 - Bestilling af Varekurven Kunden bestiller de ønskede varer hos den tildelte Leverandør. Varekurven anses herefter som bestilt. Bestilling kan ske pr. , fax, brev, telefonisk, via indkøbsportaler eller på Leverandørens hjemmeside. Kundens leveringssted(er)/adresse skal være angivet i Kundens bestilling, jf. bilag C.1. A2: Periodekøb Ved et Periodekøb har Kunden behov for at foretage flere bestillinger over tid med tilhørende Leverancer ud fra en prædefineret Varekurv. Kunden ønsker således at indgå i et eksklusivforhold for så vidt angår de varer, der er omfattet af den Direkte tildeling, med en Leverandør for en længere, tidsafgrænset periode (12, 24, 36 eller 48 måneder, dog maksimalt 24 måneder efter Rammeaftalens ophør, jf. bilag C.3., punkt 14) til Rammeaftalens Regulerede priser. Kunden påtager sig i den forbindelse en minimumsanskaffelsespligt på 80 % af den tildelte Ordre. Ved et Periodekøb foretager Kunden løbende bestillinger trin for trin som beskrevet nedenfor: Trin 1 - Kundens behov Direkte tildeling påbegyndes ved, at Kunden foretager en opgørelse af sit behov i form af forventede mængder pr. varelinje. Kunden tager udgangspunkt i sit historiske forbrug og/eller et kvalificeret skøn over de forventede mængder i aftaleperioden. Trin 2 - Kunden identificerer varerne Kunden identificerer de varer, som Kunden ønsker at anskaffe ved brug af Underbilag C.2.1. Varekurv til bilag C.2 Leverancevilkår Periodekøb. Kunden kan via log in på hente SKIs E-katalog med Leverandørernes prisoplysninger. Trin 3 - Varer, som indgår i varekurven Kunden vælger og angiver antallet af de varer, som skal indgå i Varekurven. Varekurven vil herefter være Underbilag C.2.1. Varekurv til bilag C.2 Leverancevilkår Periodekøb. Side 6 af 11

7 Trin 4 - Kunden sammenholder priser Kunden sammenholder priserne i Varekurven mellem Leverandørerne på Rammeaftalen med henblik på at finde den Leverandør, som har tilbudt Varekurven til den laveste pris. Kunden skal lægge prisen på hver enkelt vareenhed, som indgår i Varekurven, sammen og herefter beregne hver enkelt Leverandørs samlede pris på Varekurven. Kunden skal lægge de - eventuelt Regulerede - priser fra Rammeaftalen til grund. Trin 5 - Tildeling af ordren Kunden tildeler Varekurven til den Leverandør, som har den laveste pris på Varekurven. Det anbefales, at Kunden på baggrund af tildelingen udfærdiger et tildelingsnotat, som redegør for Kundens tildeling, Det anbefales endvidere, at Kunden udfylder en profylaksebekendtgørelse, jf. Håndhævelseslovens 4, samt efter offentliggørelse af profylaksebekendtgørelsen afholder frivillig standstill på 10 dage. Trin 6 - Bestilling af Varekurven Kunden bestiller løbende de ønskede varer i Varekurven hos den tildelte Leverandør. Den løbende bestilling kan ske pr. , fax, brev, telefonisk, via indkøbsportaler eller på Leverandørens hjemmeside. Kundens leveringssted(er)/adresse skal være angivet i Kundens bestilling, jf. bilag C.2. Side 7 af 11

8 3. Miniudbud 3.1. Hvornår skal Kunden anvende Miniudbud? De nedenfor anførte tilfælde er udtryk for en udtømmende oplistning af de situationer, hvor Kunden er forpligtet til at gennemføre et Miniudbud. Kunden skal anvende det af SKI udarbejdede Miniudbudsmateriale via log in på Ved Miniudbud gennemfører Kunden en fornyet konkurrenceudsættelse mellem Leverandørerne på Rammeaftalen. Kunden skal indgå i et eksklusivforhold for så vidt angår de varer, der er omfattet af Miniudbuddet, med en leverandør for en længere, bestemt periode (12, 24, 36 eller 48 måneder, dog maksimalt 24 måneder efter Rammeaftalens ophør, jf. bilag C.4., punkt 14) til Regulerede priser, sådan som Rammeaftalen foreskriver det. Kunden påtager sig i den forbindelse en minimumsanskaffelsespligt på 80 % af den tildelte ordre. Ved Miniudbud er alle vilkår ikke fastlagt i Rammeaftalen, og Kunden skal i Opfordringsskrivelsen (bilag B.2) angive Leveringsaftalens længde. Periodekøb Ved Periodekøb forstås en konkret mellem en Kunde og Leverandøren i henhold til ( ) et Miniudbud indgået aftale for en tidsbegrænset periode om løbende leverancer af varer under Rammeaftalen i henhold til bestillinger fra Kunden til Leverandøren jf. rammeaftalens punkt 1. Ved periode forstås her leveringsaftalens længde; ved køb forstås Kundens samlede Ordre (Varekurven); ved Leverance forstås separate leveringer af varer, som foretages på baggrund af Kundens løbende separate bestillinger i aftaleperioden. Ved et Periodekøb er Kunden forpligtet til at genåbne konkurrencen ved et Miniudbud, hvis følgende behov er gældende: Kundens opgjorte varekurv andrager en samlet ordresum på DKK 30 mio. eller derover. Side 8 af 11

9 3.2. Kriterier for valg af Leverandør Ved Miniudbud skal Kunden vælge den Leverandør, som tilbyder laveste pris på de af Kunden valgte varer, som nærmere beskrevet i punkt Sådan gennemføres et Miniudbud Miniudbud gennemføres, som beskrevet nedenfor trin-for-trin, og ved anvendelse af følgende skabeloner til Miniudbudsdokumenter, der kan downloades på Opfordringsskrivelse Miniudbud - Periodekøb, bilag B.2. Miniudbudsbetingelser - Periodekøb, bilag B.1. Leveringsaftale Miniudbud - Periodekøb, bilag C.4. Tro og love-erklæring Gennemførelse af et Miniudbud indebærer, at tildeling af Varekurven blandt Rammeaftalens Leverandører sker efter Kundens modtagelse af tilbud samt efterfølgende tilbudsevaluering. Trin 1 - Kundens behov Kunden foretager en opgørelse af sit behov i form af forventede mængder pr. varelinje. Kunden tager udgangspunkt i sit historiske forbrug og/eller et kvalificeret skøn over de forventede mængder i aftaleperioden. Trin 2 - Kunden identificerer varerne Kunden identificerer de varer, som Kunden ønsker at anskaffe ved brug af Underbilag C.2.1. Varekurv til bilag C.2. Leverancevilkår Periodekøb. Kunden kan via log in på hente SKIs E-katalog med Leverandørernes prisoplysninger. Trin 3 - Varer, som indgår varekurven Kunden vælger og angiver antallet af de varer, som skal indgå i Varekurven. Varekurven vil herefter være Underbilag C.2.1. Varekurv til bilag C.2. Leverancevilkår Periodekøb. Trin 4 - Udarbejdelse af Miniudbudsmateriale Til brug for Miniudbuddet skal Kunden færdiggøre Miniudbudsmaterialet, hvilket sker på følgende måde: Kunden udfylder de med fed markerede skabeloner til Miniudbudsdokumenter i overensstemmelse med de vejledende tekster, der er anført i de pågældende dokumenter. Side 9 af 11

10 Opfordringsskrivelse Miniudbud Periodekøb, bilag B.2. Miniudbudsbetingelser - Periodekøb, bilag B.1. Leveringsaftale Miniudbud - Periodekøb, bilag C.4. Underbilag C.2.1. Varekurv til bilag C.2. Leverancevilkår Periodekøb. Tro- og loveerklæring. Trin 5 - Igangsættelse af Miniudbud Kunden igangsætter Miniudbuddet ved at fremsende enslydende udfyldt Miniudbudsmateriale, jf. trin 4, til alle Leverandører på Rammeaftalen med opfordring til at afgive tilbud på den udbudte Varekurv. Trin 6 - Tilbud fra Leverandørerne Leverandørerne udarbejder deres tilbud ved at udfylde Kundens fremsendte Miniudbudsmateriale med de af Leverandøren tilbudte priser. Leverandørernes tilbud sendes tilbage til Kunden indenfor den i Miniudbudsbetingelserne angivne tilbudsfrist. Desuden udfyldes tro og love-erklæring. Trin 7 - Evaluering af tilbuddene Kunden evaluerer tilbuddene på baggrund af tildelingskriteriet "laveste pris". Kunden skal lægge prisen på hver enkelt vareenhed, som indgår i Varekurven, sammen og herefter beregne hver enkelt Leverandørs pris på Varekurven. Kunden skal lægge de ved Miniudbuddet opnåede priser til grund. Trin 8 - Samtidig meddelelse om tildeling af Varekurven Kunden underretter samtidigt og skriftligt Leverandørerne om resultatet af Miniudbuddet med oplysning om, hvilken Leverandør Kunden agter at indgå Leveringsaftale med. Det anbefales, at Kunden på baggrund af tildelingen udfærdiger et tildelingsnotat, som redegør for Kundens tildeling, Det anbefales endvidere, at Kunden udfylder en profylaksebekendtgø- Side 10 af 11

11 relse, jf. Håndhævelseslovens 4, samt efter offentliggørelse af profylaksebekendtgørelsen afholder frivillig standstill på 10 dage regnet fra dagen efter Kundens afsendelse af en fyldestgørende underretning om tildelingsbeslutningen, (eksempelvis; hvis kunden underretter Leverandøren den 1. maj, udløber standstill perioden den 11. maj, og Kunden må tidligst underskrive Leveringsaftalen den 12. maj).. Trin 9 - Kontraktindgåelse efter afholdelse af Miniudbud Det anbefales, at Kunden først underskriver Leveringsaftalen efter udløbet af den frivillige standstill-periode. En fyldestgørende underretning indebærer, at håndhævelseslovens frist for indgivelse af klager over et Miniudbud på 30 dage regnet fra dagen efter underretningen begynder at løbe. Afholdelse af en frivillig standstill-periode indebærer endvidere, at aftalen i tilfælde af en klagesag ikke kan få erklæret aftalen for uden virkning med en forpligtelse til at bringe kontrakten til ophør, jf. håndhævelseslovens regler herom. Side 11 af 11