Koncern Økonomi Controllerbesøg hos: 1. Indledning: 2. Kontaktpersoner ved besøget:

Transkript

1 Koncern Økonomi Controllerbesøg hos: Kunde: Center for Døvblindhed og høretab Område: Specialsektoren Udført af: PD/HDS Dato: 01/11 + 7/ Regnskabsår: 2013 Indeks: 1. Indledning: Udgangspunktet for besøgene er tilsynsrapporter fra specialsektoren og besøgsrapporter fra ekstern revision. I forbindelse med besøgene vil der også blive udført kontroller af de etablerede forretningsgange, foretaget ved kasseeftersyn og gennemgang af ledelsestilsynet. Endvidere vil der blive foretaget en vurdering af medarbejdernes adgange til administrative systemer, herunder specielt Regionens økonomisystem. Controllerfunktionens arbejde i.f.m. Specialsektoren er primært, at sikre, at den overordnede økonomiske praksis fra sektoren gennemføres forsvarligt og at der ikke er områder, som undlades, hvorfor besøgene er tilrettelægges således, at de er med til at sikre det samlede kontrolniveau i regionen. 2. Kontaktpersoner ved besøget: Kontorchef: Tinna Knøsgaard Christensen Økonomimedarbejder: Jonna Krista Thorsen Økonomimedarbejder: Helle Inger Nielsen 3. Områder omfattet af besøget: Organisation af kasser, herunder kasseeftersyn, og øvrige afstemninger Opfølgning på økonomirapporter Lønudgiftsstyring Kontrol af brugerautorisationer, samt forretningsgange herfor Beboermidler Kostkasser, herunder registrering i økonomisystemet Opfølgning på inventarliste Anvendelse af betalingskort øvrigt Side 1 af 5

2 Bemærkninger: Organisering af kasser, herunder kasseeftersyn, og øvrige afstemninger 1/ : Forgæves besøg. Institutionen har ingen kontantkasse i administrationen. På dagens besøg blev afdelingerne Bøgehuset og Danalien udvalgt til gennemgang. Udlægskassen på Bøgehuset bestod af en kontant beholdning på 36,00 kr., som der ikke kan redegøres for, da der ikke bliver ført regnskab over saldoen i kassen. Efter besøget kunne Helle fortælle, at afdelingslederen havde sendt kassebilagene ind til Helle, hvorfor de ikke lå i kassen. Det er påpeget overfor Helle, at der altid skal kunne gøres rede for beløbet i kassen. Når bilagene sendes ind til afregning, skal der lægges en seddel i kassen, som dokumentation for beløbet der er sendt til afregning. Helle Nielsen fortalte, at der arbejdes på at nedlægge kassen, da afdelingen handler mest på købekort. Udlægskassen på Danalien udviste en mindre difference. Nogle af bilagene i kassen var et halvt år gammel, hvorfor det blev nævnt overfor afdelingslederen, at kassen bør gøres op noget oftere. Der gøres ikke mere i den forbindelse Bemærkninger: Økonomirapporter Gennemgangen af økonomirapporter foretages af Jonna Thorsen. Økonomirapporterne uddeles til alle budgetansvarlige. Gennemgangen er set. Kontrollen er foretaget til og med september. Bemærkninger: Lønudgiftsstyring Jonna kontrollerer at beløbene stemmer overens mellem Økonomisystemet og SilkeborgData. Kontrollen udskrives og gemmes. Kontrollen er foretaget til og med september måned. Løndokumentationskontrollen foretages elektronisk. Kontorchef Tinna Christensen foretager kontrollen for bl.a. administrationen og fællesfunktionen. Opgaven er derudover fordelt ud på de afdelingsansvarlige. Side 2 af 5

3 Bemærkninger: Kontrol af brugerautorisationer, samt forretningsgange herfor Det blev nævnt overfor Helle og Tinna, at institutionen fremover skal indfører en årlig kontrol af brugerautorisationer. Kontrollen skal omfatter ØS og Silkeborgdata. Helle Nielsen står for at af- og tilmelde brugere i ØS. På besøget blev hun vist, hvordan hun i systemet kan trække en liste over brugeradgange til ØS, samt se hvilke områder medarbejderne har adgang til. Såfremt der fremgår personer på listen, som ikke længere er i ansættelse skal disse slettes. Da institutionen ikke har mulighed for selv, at trække et udskrift over brugeradgange til SilkeborgData, blev det aftalt at Controllerfunktionen årligt sørger for fremsending af en liste til gennemgang. Kontrollen skal påføres eventuelle kommentarer, dato og initialer. Gennemgangen kan gemmes enten i papirform eller elektronisk. Kontrollen skal beskrives i institutionens instruks og arbejdsbeskrivelse. Bemærkninger: Beboermidler På dagens besøg blev der optalt beboermidler på Bøgehuset og Danalien. På Bøgehuset blev samtlige 7 beboerkasser talt op. 4 af beboerkasserne udviste en difference i forhold til bogføringen. Differencerne skyldtes manglende opdatering af regnskabshæfterne, samt manglende bilag i kassen. Det blev nævnt overfor afdelingen, at der altid skal ligge bilag for alle bevægelser i kassen, samt at regnskaberne skal være opdateret. På Danalien blev 3 beboerkasser talt op. I en af kasserne var den optalte beholdning i overensstemmelse med bogføringen. En af kasserne udviste en mindre difference. Den sidste beboerkasse kunne ikke gøres op, da regnskabet ikke var blevet opdateret med saldoen. Den ansvarlige medarbejder fører indtægter og udgifter, men der er ikke nogen samlet saldo at forholde sig til. Det blev nævnt overfor Tinna, at det ikke er første gang, at der ikke er styr på regnskabet for denne beboer, hvorfor hun vil tage hånd om det. Det blev aftalt med Helle Nielsen, at hun sender den seneste udskrift fra beboerens bankkonto til Controllerfunktionen. Dette er pr. 18/ ikke modtaget. Side 3 af 5

4 Bemærkninger: Kostkasser Institutionen har kostkasser på afdelingerne Ungdomshjemmet, Minibo, Skovhuset og Danalien. Kostkasserne er registeret på status. Registreringerne der er foretaget i ØS, er iflg. Helle kun over bevægelser i banken på de enkelte kasser. Det blev nævnt, at registreringen skal fortages på de samlede bevægelser i bank og kontant beholdning. Kostkassen på Danalien kunne ikke ses, da kantinemedarbejderen ikke var til stede. Regnskabet for kassen blev set. Der føres regnskab med kontanterne, og bankens bevægelser. Det blev nævnt, at bankens saldo også skal fremgå af regnskabet. Bemærkninger: Inventarliste Inventarlisten er ikke blevet ajourført siden den blev udarbejdet. I følge Helle har de ikke købt noget nyt siden da. I forbindelse med at institutionen åbner en ny afdeling; Kloden, skal listen opdateres i forbindelse med nyindkøb, herunder kunst. Der er ikke foretaget yderligere i forbindelse hermed. Side 4 af 5

5 Bemærkninger: Anvendelse af betalingskort Institutionen har flere forskellige købekort. Hver afdeling har nogle forskellige købekort som de bruger i forbindelse med indkøb. På Bøgehuset har de følgende kort: BR, Aalborg Zoo, Jysk, Netto, Silvan, Japan photo, Dansk supermarked, Salling, Panduro Hobby, Fakta, Matas og Rema 1000 Ved køb på kortene bliver kvitteringer afleveret i underskrevet tilstand i udlægskassen. Afdelingslederen, som ikke var til stede på dagen, har ifølge Helle, en mappe til opbevaring af alle kvitteringer. Når butikkerne sender en faktura, varemodtager afdelingschefen for købet. Kvitteringerne bliver ikke vedhæftet i økonomisystemet. Det er derfor aftalt med Helle, at hun scanner alle kvitteringer for Rema 1000 i august og september, og mailer dem til controllerfunktionen. Dette er pr. 19/ ikke modtaget, men det er oplyst fra institutionen, at der arbejdes på det. På Danalien har de følgende kort: Jysk og Ikea I administrationen har man følgende kort: Bauhaus 2 stk., Dansk supermarked 2 stk., Coop, Fakta, Ikea, Jysk, Metro, Panduro Hobby, Plantorama, Salling, Silvan og Stof & stil Købekortene anvendes af personalet. Ved udlevering af købekort, kvitteres der med underskrift, dato og oplysninger om, hvilken afdeling indkøbet foretages til. Købekortet afleveres efter brug sammen med en kassebon med købers underskrift. Bemærkninger: Øvrigt Institutionens instruks og arbejdsbeskrivelse er sidst opdateret den 5/ Et eksemplar er sendt til Controllerfunktionen, som har kommenteret på denne. Kommentarer er sendt til institutionen. Side 5 af 5